GDPdU rechtliche Informationen

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1 GDPdU rechtliche Informationen Bereich: ALLGEMEIN - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel. Rechtliche Informationen.1. Unterschiedliche Zugriffsmöglichkeiten bei der digitalen Betriebsprüfung.. Aufbewahrungspflichten digitaler Daten.3. Rechtliche Rahmenbedingungen.4. Informationsquellen 3. Wichtige Informationen

2 Seite 1. Ziel In diesem Info für Anwender finden Sie weiterführende Informationen zu folgenden Themen: Unterschiedliche Zugriffsmöglichkeiten bei der digitalen Betriebsprüfung Aufbewahrungspflichten digitaler Daten rechtliche Rahmenbedingungen Informationsquellen..1. Rechtliche Informationen Unterschiedliche Zugriffsmöglichkeiten bei der digitalen Betriebsprüfung Mit Einführung der digitalen Betriebsprüfung erhielt der Betriebsprüfer das Recht, auf Computersysteme zuzugreifen, um steuerlich relevante Daten zu prüfen. Die Details der Zugriffsmöglichkeiten hat die Finanzverwaltung in den»grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen«(GDPdU) präzisiert. Informationen zu den gesetzlichen Rahmenbedingungen und Verfahrensfragen finden Sie in diesem Dokument. Die digitale Betriebsprüfung führt nicht dazu, dass die Außenprüfung in ihrem sachlichen Umfang erweitert wurde. Vorgeschrieben wird aber, dass die relevanten Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist auswertbar sind, und zwar: jederzeit verfügbar jederzeit lesbar maschinell auswertbar Dem Betriebsprüfer ist auf drei Arten der Datenzugriff zu ermöglichen, zwischen denen er nach eigenem Ermessen wählen kann: unmittelbar Datenzugriff mittelbarer Datenzugriff Datenträgerüberlassung

3 Seite 3 Zugriffsmöglichkeiten Die Prüfdienste der Finanzverwaltung sind in keinem Fall berechtigt, Daten zwecks Sicherung oder spätere Weiterverarbeitung von einem betrieblichen Datenverarbeitungssystem herunterzuladen. Das gilt auch für das Anfertigen von Kopien anhand von Datensicherungen. Wenn der Betriebsprüfer Daten in sein Notebook importiert hat, darf er sie vom Prüfungsort entfernen, da diese kryptografisch gesichert sind. Siehe hierzu den Frage- und Antwortkatalog im BMF-Schreiben vom 15. Januar 007. Zugriffsmöglichkeit Unmittelbarer Datenzugriff Mittelbarer Datenzugriff Datenträgerüberlassung Erläuterung Der Betriebsprüfer nutzt die eingesetzte Software, um seine Prüfungen durchzuführen. Der Zugriff umfasst das Lesen, Speichern und Sortieren der Daten. Dabei kann er auch Auswertungsmöglichkeiten einsetzen, welche die Software bietet. Eigene Auswertungsroutinen darf er dabei ebenso wenig verwenden wie eine besondere Programmierung individueller Auswertungen. Der Betriebsprüfer greift nicht selbst auf die Daten zu, sondern verlangt maschinelle Auswertungen, die nach seinen Vorgaben vom Steuerpflichtigen oder einem Dritten erstellt werden. Dabei gilt auch, dass die Auswertungsmöglichkeiten der Software genutzt werden können. Auswertungen, die von der Software nicht vorgesehen werden, müssen jedoch nicht erstellt werden. Bei dieser Zugriffsmöglichkeit fordert der Prüfer einen Datenträger in Form einer CD oder DVD an, um sie mit der Prüfsoftware IDEA auszuwerten. Der überlassene Datenträger ist nach GDPdU spätestens nach Bestandskraft der aufgrund der Außenprüfung ergangenen Bescheide an den Steuerpflichtigen zurückzugeben oder zu löschen. Datenträgerüberlassung Fordert der Betriebsprüfer einen Datenträger zur Überlassung an, gehen Sie wie in diesen Infos für Anwender beschrieben vor: Nr Betriebsprüfung: Digitale Daten (GDPdU) Agenda FIBU und ANLAG Nr. 604 Betriebsprüfung: Digitale Daten (GDPdU) Agenda LOHN (bis 017) Nr Datenübernahme aus der Digitalen LohnSchnittstelle (DLS) (ab 018)

4 Seite 4.. Aufbewahrungspflichten digitaler Daten Durch die Einführung der digitalen Betriebsprüfung hat sich nichts daran geändert, welche für die Besteuerung relevanten Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen ( 147 Abs. 1 AO): Neu hingegen ist die Art und Weise der Aufbewahrung. Hier gilt nun, dass steuerlich relevante Daten maschinell auswertbar aufbewahrt werden müssen. Dies kann im ursprünglich benutzten Datenverarbeitungssystem bzw. in ausgelagerter Form in Archivierungssystemen erfolgen. Eine Auslagerung muss allerdings nicht erfolgen. Das Erstellen und Aufbewahren regelmäßiger Datensicherungen (z. B. von Bandsicherungen) alleine erfüllt die Aufbewahrungsvorschrift noch nicht, da eine Datensicherung ohne ein Rücksichern in das ursprüngliche Datenverarbeitungssystem nicht maschinell auswertbar ist. Eine Rücksicherung kann jedoch aufgrund des technischen Fortschritts im Datenverarbeitungssystem nicht mehr möglich sein (etwa durch einen Wechsel der Version oder des Release der eingesetzten Software). Datensicherungen müssen also immer gemeinsam mit den passenden Programmversionen der Software aufbewahrt werden. Darüber hinaus muss sichergestellt sein, dass ein entsprechendes Betriebssystem (Windows XP, Windows Vista und Windows 7) verfügbar ist, damit die Software auch lauffähig ist. Die Datenträger müssen fälschungssicher (zum Beispiel eine CD oder DVD) sein und eine ausreichende Lebensdauer über den gesamten Aufbewahrungszeitraum besitzen..3. Rechtliche Rahmenbedingungen Im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes (StSenkG) vom hat der Gesetzgeber die 146 und 147 Abgabenordnung (AO) geändert. Diese Gesetzesänderung mit dem Datenzugriffsrecht der Außenprüfung ab hat Auswirkungen auf Steuerpflichtige, Steuerberater und Softwarehersteller. Neben den Änderungen in 146 und 147 AO stellt das BMF-Schreiben vom 16. Juli 001 mit dem Titel»Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen«(GDPdU) die Auffassung der Finanzverwaltung zu den gesetzlich weit gefassten Änderungen dar. Das Schreiben konkretisiert die gestellten Anforderungen. Nach 146 Abs. 5 S. und 147 Abs. Nr. AO ist der Steuerpflichtige verpflichtet, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die jederzeitige Verfügbarkeit und unverzügliche Lesbarkeit sowie maschinelle Auswertbarkeit der gespeicherten Daten sicherzustellen. Der Ausdruck der gespeicherten Daten ist nicht mehr ausreichend und insoweit auch nicht mehr erforderlich.

5 Seite 5 Der neue Absatz 6 des 147 AO ist die Kernvorschrift im Rahmen der Änderung der AO. Demnach wird der Finanzverwaltung die Kompetenz verliehen, im Rahmen einer Außenprüfung die gespeicherten Daten einzusehen und das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen zu nutzen. Folglich ist den geänderten Vorschriften erst dann entsprochen, wenn bei EDV-gestützten Systemen neben Verfügbarkeit und Lesbarkeit der Daten auch die Einsichtnahme in diese sowie die Nutzung des Datenverarbeitungssystems durch den Betriebsprüfer sichergestellt ist. Nr. 169 GoBD - BMF-Schreiben vom , IV A 4 - S 0316/13/ Informationsquellen GDPdU Auf der Internetseite des Bundesministeriums der Finanzen finden Sie die»grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen«(GDPdU) sowie einen Frage- und Antwortkatalog. Geben Sie als Suchwort»GDPdU«ein. Die Internetadresse ist: IDEA IDEA ist das bundeseinheitlich von der Finanzverwaltung verwendete Prüfprogramm. Die in Kanada entwickelte Software wird in Deutschland von der Firma Audicon vertrieben. Fragen zum Import oder zur Datenweiterverarbeitung in IDEA richten Sie bitte an: Herrn Dipl. Finanzwirt (FH) Jürgen Weinzierl, Steueramtsrat Bayerisches Landesamt für Steuern Dienststelle Nürnberg Krelingstraße Nürnberg Telefon: [email protected]. Vertretung: Herr Stefan Müller Telefon: Abgabenordnung Die Abgabenordnung (AO) finden Sie auf der Webseite des Bundesministeriums der Justiz. Die Internetadresse ist: Klicken Sie in der Navigation auf»gesetze/verordnungen«. 3. Wichtige Informationen Nr Betriebsprüfung: Wichtige Hinweise für den Betriebsprüfer Nr Betriebsprüfung: Digitale Daten (GDPdU) Agenda FIBU und ANLAG Nr. 604 Betriebsprüfung: Digitale Daten (GDPdU) Agenda LOHN Nr Datenübernahme aus der Digitalen LohnSchnittstelle (DLS) Nr. 169 GoBD - BMF-Schreiben vom , IV A 4 - S 0316/13/10003