Wann handelt es sich um eine elektronische Rechnung und wann nicht? Die GoBD führt hierzu unter der Randziffer 120 aus:

Transkript

1 GoBD mit Word vereinbar? Excel Rechnungen mit Word oder Kassenbuch mit Excel erstellt? Dann aufgepasst: Auch in sem Bereich spricht GoBD ein Wort mit! Nachfolgend möchten wir Sie über einige wichtige Aussagen der GoBD informieren, künftig bei der Rechnungs- bzw. Kassenbucherstellung deren Speicherung in Datei-Systemen beachtet werden sollten. Rechnung erstellen mit Word / Kassenbuch erstellen mit Excel Werden Ausgangsrechnungen im Word oder Kassenbücher im Excel erstellt anschließend in elektronischer Form im Datei-System (z.b. im Windows-Dateimanager) gespeichert -was praktisch so gut wie immer der Fall ist-, handelt es sich um eine elektronische Rechnung bzw. digitalen Beleg. Wie mit elektronischen Rechnungen bzw. digitalen Belegen deren Speicherung umzugehen ist, regelt GoBD (Grsätze zur ordnungsmäßigen Führung Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen Unterlagen in elektronischer Form sowie zu Datenzugriff). Wann handelt es sich um eine elektronische Rechnung wann nicht? Die GoBD führt hierzu unter der Randziffer 120 aus: Ein Steuerpflichtiger erstellt seine Ausgangsrechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm. Nach dem Ausdruck der jeweiligen Rechnung wird hierfür verwendete Maske (Dokumentenvorlage) mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben. Es ist in sem Fall nicht zu beanstanden, wenn das Doppel des versendeten Schreibens in sem Fall nur als Papierdokument aufbewahrt wird. lm Klartext Bei Rechnungen, in Ihrem Datei-System mit einer abgespeicherten

2 Maske oder Vorlage (Word oder Excel) erstellt anschließend mit einer neu zu schreibenden Rechnung überschrieben werden (ohne dass jeweils vorausgegangene Rechnung in Ihrem Datei-System abgespeichert wurde), handelt es sich im Sinne der GoBD um keine elektronischen Rechnungen. Die GoBD stellt ausdrücklich klar, dass se Rechnungen als Papierdokumente gelten in Papierform aufbewahrt werden dürfen. Doch Vorsicht: Die GoBD gibt unter Randziffer 120 weiter an: Werden abgesandten Handels- Geschäftsbriefe jedoch tatsächlich in elektronischer Form aufbewahrt (z.b. im File-System oder einem DMS-System), so ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig. Das Verfahren muss dokumentiert werden. (...) Im Klartext Wird eine Rechnung oder ein Kassenbuch mit einer Word- oder ExcelMaske von Ihnen erstellt, ausgedruckt anschließend in Ihrem DateiSystem abgespeichert, liegt eine elektronische Rechnung bzw. ein digitaler Beleg vor. In sem Fall ist ausschließliche Aufbewahrung ser elektronischen Rechnung bzw. ses digitalen Belegs in Papierform nicht mehr zulässig. Unveränderbarkeit von Daten, Datensätzen, elektronischer Dokumente Unterlagen Keine Buchung oder Aufzeichnung darf in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Dies gilt insbesondere auch für elektronische Dokumente andere elektronische Unterlagen. Eine Unveränderbarkeit von elektronischen Belegen ist nur möglich, wenn se unmittelbar gespeichert erfasst werden. Die GoBD gibt hierzu unter Randziffer 110 an: Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente elektronischen unveränderbare Unterlagen kann sowohl fälschungssichere hardwaremäßig Datenträger) als (z.b. auch softwaremäßig (z.b. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) als auch organisatorisch (z.b. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten)

3 gewährleistet werden. Weiterhin heißt es unter Randziffer 110 ausdrücklich: Die Ablage von Daten elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht. (...) Im Klartext Dies bedeutet nichts anderes, als dass Rechnungen oder Kassenbücher, im Word/Excel geschrieben in Ihrem internen Datei-System abgelegt werden, gegen GoBD verstoßen, da in einem Datei-System Anforderungen der Unveränderbarkeit nicht erfüllt werden! Denn auch in einem normalen Dateimanager, wie etwa bei WINDOWS, kann eine unveränderbare Historisierung der gespeicherten Daten nicht hergestellt werden. Dies ist nur mit einem Dokumenten-ManagementSystem möglich. Dokumenten-Management-System (DMS) Um Vorgaben der GoBD in Bezug auf Unveränderbarkeit von Daten zu erfüllen, führt kein Weg an einem DMS vorbei. Nur ein DMS kann Unveränderbarkeit Historisierung elektronischer Daten Belege GoBD-konform garantieren. Die Lösung Lassen Sie sich durch Vorgaben der GoBD, wie elektronische Rechnungen oder digital erstellte Kassenbücher revisionssicher archiviert werden müssen, nicht entmutigen. DokuTREUHAND bietet auf Wunsch ohne Aufpreis zu jeder angebotenen postbox ein Dokumenten-Management-System (ecodms). Mit der automatischen Archivierung Ihrer Steuerunterlagen Belege im cloudbasierten ecodms (gehostet über ein nach DIN ISO/IEC 27001* zertifiziertes Rechenzentrum in Deutschland), werden wesentlichen Vorschriften der GoBD (unveränderbare Speicherung Historisierung sämtlicher elektronisch erstellter empfangener Rechnungen, Belege Dokumente!) konsequent nachprüfbar eingehalten.

4 *DIN ISO/IEC 27001: Wir stellen über unseren Hosting-Provider einen nach DIN ISO/IEC zertifizierten Server zur Verfügung, der ausschließlich unseren Ken zugänglich ist. Die ISO-Norm gehört zu den aufwendigsten wichtigsten Sicherheits-Zertifizierungen für das Infomationssicherheits-Management (ISMS). Rechtlicher Hinweis: Der hier vorliegende Artikel wurde gewissenhaft mit größter Sorgfalt erstellt; trotzdem kann soll ser lediglich dazu nen, dem Leser einen Überblick über einzelne Themenkomplexe zu verschaffen. Die vorliegenden Ausführungen können daher keine auf den Einzelfall bezogene rechtliche oder steuerliche Beratung ersetzen. Wenden Sie sich deshalb bei Bedarf an einen Rechtsanwalt / Steuerberater Ihres Vertrauens. Eine Gewähr oder Haftung für Richtigkeit oder Vollständigkeit der gemachten Angaben kann nicht übernommen werden. GoBD-konform archiviert Welche Anforderungen stellt GoBD an eine revisionssichere Archivierung? Unternehmer sind laut GoBD (Grsätze zur ordnungsmäßigen Führung Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen Unterlagen in elektronischer aufzeichnungselektronische Form sowie zum Datenzugriff) aufbewahrungspflichtige Dokumente elektronische verpflichtet, Daten, Datensätze, Unterlagen, im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen sind, auch in ser Form

5 (digital) aufzubewahren. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden müssen für Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben. Indexierung Protokollierung Darüber hinaus schreiben GoBD vor, dass elektronische Dokumente mit einem nachvollziehbaren eindeutigen Index zu versehen sind. Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Index elektronischem Dokument muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Es ist weiterhin sicherzustellen, dass das elektronische Dokument unter dem zugeteilten Index verwaltet werden kann. Weiterhin müssen elektronische Bearbeitungsvorgänge elektronischen Dokument protokolliert gespeichert werden, mit damit dem Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit des Originalzustands seiner Ergänzungen gewährleistet ist. Archivierung Die Archivierung hat laut GoBD grsätzlich so zu erfolgen, dass digitalisierte Unterlagen ohne erhebliche zusätzliche organisatorische Anstrengungen datenbankgestützt somit wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar fälschungssicher für den Zeitraum archiviert werden, wie Belege steuerrelevant benötigt werden bzw. entsprechende Aufbewahrungspflichten gelten. Eine Archivierung aufbewahrungspflichtiger Daten auf einem externen Datenträger (z.b. USB-Stick, CD, etc.) ist laut GoBD nicht zulässig (siehe hierzu den Beitrag: "Rechnungen mit Word? Kassenbuch mit Excel?"). Maschinelle Auswertbarkeit Zudem müssen laut GoBD archivierte Belege maschinell auswertbar sein. Eine maschinelle Auswertbarkeit ist bei aufzeichnungs aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten elektronischen Unterlagen unter anderem gegeben, mathematisch-technische Auswertungen ermöglichen. Mathematisch-technische Auswertung bedeutet, dass alle in den aufzeichnungs aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen enthaltenen

6 Informationen automatisiert (DV-gestützt) interpretiert, dargestellt, verarbeitet sowie für andere Datenbankanwendungen eingesetzter Prüfsoftware (bei Steuerprüfung) direkt, ohne weitere Konvertierungs- Bearbeitungsschritte ohne Informationsverlust nutzbar gemacht werden können ( z.b. für Sortier-, Summier-, Verbindungs- Filterungsmöglichkeiten, wobei Wahl, welche Möglichkeit der Steuerprüfer anwenden möchte, dem Steuerprüfer überlassen bleibt). Weitere Informationen hierzu finden Sie in dem Beitrag: "Digitale Betriebsprüfung". Erforderliche Sicherheitsmaßnahmen Gerade Anforderung der Unveränderbarkeit an digital archivierte Dokumente verpflichtet den Unternehmer dazu, verwendete Hardware durch Sicherheitsmaßnahmen, wie unveränderbare fälschungssichere Datenträger verwendete Software durch automatische Protokollierung, Versionierung, Historisierung, Löschmerker, Sperren Sicherungen zu schützen - Auflagen, deren Umsetzung nicht unerhebliche finanzielle Aufwendungen erfordern. Bei Missachtung der GoBD drohen Sanktionen Bis zum Ablauf des Jahres 2016 wurde Unternehmen Möglichkeit geboten, ihre IT-Infrastruktur Organisation auf Anforderungen der GoBD vorzubereiten. Deshalb müssen ab Januar 2017 Steuerpflichtige bei Nichteinhaltung der GoBD mit finanziellen Nachteilen rechnen. Aber nicht nur Strafen (Verzögerungsgeld von EUR bis zu EUR) drohen Unternehmen bei Nichtbeachtung der GoBD; auch Buchführung selbst kann vom Steuerprüfer wegen Nichtkonformität mit den GoBD in Teilen angezweifelt oder ganz verworfen werden, was Finanzbehörde dazu berechtigt, Schätzungen vorzunehmen.

7 Die Lösung DokuTREUHAND scannt archiviert für Sie sämtliche in Papierform eingegangenen Unterlagen Belege. Digital bei Ihnen eingehende, von Ihnen digital erstellte digital versandte Unterlagen werden ebenfalls in dem ohne Aufpreis angebotenen, cloudbasierten DokumentenManagement-System (ecodms) GoBD-konform abgelegt. Damit stehen Ihnen Ihre archivierten Dokumente Belege - ob Sie sich gerade beim Ken oder auf der Baustelle befinden - jederzeit im cloudbasierten ecodms abrufbar zur Verfügung. *Private Cloud: Wir stellen über unseren Hosting-Provider einen nach DIN ISO/IEC zertifizierten Server zur Verfügung, der ausschließlich unseren Ken zugänglich ist. Die ISO-Norm gehört zu den aufwendigsten wichtigsten Sicherheits-Zertifizierungen für das Infomationssicherheits-Management (ISMS). Digitale Betriebsprüfung Wussten Sie, dass Finanzämter bereits seit dem 1. Januar 2002 das Recht haben, steuerrelevante Daten von Unternehmen im Rahmen einer Betriebsprüfung auch in digitaler Form anzufordern dass Betriebsprüfer auf Firmen-EDV zugreifen oder steuerrelevante Daten auf einem maschinell lesbaren auswertbaren Datenträger verlangen können? Doch Finanzverwaltung hat von ihren Rechten bisher nur wenig Gebrauch gemacht. Warum? Die verschiedenen Finanzämter in den einzelnen Besländern waren selbst noch nicht oder nur unzureichend auf eine "digitale Betriebsprüfung" vorbereitet.

8 Doch se Phase ist nunmehr vorbei. Zwischenzeitlich gibt es immer mehr technisch versierte in der "digitalen Betriebsprüfung" geschulte Prüfer. Ihre nächste Betriebsprüfung dürfte deshalb mit aller Wahrscheinlichkeit "digital" erfolgen. Sind Sie darauf vorbereitet? Für eine "digitale Betriebsprüfung" müssen steuerrelevante Daten von Unternehmen so archiviert werden, dass Daten jederzeit elektronisch verfügbar gemacht werden können. Zudem wurde den Prüfern das Recht eingeräumt, zwischen drei verschiedenen Arten zu wählen, wie se auf Ihre Daten zugreifen möchten. Für Sie als Steuerpflichtiger ergibt sich daraus Verpflichtung, auf alle drei Zugriffsarten vorbereitet zu sein. Die drei Zugriffsarten: Z1: Der unmittelbare Datenzugriff Den Finanzbehörden steht das Recht zu, selbst unmittelbar auf das DVSystem des Steuerpflichtigen zuzugreifen. Dies kann beispielsweise in Form eines Nur-Lesezugriffs geschehen, mit dem aufzeichnungs- aufbewahrungspflichtigen Daten des Steuerpflichtigen gelesen werden. Der Nur-Lesezugriff umfasst das Lesen Analysieren der Daten unter Nutzung der im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten (z.b. Filtern Sortieren). Zudem dürfen dabei Finanzbehörden vom Steuerpflichtigen oder von einem beauftragten Dritten eingesetzte Hard- Software zur Prüfung der gespeicherten Daten, einschließlich der jeweiligen entsprechenden Meta-, Stamm- Verknüpfungen (z.b. Bewegungsdaten zwischen den sowie Tabellen der einer relationalen Datenbank) nutzen. Z2: Der mittelbare Datenzugriff Beim mittelbaren Datenzugriff hat Finanzbehörde das Recht vom Steuerpflichtigen zu verlangen, dass statt der Finanzbehörde der Steuerpflichtige selbst aufzeichnungs aufbewahrungspflichtigen Daten nach Vorgaben der Finanzbehörde maschinell auswertet oder von einem beauftragten Dritten maschinell auswerten lässt, damit anschließend

9 Finanzbehörde einen Nur-Lesezugriff durchführen kann. Z3: Die Datenträgerüberlassung Bei der Datenträgerüberlassung hat Finanzbehörde das Recht vom Steuerpflichtigen zu verlangen, dass ser der Finanzbehörde aufzeichnungs- aufbewahrungspflichtigen Daten mit den jeweiligen Meta-, Stamm- Bewegungsdaten, den internen externen Verknüpfungen (beispielsweise zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank) sowie elektronische Dokumente Unterlagen auf einem maschinell lesbaren auswertbaren Datenträger zur Auswertung zur Verfügung stellt. Hinweis Die Finanzverwaltung versteht unter "maschinell auswertbar" freie Wahl auf den Zugriff aller gespeicherten Daten, inklusive der Stammdaten Verknüpfungen mit der Möglichkeit, se sortieren filtern zu können. Deshalb ist eine Überlassung der Dateien als Text-Datei oder im PDFFormat nicht ausreichend. Zudem akzeptiert Finanzverwaltung keine Report- oder Druckdateien, vom Unternehmen ausgewählte Datenfelder -sätze enthalten, da se vorgefiltert somit nicht mehr alle steuerlich relevanten Daten enthalten. Und: Wie bereits erwähnt, hat das Finanzministerium seit dem 1. Januar 2002 umfassende Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen beschlossen. Als Ergebnis von Änderungen des Jahressteuergesetzes 2009 wurden zudem im Januar 2009 neue Konsequenzen für Nichtbefolgung ser Regeln festgelegt. Die Lösung DokuTREUHAND bietet ohne Aufpreis zu jeder angebotenen postbox ein Dokumenten-Management-System (ecodms) zur Nutzung mit an. Die Archivierung Ihrer Dokumente Belege im ecodms erfolgt GoBD-konform revisionssicher. Zudem erlaubt das ecodms einem Betriebsprüfer jederzeit einen Nur-Lesezugriff auf für Betriebsprüfung erforderlichen Daten. Der Zugang zu Ihren anderen Daten oder Daten,

10 nicht den Prüfungszeitraum betreffen, können im ecodms für den Betriebsprüfer gesperrt werden. Rechtlicher Hinweis: Der hier vorliegende Artikel wurde gewissenhaft mit größter Sorgfalt erstellt; trotzdem kann soll ser lediglich dazu nen, dem Leser einen Überblick über einzelne Themenkomplexe zu verschaffen. Die vorliegenden Ausführungen können daher keine auf den Einzelfall bezogene rechtliche oder steuerliche Beratung ersetzen. Wenden Sie sich deshalb bei Bedarf an einen Rechtsanwalt / Steuerberater Ihres Vertrauens. Eine Gewähr oder Haftung für Richtigkeit oder Vollständigkeit der gemachten Angaben kann nicht übernommen werden. Revisionssichere Archivierung Revisionssicher Der Begriff "revisionssicher" bezieht sich auf elektronische Archivsysteme, den Anforderungen des Handelsgesetzbuches ( 239, 257 HGB), der Abgabenordnung ( 146, 147 AO), der GoBD (Grsätze zur ordnungsmäßigen Führung Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) weiteren steuerrechtlichen handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Revisionssicheres Archivieren Ihrer Daten Akten nach ISO Standard Neben außersteuerlichen steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen Unterlagen zu Geschäftsvorfällen müssen Gewerbetreibende Unternehmen alle Unterlagen aufbewahren, zum Verständnis zur Überprüfung der für Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind (BFH-Urteil vom , BstBI II 2010 S. 452). Eine elektronische Archivierung gilt als revisionssicher, wenn

11 beispielsweise folgende Kriterien eingehalten werden: Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Verfahrens-Dokumentation regelmäßig erstellen Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit zeitnahe Erfassung der Belege Die zur revisionssicheren Archivierung verwendeten Serverstandorte (Rechenzentren) müssen eine Vielzahl von Auflagen erfüllen, wie etwa: Standorte der Server müssen in Deutschland sein Gewährleistung der Datensicherheit durch regelmäßige Backups Zugang darf nur bestimmten Personen (passwortgeschützt) gestattet sein permanente Virenprüfung bei neuen Datenuploads permanente Verfügbarkeit durch Redanz in der Stromversorgung Spiegelung auf verschiedene Server in verschiedenen

12 Rechenzentren muss gewährleistet sein aktive Löschanlage muss installiert (Brandlöschsystem) sein Dass gerade kleinere Unternehmen damit überfordert werden oder den unverhältnismäßig hohen Aufwand scheuen, der für revisionssichere Ablage Archivierung erforderlich wird, wert nicht. Die Lösung: DokuTREUHAND stellt ohne Aufpreis zusätzlich zu jeder angebotenen postbox eine DMS-Archivlösung zur Verfügung, sämtliche Auflagen zur revisionskonformen Ablage von Dokumenten erfüllt. Zudem ermöglicht das cloudbasierte DMS einen Zugriff auf archivierten Daten jederzeit von jedem Standort aus. Stolperstein GoBD Stolperstein GoBD GoBD - Übergangsfrist endet zum ! Damit GoBD nicht zum Stolperstein für Sie wird, möchten wir Sie über einige wichtige Aussagen der GoBD informieren, ab Januar 2017 zu beachten sind.

13 Was verbirgt sich hinter dem Kürzel GoBD? Mit Schreiben vom hat das Besministerium für Finanzen sogenannten Aufbewahrung Grsätze von Büchern, zur ordnungsmäßigen Aufzeichnungen Führung Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD genannt, veröffentlicht. Die GoBD beziehen sich auf betrieblichen Abläufe in den Unternehmen, ganz oder teilweise unter Einsatz von Informations- Kommunikationstechnik abgebildet werden. Die GoBD ersetzen veralteten GoBS (Grsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) GDPdU ( Grsätze zum Datenzugriff zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen ). Ab wann für wen gelten GoBD? Die GoBD gelten mit Wirkung zum für alle Unternehmer in Deutschland, elektronische Buchführung mittels Software betreiben, also nicht nur für Buchführungspflichtige, sondern auch für EinnahmeÜberschuss-Rechner (z.b. Kleinunternehmer). Wer ist für Einhaltung der GoBD verantwortlich? Die GoBD weisen ausdrücklich darauf hin, dass für Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen" allein der Steuerpflichtige verantwortlich ist. Steuerlich relevante Belege digital archivieren Neben den steuerlich relevanten Belegen fordern GoBD, dass zudem alle Unterlagen aufzubewahren sind, zum Verständnis zur Überprüfung der für Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen insbesondere im auch Einzelfall für von digitale Bedeutung sind. elektronische Dies Belege gilt Aufzeichnungen. Im Klartext: Elektronische Rechnungen Belege, in Ihrem Betrieb entstanden oder eingegangen sind, müssen unverändert -somit in digitaler Form!aufbewahrt werden. Es genügt nicht, Unterlagen auszudrucken in Papierform aufzubewahren!

14 Wann können digitale Belege gelöscht werden? Eine Löschung digital erzeugter oder digital eingegangener Rechnungen oder Belege ist erst nach Ablauf der für se Belege zutreffenden Aufbewahrungsfrist gestattet (sechs Jahre für Geschäftsbriefe, geschäftliche -Korrespondenz, Mahnungen Verträge; zehn Jahre für Ein- Ausgangsrechnungen, Inventare, Jahresabschlüsse Buchungsbelege). Zudem müssen bei einer Betriebsprüfung se Belege dem Finanzamt in digitaler Form vorgelegt werden können. Weitere Informationen zur digitalen Betriebsprüfung finden Sie in unserem Beitrag: "Digitale Betriebsprüfung". Welche Anforderungen stellt GoBD an eine revisionssichere Archivierung? Unveränderbarkeit: Belege Aufzeichnungen müssen so archiviert werden, dass man den ursprünglichen Zustand feststellen kann. Nachvollziehbarkeit Nachprüfbarkeit: Ein Betriebsprüfer muss steuerrelevanten Belege/Buchungen verstehen in angemessener Zeit überprüfen können. Vollständigkeit Richtigkeit: Alle steuerlich relevanten Belege müssen vollständig unveränderbar archiviert werden. Zeitnahe Erfassung Ordnung: Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt bzw. aufbewahrt werden, sondern müssen geordnet sein auch zeitnah gebucht werden. Archivierung In vielen Unternehmen wird zunehmend auch für den Versand von Rechnungen anderen elektronischen Belegen dem Postweg vorgezogen. Ist GoBD auch für s relevant? Ja. Und zwar immer dann, wenn einen Geschäftsbrief oder einen Beleg ersetzt bzw. enthält, ist se aufgr ihrer Relevanz für steuerliche Erfassung Behandlung zu archivieren. Die GoBD macht ausdrücklich auch für Aufbewahrung Archivierung von s klare Vorgaben. Unter dem Punkt Aufbewahrung heißt es in den GoBD unter Randziffer 119:

15 Sind aufzeichnungs- aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in ser Form aufzubewahren dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht nicht gelöscht werden. Und weiter heißt es: Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden müssen für Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege). Unter Randziffer 121 heißt es weiter: So sind beispielsweise s mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Wird hingegen eine vergleichbar einem Briefumschlag nur als Transportmittel gebraucht, z.b. für eine angehängte elektronische Rechnung, enthält se darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist se laut GoBD (Randziffer 121) nicht aufbewahrungspflichtig. Doch Vorsicht: Die Unterscheidung, ob eine aufbewahrungspflichtig ist oder nicht, dürfte in der Praxis nur mit erheblichem Zeitaufwand zu realisieren sein (Sichtung jeder ). Doch welche finanziellen Nachteile drohen wirklich bei Nichteinhaltung der GoBD? Bei Nichteinhaltung der GoBD besteht das Risiko, dass das Finanzamt Buchführung verwirft auf ihre Schätzungsbefugnis zurückgreift. In sem Fall drohen Zuschätzungen oder der Verlust des Steuerabzugs, was beides zu einem beträchtlichen finanziellen Schaden führen kann. Verzögerungsgeld Darüber hinaus hat Verzögerungsgeld das zu Finanzamt verhängen, das Recht, ein beispielsweise sogenanntes wenn ein Steuerpflichtiger einer Aufforderung des Finanzamts zur Erteilung von Auskünften oder zur Vorlage von Unterlagen im Rahmen einer

16 Außenprüfung innerhalb einer angemessenen Frist nicht nachkommt. Höhe des Verzögerungsgeldes Ob in welcher Höhe ein Verzögerungsgeld festgesetzt wird, liegt im Ermessen der Finanzbehörde. Die Höhe des Verzögerungsgeldes beginnt bei EUR (!) kann bis zu EUR betragen. Fazit Die Einführung der neuen GoBD bringt für Unternehmen eine Vielzahl neuer bürokratischer Aufgaben mit sich, deren Nichteinhaltung erhebliche finanzielle Nachteile auslösen können. Die Einführung der neuen GoBD bewirkt aber auch positives. Für Sie als Unternehmer wird Digitalisierung Ihrer gesamten Geschäftsprozesse Archivierung Ihrer Unterlagen vorangetrieben. Die zeitraubende Suche nach Dokumenten gehört dadurch endlich der Vergangenheit an. Wenn Sie als Unternehmer oben genannten Vorgaben der GoBD in Bezug auf eine revisionssichere Archivierung steuerrelevanter s, Dokumente Belege ernst nehmen, kommt als Lösung nur ein professionelles GoBD-konformes Dokumenten-Management-System (DMS) in Frage. Berücksichtigt man weiterhin finanziellen Nachteile, Ihnen als Unternehmer verstärkt seit dem bei Nichteinhaltung der GoBD drohen, sollte Entscheidung für ein professionelles DMS leicht fallen. Die Lösung Mit dem Scannen Ihrer steuerrelevanten Unterlagen Belege durch DokuTREUHAND dem anschließenden Archivieren im DMS, können wesentlichen Vorschriften der GoBD (unveränderbare Speicherung aller steuerrelevanten Belege!) konsequent nachprüfbar eingehalten werden. Ken, sich für entschieden postbox von DokuTREUHAND haben, können das mit angebotene, cloudbasierte DMS kostenlos nutzen. Cloudanbieter ist ein nach DIN ISO/IEC zertifizierter Rechenzentrum in Deutschland. *Hosting-Provider mit

17 *Hosting-Provider: DokuTREUHAND stellt über seinen Hosting-Provider einen nach DIN ISO/IEC zertifizierten Server zur Verfügung, der ausschließlich Ken von DokuTREUHAND zugänglich ist. Die ISO-Norm gehört zu den aufwendigsten wichtigsten Sicherheits-Zertifizierungen für das Infomationssicherheits-Management (ISMS). Rechtlicher Hinweis: Der hier vorliegende Artikel wurde gewissenhaft mit größter Sorgfalt erstellt; trotzdem kann soll ser lediglich dazu nen, dem Leser einen Überblick über einzelne Themenkomplexe zu verschaffen. Die vorliegenden Ausführungen können daher keine auf den Einzelfall bezogene rechtliche oder steuerliche Beratung ersetzen. Wenden Sie sich deshalb bei Bedarf an einen Rechtsanwalt / Steuerberater Ihres Vertrauens. Eine Gewähr oder Haftung für Richtigkeit oder Vollständigkeit der gemachten Angaben kann nicht übernommen werden.