Echtheit der Herkunft der Rechnung, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit des Inhalts

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1 Worauf es beim Einführen eines Systems zur Erstellung elektronischer Rechnungen ankommt, was es mit dem ZUGferd auf sich hat und welche Punkte unbedingt beachtet werden müssen, dazu informiert dieses Top-Thema. Mit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 wurde eingeführt, dass Rechnungen auch in elektronischer Form gestellt werden dürfen. Damit sind die Rechnung in Papierform und elektronischer Form weitgehend gleichgestellt. Voraussetzung ist, dass Echtheit der Herkunft der Rechnung, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit des Inhalts gewährleistet sind. Echtheit der Herkunft Damit soll sichergestellt werden, dass die Rechnung auch tatsächlich von dem im Rechnungsformular genannten Rechnungsaussteller kommt. Unversehrtheit des Inhalts Darunter versteht man, dass bei der Übermittlung der Rechnung die in der Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben nicht geändert werden können. Es soll sichergestellt sein, dass beispielsweise die Bezeichnung der Leistung, das Entgelt und der Steuersatz nicht verändert werden können. Lesbarkeit des Inhalts Bei Betriebsprüfungen, Umsatzsteuersonderprüfungen oder Umsatzsteuernachschauen will das Finanzamt die Rechnungsbelege einsehen. Dazu müssen in der Firma entsprechende Soft- und Hardware vorgehalten werden. Pflichten der Unternehmer Rechnungsempfänger muss eine Rechnung vorweisen: Nur wer eine Leistung erhalten hat und Besitz der dazugehörigen Rechnung ist kann Vorsteuer abziehen. Rechnungsaussteller muss eine Rechnung ausstellen: Um den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers nicht zu gefährden, ist der Leistende zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet. Für Gutschriften gelten die gleichen Vorschriften: Sind sich Leistender und Leistungsempfänger einig, dass der Leistungsempfänger mit einer Gutschrift abrechnet, kann diese ebenfalls in Papieroder elektronischer Form erstellt werden. Die vorgenannten Vorschriften gelten dann entsprechend. Tipp: Widerspruchsrecht des Rechnungsempfängers Verfügt der Rechnungsempfänger nicht über die Möglichkeit Rechnungen im elektronischen Format zu empfangen oder zu archivieren, kann er auf die Erteilung einer Rechnung in Papierform bestehen. Im zweiten Teil des Top-Themas gehen wir auf wichtige Punkte ein, die Sie bei Rechnungseingang, Rechnungsausgang und bei der Aufbewahrung beachten müssen, um steuerlich auf der sicheren Seite zu sein. Bei Rechnungseingang, Rechnungsausgang und bei der Aufbewahrung sind wichtige Punkte zu beachten: 1. Rechnungseingang

2 Stellt der Leistende eine elektronische Rechnung aus ist der Vorsteuerabzug möglich, sofern das Übertragungsverfahren (Rechnungseingang) und die Aufbewahrung (Archivierung und Lesbarmachung) den im 1. Teil unseres Top-Themas aufgezählten Vorschriften entsprechen. 2. Rechnungsausgang Ausgehende Rechnungen müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger EDV- gestützter Buchführungssysteme (GoBS) Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entsprechen: Wie bei der Papierform besteht auch ein elektronisches Radierverbot. Es muss sichergestellt sein, dass die elektronische Rechnung weder bei der Übertragung noch bei der Archivierung verändert werden kann. Sofern eine Rechnung mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden ist, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht in die einzelnen gespeicherten Daten zu nehmen und die Daten maschinell auszuwerten (Datenzugriff). Weiterhin kann sie einen maschinell auswertbaren Datenträger mit diesen Daten verlangen (Datenträgerüberlassung). Achtung: Vorsicht beim PDF-Format Das Anforderungskriterium der maschinellen Auswertbarkeit ist bei Belegen (=Rechnungen), die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystem erstellt werden nicht gegeben, wenn diese nur im graphischen PDF- Format abgespeichert werden. Hier ist eine Archivierung im ursprünglichen Datenformat bzw. im ASCII, CSV-Format etc. erforderlich. Anders zu beurteilen ist die Archivierung gescannter Eingangsrechnungen, die ursprünglich in Papierform vorgelegen haben. Hier ist von Beginn an keine maschinelle Auswertbarkeit gegeben. Betriebe sind nicht verpflichtet, bei der Archivierung eine maschinelle Auswertbarkeit herbeizuführen. Die Archivierung im PDF-Format ist hier zulässig. 3. Aufbewahrung: Gewährleisten der Lesbarmachung Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsunterlagen bzw. Rechnungen beträgt zehn Jahre. Innerhalb eines Zeitraumes müssen die Unterlagen (z.b. Rechnungen) jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Auf Verlangen des Finanzamts muss der Steuerpflichtige die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise ausdrucken oder ohne Hilfsmittel lesbar machen. Im dritten Teil unseres Top-Themas gehen wir auf betriebswirtschaftliche Aspekte der elektronischen Rechnungen ein, die man beachten sollte: Geschäftspartner, Corporate Identity, Kostenersparnis, Systemanforderungen, EDV und Steuerprüfungen sind wichtige Handlungsfelder, die beachtet werden müssen. 1. Geschäftspartner Kunden: Durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen darf der Kundenstamm nicht beeinträchtigt werden. Auch Geschäftspartner, die eine Abrechnung noch in Papierform wünschen, müssen bedient werden können. Auf der anderen Seite kann bei Einführung bzw. Erweiterung der Rechnungsdarstellung auch ein neuer Kundenkreis erschlossen werden. Lieferanten: Ob heute oder morgen, der elektronischen Rechnung gehört die Zukunft. Betriebe, die heute ausschließlich oder überwiegend in Papierform kommunizieren, müssen sich möglichst bald auf die neuen Gegebenheiten einstellen und ein System vorhalten, welches elektronische Eingangsrechnungen verarbeiten kann. Nicht außer Acht zu lassen ist auch die Möglichkeit Waren oder Dienstleistungen von neuen günstigeren - Anbietern zu beziehen. 2. Corporate Identity Bei der Implementierung eines elektronische Rechnungssystem muss die Firmenidentität unbedingt erhalten bleiben. D.h. Darstellung der Rechnung und insbesondere das Firmenlogo sollten erhalten bleiben. Insoweit sollte sich der Ausdruck einer elektronischen Rechnung nicht wesentlich vom bisherigen Papierformat unterscheiden.

3 3. Kostenersparnis Der einmaligen Implementierung und evtl. laufender Wartungskosten stehen Einsparungen in diesen Bereichen gegenüber: im Personalbereich (Postversand, Scannen), bei Büromaterial, Portokosten und Archivierungskosten. Durch den verkürzten Postlauf werden elektronische Rechnungen früher bezahlt und führen so zu einer Liquiditätssteigerung. 4. Systemanforderungen Rechtskonformität: Selbstverständlich muss die elektronische Rechnung den steuerlichen und handelsrechtlichen Anforderungen genügen. Datenschutz: Datenschutzrichtlinien sind insbesondere bei der Datenübertragung und Archivierung zu beachten. Zu nennen sind hier: Passwörter, Verschlüsselungen, Zugangs- und Zugriffskontrollen, Migration und gesetzeskonformes Löschen der Daten. Technik: Darüber hinaus muss aber auch auf eine möglichst einfache Anbindung an das hauseigene EDV-System geachtet werden. Es sollte über einen öffentlichen, gängigen und herstellerunabhängigen Standard verfügen ( z.b. PDF / xml ). Akzeptanz: Außerordentlich wichtig ist die Verbreitung und Anwendung in der Wirtschaft. Nur ein Verfahren, welches von der überwiegenden Anzahl von Unternehmen genutzt wird, kann für die Umsetzung im eigenen Betrieb Infrage kommen. Export/Import: Bei Geschäftspartnern im Ausland muss die internationale Kompatibilität des Systems gewährleistet sein. Bedienbarkeit: Die Anwendung sollte möglichst unkompliziert sein. Auf einfaches, automatisches Umschalten zum Erzeugen kundenspezifischer Papier- bzw. digitaler Rechnungen sollte geachtet werden. 5. EDV Fakturierung Wird das hauseigene System voll genutzt? Besteht bereits die bislang nicht genutzte - Möglichkeit elektronische Rechnungen zu erzeugen? Finanzbuchhaltung Ziel jedes Unternehmens ist es, die Buchhaltung so effizient wie möglich zu gestalten. Dazu gehört unter anderem das Anbinden des Buchungsbeleges an die Buchung. Bei der Durchsicht der Buchungen kann so der jeweils dazugehörige Beleg sofort eingesehen werden. Papierdokumente müssen dazu regelmäßig zunächst mit hohem Personalaufwand gescannt werden. Aufgrund der GoBS und GDPdU muss die Unversehrtheit, d.h. Übereinstimmung des Papierbeleges mit dem gescannten digitalen Beleg sichergestellt sein. Synergieeffekte Wird im aktuellen Buchführungssystem diese Möglichkeit noch nicht genutzt, ist diese Option bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen zu überdenken. Ist andererseits die digitale Beleganbindung bereits in der Buchhaltung verwirklicht, ist es nur noch ein relativ kleiner Schritt zur elektronischen Rechnung mit entsprechender Zeit und Kostenersparnis. 6. Steuerprüfungen Bei Buchprüfungen will die Finanzbehörde stets den Zusammenhang zwischen Beleg und Buchung herstellen. Liegen Belege in digitaler Form vor, kann die Finanzverwaltung bei Prüfungen den

4 gewünschten Beleg direkt und selbst einsehen. Ein zeitaufwendiges Suchen im Archiv, Fotokopieren und erneutes Archivieren durch Personal des Betriebes entfällt. Dies sollte auch zu einer kürzeren Verweildauer des Prüfers im Betrieb beitragen. Die Lösungsmöglichkeiten zur Einführung von elektronischen Rechnungen sind vielfältig. Wir stellen Ihnen die einzelnen Verfahren vor und geben Ihnen eine Checkliste für die Einführung zur Hand, die die wichtigsten Punkte bei der Einführung von elektronischen Rechnungen aufführt. 1. EDI-Verfahren Hier werden die Daten zwischen den Beteiligten direkt ausgetauscht Sowohl auf Sender- wie auch auf Empfängerseite müssen die Datenverarbeitungsanlagen gemeinsam, gegenseitig abgestimmt werden. 2. Elektronische Signatur Bei diesem Verfahren wird neben dem Dokument noch ein Übertragungs-Code versandt. Dadurch werden die Echtheit des Absenders und Unversehrtheit des Inhalts garantiert. Zum Nachweis müssen Dokument und Übertragungscode so abgespeichert werden, dass sie einander zugeordnet werden können! Um bei der Übertragung nicht von außen mitgelesen werden zu können, sollte das Dokument (=Rechnung) selbst noch verschlüsselt werden. 3. , D Der reine Rechnungsversand per -Anhang genügt weder den steuerlichen Vorschriften noch den Anforderungen des Datenschutzes. Zwingend erforderlich ist hier die Zugabe einer Elektronischen Signatur bzw. das Ausweichen auf die D die wieder Unversehrtheit des Inhalts und Absenders garantiert. 4. Betriebsinterne Verfahren Nach den Vorschriften des UStG müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit und Aufbewahrung der Rechnung gewährleistet sein. Dieses kann durch jedes betriebsspezifisches Kontrollverfahren erreicht werden, wenn ein verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung geschaffen wird. Wichtig sind hier eine detaillierte Beschreibung des Verfahrens, Dokumentation der Handlungsabläufe sowie Aufzeichnung durchgeführter Kontrollen. 5. ZUG-ferd-Verfahren Die AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., Eschborn), gefördert durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie hat im Juni 2014 eine neue Plattform zum Erstellen und Archivieren von elektronischen Rechnungen vorgestellt. Unter dem Kürzel ZUG-ferd (=Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) wird dieses Verfahren vorgestellt: Die Rechnungen bestehen hier immer aus einer ausdruckbaren, für das menschliche Auge lesbaren PDF-Datei und einer elektronischen XML-Datei (auswertbare Datenfelder). Das verwendete PDF/A-Format lässt auch eine Volltextsuche zu. Nach Angaben der AWV ist das Verfahren herstellerunabhänig. Bilaterale Absprachen zwischen den beteiligten Parteien sind aufgrund der verwendeten XML- Codierung nicht notwendig. Auf der Internetseite beschreibt die AWV das Verfahren sowie die technische Umsetzung (XML-Standard), nennt Programmanbieter und Nutzer. 6. Checkliste Anforderungen bei der Einführung zur Erstellung elektronischer Rechnungen Punkte, die bei der Einführung eines Systems zu Erstellung elektronischer Rechnungen beachten werden sollten: Steuerlich: Echtheit der Rechnungsherkunft (Authentifizierung) Unversehrtheit des Inhalts Archivierung über einen Zeitraum von zehn Jahren dazu Vorhalten entsprechender Soft- und Hardware

5 Übereinstimmung mit GoBS, GDPdU und Handelsrecht Betriebswirtschaftlich Akzeptanz bei Geschäftspartnern - weiterhin Möglichkeit zur Erstellung einer Rechnung in Papierform In- und Auslandskompatibilität Einbindung in EDV des Betriebes - bestehende Möglichkeiten des hauseigenen Systems prüfen - Implementierung allgemein - Zusammenspiel mit Fibu - Archivierung Implementierungsaufwand - Anbindung an hauseigenes System - Kosten Handling Kosteneinsparung bei Wegfall von Rechnungen in Papierform (Personal, Büromaterial, Archivierung) Datenschutz