Digitalisierung im Rechnungswesen von kleinen und mittleren Unternehmen

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1 Digitalisierung im Rechnungswesen von kleinen und mittleren Unternehmen Aktive Unternehmen Berchtesgaden

2 Ihr Referent Dipl.-Wirtsch-Inf. Bernhard Holleitner Steuerberater HSP STEUER Holleitner Steuerberatungsgesellschaft mbh Marktplatz Berchtesgaden Telefon Telefax berchtesgaden@hsp-steuer.de 2

3 Wer oder was ist HSP STEUER Bundesweite Kooperation von über 70 Kanzleien (Steuerberater- und Wirtschaftsprüfer) an 88 Standorten mit über 600 Mitarbeitern Rechtsberatung, Unternehmensberatung Ausländische Kooperationspartner Fachgruppen / Fachberater Vorteile für unseren Mandanten ü Effektive Prozesse ü Moderne Infrastruktur ü Außergewöhnliche Qualifikation ü Umfassende Kompetenz HERZ STÄRKE - PARTNERSCHAFT 3

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5 Was war vor 30 Jahren? (1989) Alle Computer können sich standardmäßig in das Internet einwählen 5

6 Was war vor 12 Jahren? (2007) Das erste Smartphone kommt auf dem Markt 6

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9 Fragen: Wie sind Ihre aktuellen Berührungspunkte zum Thema Digitalisierung insbesondere im betrieblichen Bereich? Welche weiteren Auswirkungen erwarten Sie speziell für Ihre Branche durch die digitale Transformation? 9

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11 Was war 2012? 11

12 Was ist das? 12

13 Winsun China m² Wohnfläche Bauzeit 4 Tage Kosten Euro 13

14 Auswirkungen der Digitalisierung im Rechnungswesen in KMUs 14

15 Fragestellungen Welche Themen im Rechnungswesen sind betroffen? Datenschutz Datenhaltung und Datenaustausch Datensicherung und Wiederherstellung E-Business - vom Angebot bis zur Rechnung E-Rechnung Kassensysteme Ersetzendes Scannen Cloud-Computing E-Government 15

16 Das Buchen auf dem JOURNAL 16

17 Belege kopieren Belege sammeln für die Kanzlei Belege außer Haus geben Kontoauszüge manuell prüfen Lohnabrechnung Finanzbuchführung Unternehmen HSP CONCEPT Dr. Voss Wenzel Stundenzettel Rechtsanwaltsgesellschaft Kanzlei senden mbh Rechnungen zahlen Offene Posten selbst nachhalten Arbeitsverträge, Krankmeldungen Mandantenauswertungen sortieren und abheften 17

18 Digitale Prozesse in Unternehmen Never change a running system? 18

19 Digitaler Arbeitsablauf mit DATEV Unternehmen online Unternehmen DATEV-Cloud Kanzlei Belege senden DATEV Unternehmen online Buchführung Beleg Buchung Auswertungen HSP CONCEPT Dr. Datensicherheit Voss Wenzel Rechtsanwaltsgesellschaft mbh Zahlungsvorschläge 19 19

20 Kostensenkung durch Digitalisierung Über 90 % der Kosten einer Papierrechnung sind Personalkosten! HSP CONCEPT Dr. Dr. Voss Wenzel Rechtsanwaltsgesellschaft mbh mbh 20

21 Beispiel: Kostenvorteile durch elektronische Eingangsrechnungen 22

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26 Digitale Zusammenarbeit bei Buchführung und Lohnabrechnung: DATEV Unternehmen online Mandant Belege digitalisieren und Eingangsdaten vorerfassen DATEV-Cloud DATEV Unternehmen online Kanzlei Buchführung und Lohnabrechnung Belege und Dokumente Unternehmer DATEV Upload mobil DATEV Dokument-Upload online DATEV Belegtransfer Belege und Rechnungsdaten Buchung Zahlungsvorschläge Lohndaten: Stamm- und Bewegungsdaten Auswertungen für Unternehmer Arbeitnehmer Auswertungen für Arbeitnehmer Auswertungen digital zur Verfügung stellen

27 Lohndaten vorerfassen Bewegungsdaten Vorerfassung online schneller und sicherer Datenaustausch 28 28

28 Auswertungen bereitstellen Auswertungen online Personalwirtschaft Suche und Filter ermöglichen schnelles Finden von Dokumenten Auswertungen stehen 10 Jahre lang zur Verfügung Zugriff jederzeit und von HSP CONCEPT Dr. Voss Wenzel Rechtsanwaltsgesellschaft jedem mbh Ort aus 29 29

29 DATEV Arbeitnehmer online das Portal für die Arbeitnehmer der Mandanten Steuerberater / Arbeitgeber DATEV-Lohnprogramm DATEV-Cloud Arbeitnehmer online Meine Abrechnungen Lohn- und Gehalts-abrechnungen Sozialversicherungsnachweise Lohnsteuerbescheinigungen Arbeitnehmer Zugang über DATEV Reisekosten classic Arbeitnehmer online Meine Reisen HSP CONCEPT Dr. Voss Wenzel Rechtsanwaltsgesellschaft Reise- und Belegdaten erfassen mbh Reisekostenabrechnung einsehen 31 31

30 Spannungsfeld Automatisierung & gesetzliche Anforderungen Automatisierung Geschäftsanbahnung und - durchführung Bargeschäfte Angebote, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Ausgangsrechnungen Buchen laufender Geschäftsvorfälle Wirtschaftlich zutreffende -Verkehr mit Kunden und Lieferanten Elektronische Registrierkasse ERP-System (Online)-Fibu-System Revisionssichere Archivierung und Lesbarmachung Tägliche Aufzeichnung und Archivierung 10 Jahre Zeitnahe Erfassung, Revisionssichere Archivierung und Lesbarmachung Festschreibung, Archivierung und Lesbarmachung Laufende Überwachung Liquidität / Überschuldung (Online)-Fibu-System Auswertungen Internes Kontrollsystem / Verfahrensdokumentation Gesetzliche Anforderungen 33

31 HSP Digi Check Eine erste Einschätzung: Wo stehe ich? Überblick über die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) für Ihren Betrieb Überblick über die Datenschutz-Anforderungen für Ihren Betrieb Überlegungen zur Digitalisierung der relevanten Prozesse in Ihrem Betrieb HSP è Ergebnis: CONCEPT Erste Dr. Voss Standortbestimmung Wenzel Rechtsanwaltsgesellschaft mit Handlungsempfehlungen mbh zu wichtigen Schritten zur Detailanalyse und Priorisierung der Maßnahmen 43