Word 4. Tabulatoren Version: Relevant für: ECDL, IKA, DA

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1 Word 4 Tabulatoren Version: Relevant für: ECDL, IKA, DA

2 08-Word-Grundlagen.docx Inhaltsverzeichnis 1 Hinweise 1.1 Zu diesem Lehrmittel Arbeitsdateien zum Lehrmittel Vorkenntnisse Darstellungen im Text Tabulatoren 2.1 Festlegen von Tabstopps mithilfe des Dialogfelds «Tabstopps» Hinzufügen von Füllzeichen oder gepunkteten Linien zwischen Tabstopps Übungen Tabstopps setzen... 7 Tabstopps ändern Leiste-Tabstopps verwenden... 8 Ein Formular mit Tabulatoren erstellen Tabulatoren im Lineal setzten Füllzeichen einfügen Symbole einfügen Rahmenlinien für das Formular... 11

3 1 Hinweise Lesen Sie zuerst die Hinweise auf dieser Seite durch, damit Sie den besten Nutzen aus diesem Lehrmittel ziehen können. 1.1 Zu diesem Lehrmittel Mit diesem Lehrmittel erhalten Sie etwas Anderes. Es ist zum praktischen Lernen erstellt worden. Sie finden hier kein Nachschlagewerk wie es sonst üblich ist. Es ist keine Anhäufung von Beschreibungen wie man etwas wo macht, ohne konkrete Beispiele dabei zu zeigen. Im Gegenteil. Es soll sie durch ein bestimmtes Thema führen und Sie bis zum Ziel begleiten. Damit dies gelingt, sind Sie gut beraten, das Lehrmittel Seite für Seite durchzuarbeiten. Ansonsten kann es sein, dass Ihnen nötige Informationen fehlen. Alles was zu dem besprochenen Thema neu ist, wird an der entsprechenden Stelle Step by Step beschrieben. Dabei kommen viele Bilder zum Einsatz, die Ihnen das Erklärte noch besser beschreiben sollen. Es ist dabei nicht immer möglich, alles von A bis Z zu beleuchten, denn das würde einerseits den Rahmen des Lehrmittels bei weitem sprengen und nicht weiter zum Verständnis beitragen. Der Inhalt des Lehrmittels deckt das Wissen für IKA (Information Kommunikation und Administration, DA (Direktionsassistenz) und für ECDL (European Computer Driving Licence) ab Arbeitsdateien zum Lehrmittel Zu diesem Lehrmittel benötigen Sie die entsprechenden Arbeitsdateien Sie finden Sie auf der Webseite in der Box zu Word 4. Die Inhalte werden teilweise in gepackter Form (ZIP) zur Verfügung gestellt. Sollten Sie mit dem Entpacken Probleme haben, finden Sie hier eine Anleitung wie ZIP-Dateien entpackt werden: Vorkenntnisse Damit Sie dieses Lehrmittel möglichst gewinnbringend anwenden können, sollten Sie folgende Lehrmittel vorgehend durchgearbeitet haben: 1 Word 1 2 Die oben erwähnten Lehrmittel und die entsprechenden Arbeitsdateien finden Sie unter: Darstellungen im Text Text welcher so dargestellt ist, weist auf weitere Informationen hin. Text welcher so dargestellt ist, weist auf wichtige Informationen hin.

4 Version: thinkabit.ch Tabulatoren 2 Tabulatoren Sie können die manuellen Tabstopps auf der linken oder rechten Dokumentseite oder in der Mitte des Dokuments beispielsweise mithilfe des Lineals setzen. Hinweis Wenn das horizontale Lineal nicht oberhalb des Dokuments angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche Lineal oben auf der vertikalen Bildlaufleiste. Sie können Tabstopps schnell setzen, indem Sie mehrmals auf die Tabstoppmarkierung ganz links auf dem Lineal klicken, bis die Art des gewünschten Tabstopps angezeigt wird. Klicken Sie dann auf dem Lineal auf die Stelle, an der der Tabstopp gesetzt werden soll. Sie können die folgenden Arten von Tabstopps verwenden. Tabstopp links legt die Anfangsposition des Texts fest. Wenn Sie Text eingeben, wird er rechts von dieser Position angezeigt. Tabstopp zentriert legt die Mitte des Texts als Ausgangsposition fest. Der Text wird bei der Eingabe zentriert dargestellt. Tabstopp rechts legt die rechte Seitenposition des Texts fest. Wenn Sie Text eingeben, wird er links von dieser Position angezeigt. Tabstopp dezimal richtet Zahlen an der Dezimalstelle aus. Die Dezimalstelle wird unabhängig von der verwendeten Anzahl von Ziffern stets an derselben Stelle angezeigt. (Zahlen können nur an einer Dezimalstelle ausgerichtet werden. Der Tabstopp für Dezimalstellen kann nicht dazu verwendet werden, Zahlen an einem anderen Zeichen auszurichten, wie z. B. einem Bindestrich oder kaufmännischen Und-Zeichen.) Leiste-Tabstopp legt keine Textposition fest, sondern fügt an der Tabstoppposition einen vertikalen Balken ein Tabelle 1: Alle möglichen Tabstopp Varianten Wenn die Tabstopps an einer Stelle gesetzt werden sollen, die so genau ist, dass Sie sie nicht mithilfe des Lineals festlegen können, oder wenn Sie vor dem Tabstopp ein bestimmtes Zeichen (Füllzeichen) einfügen möchten, verwenden Sie das Dialogfeld Tabstopps. Doppelklicken Sie auf dem Lineal auf einen beliebigen Tabstopp, um dieses Dialogfeld anzuzeigen. Wenn Sie einen Leiste-Tabstopp festlegen, wird an der entsprechenden Stelle ein vertikaler Balken angezeigt. (Sie müssen also die TAB-TASTE nicht drücken.) Ein Leiste-Tabstopp ist mit der Formatierung für durchgestrichenen Text vergleichbar, verläuft jedoch an der Tabstoppposition vertikal durch den Absatz. Wie andere Tabstopptypen können Sie einen Leiste-Tabstopp vor oder nach der Eingabe von Text festlegen. 4 Zu diesem Lehrmittel

5 2.1 Festlegen von Tabstopps mithilfe des Dialogfelds «Tabstopps» Wenn Sie die Tabstopps so gezielt festlegen möchten, dass dies nicht durch Klicken auf das Lineal erreicht werden kann, oder wenn Sie vor dem Tabstopp ein bestimmtes Zeichen (Füllzeichen) einfügen möchten, können Sie das Dialogfeld Tabstopps verwenden. 1 Zum Anzeigen des Dialogfelds Tabstopps können Sie entweder im Lineal auf einen beliebigen Tabstopp oder wie folgt vorgehen: Klicken Sie auf die Registerkarte Start und danach klicken Sie auf das Startprogramm für das Dialogfeld Absatz, und klicken dann auf Tabstopps. Abbildung 1: Die erweiterten Tabstopp-Optionen öffnen und ändern 2 Geben Sie unter Tabstoppposition die gewünschte Position für den Tabstopp ein. 3 Klicken Sie unter Ausrichtung auf den gewünschten Tabstopptyp. 4 Wenn Sie Punkte oder einen anderen Füllzeichentyp für den Tabstopp hinzufügen möchten, klicken Sie unter Füllzeichen auf die gewünschte Option. 5 Klicken Sie auf Festlegen. 6 Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 5, um einen weiteren Tabstopp hinzuzufügen, oder klicken Sie auf OK. Tabulatoren 5

6 Version: thinkabit.ch Tabulatoren 2.2 Hinzufügen von Füllzeichen oder gepunkteten Linien zwischen Tabstopps Im Dialogfeld Tabstopps können Sie Punkte als Füllzeichen zwischen Tabstopps hinzufügen oder andere Formatierungsoptionen auswählen. 1 Geben Sie den Text ein, der vor dem Füllzeichen angezeigt werden soll. 2 Legen Sie auf dem horizontalen Lineal den gewünschten Tabstopp fest. 3 Zum Anzeigen des Dialogfelds Tabstopps können Sie entweder auf dem Lineal auf einen beliebigen Tabstopp doppelklicken oder wie folgt vorgehen: Klicken Sie auf die Registerkarte Start und danach klicken Sie auf das Startprogramm für das Dialogfeld Absatz, und klicken dann auf Tabstopps. 4 Klicken Sie unter Füllzeichen auf die gewünschte Füllzeichenoption. 5 Klicken Sie auf OK, und drücken Sie dann die TAB-TASTE. 6 Wenn Sie die EINGABETASTE drücken, um eine neue Textzeile zu beginnen, ist der formatierte Tabstopp in der neuen Zeile verfügbar. 2.3 Übungen 1 Öffnen Sie die Datei 08-Word-Grundlagen-File. 2 Markieren Sie die Liste inklusive der Überschriften unter dem Titel «Hier erstellen wir eine korrekt formatierte Liste». In dieser Liste sind noch keine Tabulatoren zwischen den einzelnen Elementen eingesetzt (Die Tabulator- Taste wurde noch nicht gedrückt). Wir ersetzen in der markierten Liste die Leerzeichen durch einen Tabstopp. 3 In der Registerkarte Start klicken Sie in der Gruppe Bearbeiten auf den Befehl Ersetzen. 4 Im Dialogfenster Suchen und Ersetzen klicken Sie in das Textfeld hinter Suchen nach. Abbildung 2: Leerzeichen durch Tabstopps ersetzen 6 Übungen

7 5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitern. 6 Über die Schaltfläche Sonderformat wählen Sie den Eintrag Leerzeichen aus. 7 Klicken Sie in das Textfeld hinter Ersetzen durch. 8 Über die Schaltfläche Sonderformat wählen Sie den Eintrag Tabstopp aus. 9 Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle ersetzen. 10 Beantworten Sie die im darauffolgenden Dialogfeld gestellte Frage mit Nein. 11 Schliessen Sie das Dialogfenster Suchen und Ersetzen. 12 Entfernen Sie den Tab zwischen den Worten Salär und CHF. Er ist nicht nötig Tabstopps setzen Sie sollten, sofern die Nichtdruckbaren Zeichen ( ) eingeblendet sind, zwischen den einzelnen Elementen ein Pfeilsymbol ( ) sehen. Die einzelnen Elemente sind aber noch nicht ausgerichtet. Dies tun wir im nächsten Schritt. 1 Markieren Sie, sofern erforderlich, die komplette Liste. 2 Öffnen Sie das Dialogfeld Tabstopps wie im Kapitel auf Seite 5 beschrieben. 3 Tragen Sie die in Abbildung 3 gezeigten Werte ins Feld Tabstoppposition ein. Wichtig: Klicken Sie jedes Mal nach einer Eingabe auf die Schaltfläche Festlegen. Abbildung 3: Tabstopps im Dialogfeld Tabstopps setzen Tabulatoren 7

8 Version: thinkabit.ch Tabulatoren Tabstopps ändern Beim Ändern von Tabstopps, ist es wichtig, die entsprechende Liste immer korrekt zu markieren. Machen Sie dies nicht, wird das Bearbeiten der Listen zum Alptraum. Achten Sie also immer auf eine korrekte Markierung bevor Sie in der Liste Tabstopps bearbeiten. Die Liste sieht schon ganz gut aus, allerdings sind die Zahlen in der Spalte Salär CHF linksbündig ausgerichtet. Dies sieht nicht besonders toll aus, da wir uns eine rechtbündige Zahlenausrichtung gewohnt sind. Wir ändern nun diesen Tabstopp auf folgende Weise: 1 Doppelklicken Sie im Lineal auf den Tabstopp bei 14 cm. 2 Im Dialogfeld Tabstopp markieren Sie den Tabstopp mit der Position 14 cm. 3 Unter Ausrichtung wählen Sie Rechts aus. 4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Festlegen und danach auf OK. 5 Sie können den Tabstopp nun im Lineal nach rechts ziehen, damit der Abstand zur vorherigen Spalte nicht so eng ist Leiste-Tabstopps verwenden Mit einem Leiste-Tabstopp kann man vertikale Trennlinien zwischen den einzelnen Spalten einer Tabulatoren Liste setzen. Für den Leiste-Tabstopp muss die Tabulator-Taste nicht gedrückt werden. 1 Wählen Sie ganz links im Fenster, auf Höhe des Lineals, den Leiste-Tabstopp durch mehrmaliges Klicken aus. 2 Achten Sie wieder auf die Markierung der Liste! 3 Klicken Sie im Lineal auf die gewünschte Position. Abbildung 4: Die fertig formatierte Liste 8 Übungen

9 2.3.4 Ein Formular mit Tabulatoren erstellen Tabulatoren können nicht nur für Listen eingesetzt werden, sondern man kann mit ihnen auch Formulare erstellen. Wir möchten das untenstehende Formular erstellen. Zur besseren Orientierung sind die Tabstopp- Positionen eingezeichnet. Abbildung 5: Das zu erstellende Formular Beginnen wir mit dem Text. Wir schreiben auf der zweiten Seite, in der Datei 08-Word-Grundlagen-File beginnend bei der ersten Zeile, die Texte und drücken nach jeder Texteingabe die Tabulator-Taste so oft, wie oben eingezeichnet. Als Beispiel wird hier der Vorgang für die erste Zeile beschrieben. Kümmern Sie sich nicht um die Darstellung. Sie wird mit jedem Schritt besser. 1 Schreiben Sie Name und einen Leerschlag und drücken Sie die Tabulator-Taste zweimal. 2 Schreiben Sie Vorname und einen Leerschlag und drücken Sie die Tabulator-Taste zweimal. 3 Schreiben Sie Alter und einen Leerschlag und drücken Sie die Tabulator-Taste einmal. 4 Drücken Sie die Enter-Taste. 5 Fahren Sie auf die gleiche Art und Weise für die restlichen Zeilen fort. Um die Kästchen und Symbole kümmern wir uns zum Schluss. Das Ergebnis (siehe Abbildung 6 auf Seite 10) ist nicht gerade berauschend, aber wie gesagt, es wird noch besser. Tabulatoren 9

10 Version: thinkabit.ch Tabulatoren Abbildung 6: Das Ergebnis der Testeingabe Tabulatoren im Lineal setzten 1 Markieren Sie erste Zeile und setzen Sie folgende Tabstopps im Lineal: 1.1 : 5.5 cm, 6.5 cm, 12 cm, 13cm und : 16cm 2 Markieren Sie die zweite Zeile die folgenden Tabstopps im Lineal: 2.1 Linksbündig: 3.75 cm und 6.5 cm 3 Markieren Sie die dritte und vierte Zeile und setzen Sie folgende Tabstopps im Lineal: 3.1 Linksbündig: 9 cm, 10 cm und Rechtsbündig: 16 cm 4 Markieren Sie die fünfte und sechste Zeile und setzten Sie folgende Tabstopps im Lineal: 4.1 Rechtsbündig: 16 cm Füllzeichen einfügen 1 Markieren Sie die erste Zeile und wechseln Sie ins Dialogfenster Tabstopps. 2 Markieren Sie die Tabstopp-Position 5.5 cm und legen Sie das Füllzeichen 2 fest und klicken Sie auf die Schaltfläche Festlegen. Wiederholen Sie diesen Schritt für die Tabstopp-Position 12 cm und 16 cm. Klicken Sie auf OK. 3 Markieren Sie die dritte und vierte Zeile und wechseln Sie ins Dialogfenster Tabstopps. 4 Markieren Sie die Tabstopp-Position 9 cm und legen Sie das Füllzeichen 2 fest und klicken Sie auf die Schaltfläche Festlegen. Wiederholen Sie diesen Schritt für die Tabstopp-Position 16 cm. Klicken Sie auf OK. 5 Markieren Sie die fünfte und sechste Zeile und wechseln Sie ins Dialogfenster Tabstopps. 5.1 Markieren Sie die Tabstopp-Position 16 cm und legen Sie das Füllzeichen 2 fest und klicken Sie auf die Schaltfläche Festlegen. Klicken Sie auf OK. 6 Markieren Sie das ganze Formular und setzen Sie die Absatzabstände Vor und Nach mit 24 Pt fest Symbole einfügen 1 Positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an welcher Sie das Symbol einfügen wollen. 2 In der Registerkarte Einfügen und der Gruppe Symbole klicken Sie auf den Befehl Symbol und danach auf Weitere Symbole. 3 Wechseln Sie die Schriftart in Wingdings. 4 Markieren Sie das gewünschte Symbol und klicken Sie auf Einfügen. Lassen Sie das Fenster geöffnet und setzen Sie den Cursor an die neue Position. 10 Übungen

11 5 Wieder holen Sie den Schritt 4. 6 Wenn Sie alle Symbole eingefügt haben, schliessen Sie das Fenster. 7 Vergrössern Sie die Schrift für die eingefügten Symbole Rahmenlinien für das Formular Nun erstellen wir noch einen Rahmen um das Formular. Markieren Sei dazu alle Zeilen des Formulars. 1 Klicken Sie in Registerkarte Start in der Gruppe Absatz auf den Befehl Rahmen und danach auf Rahmen und Schattierung. 2 Wählen Sie unterhalb der Einstellungen Anpassen. 3 Wählen Sie eine Formatvorlage für die Linie aus. 4 Bestimmen Sei die Farbe und Linienbreite. 5 Setzen Sie die Rahmenlinien für die horizontalen und die vertikalen Linien. 6 Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen und bestimmen Sie den Abstand zum Text der Linien für Oben, Unten, Links und Rechts. Abbildung 7: Rahmenlinien für das Formular definieren Tabulatoren 11