Word 5. Dokumente überarbeiten Version: Relevant für:

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1 Word 5 Dokumente überarbeiten Version: Relevant für:

2 05-Word.docx Inhaltsverzeichnis 1 Hinweise 1.1 Zu diesem Lehrmittel Arbeitsdateien zum Lehrmittel Vorkenntnisse Darstellungen im Text Rechtschreibung 2.1 Rechtschreibung und Grammatik korrigieren Word Grammatik korrigieren Word 2013 Rechtschreibung Word 2013 Grammatikprüfung Mit Word recherchieren 3.1 Thesaurus Intelligente Suche (Nur Word 2016) Definieren (Word 2013) Mit Bing suchen Nachverfolgung 4.1 Änderungen vornehmen Die Nachverfolgung beenden Kommentare erstellen Kommentare löschen Dokumente vergleichen Quelldokumente anzeigen... 14

3 1 Hinweise Lesen Sie zuerst die Hinweise auf dieser Seite durch, damit Sie den besten Nutzen aus diesem Lehrmittel ziehen können. 1.1 Zu diesem Lehrmittel Mit diesem Lehrmittel erhalten Sie etwas Anderes. Es ist zum praktischen Lernen erstellt worden. Sie finden hier kein Nachschlagewerk wie es sonst üblich ist. Es ist keine Anhäufung von Beschreibungen wie man etwas wo macht, ohne konkrete Beispiele dabei zu zeigen. Im Gegenteil. Es soll sie durch ein bestimmtes Thema führen und Sie bis zum Ziel begleiten. Damit dies gelingt, sind Sie gut beraten, das Lehrmittel Seite für Seite durchzuarbeiten. Ansonsten kann es sein, dass Ihnen nötige Informationen fehlen. Alles was zu dem besprochenen Thema neu ist, wird an der entsprechenden Stelle Schritt für Schritt beschrieben. Dabei kommen viele Bilder zum Einsatz, die Ihnen das Erklärte noch besser beschreiben sollen. Es ist dabei nicht immer möglich, alles von A bis Z zu beleuchten, denn das würde einerseits den Rahmen des Lehrmittels bei weitem sprengen und nicht weiter zum Verständnis beitragen. Der Inhalt des Lehrmittels deckt das Wissen für IKA (Information Kommunikation und Administration, DA (Direktionsassistenz) und für ECDL (European Computer Driving Licence) ab Arbeitsdateien zum Lehrmittel Zu diesem Lehrmittel benötigen Sie die entsprechenden Arbeitsdateien Sie finden Sie auf der Webseite in der Box zu Word 5. Die Inhalte werden teilweise in gepackter Form (ZIP) zur Verfügung gestellt. Sollten Sie mit dem Entpacken Probleme haben, finden Sie hier eine Anleitung wie ZIP-Dateien entpackt werden: Vorkenntnisse Damit Sie dieses Lehrmittel möglichst gewinnbringend anwenden können, sollten Sie folgende Lehrmittel vorgehend durchgearbeitet haben: keine Die oben erwähnten Lehrmittel und die entsprechenden Arbeitsdateien finden Sie unter: Darstellungen im Text Text welcher so dargestellt ist, weist auf weitere Informationen hin. Text welcher so dargestellt ist, weist auf wichtige Informationen hin. Dieser Text weist auf eine Aufgabe hin.

4 Rechtschreibung 2 Rechtschreibung Arbeitsdatei: 05-Word-File Bevor Dokumente veröffentlicht oder gedruckt werden, sollten sie unbedingt nach Rechtschreibfehlern durchsucht werden. Flüchtigkeitsfehler passieren schnell, sind aber auch schnell korrigiert. Leider findet die Rechtschreibprüfung nicht alle Fehler. Ein sorgfältiges durchlesen des Dokuments ist also noch unumgänglich. Aus meinen Erfahrungen, sind nur dann alle weiter unten erklärten Funktionen verfügbar, sofern Sie mit einem Microsoft-Konto angemeldet sind. 2.1 Rechtschreibung und Grammatik korrigieren Öffnen Sie das Dokument 05-Word-File. In diesem Dokument finden Sie einen Artikel aus der NZZ. Die Texte sind nicht immer einfach zu verstehen, und wenn man Texte nach Word übernimmt, durch einscannen oder eine andere Methode, können schon mal Fehler passieren. Darum wollen wir das Dokument zuerst auf Fehler überprüfen. Word, wie auch alle anderen Office Programme vergleichen alle Wörter in der Datei, mit dem Wörterbuch. Kommt ein Wort nicht im Wörterbuch vor, wird es bei der Rechtschreibprüfung angezeigt und zur Korrektur vorgeschlagen. Word selbst versteht Ihren Text und seine Bedeutung in keiner Art und Weise Word 2016 Die einfachste Art, ein Wort oder Begriff, in Word zu korrigieren ist, ein Rechtsklick auf das entsprechende Wort. Im Kontextmenü klickt man danach auf Rechtschreibung und wählt den korrekten Vorschlag aus. Über das Dreieck am Ende eines Vorschlags, können weitere Optionen ausgewählt werden. 1 Sie starten die Rechtschreibkorrektur mit der F7-TASTE oder im Register Überprüfen Gruppe Dokumentprüfung mit dem Befehl Rechtschreibung und Grammatik. 2 Ab Word 2016 wird der Aufgabenbereich Editor am rechten Fensterrand angezeigt. Abbildung 1: Die Rechtschreibekorrektur in Word 2016 (Office 365) 4 Rechtschreibung und Grammatik korrigieren

5 Rechtschreibung 3 Wörter die nicht im Wörterbuch stehen, werden unterhalb von Rechtschreibung in ihrem Textkontext angezeigt (in diesem Beispiel ist dies das Wort «Trojka»). 4 Klicken Sie auf das Lautsprecher-Symbol, wird der Textausschnitt vorgelesen. 5 Unterhalb von Vorschläge, werden Korrektur-Vorschläge aufgelistet. Neu in der Version 2016 ist, dass hier auch Synonyme angezeigt werden. 6 Über den Pfeil hinter einem Vorschlag, können Sie den Begriff von Word vorlesen oder buchstabieren lassen. Soll das Wort mit einem der Vorschläge korrigiert werden, klickt man auf den entsprechenden Vorschlag. Ist das Wort im Text korrekt geschrieben (Word kennt das markierte Wort einfach noch nicht), können Sie das Wort ins Wörterbuch Schreibweise, nicht mehr als Fehler angezeigt. von Word aufnehmen. Es wird in Zukunft, bei gleicher Ist das Wort im Text korrekt geschrieben und sie möchten das Wort nicht ins Wörterbuch aufnehmen, können Sie das Wort einmal ignorieren oder alle ignorieren. Ist das Wort in einer anderen Sprache verfasst, als die Korrektursprache, können Sie dem Wort die entsprechende Sprache zuweisen Grammatik korrigieren Die Grammatik ist nicht immer so einfach zu korrigieren. Hier muss man schon richtig lesen, was Word zur Korrektur vorschlägt. Die Grammatik-Vorschläge sind nicht immer korrekt. 1 Grammatikfehler unterstreicht Word in der Version 2016 mit einer doppelten blauen Linie. 2 Word erklärt unterhalb der Korrekturanzeige den gefundenen Grammatikfehler, bzw. zeigt Vorschläge zur Korrektur an. Möchten Sie einen Vorschlag übernehmen, klicken Sie auf den entsprechenden Vorschlag. 3 Auch hier können Sie, wie bei der Rechtschreibprüfung den «Fehler» mit einem Klick auf die Schaltfläche Einmal Ignorieren, ignorieren. Abbildung 2: Grammatikkorrektur, rechts Grammatikprüfung mit der rechten Maustaste Rechtschreibung 5

6 Rechtschreibung Die Rechtschreibkorrektur schliesst ein Durchlesen des Textes nicht aus. Word erkennt bei Weitem nicht alle Fehler! Word 2013 Rechtschreibung Da sich die Korrekturen von Word 2016 und 2013 unterscheiden, wird hier noch die Funktionsweise der Rechtschreibung in der Version 2013 erklärt. Die einfachste Art, ein Wort oder Begriff, in Word zu korrigieren ist, ein Rechtsklick Wort. Im Kontextmenü klickt man danach auf den korrekten Vorschlag aus. auf das entsprechende 1 Sie starten die Rechtschreibkorrektur mit der F7-TASTE oder im Register Überprüfen Gruppe Dokumentprüfung mit dem Befehl Rechtschreibung und Grammatik. 2 Ab Word 2013 wird der Aufgabenbereich Rechtschreibung am rechten Fensterrand angezeigt. Abbildung 3: Die Rechtschreibekorrektur in Word 2013 ohne Microsoft-Konto Anmeldung 3 Wörter die nicht im Wörterbuch stehen, werden unterhalb von Rechtschreibung angezeigt (in diesem Beispiel ist dies das Wort «Grichenland»). 4 Klicken Sie auf das Lautsprecher-Symbol, wird der Begriff vorgelesen (Nur mit Microsoft-Konto). 5 Im Listenfeld, werden Korrektur-Vorschläge aufgelistet. Soll das Wort mit einem der Vorschläge korrigiert werden, markiert man auf den entsprechenden Vorschlag und klickt auf Ändern oder Alle Ändern. Ist das Wort im Text korrekt geschrieben (Word kennt das markierte Wort einfach noch nicht), können Sie das Wort ins Wörterbuch Schreibweise, nicht mehr als Fehler angezeigt. von Word aufnehmen. Es wird in Zukunft, bei gleicher Ist das Wort im Text korrekt geschrieben und sie möchten das Wort nicht ins Wörterbuch aufnehmen, können Sie das Wort einmal ignorieren oder alle ignorieren. 6 Rechtschreibung und Grammatik korrigieren

7 Rechtschreibung Word 2013 Grammatikprüfung Die Grammatik ist nicht immer so einfach zu korrigieren. Hier muss man schon richtig lesen, was Word zur Korrektur vorschlägt. Die Grammatik-Vorschläge sind nicht immer korrekt. 1 Grammatikfehler unterstreicht Word in der Version 2013 mit einer gewellten blauen Linie. 2 Word erklärt unterhalb der Korrekturanzeige den gefundenen Grammatikfehler, bzw. zeigt Vorschläge zur Korrektur an. Möchten Sie einen Vorschlag übernehmen, markieren Sie auf den entsprechenden Vorschlag und klicken auf Ändern. 3 Auch hier können Sie, wie bei der Rechtschreibprüfung den «Fehler» mit einem Klick auf die Schaltfläche Ignorieren, ignorieren. Abbildung 4: Die Grammatikprüfung im Aufgabenbereich (links) und mit Hilfe des Kontextmenüs (rechts) Rechtschreibung 7

8 Mit Word recherchieren 3 Mit Word recherchieren Aus meiner Erfahrung heraus, sind nur dann alle weiter unten erklärten Funktionen verfügbar, sofern Sie mit einem Microsoft-Konto angemeldet sind. Damit ein Text gelesen und was noch viel wichtiger ist, verstanden wird, muss zwischendurch etwas Nachgeschlagen werden. Versteht man einen Begriff nicht, stehen zum Beispiel Synonyme (Thesaurus) oder die Bing- Suche (Nur Version 2013) zur Verfügung. Will man die Erklärungen in sein Dokument übernehmen kann dies mit einer Fuss- oder Endnote geschehen. Alternativ können auch Kommentare im Dokument verwendet werden. 3.1 Thesaurus Der Thesaurus wird in beiden Versionen gleich gehandhabt. 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Wort «Sadisten» und rufen Sie den Befehl Synonyme auf. 2 Im Untermenü wird eventuell eine Auswahl von Ersatzwörtern angezeigt. 3 Klicken Sie auf das Ersatzwort, welches Sie für das ausgewählte Wort übernehmen wollen. Abbildung 5: Recherchier-Möglichkeiten 3.2 Intelligente Suche (Nur Word 2016) Mit der intelligenten Suche können Sie Begriffe direkt aus Word heraus, mit Hilfe der Bing-Suchmaschine, recherchieren. Sie müssen nicht zuerst umständlich Ihren Browser starten und mit Hilfe einer Suchmaschine nach dem Begriff suchen. Die Anwendung ist denkbar einfach: 1 Klicken Sie mit Rechts auf den Begriff und wählen Sie im Kontextmenü Intelligente Suche. 2 Danach erscheint am rechten Bildschirmrand der Aufgabenbereich mit dem gefundenen Suchbegriff. 3 Klicken Sie im Aufgabenbereich oben, auf Definieren erhalten Sie verschiedene Begriffserklärungen. 8 Intelligente Suche (Nur Word 2016)

9 Mit Word recherchieren 3.3 Definieren (Word 2013) Möchten Sie die Bedeutung von Begriffen nachschlagen, können Sie hierfür ein Deutsch-Wörterbuch verwenden. Dieses laden Sie bei der ersten Verwendung der Funktion herunter. Danach steht es dauerhaft zur Verfügung. 1 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Wort und wählen Sie den Befehl Definieren. 2 Die Definitionen werden im Aufgabenbereich sichtbar (Sofern Sie mit einem Microsoft Konto angemeldet sind). Definitionen wurden in Word 2016 abgeschafft, bzw. werden bei der Rechtschreibprüfung oder einer Thesaurus-Recherche unterhalb des Aufgabenbereichs angezeigt. Siehe Abbildung 1 auf Seite 4 beim Punkt. 3.4 Mit Bing suchen Mit Bing suchen ist im Gegensatz zur Recherchier- bzw. Definieren-Funktion in Word ein Highlight und so einfach zu Bedienen. Leider nur in der Version 2013 verfügbar. 1 Markieren Sie ein Wort. 2 Klicken sie mit Rechts auf das Wort und wählen im Kontextmenü den Befehl Mit Bing suchen. 3 Danach wird ihr Standard-Browser geöffnet und nach Ihrem Suchbegriff gesucht. Auch dieser Befehl wurde mit der Version 2016 durch den Befehl Intelligente Suche ersetzt. Mit Word recherchieren 9

10 Nachverfolgung 4 Nachverfolgung Sehr oft werden Dokumente von mehreren Personen bearbeitet. Mehrere Personen bedeuten auch mehrere Meinungen und noch viel mehr Wissen. Will nun eine Person Verbesserungsvorschläge machen, tut sie gut daran, dies mit dem Tool für die Nachverfolgung zu tun. 1 Als erstes muss die Nachverfolgung aktiviert werden. Sie tun dies in der Registerkarte Überprüfen Gruppe Nachverfolgung. 2 Klicken Sie auf das Aufklappmenü Änderung nachverfolgen und danach auf den gleichnamigen Befehl nochmals. Somit ist die Nachverfolgung aktiviert. Abbildung 6: Die Nachverfolgungs-Tools 3 Im Kombinationsfeld Für Überarbeitung anzeigen wählen Sie die Option Markup: alle 4 Im Kombinationsfeld Markup anzeigen wählen Sie alle Optionen aus. Lassen Sie die Überarbeitungen in Sprechblasen anzeigen. 5 Aktivieren Sie den Überarbeitungsbereich. Sie können ihn entweder horizontal oder vertikal positionieren. 4.1 Änderungen vornehmen Ab diesem Zeitpunkt werden alle Änderungen wie löschen, formatieren, überschreiben usw. protokoliert. 1 Markieren Sie das erste grüne Wort in Ihrem Dokument und ändern Sie die Schriftfarbe in Schwarz. Es wird im Seitenbereich eine Korrekturlinie angezeigt. Klicken Sie auf diese Linie, wird eine Sprechblase mit der Info zur Änderung angezeigt. Ein nochmaliger Klick, lässt die Sprechblase wieder verschwinden. Die gleiche Information ist auch im Bearbeitungsbereich zu sehen. 2 Markieren Sie das Wort raffgierige und überschreiben Sie es mit habgierige. 3 Ersetzen Sie den durch das Wort ein. 4 Überschreiben Sie das Wort abgebrannt durch verarmt. 5 Ersetzen Sie das Wort Prozent durch das %-Zeichen. 10 Änderungen vornehmen

11 Nachverfolgung Alle Überarbeitungen werden im Überarbeitungsbereich angezeigt. Folgende Informationen erhalten Sie: Anzahl der Überarbeitungen. Nachdem Sie auf das Dreieck vor der Anzahl Überarbeitungen geklickt haben, sehen Sie die Art und die Häufigkeit der Überarbeitungen. Im unteren Bereich werden alle Bearbeitungen inklusive des Bearbeiters aufgelistet. Abbildung 7: Alle Überarbeitungen sind im Überarbeitungsbereich zu sehen Die Nachverfolgung beenden In der Registerkarte Überprüfen Änderungen nachverfolgen. Gruppe Nachverfolgung klicken Sie auf Änderungen nachverfolgen Somit ist der Nachverfolgungsmodus beendet. Allerdings sind die Änderungen immer noch sichtbar. 1 Sie können diese Änderungen ausblenden, indem Sie im Kombinationsfeld Für Überarbeitung anzeigen den Eintrag Original auswählen. Abbildung 8: Markups einblenden oder ausblenden Nachverfolgung 11

12 Nachverfolgung Nehmen wir nun an, Sie hätten das Dokument von Ihrem Arbeitskollegen zurückerhalten, können Sie nun entscheiden ob Sie die Änderungen annehmen wollen oder nicht. 1 Lassen Sie sich alle Markups wieder anzeigen 2 Positionieren Sie den Cursor ganz zu Beginn des Dokuments. 3 Klicken Sie auf das Symbol Annehmen oder Ablehnen. Sie springen damit zur ersten Änderung im Dokument. Nun müssen Sie entscheiden ob Sie die Änderung annehmen wollen oder ablehnen wollen. Klicken Sie auf das entsprechende Symbol. 4 Es wird der nächste Begriff markiert für den Sie wiederrum annehmend oder ablehnend entscheiden müssen. 5 Fahren Sie weiter bis keine Änderungen mehr vorhanden sind. 4.2 Kommentare erstellen Texte die nicht in den Dokumententext selbst gehören, oder Anweisungen die Sie an Mitarbeiter erteilen wollen, werden mit Kommentaren erstellt. 1 Markieren Sie im Dokument einen Satz, indem Sie mit gedrückter CTRL-TASTE in einen Satz klicken. 2 In der Registerkarte Überprüfen klicken Sie in der Gruppe Kommentare auf den Befehl Neuer Kommentar. 3 Es erscheint eine Sprechblase, in die Sie den Text «Zu kompliziert. Einfacher formulieren!!» schreiben. Der Kommentar wird danach im rechten Seitenbereich angezeigt. Word 2016 Word 2013 Erledigter Kommentar Abbildung 9: Ein Kommentar 3.1 Andere Bearbeiter des Dokuments, können auf diesen Kommentar Antworten. In der Version 2013 klicken Sie dazu auf das Symbol rechts oben im Kommentar. 3.2 Sind die kommentierten Änderungen übernommen worden, kann der Kommentar mit Auflösen, als erledigt markiert werden. In der Version 2013 klicken Sie dazu mit Rechts auf den Kommentar und wählen danach den Befehl Als erledigt markieren. 12 Kommentare erstellen

13 Nachverfolgung Kommentare löschen 1 Den Kommentar löschen Sie, indem Sie ihn markieren und in der Gruppe Kommentare auf den Befehl Löschen klicken. 2 Klicken Sie auf das Dreieck unterhalb des Befehls Löschen sind weitere Aktionen zum Löschen von Kommentaren verfügbar. 4.3 Dokumente vergleichen Bisher sind wir immer davon ausgegangen, dass alle Bearbeiter am gleichen Original-Dokument arbeiten, also alle Änderungsvorschläge in ein und dasselbe Dokument gemacht wurden. Was passiert aber, wenn Sie ihr Dokument ihrem Freund A und Freund B geben? Sie müssten dann, dass Dokument von Freund A bearbeiten und seine Änderungen übernehmen oder ablehnen. Die Änderungen von Freund B müssten Sie dann manuell in das erste Dokument übernehmen und nachführen. Word bietet dazu einen weit bequemeren Weg. Sie können beide Dokumente in ein neues Dokument zusammenführen. 1 Wählen Sie im Register Überprüfen in der Gruppe Vergleichen den Befehl Vergleichen und wählen Sie den Eintrag Vergleichen. 2 Wählen Sie das Originaldokument mit Hilfe des Kombinationsfeldes aus. 3 Wählen Sie das Überarbeitete Dokument mit Hilfe des Kombinationsfeldes aus. 4 Enthält ein Dokument Überarbeitungen, geht Word davon aus, dass Sie diese annehmen wollen und zeigt zur Vorsicht eine Meldung an. Abbildung 10: Zwei Dokumente vergleichen Nachverfolgung 13

14 Version: Nachverfolgung Danach präsentiert Word ein neues Dokument, in dem alle Überarbeitungen gekennzeichnet sind. Abbildung 11: Das Vergleichsergebnis Quelldokumente anzeigen Möchten Sie neben dem neuen Dokument, auch die beiden Quelldokumente sehen, öffnen Sie diese wie folgt: 1 Klicken Sie in der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Vergleichen auf Vergleichen kumente anzeigen Quelldo- Beide anzeigen. Abbildung 12: Links der Überarbeitungsbereich mit allen Überarbeitungen, in der Mitte das Vergleichsdokument, rechts die beiden Quelldokumente 2 14 Sie können dieses Dokument nun speichern und mit ihm als Original weiterarbeiten. Dokumente vergleichen