Die sichere & einfache. Online Archivlösung. für alle Branchen

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1 Die sichere & einfache Online Archivlösung für alle Branchen

2 Nutzen Sie Ihre Chance! Reduzieren Sie Kosten & optimieren Sie Ihre Abläufe SICHER Ihre Daten sind in unserem sicheren Rechenzentrum langfristig sicher archiviert. Über individuelle Zugriffsrechte bestimmen Sie wer, wann, welche Daten sehen darf. GESETZES- KONFORM Die Revisionssicherheit des SONAR Online Archive Speichersystems wurde durch eine namhafte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert. EINFACH Die Datenübernahme erfolgt einfach per Mausklick oder automatisiert. Die Suche ist intuitiv. Anwenderschulungen sind daher nicht nötig. KOSTEN REDUZIEREN Sie benötigen keine teure Hard und Software. Wir stellen alles in unserem Rechenzentrum zur Verfügung. PROZESSE OPTIMIEREN Alle Unterlagen stehen jederzeit an jedem Ort zur Verfügung. Mit der einfach bedienbaren Suche werden Dokumente innerhalb von Sekunden wiedergefunden. KONTAKT Noch Fragen? Das SIGNAMUS Team beantwortet Ihnen gern Ihre Fragen. FON

3 Steuerrechtliche Vorgaben einfach, immer & automatisch einhalten REVISIONSSICHERHEIT Gemäß steuerrelevanter Vorgaben (AO, HGB, GoBS) müssen bestimmte elektronische Daten, z.b. elektronische Rechnungen, revisionssicher archiviert werden. Im SIGNAMUS Online Archive können Sie diese Daten revisionssicher speichern. Die Revisionssicherheit wurde durch eine namhafte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert. Auf Wunsch können Daten bei denen keine Revisionssicherheit erforderlich ist, z.b. wichtige Entwürfe und Arbeitspapiere, in einem gesonderten, sicheren Speicherbereich des SIGNAMUS Online Archives für Sie gespeichert werden. So können Sie kostengünstig alle Ihre geschäftsrelevanten Daten sicher und im ständigen Zugriff aufbewahren. DATENVERFÜGBARKEIT Elektronische steuerrelevante Daten müssen jederzeit zur Verfügung stehen. Sowohl die Mitarbeiter eines Unternehmens, als auch die Finanzbehörden müssen Zugriff auf die Daten erlangen können. DATENBEREITSTELLUNG Für Prüfungszwecke müssen Unternehmen den Finanzbehörden Zugriff auf steuerrelevante, elektronische Daten gewähren. Mit SIGNAMUS Online Archive können Sie den Datenzugriff exakt auf den Prüfungszeitraum beschränken. Die Prüfer sehen nur die für den Prüfungszeitraum relevanten Daten. GESETZE 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) 147 AO (Abgabenordnung) GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) Branchenspezifische Gesetze & Vorgaben Internationale Gesetze und Vorgaben zur Archivierung von Daten

4 Sicherheit Zugriffsrechte jederzeit & an jedem Ort selbst verwalten SIE STEUERN WER, AUF WAS, WANN ZUGREIFT Über eine einfach und intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche bestimmen Sie selber wer, auf welche Daten, wann zugreifen darf. So können Sie bestimmten Benutzergruppen (z.b. Abteilungen) und einzelnen Mitarbeitern spezielle Zugriffsrechte zuweisen. Durch die Benutzeroberfläche können Sie auch externen Personengruppen, z.b. Betriebsprüfern, den Zugriff auf ausgewählte Daten gewähren. Wenn Sie dies nicht selbst verwalten wollen, sagen Sie uns einfach wer, was sehen darf. Wir richten es ein und ändern es jederzeit nach Ihrem Bedarf. INTERNE RECHTEVERGABE

5 Profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung und dem sicheren SIGNAMUS Rechenzentrum RECHTSSICHERHEIT IST FÜR UNS SELBSTVERSTÄNDLICH SIGNAMUS Online Archive ist ein Service der AuthentiDate Deutschland GmbH. Seit vielen Jahren vertrauen viele führende globale Unternehmen und Organisationen auf unsere Produkte und Leistungen. AuthentiDate International AG, Muttergesellschaft der AuthentiDate Deutschland GmbH, ist seit 2001 akkreditierter Zertifizierungsdiensteanbieter gemäß Signaturgesetz und betreibt ein Trust Center gemäß den strengen Auflagen der deutschen Bundesnetzagentur. Unsere Mitarbeiter kennen sich bestens mit hochsicheren Rechenzentren, Datenschutz und Datensicherheit aus. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist seit Jahren unsere Spezialität. QUALIFIZIERTE ZEITSTEMPEL Zusätzlich zur Revisionssicherheit bieten wir Ihnen für alle im SIGNAMUS Online Archive gespeicherten Daten einen erhöhten Integritätsnachweis über qualifizierte Zeitstempel gemäß deutschem Signaturgesetz und EU-Signaturrichtlinie. Die qualifizierten Zeitstempel bieten Ihnen auch vor Gericht über volle 30 Jahre einen gesetzlich garantierten Nachweis der Integrität Ihrer Daten.

6 Datenverfügbarkeit Aktuell an jedem Ort zu jeder Zeit DATENIMPORT AUCH FÜR NICHT-TECHNIKER Die Übernahme Ihrer Daten in das SIGNAMUS Online Archive erfolgt einfach auf Knopfdruck. Sie bestimmen in welchen Intervallen und aus welchen Quellen Ihre Daten im SIGNAMUS Online Archive gespeichert werden. ÜBERALL FÜR UNTERNEHMEN VERFÜGBAR Ihre Mitarbeiter können jederzeit und an jedem Arbeitsplatz auf die gerade benötigten Daten zugreifen. Aufwändiges suchen von Papierbelegen entfällt. Ihre internen Prozesse können durch die ständige Verfügbarkeit der elektronischen Daten schneller abgewickelt werden. Auch Externen, wie z.b. Ihrem Steuerberater oder Mitarbeitern im Home Office, können Sie Zugriff auf die individuell notwendigen Dokumente geben. Und im Falle einer Betriebsprüfung können Sie, wie von der GDPdU gefordert, dem Prüfer den individuellen Datenzugriff eingeschränkt nach Ihren Angaben auch außerhalb Ihrer Unternehmensräume ermöglichen. (vereinfachte Darstellung)

7 Entlasten Sie Ihre Administratoren Nutzen Sie unsere Hard & Software immer nach neustem technischen Stand WIR ERLEDIGEN IHR BACKUP Zur Nutzung des SIGNAMUS Online Archives benötigen Sie keine eigene Hard- und Software. Der aufwändige Betrieb eines sicheren Rechenzentrums entfällt für Sie. Auch um das Backup Ihrer revisionssicher archivierten Daten müssen Sie sich nicht kümmern. Alles wird als Full-Service- Dienstleistung von uns übernommen. TECHNISCH SICHER Unser Rechenzentrum ist äußerst sicher und unsere Systeme mehrfach redundant ausgelegt. So sind Ihre Daten auch bei besonderen Ereignissen, wie z.b. Feuer, stets geschützt. REVISIONSSICHER Wir halten unsere Speichermedien stets auf dem neusten Stand. Dies gilt auch für die Revisionssicherheit. Sie wird neu zertifiziert, sobald dies aufgrund technischer oder rechtlicher Anpassungen erforderlich ist. Sie brauchen sich dabei um nichts zu kümmern. KEINE WARTUNG ERFORDERLICH Alle Wartungsarbeiten werden durch uns übernommen. Sie müssen keine Kapazitäten bereitstellen.

8 Daten wiederfinden Mit den SIGNAMUS Suchfunktionen ein Kinderspiel ERWEITERTE SUCHE Für umfangreiche Archivbestände können Sie die erweiterte Suche nutzen und mehrere Suchkriterien verknüpfen. EINFACH MIT WEB-BROWSER SUCHEN WAS IMMER SIE WOLLEN Über einen Browser können Ihre Mitarbeiter und Externe, denen Sie Zugriff auf die archivierten Daten gewähren, einfach und schnell nach bestimmten Dokumenten suchen. Die Suche funktioniert ähnlich der allgemein bekannten Google-Suche. Ihre Dokumente können nach verschiedenen Kriterien gesucht werden, z.b. nach Inhalten oder Dateinamen.

9 Die Volltextsuche findet alles; auch wenn Sie nicht mehr wissen, was Sie suchen INHALTE DURCHSUCHEN Manchmal erinnert man sich auf der Suche nach einem Dokument nur an einzelne Worte im Inhalt. Mit einem Papierarchiv eine nahezu ausweglose Situation. Für SIGNAMUS kein Problem. SIGNAMUS sucht nach einzelnen Worten und Wortteilen im Inhalt aller archivierten Dokumente. So finden Sie garantiert alles wieder. DOKUMENTE ANSEHEN UND DRUCKEN Natürlich können Sie das gefundene Dokument ansehen und bei Bedarf ausdrucken exakt wie ein Papierdokument nur schneller.

10 Mein SIGNAMUS Online Archive Wie kann ich starten? EINFACH MIT IHREM COMPUTER Zur Nutzung des SIGNAMUS Online Archives benötigen Sie lediglich einen Computer und Internetzugang. UND LOS GEHT S Heute entscheiden und morgen starten. Unsere Mitarbeiter schalten innerhalb kürzester Zeit das SIGNAMUS Online Archive für Sie frei. Wenn gewünscht ist auch die Übernahme Ihrer Altdaten aus bestehenden Systemen möglich. JETZT ANRUFEN & ANGEBOT ANFORDERN FON info@signamus.de

11 SIGNAMUS Cloudservices Wir können mehr als nur Archivierung SICHERER DATENAUSTAUSCH Das SIGNAMUS Online Archive ist nur einer von vielen SIGNAMUS Services. Neben der revisionssicheren Speicherung Ihrer Daten können Sie je nach Bedarf weitere Services zusätzlich und frei kombiniert nutzen. Sie haben die volle Freiheit & Flexibilität! WEITERE SIGNAMUS CLOUDSERVICES Elektronische Rechnungen: Erstellung und Prüfung von qualifizierten Signaturen und Zeitstempeln für Rechnungen gemäß deutschem UStG, europäischer Richtlinien, speziellen rechtlichen Anforderungen der Schweiz, Lateinamerika und vielen anderen Ländern Imaging: Aufbereitung elektronischer Daten in menschenlesbare Formate, z.b. PDF mit Ihrem Logo und Layout Datenkonvertierung: Schnellerer und fehlerfreier Datenaustausch mit weiter verarbeitbaren Daten, z.b. für Rechnungen und Bestellungen

12 Über uns Sicherheit & Compliance* vom Spezialisten AuthentiDate Unter Compliance versteht man in Zusammenhang mit unternehmerischem Handeln das regelgerechte, vorschriftsgemäße und ethisch korrekte Verhalten aller Verantwortlichen; insbesondere durch die Unternehmensführung. BESTE LEISTUNG FÜR SIE UND IHR TEAM SIGNAMUS ist ein Cloudservice der AuthentiDate einem der führenden Anbieter in den Bereichen Secure Data Exchange und Secure ehealth. Als Erfinder der zentralen Massensignatur bietet AuthentiDate innovative Software und Cloudservices (SaaS). Unsere Leistungen helfen Unternehmen jeder Branche gesetzliche Auflagen schnell und sicher zu erfüllen. Unsere umfangreiche Beratungskompetenz in den Bereichen Datenschutz und Datensicherheit steht dabei immer im Vordergrund. INTERNATIONALE PRAXISERFAHRUNG Mit unseren Lösungen werden täglich mehrere Millionen Datensätze verarbeitet. Wir zählen seit Jahren Organisationen diverser Branchen und global führenden Unternehmen zu unseren Kunden. Mehr zu unseren Kunden & Referenzen erfahren Sie unter: JETZT ANRUFEN & ANGEBOT ANFORDERN FON AuthentiDate International AG. Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigung nur mit ausdrücklicher Genehmigung der AuthentiDate International AG. Alle genannten Marken sind Marken ihrer jeweiligen Eigentümer. Irrtümer, Änderungen und Verfügbarkeit bzgl. genannter Produkte, Leistungen, Eigenschaften und Nutzungsmöglichkeiten vorbehalten. Produkte und Services werden durch die AuthentiDate Deutschland GmbH bereitgestellt. AuthentiDate übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit von Angaben Dritter über Eigenschaften, Leistungen und Verfügbarkeit. Im Zuge der Produktentwicklung behält sich AuthentiDate das Recht vor Änderungen an Produkten und Leistungen auch ohne vorherige Benachrichtigung vorzunehmen. Keine der Ausführungen und Darstellungen stellen eine Rechtsberatung dar oder dürfen in solcher Weise interpretiert werden. Im Fall von Abweichungen zu, in diesem Dokument in Zusammenhang stehenden Vertragsdokumenten und allgemeinen Geschäftsbedingungen der AuthentiDate, gehen die Vertragsdokumente bzw. allgemeinen Geschäftsbedingungen diesem Dokument stets vor.