Die beigefügte Checkliste beruht auf Arbeitshilfen der Finanzverwaltung und dient dem Unternehmer zur Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung.

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1 Vorwort Die beigefügte Checkliste beruht auf Arbeitshilfen der Finanzverwaltung und dient dem Unternehmer zur Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung. Inhalt 1. Checkliste Ordnungsmäßigkeit Allgemeines... 2 Für folgende Anwendungsgebiete wurde EDV-Unterstützung eingesetzt:... 2 Auskunftsperson/en für fachliche und technische Fragen ist / sind:... 2 Fragen zur Hardware... 2 Im Unternehmen wurde gearbeitet mit:... 2 Angaben zur Hardware... 3 Fragen zur Software... 4 Angaben zur Software... 4 System- und Verfahrensdokumentation... 5 Wartung und Pflege der Programme... 5 Für Wartung und Pflege der Programme ist / sind verantwortlich:... 5 Wartung und Pflege werden wie folgt dokumentiert:... 5 Eigenentwicklungen bzw. unternehmensbezogene Anpassungen (Customizing) wurden für folgende Programme durchgeführt: Für die Eigenentwicklung bzw. unternehmensbezogenen Anpassungen ist / sind verantwortlich Eigenentwicklungen bzw. unternehmensbezogene Anpassungen wurden wie folgt dokumentiert:... 6 Fragen zu den organisatorischen Abläufen und zur Datenverarbeitung... 7 Die Datenverarbeitung ist innerhalb der einzelnen Programme und im Verbund mit anderen Programmen durch ein internes Kontrollsystem (IKS) abgesichert Das interne Kontrollsystem ist wie folgt dokumentiert:... 7 Fragen zur Datenhaltung und zum Datenaustausch... 8 Datenhaltung Für die Archivierung ist / sind verantwortlich:... 8 Es erfolgt ein Datenaustausch mit anderen Programmen:... 9 Es erfolgt ein Datenaustausch mit externen EDV-Systemen:... 9 Für Datenhaltung und Datenaustausch liegen nachfolgende Dokumentationen vor: 9 Fragen zur Datensicherheit Es besteht ein Datensicherungskonzept Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 1

2 1. Checkliste Ordnungsmäßigkeit 1 Allgemeines Für folgende Anwendungsgebiete wurde EDV-Unterstützung eingesetzt: Finanzbuchführung Kosten-/ Leistungsrechnung 2 Anlagenbuchführung Statistische Auswertungen Lohnbuchführung Einkauf / Waren-/ Materialwirtschaft Auftragsabwicklung / Fakturierung EDI/EDIFAKT Kassensysteme Zeiterfassungssysteme Kommunikation (z. B.) Belegarchivierung /-verwaltung Bemerkungen / Besonderheiten (z. B. Inanspruchnahme von Dienstleistern, Standorte der Server): Auskunftsperson/en für fachliche und technische Fragen ist / sind: Fragen zur Hardware Im Unternehmen wurde gearbeitet mit: Einzelplatzsystemen (Systeme, die auf einem Rechner betrieben werden) Mehrplatzsystemen (Systeme, die auf mehreren verbundenen Rechnern betrieben werden) Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 2

3 Angaben zur Hardware Hersteller, Modell Zeitraum der Dokumentation Systemwechsel 3 Nutzung Bemerkungen / Besonderheiten (z. B. Inanspruchnahme von Dienstleistern; Standorte der Server): Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 3

4 Fragen zur Software Angaben zur Software Lfd.Nr. Hersteller Funktion Version / Dokumentation Softwarewechsel Bezeichnung Release Bemerkungen / Besonderheiten (z. B. Inanspruchnahme von Dienstleistern, Datenaustausch zwischen vorgeschalteten Systemen und Hauptsystemen): Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 4

5 System- und Verfahrensdokumentation Zu lfd. Nr. Aufgabenbeschreibung Programmrichtlinien Handbücher Umwandlungslisten Testprotokolle Freigabeprotokolle Fehlerlistenprotokolle Zu Lfd. Nr. Änderungslisten Programmbeschreibung Arbeitsanweisungen Einrichtungsprotokoll Sonstiges Bemerkungen / Besonderheiten (z. B. Dokumentation über Datenaustausch zwischen einzelnen Programmen): Wartung und Pflege der Programme Für Wartung und Pflege der Programme ist / sind verantwortlich: Wartung und Pflege werden wie folgt dokumentiert: Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 5

6 Eigenentwicklungen bzw. unternehmensbezogene Anpassungen (Customizing) wurden für folgende Programme durchgeführt: Finanzbuchhaltung Steuersätze Kontenfunktionen Automatikfunktionen Automatische Buchungen Bilanzauswertungen etc. Kosten- / Leistungsrechnungen Verprobungsrechnungen Anlagenbuchführung Abschreibungsumstellungen Auftragsabwicklung Steuersätze EU-Umsätze Materialwirtschaft Bewertung Fehlmengenausgleich Sonstiges Fertigungsabrechnungen Für die Eigenentwicklung bzw. unternehmensbezogenen Anpassungen ist / sind verantwortlich Eigenentwicklungen bzw. unternehmensbezogene Anpassungen wurden wie folgt dokumentiert: Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 6

7 Fragen zu den organisatorischen Abläufen und zur Datenverarbeitung Es liegen Organisationspläne für Arbeitsabläufe mit EDV-Unterstützung im Unternehmen vor. Es liegen Arbeitsanweisungen für die Datenverarbeitung steuerlich relevanter Geschäftsvorfälle vor. Die Verantwortlichkeit für die Datenerfassung ist festgelegt. Es liegen Arbeitsanweisungen für den Datenaustausch mit externen DV-Systemen vor. Es liegen Arbeitsanweisungen zur Archivierung von Dokumenten vor (z. B. bildlich/inhaltlich, farblich/monochrom). Die Datenverarbeitung ist innerhalb der einzelnen Programme und im Verbund mit anderen Programmen durch ein internes Kontrollsystem (IKS) abgesichert. Das interne Kontrollsystem ist wie folgt dokumentiert: Bemerkungen / Besonderheiten (z. B. Feststellung von Mängeln im IKS): Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 7

8 Fragen zur Datenhaltung und zum Datenaustausch Datenhaltung Die Daten werden im produktiven System vorgehalten. Die Dokumente werden im produktiven System vorgehalten. Die Daten des Prüfungszeitraumes wurden vollständig / teilweise archiviert. Die Dokumente des Prüfungszeitraumes wurden vollständig / teilweise archiviert. Veränderungen der Dokumente nach Archivierung sind ausgeschlossen. Die archivierten Dokumente werden mit einem Index versehen. Auf die archivierten Dokumente kann nur über den Index zugegriffen werden. Bei EDI / EDIFAKT-Verfahren: Die Archivierung der EDI-Dokumente erfolgt vor Konvertierung. Bemerkung / Besonderheiten (z. B. Archivierungsformen, archivierte Zeiträume, Archivierungsmedien): Im Fall der Datenträgerüberlassung liegen folgende Dokumente vor: Beschreibungsstandard Standard-PC-Formate ASCII mit Strukturinformationen SAP-AIS Druckdateien mit Strukturinformationen Bemerkungen / Besonderheiten: Für die Archivierung ist / sind verantwortlich: Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 8

9 Es erfolgt ein Datenaustausch mit anderen Programmen: Der Datenaustausch erfolgt über folgende Kommunikationswege: Datenträger Intranet Es erfolgt ein Datenaustausch mit externen EDV-Systemen: Der Datenaustausch erfolgt über folgende Kommunikationswege: EDI / EDIFAKT Intranet Der Datenaustauch erfolgt mit: Festen Lieferanten Beliebigen Lieferanten Festen Kunden Beliebigen Kunden Banken Dienstleistern Für Datenhaltung und Datenaustausch liegen nachfolgende Dokumentationen vor: Rahmenvereinbarungen Handbücher Arbeitsanweisungen Dokumentation des Datenverkehrs Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 9

10 Fragen zur Datensicherheit Sicherungsmaßnahmen gegen fehlerhafte Übertragungen: Integritätsprüfungen Fehlerprotokolle Elektronische Signatur Die Daten können vor der Weiterverarbeitung im empfangenen System: Gelöscht werden. Bearbeitet werden. Es besteht ein Datensicherungskonzept Das Datensicherungskonzept deckt die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ab. Das Datensicherungskonzept deckt die jederzeitige Wiederherstellung der Daten ab. Bemerkungen / Besonderheiten (z. B. Beschreibung des Signaturverfahrens). Ihr/e Steuerberater/in steht Ihnen gerne beratend zur Seite. Maisenbacher Hort + Partner Tel Alle Informationen und Angaben in dieser Checkliste haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 10

11 1 Hinweis auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (BMF-Schreiben vom , IV A 8 S /95, AO-Karte 146 Karte 2) und auf die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (BMF-Schreiben vom , IV D 2 S /01, BStBl 2001 I S 415) sowie die ab dem Prüfungszeitraum 2015 geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) BMF-Schreiben vom , IV A 4 S 0316/13/ Zur Vorlagepflicht von Kostenstellenrechnungen vergleiche FG Münster vom , 5 K 2712/00, AO, EFG 2001, S. 4 3 Ist die im Prüfungszeitraum eingesetzte Hardware nicht mehr im Einsatz, sind Aussagen darüber zu treffen, ob die Hardware noch vorhanden ist und für Prüfungszwecke eingesetzt werden kann. Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 11