db-e*kasse - das schulpflichtige Kassenbuch

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1 db-e*kasse - das schulpflichtige Kassenbuch Mit db-e*kasse haben wir jetzt endlich ein praktikables Verfahren gefunden. Die Software ist einfach zu bedienen und stellt trotzdem alle Funktionen bereit, die ein Rechungswesen benötigt. Eine Lösung, die sich für alle Kommunen lohnt. Christiane Gärtner, Sachgebietsleiterin, Stadt Duisburg Dezernat III, Familie, Bildung und Kultur Referat Schulbetrieb und Verwaltungsservice db-e*kasse ist ein Kassenbuch, das dezentral in allen Schultypen eingesetzt werden kann, da es das Medium Intranet/Internet als Basis nutzt. Unsere Software unterstützt eine unkomplizierte und eigenverantwortliche Mittelbewirtschaftung. db-e*kasse zeichnet sich vor allem durch seine übersichtliche und benutzerfreundliche Oberfläche aus. Besonders die eigenkonfigurierten Standardvorgänge, die den Schulalltag abbilden, gewährleisten selbst den Mitarbeitern ohne kaufmännische Kenntnisse eine einfache Handhabung. db-e*kasse verbucht Einnahmen und Ausgaben, auch Barabhebungen ± konsumtive Einnahmen und Ausgaben ± investive Einnahmen und Ausgaben ± Einnahmen und Ausgaben für Landesmittel ± Einnahmen und Ausgaben für Gelder von Dritten (Sammlungen, Spenden, Schulaktionstage etc.)

2 db-e*kasse beinhaltet u.a. folgende Funktionen: Verwaltung von Schulgirokonten und -etats Separate Kassenarten für Fremd- und Eigenmittel Standardbuchungen und Storno Belege einbuchen als Offene Posten Sammelbuchungen und Splittbuchungen Abwicklung des Zahlungsverkehrs Debitorische und kreditorische Buchungen Unbare (Bank-) Buchungen mit getrenntem Saldenausweis Bankkontoauszug mit Ausgleich von Rechnungspositionen / Offenen Posten Kassenabschluss auf Tages-, Wochen- und Monatsbasis mit Sorteneingabe, Statusverwaltung der Buchungen Druck von Einzelposten, Kontoauszug und Kassensalden Quittungsdruck/Belegdruck Administration zur Parametrisierung des Systems Benutzerverwaltung und Berechtigungskonzept

3 Möglichkeit, die vorgegebene Grundstruktur an ihre schulischen Bedürfnissen anzupassen oder zu erweitern Untergliederung auf der Einnahmen- und Ausgabenseite: So werden z. B. die konsumtiven Ausgaben aus dem Bereich der Kostenart Sonstige Verwaltungs- und Betriebsaufwendungen häufig für innerschulische Bereiche (z. B. einzelne Fächer oder Fachbereiche) gegliedert, teilweise sogar mit mehreren weiteren Ebenen untergliedert. So könnte die Kostenart Sonstige besondere Verwaltungs- und Betriebsaufwendungen beispielweise untergliedert werden mit folgender Struktur: Lehr- und Unterrichtsmittel für a. Naturwissenschaften i. Biologie ii. Chemie iii. Physik iv. Mathematik b. Sprachen i. Deutsch ii. Englisch iii. Französisch iv. Latein c. Praktische Fächer i. Kunst ii. Musik iii. Werken iv. Sie sehen, db-e*kasse steht für eine dezentrale Ressourcenverwaltung im Schulalltag

4 Möglichkeit einer innerschulischen Budgetierung Lt. Beschluss der Schulverwaltung erhalten Lehrer, Fächer oder Bereiche der Schule Budgets, z. B. für Lehr- und Unterrichtsmittel, die dann laufend durch unser Programm mit den tatsächlich hierauf entfallenden Ausgaben verglichen werden können.

5 Geschäftspartnerverwaltung Aufbau einer Datenbank für folgende Daten: Geschäftspartner mit Name, Anschrift und Bankverbindung Ansprechpartner Telefon- und Faxnummern Mailadressen

6 Benutzer Will jemand das Kassenbuch nutzen, so muss er sich zuerst mit einem zugelassenen Benutzer und einem Passwort autorisieren. Zur Benutzung des Kassenbuchs wurde ein umfangreiches Rollen- bzw. Berechtigungskonzept hinterlegt. Es unterteilt die Anwender in normale Benutzer und Administratoren. Der normale Benutzer kann alle Funktionen des Kassenbuchs ausführen. Er kann Buchungen ausführen, Quittungen drucken, den Kassenabschluss durchführen, einen Kassenabschluss als Revisor mit durchführen oder das Informationssystem nutzen. Dem Benutzer können ein oder mehrere Kassenbücher zugeordnet werden. Nur in den ihm zugeordneten Kassenbüchern kann der Benutzer auch Buchungen durchführen.

7 Der Administrator kann die gesamte Parametrisierung des Systems vornehmen, kann das Logging des Systems auswerten und auch Übertragungen an die Finanzbuchhaltung manuell anstoßen. (Diese Übertragungen können natürlich auch automatisch erfolgen.) En Benutzer kann gleichzeitig Administrator und ein Administrator gleichzeitig Benutzer sein. Mit diesem Benutzerschema sind Konzepte realisierbar wie administrative und ausführungstechnische Kontrolle der Kassenabwicklung durch eine autorisierte Person, oder 4-Augenprinzip des Tagesabschlusses für die Bestätigung durch einen anderen, in dem entsprechenden Kassenbuch berechtigten Benutzer. Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung Die Daten werden über eine ausgereifte Schnittstelle an Ihr ERP-System übergeben. Kassenbuch Administration Buchungen nach Kassenabschluss 1: Buchungsbestätigung 2: Buchung 3: Stammdaten 4: Abgleich Stammdaten Stammdaten Replikator (auf Anforderung, zyklisch) 1 2 Verschlüsselte Kommunikation 3 4 SAP/CSV Konnektor FiBu Abgleich der Stammdaten