archivierung für den Mittelstand

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1 archivierung für den Mittelstand SaaS-Lösung von PIRONET NDH PIRONET NDH Datacenter GmbH 1

2 archivierung Agenda: archivierung warum? Wer muss archivieren? Welche s sind zu archivieren? Wie entwickelt sich das Mail-Aufkommen weiter? Welche Archivierungs-Strategie bietet PIRONET NDH? Wie kann PIRONET NDH Sie unterstützen? Welche Vorteile hat der Anwender? PIRONET NDH Datacenter GmbH 2

3 archivierung warum? Gesetzliche und behördliche Auflagen erfordern die einheitliche Verwaltung von -Inhalten in nachvollziehbarer Weise. Die Risiken die sich durch fehlende -Archivierung ergeben, sind für die Unternehmen enorm. Beispiel: Die Deutsche Bank wurde im Dezember 2002 von der US- Börsenaufsicht SEC dazu gezwungen eine Strafe in Höhe von 1,65 Mill. US- Dollar zu zahlen. Grund: Die Anlageberater hatten entgegen der Geschäftspraxis s falsch oder gar nicht gespeichert. Dadurch wurden Ermittlungen zu bestimmten umstrittenen Anlageempfehlungen erschwert beziehungsweise verhindert. PIRONET NDH Datacenter GmbH 3

4 archivierung warum? Gesetzliche Verpflichtungen: Handelsgesetzbuch 257 Abgabenordnung (AO) 147 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Grundsätze ordnungsmäßiger DVgeschützter Buchführungssysteme (GoBS) Relevant sind auch: Telekommunikationsgesetz (TKG) Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) Sarbanes Qxley Act (SOX US-Bundesgesetz) Basel II Richtlinien Eigenes Interesse: Bei Streitigkeiten beweisrelevanter Dokumente Entlastung der Server Postfächer Kosteneinsparungen durch effizientere Datenhaltung Mail-Gruppierung z.b. in Projekten, Kunden, etc. Änderungen können nachverfolgt werden Schnelles Wiederfinden von Mails (Volltextsuche und suchen innerhalb der Suche) Schneller Zugriff auf alle Mails und von jedem Ort aus Produktivität der Mitarbeiter steigt PIRONET NDH Datacenter GmbH 4

5 Wer muss archivieren? Betroffen sind alle steuerpflichtigen Unternehmen, sofern sie steuerlich relevante Unterlagen per Computer erstellen, bearbeiten oder digital versenden. Werden die Anforderungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) nicht erfüllt, drohen den betreffenden Unternehmen Sanktionen in Form von Bußgeld, Zwangsmittel oder Schätzungen. Steuerlich relevante -Kommunikation muss elektronisch archiviert und sichergestellt werden. Während der Aufbewahrungsfrist müssen die archivierten Dokumente maschinell ausgewertet werden können. Der Ausdruck genügt nicht! steuerlich und buchhalterisch relevante Inhalte: bis zu 10 Jahre andere geschäftlich bedeutsame Inhalten: bis zu 6 Jahre Daten müssen kontinuierlich archiviert werden! PIRONET NDH Datacenter GmbH 5

6 Welche s sind zu archivieren? Seit 2002: GDPdU verlangt Aufbewahrung steuerrelevanter Mails Seit 2007: Laut HGB 37a können auch s Geschäftsbriefe darstellen Was ist ein Geschäftsbrief? 1. Ihr gesamter externer Schriftverkehr, d.h. jede schriftliche Mitteilung, die Sie an einen oder mehrere Empfänger richten. 2. Alle Nachrichten, die Sie mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermitteln, wenn Sie beim Empfänger in Schriftform (Papier oder auf dem Bildschirm) ankommen. 3. Alle Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestellund Lieferscheine sowie Quittungen. 4. Grundsätzlich jedoch muss jeder Geschäftsbrief, der geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen, die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. PIRONET NDH Datacenter GmbH 6

7 Wie entwickelt sich das Mail-Aufkommen weiter? Das Aufkommen steigt jährlich um ca. 35%! - Über 50% der Unternehmen verwenden s als Hauptkommunikationsmittel für Vertragsabschlüsse. - -Nutzung in Unternehmen: 87% der Unternehmen senden oder erhalten Kundenanfragen 82% der Unternehmen senden oder erhalten Angebote 60% der Unternehmen senden oder erhalten Bestellungen 43% der Unternehmen senden oder erhalten Rechnungen 43% der Unternehmen senden oder erhalten Verträge 87% der Unternehmen nutzen zur Projektabwicklung. (Quelle: Herausforderungen und Trends im Management 2008, BearingPoint) - Der Speicherbedarf für Exchange ist zwischen den Jahren 2003 und 2007 um über 300% gestiegen! PIRONET NDH Datacenter GmbH 7

8 Welche Archivierungs-Strategie bietet PIRONET NDH? Eine gesetzeskonforme (also Compliance-fähige) Archivierung mit: Archivierung frühestmöglich unveränderbar vollständig Suche in angemessener Zeit Ergebnisse nur für Berechtigte Automatischem LifeCycle-Management für s Festlegen von Aufbewahrungsfristen Eine Reduktion des Speicherbedarfs und die Minimierung der Backup und Recovery-Kosten durch ein intelligentes Speicherkonzept Auslagerung der Mails auf kostengünstigen Speicher PIRONET NDH Datacenter GmbH 8

9 Welche Archivierungs-Strategie bietet PIRONET NDH? Compliance (e-discovery) Automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden s Revisionssichere Suche, dabei werden sämtliche Mails einbezogen Rollenbasierter Zugriff Mail-Management Regelbasierte Archivierung der einzelnen User-Postfächer Userbezogener, autorisierter Zugriff auf einzelne User-Postfächer Integration in Microsoft Outlook und Outlook Web Access (OWA) Websuche im Langzeitarchiv Offline-Suche (Cache) PIRONET NDH Datacenter GmbH 9

10 Wie kann PIRONET NDH Sie unterstützen? Die SaaS-Archivierungslösung von PIRONET NDH bietet Compliance-Funktionalität und ermöglicht eine journalfähige und regelbasierte Archivierung zu einem angemessenen, monatlichen Festpreis. PIRONET NDH Datacenter GmbH 10

11 Welche Vorteile hat der Anwender? PIRONET NDH Datacenter GmbH 11

12 Rechtlicher Anhang Welche Paragrafen sind wichtig: Handelsgesetzbuch (HGB) 238 HGB: behandelt die Verpflichtung zur Buchführung. 257 Abs.1 HGB: behandelt die Unterlagen, die aufzubewahren sind, wie Buchführungsunterlagen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege sowie insbesondere Handelsbriefe (wichtig, weil zu ihnen s zählen können). Abgabenordnung (AO) 140 AO: behandelt die Buchführungspflicht nach anderen Gesetzen, die für die Besteuerung maßgeblich sind. 141 AO: behandelt ergänzende Buchführungspflichten für Gewerbebetriebe und Land- und Forstwirtschaft. 147 AO: behandelt alle nach HGB aufzubewahrenden Unterlagen sowie alle sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (hier insbesondere s). 147 I Nr. 5 AO: ist für die -Archivierung von besonderer Bedeutung, weil es hier um Unterlagen geht, die für eine Sachverhaltsklärung hinsichtlich der Besteuerung wichtig sind. Archivierungsdauer: Nach den Paragrafen 257 IV HGB sowie 147 III AO müssen Buchführungsunterlagen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege etc. zehn Jahre lang aufbewahrt werden; Handelsbriefe und sonstige Unterlagen gemäß der AO, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sechs Jahre gespeichert werden. Regularien der GDPdU: Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen gelten schon seit dem 1. Januar In diesen schreibt das BMF Unternehmen verpflichtend vor, dass sie sämtliche steuerrelevanten Daten maschinell auswertbar zur Verfügung stellen können müssen. Das betrifft nicht nur die Einsicht in Aufzeichnungen, Geschäftsbücher und sonstige Geschäftspapiere. Sämtliche steuerlich relevanten und digital erzeugten Unternehmensdaten sind hierin inbegriffen - und eben auch steuerrelevante s. Schätzungen gehen davon aus, dass heutzutage s bei mittelständischen Unternehmen und Konzernen 60 bis 70 Prozent der gesamten Kommunikation ausmachen. * * Quelle: PIRONET NDH Datacenter GmbH 12

13 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! PIRONET NDH Datacenter GmbH 13