Cloud Services. Archivierung. Revisionssicher Gesetzes- und richtlinienkonform Schnell und überall verfügbar.

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1 Cloud Services Archivierung Revisionssicher Gesetzes- und richtlinienkonform Schnell und überall verfügbar

2 Secure Storage Mit dem Secure Storage können Sie Ihre Daten sicher, kostengünstig und mit weltweiter Zugriffsmöglichkeit aufbewahren. Sie benötigen dazu lediglich einen Internetzugang. Der Abruf der archivierten Daten erfolgt einfach und schnell über ein Web-Interface, welches alle Funktionen eines Dokumenten-Management- Systems (DMS) bereitstellt. Über individuelle Zugriffsrechte bestimmen Sie, wer wann welche Daten sehen darf. Bei dieser Archivart haben Sie die Möglichkeit, Ihre Dokumente auch nachträglich zu bearbeiten und zu löschen, so dass der Secure Storage gerade für kurzfristige und flexible Datensicherung geeignet ist. Secure Storage Audit Proof Storage Kostengünstige Lösung Revisionssichere Archivierung Gut geeignet für kurzzeitige Speichersystem durch namhafte & flexible Datensicherung Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Möglichkeit zur nachträglichen zertifiziert Bearbeitung oder Löschung Speziell geeignet für sichere der Dokumente Langzeitarchivierung Erfüllt die Vorgaben von 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) Weltweit via Internet verfügbar Keine hohen Investitionskosten durch eigene Hard- und Software-Anschaffung Automatisches Backup Ihrer archivierten Daten Übernahme der Wartung sowie der Software Updates Mehrfach redundante Systeme schützen Ihre Daten in kritischen Situationen Bedienung über eine intuitive Benutzeroberfläche, inkl. Online-Hilfe Audit Proof Storage Zusätzlich zu den Vorteilen des Secure Storage halten Sie mit dem Audit Proof Storage des SIGNAMUS Online Archive steuerrechtliche Vorgaben immer und automatisch ein. Da diese Archivart Ihre Dokumente revisionssicher aufbewahrt, können einmal gespeicherte Daten nachträglich nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Gemäß steuerrelevanter Vorgaben (AO, HGB, GoBS) ist die revisionssichere Archivierung für bestimmte elektronische Daten, z. B. für elektronische Rechnungen, unerlässlich. Die Revisionssicherheit der Speichersysteme des SIGNAMUS Online Archive wurde durch eine namhafte Wirschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert. SIGNAMUS Online Archive: Die optimale Alternative zur inhouse-lösung Stehen Sie vor einer Investitionsentscheidung für ein Archivsystem? Oder haben Sie bereits ein Archiv und müssen umfangreiche Modernisierungsmaßnahmen vornehmen, um die Compliance zu gewährleisten? Eine inhouse-lösung ist oft mit großen Investitionen und wiederkehrenden Kosten verbunden. Zudem bindet es häufig wertvolle Ressourcen, die anders besser für das Unternehmen eingesetzt werden könnten. Ob mit oder ohne Revisionssicherheit das SIGNAMUS Online Archive bietet Ihnen eine optimale Alternative zu einem kostenintensiven inhouse-archiv. Integritätsnachweis für Ihre Daten: Mit qualifizierten Zeitstempeln Zusätzlich bieten wir für alle im SIGNAMUS Online Archive gespeicherten Daten einen erhöhten Integritätsnachweis über qualifizierte Zeitstempel gemäß deutschem Signaturgesetz und EU-Signaturrichtline. Bei positiver Prüfung geben Ihnen diese Zeitstempel bis zu 30 Jahre den gesetzlichen Nachweis über die Integrität Ihrer Daten. accredited High Security Signaturgesetz regtp Z0015 2

3 Self-administration Package: Zugriffsrechte jederzeit selbst verwalten Mit dem Self-administration Package des SIGNAMUS Online Archive bestimmen Sie über eine einfache und intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche selbst, wer auf welche Daten zugreifen darf. So können Sie bestimmten Benutzergruppen (z. B Abteilungen) und einzelnen Mitarbeitern oder externen Dienstleistern (wie Ihrem Steuerberater) spezielle Zugriffsrechte zuweisen. - Mit dem Self-administration Package haben Sie die Möglichkeit neue Benutzer und Gruppen anzulegen, bestehende Benutzer und Gruppen zu verwalten, Rechte für Dateien und Ordner zu vergeben und die Benutzeroberfläche mit einem eigenen Logo zu personalisieren. Sie wollen Ihr Archiv nicht selbst verwalten? Auch das ist kein Problem. Gerne richten wir Ihr Archiv ein und ändern Zugriffsrechte jederzeit nach Ihrem Bedarf. Blitzschnell auf häufig genutzte Dokumente zugreifen mit Favoriten Um schnell und sicher auf häuftig genutzte oder besonders wichtige Dokumente und Ordner zuzugreifen, können Sie diese als Favorit markieren. Die ausgewählten Dokumente werden mit einem Stern versehen und in Ihrer linken Navigationsleiste unter Meine Favoriten aufgeführt. So optimieren Sie zusätzlich die Geschwindigkeit Ihrer Prozesse und haben Sie Ihre wichtigen Dokumente stets griffbereit. Übrigens: Im SIGNAMUS Online Archive steht Ihnen die strukturierte Online-HIlfe jederzeit per Knopfdruck zur Verfügung. 3

4 Daten einfach wiederfinden mit der Suchfunktion ein Kinderspiel Kennen Sie das? Manchmal erinnert man sich auf der Suche nach einem bestimmten Dokument nur an einzelne Worte im Inhalt, nicht aber an den konkreten Dateinamen. Mit einem Papierarchiv eine nahezu ausweglose Situation. Auch das Suchen von Daten auf einem Server liefert oft nicht die gewünschten Ergebnisse. Für die Suche im SIGNAMUS Online Archive ist das kein Problem! Die Suche des SIGNAMUS Online Archive findet in alle archivierten Dokumenten auch einzelne Wörter und Wortteile im Inhalt und funktioniert dabei ähnlich der allgemein bekannten Google-Suche. Zudem ist es möglich, die aufgelisteten gefunden Dokumente nach Kriterien, wie z. B. Relevanz, Name, Ersteller oder Titel zu sortieren. So finden Sie garantiert Ihr gewünschtes Dokument. Erweiterte Suche: Für umfangreiche Archivbestände können Sie die erweiterte Suche nutzen und verschiedene Suchkriterien, wie Name, Titel, Bearbeiter, Datum der Änderung und Beschreibung miteinander verknüpfen. 4

5 SIGNAMUS Cloud Services: Sicheres Outsourcing Ihrer Archivierung Datenschutz: Der vertrauensvolle Umgang mit Ihren Daten steht bei uns an erster Stelle. Dabei sichern wir selbstverständlich die uneingeschränkte Beachtung der aktuellen Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes zu. Die SIGNAMUS Cloud Services verarbeiten Daten weltweit. Daher werden alle Datenschutzmaßnahmen auch mit einem internationalen Fokus geplant und implementiert. Länderübergreifende Projekterfahrung richtlinien-compliant: Unternehmen aus über 90 Ländern und nahezu allen Branchen, wie z. B. Energieversorgung, Dienstleistung, Handel, Chemie, Pharma, Logistik, Telekommunikation und Gesundheitswesen nutzen bereits die gesetzeskonformen SIGNAMUS Cloud Services. Optimale Sicherheit & Verfügbarkeit: SIGNAMUS steht rund um die Uhr an 365 Tagen zur Verfügung und besteht aus mehreren eigenständigen Serversystemen, welche gegenseitigen Schutz vor Ausfällen sowie ein mehrstufiges Zugriffsschutzsystem bieten. Optimieren Sie Ihren gesamten Geschäftsprozess: Kombinieren Sie Ihre Systeme mit den Modulen der SIGNAMUS Cloud Services für die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. Durch die Nutzung dieser format- und plattformunabhängigen Module, wie Signieren, Zeitstempeln, Prüfen, Archivieren sowie Drucken, Kuvertieren & Versenden, sparen Sie die Investitionskosten für die Anschaffungen eigener inhouse-lösungen. Einfache Anbindung an Ihre Systeme: Nutzen Sie durch einfache Anbindung an Ihre Systeme alle SIGNAMUS Online Archive Funktionen. CMIS Schnittstelle direkte Verbindung zu Ihren Kundensystemen Als zusätzliche Option können Sie die CMIS (Content Management Interoperability Services)-Schnittstelle buchen. Diese Schnittstelle ermöglicht eine direkte Verbindung Ihrer Kundensysteme (z. B. eines ERP- oder CRM-Systems) mit dem SIGNAMUS Online Archive. Die Schnittstelle kann wie bei einem internen Archiv verwendet werden und stellt alle SIGNAMUS Online Archive-Funktionen (wie Dokumentenabruf, Suche, usw.) für Ihr System bereit. CMIS ist eine unserer sechs verfügbaren Schnittstellen, mit der Sie Ihre Systeme bequem an unser revisionssicheres SIGNAMUS Online Archive anbinden können. Neben CMIS unterstützt das SIGNAMUS Online Archive auch die Schnittstellen SOAP, SMTP, SFTP und WebDAV sowie die Nutzung via Web-Browser. 5

6 Eine Cloud sechs Lösungen Mit den SIGNAMUS Cloud Services haben Sie die Möglichkeit, sechs verschiedene Module für die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse zu nutzen. Mit diesen, über das Internet verfügbaren Diensten, können alle Unternehmen flexibel zu jeder Zeit und von jedem Ort einfach und unkompliziert: Alle Module der SIGNAMUS Cloud Services sind untereinander frei kombinierbar und flexibel erweiterbar. qualifizierte elektronische Signaturen erstellen qualifizierte elektronische Signaturen prüfen qualifizierte Zeitstempel erstellen & prüfen automatisch und revisionssicher archivieren Daten konvertieren und formatieren drucken, kuvertieren & versenden Cloud ist nicht gleich Cloud Bei den SIGNAMUS Cloud Services handelt es sich um eine Exclusive Cloud. Dies bedeutet, es gibt keine anonymen Anwender oder Benutzer jedes Unternehmen sowie jeder Anwender wird vor dem Zugang eindeutig identifiziert und hat schriftlich den Nutzungsbedingungen der Exclusive Cloud zugestimmt. SIGNIEREN ZEITSTEMPELN Vorteile der SIGNAMUS Cloud Format- und plattformunabhängig Automatisierung der Prozesse Entlastung der Ressourcen Kosteneinsparung Geringe Investitionskosten Geringe Wartungskosten Stets auf dem aktuellen Stand durch regelmäßige Updates PRÜFEN Datensicherheit durch Einhaltung deutscher Datenschutzrichtlinien Die SIGNAMUS Exclusive Cloud wächst dynamisch mit Ihren Anforderungen. Haben Sie in einem Monat oder zu einer bestimmten Zeit ein hohes Dokumentenaufkommen? Sagen Sie uns einfach Bescheid SIGNAMUS wird dies jederzeit zuverlässig für Sie verarbeiten. LETTERSHOP ARCHIVIEREN KONVERTIEREN Kontakt Haben Sie Fragen zu den Modulen der SIGNAMUS Cloud Services? Oder wünschen Sie ein individuelles Angebot? Weitere Informationen zum Datenschutz: Wir beraten Sie gern: +49 (0) oder 6

7 Sicherheit und Compliance vom Spezialisten Die SIGNAMUS Cloud Services ( sind ein Angebot der AuthentiDate International AG ( einem der führenden Anbieter in den Bereichen Secure Data Exchange und Secure IT. Als Erfinder der zentralen Massensignatur bietet AuthentiDate, neben den SIGNAMUS Cloud Services, innovative Software sowie Beratungsleistungen in den Bereichen Datenschutz und Datensicherheit. Unsere Leistungen helfen Unternehmen jeder Branche gesetzliche Anforderungen schnell und sicher zu erfüllen. Internationale Praxiserfahrung Mit den Lösungen von AuthentiDate werden täglich mehrere Millionen Datensätze verarbeitet. Global führende Unternehmen sowie Organisationen diverser Branchen zählen wir daher seit Jahren zu unseren Kunden. Erfahren Sie mehr zu unseren Kunden und Referenzen unter: AuthentiDate International AG. Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigung nur mit ausdrücklicher Genehmigung der AuthentiDate International AG. Alle genannten Marken sind Marken ihrer jeweiligen Eigentümer. Irrtümer, Änderungen und Verfügbarkeit bzgl. genannter Produkte, Leistungen, Eigenschaften und Nutzungsmöglichkeiten vorbehalten. Produkte und Services werden durch die AuthentiDate Deutschland GmbH bereitgestellt. AuthentiDate übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit von Angaben Dritter über Eigenschaften, Leistungen und Verfügbarkeit. Im Zuge der Produktentwicklung behält sich AuthentiDate das Recht vor Änderungen an Produkten und Leistungen auch ohne vorherige Benachrichtigung vorzunehmen. Keine der Ausführungen und Darstellungen stellen eine Rechtsberatung dar oder dürfen in solcher Weise interpretiert werden. Im Fall von Abweichungen zu in diesem Dokument in Zusammenhang stehenden Vertragsdokumenten und allgemeinen Geschäftsbedingungen der AuthentiDate, gehen die Vertragsdokumente bzw. allgemeinen Geschäftsbedingungen diesem Dokument stets vor. 7