db-e*kasse - das bürgernahe Kassenbuch

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1 db-e*kasse - das bürgernahe Kassenbuch Der Einsatz unserer Gebührenkasse in ihrer Verwaltung effizient und praxiserprobt z.b. im Rathaus der Stadt Bünde in Nordrhein-Westfalen. Mit db-e* kasse gehen wir einen Schritt weiter in Richtung moderne Verwaltung. Die Optimierung der Geschäftsprozesse im Einnahmeverfahren verschlankt die Arbeitsabläufe in der Stadtkasse. Die Integration mit der Finanzbuchhaltung sorgt für die nötige Schnelligkeit und Transparenz. Wolfgang Kissing, Leiter Bürgerbüro, Stadt Bünde

2 ist eine flexibel einsetzbare Kassenlösung, die neben der Ein-und Auszahlung die Verbuchung von Zahlungsvorgängen automatisiert. Die Stadt Bünde setzt zur schnelleren Abwicklung von baren und unbaren Vorgängen unsere Gebührenkasse db-e*kasse ein. Dabei werden durch voreingestellte Geschäftsvorfälle die Gebühren auf einfache Art dezentral im Bürgerbüro kassiert und gebucht. Nach Kassenabschluss werden die Buchungen an die zentrale Buchhaltung weitergegeben. Unsere Kasse verfügt über eine vorkonfigurierte Schnittstelle ins SAP-System. Sie kann aber auch an jedes andere zentrale Buchungssystem angekoppelt werden. db-e*kasse findet in allen Dienststellen Anwendung, in denen Gebühren oder andere Entgelte bar oder unbar vor Ort kassiert werden. Schenken Sie uns 45 Minuten und wir zeigen Ihnen per WebSession oder bei Ihnen vor Ort wie db-e*kasse funktioniert.

3 in Zusammenarbeit mit ihrer Verwaltung werden alle Vorgänge in der Administration erfasst. Unsere Software unterstützt die Zahlungsvorgänge aller von Ihnen angebotenen Leistungen und Produkte zeitnah, fehlerfrei und übersichtlich.

4 ihre Mitarbeiter arbeiten nur mit einer Oberfläche. Unsere Kasse ist leicht zu bedienen, weil die buchhalterisch relevanten Vorgänge im Hintergrund ablaufen. Das hat den Vorteil, dass der Schulungsaufwand für das Arbeiten mit unserer Kasse minimal ist.

5 der Quittungsdruck geschieht automatisch und bei Stornierungen werden die Kassenbestände entsprechend korrigiert.

6 die Buchungslogik trägt auch dem Umstand Rechnung, dass je nach Verwaltungsvorschrift die Gebühren in einen Eigen- und einen Fremdanteil aufgeteilt werden müssen. Der Anteil, der an andere Empfänger abgeführt werden muss, wird ausgewiesen und getrennt gebucht.

7 jeder Vorgang bekommt eine eindeutige Belegnummer und stornierte Kassenbewegungen bleiben gespeichert, da keine Daten oder Vorgänge gelöscht werden (Revisionssicherheit). Die Daten werden in einer MS-SQL-Datenbank abgelegt. So unterliegen ihre Daten den neuesten Standards zur Datensicherung und Datenhaltung.

8 der Kassenabschluss ist am Ende eines jeden Tages auszuführen. Zwischenabschlüsse können im Laufe des Tages mehrmals erfolgen z.b. wenn ein anderer Mitarbeiter das Kassenbuch übernimmt.

9 der Tagesabschluss schließt die durchgeführten Buchungen ab und stellt sie für die Weitergabe an das ERP System zur Verfügung. Offene Buchungen werden grün angezeigt. Abgeschlossene Datensätze werden vom System durch ein gelbes Statussymbol gekennzeichnet. Datensätze, die an das ERP System übergeben worden sind, sind mit der Farbe Orange gekennzeichnet und Datensätze, die endgültig abgeschlossen sind (im ERP verbucht und rückgemeldet) erhalten den Status Blau. Kassenbuch Administration Buchungen nach Kassenabschluss 1: Buchungsbestätigung 2: Buchung 3: Stammdaten 4: Abgleich Stammdaten Stammdaten Replikator (auf Anforderung, zyklisch) 1 2 Verschlüsselte Kommunikation 3 4 SAP/CSV Konnektor FiBu Abgleich der Stammdaten die Daten werden über eine ausgereifte Schnittstelle an das übergeordnete ERP-System übergeben.