Business-Produkte von HCM. Benno MailArchiv. Revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung

Transkript

1 Benno MailArchiv Revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung

2 Benno MailArchiv Geschäftsrelevante s müssen laut Gesetzgeber für einen Zeitraum von 6 bzw. 10 Jahren archiviert werden. Neben der revisionssicheren Archivierung ist auch die Forderung nach der Unveränderbarkeit der Daten zu beachten. Benno MailArchiv schafft hier Abhilfe, indem es alle ein- und ausgehenden Mails in einem separaten System ordnungsgemäß und unverfälscht erfasst und archiviert. Verlustfreie Archivierung Benno MailArchiv ist die revisionssichere und gesetzeskonforme -Archivierung für Ihr Unternehmen. Es sichert Ihre s automatisch und findet durch ausgefeilte Suchfunktionen gewünschte s und Informationen schnell und zuverlässig. Suchergebnisse lassen sich nach Relevanz sortieren und sorgen für Übersichtlichkeit. Durch Benno MailArchiv ist ein Verlust der Daten ausgeschlossen und gleichzeitig gewährleistet, dass Informationen auch in sechs bis zehn Jahren noch auslesbar sind. Zudem entlastet es den Mailserver, da Mails nach Erledigung aus dem Postfach gelöscht werden können. Die Mails sind im Archiv sicher aufgehoben und können schnell und einfach gefunden, aus dem Archiv wiederholt und angezeigt werden. Gesetzeskonform Die Speicherung und Archivierung Ihrer s innerhalb des Benno MailArchivs erfolgt gesetzeskonform gemäß den gesetzlichen Bestimmungen (GDPdU, GoB, GoBS, AO, HGB). Eine Manipulation der gespeicherten Mails ist nachweislich ausgeschlossen. Zudem können durch definierte Rechtevergabe nur Benutzer auf archivierte Mails zugreifen, die über eine Zugriffsberechtigung verfügen. Benno MailArchiv basiert auf ausgereiften und in der Praxis lange bewährten Open Source Komponenten. Offene Schnittstellen machen Sie unabhängig. Benno MailArchiv integriert sich einfach und nahtlos in Ihr Unternehmensnetzwerk - egal welche oder Groupwarelösung Sie einsetzen. Die s gelangen einfach per SMTP, IMAP oder POP3 in das Archiv und werden nebst Attachments automatisch volltext-indiziert und revisionssicher abgelegt. Der verkehr wird so schnell und manipulationssicher archiviert. >> Der einfache und schnelle Weg zur gesetzlich einwandfreien und manipulationssicheren Archivierung Ihrer Geschäfts- s <<

3 Benno MailArchiv Funktionen >> Revisionssichere und gesetzeskonforme -Archivierung gemäß den gesetzlichen Vorgaben nach HGB, AO, GoB, GoBS, GDPdU >> Hochperformante Lösung >> Flexible Anpassung an alle Unternehmensgrößen >> Webbasiert, daher kein Client-Deployment/keine Installation >> Nahtlose Integration in vorhandene IT-Infrastruktur >> Als Webservice einfach in fremde Applikationen integrierbar >> Offene Schnittstellen zu weiteren Systemen >> Kompatibel mit allen gebräuchlichen Mail-/Groupwareservern >> Web-Browser basiertes GUI >> Flexible Zugriffsberechtigungen auf abgelegte Mails >> Delegationsfunktion >> Suche im Volltext oder nach beliebigen Kriterien >> Suchergebnisse nach Relevanz sortiert

4 Benno MailArchiv Vorteile >> Revisionssichere und gesetzeskonforme -Archivierung >> Ausgereifte und praxisbewährte Open Source Komponente >> Schnelles Wiederfinden von s >> Intuitive Bedienung >> Entlastung des Mailservers >> Einfach zu implementieren in jede IT-Umgebung >> Kompatibilität mit allen gebräuchlichen Mailservern >> Zukunftssicher durch offene Architektur >> Offene Schnittstellen machen Sie unabhängig >> Flexibel skalierbar von kleiner Appliance bis Multi-Server >> Transparentes Lizenzmodell Geschäftsanwendungen: Geschäftsrelevante s, z.b. Angebote, Verträge, Rechnungen, Anträge

5 VDoc Process Wie kommen die Mails ins System? - Einlieferung per SMTP - Import über IMAP und POP3 - Import von Maildir-Datenbeständen (Plain text, ZIP) - Archivierung von Alt-Datenbeständen problemlos möglich (z.b. IMAP)

6 HCM CustomerManagement GmbH Schwieberdinger Str Stuttgart Germany Tel: Die HCM CustomerManagement GmbH bietet branchenübergreifend Systeme, Lösungen und Dienstleistung im Umfeld Prozess-, Workflow- und Dokumentenmanagement, und ermöglicht durch innovative Speichersysteme eine gesetzeskonforme und revisionssichere Langzeit-Archivierung für Daten und Mails. HCM pflegt ein enges Netzwerk von Partnern, die die Kernkompetenzen des Unternehmens optimal ergänzen. So werden im Sinne des Kunden Synergien effektiv eingesetzt und genutzt. HCM stellt Lösungen für die Zusammenarbeit in Unternehmen zur Verfügung. Diese Installationen können branchenübergreifend genutzt, und die einzelnen Module durch einfache Konfiguration und Schnittstellen an eine bestehende IT-Umgebung oder ERP Software sowie den spezifischen Unternehmensbedürfnissen angepasst werden. Durch ihre Leistungs- und Anpassungsfähigkeit werden HCM Produkte und Lösungen in Unternehmen verschiedensten Größen und Branchen eingesetzt. Zu den Kunden zählen namhafte Größen wie Daimler AG, ThyssenKrupp AG, Sigvaris AG u.a.