Wie muss die Belegführung in der Buchhaltung des 21. Jahrhunderts aussehen?

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1 Schäftner, Englert, Grünewald Poststraße Wertheim Schäftner, Englert, Grünewald Partnerschaftsgesellschaft mbb Steuerberatungsgesellschaft Poststraße Wertheim Telefon:(09342) Telefax:(09342) Mail: kontakt@steuerberater-seg.de Sitz der Gesellschaft: Wertheim Partnerschaftsregister PR Registergericht: Mannheim Wie muss die Belegführung in der Buchhaltung des 21. Jahrhunderts aussehen? Natürlich können Sie sagen: So wie immer! Dann könnten Sie Probleme bekommen. Der Bundesfinanzminister meint nämlich: Lesen Sie mein Schreiben Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14. November Eine ordnungsgemäße Buchführung beginnt bereits beim Eingang oder der Entstehung von Buchungsbelegen. Verstöße gegen diese Vorstellungen der Finanzverwaltung können dazu führen, dass die Buchführung verworfen und die Besteuerungsgrundlagen geschätzt werden. Wir haben für Sie das Wichtigste zusammengefasst! 1. Zeitgerechte Erfassung und Ablage von Belegen a) unbare Geschäftsvorfälle Die Erfassung hat innerhalb von zehn Tagen zu erfolgen. Datum: Spezialgebiete Unternehmer-Beratung Unternehmensnachfolge Krisenmanagement Sanierungsberatung Qualifikationen Fachberater für Sanierung und Insolvenzverwaltung (DStV e.v.) Zertifizierte betriebliche Bonitätsanalysten (TWI/FH) Zertifizierter Testamentsvollstrecker (AGT) Sind nun alle Rechnungen nach spätestens zehn Tagen zu buchen? Nein, denn erfassen bedeutet in diesem Zusammenhang nicht zwingend die elektronische Verbuchung durch Ihren Steuerberater, sondern die geordnete Belegablage bei Ihnen. RM/90000/190861

2 b) Waren- und Kostenrechnungen (= Eingangsrechnungen) Erfolgt die Bezahlung innerhalb von acht Tagen, gelten diese Rechnungen als ausreichend belegmäßig durch Sie erfasst. Ihr Zahlungsziel für Lieferantenrechnungen beträgt länger? Jedes andere gewöhnliche Zahlungsziel wird ebenfalls anerkannt. Wichtig ist, dass es eine übliche Vorgehensweise bei Ihnen gibt. Immer wenn Sie von der üblichen Vorgehensweise abweichen, muss die Rechnung mit der Buchhaltung an Ihren Steuerberater gesendet werden, damit diese verbucht werden kann. Das gilt auch, wenn die Rechnung zu dem Zeitpunkt noch nicht bezahlt wurde. Sie geben Ihre Buchhaltungsunterlagen nicht monatlich zu Ihrem Steuerberater? Kein Problem, eine periodenweise Verbuchung ist weiterhin möglich. Dabei ist es nicht wichtig, ob diese Periode einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr umfasst. Die Ablage muss bei Ihnen strukturiert (d. h. geordnet, fortlaufend, übersichtlich und unmittelbar) erfolgen. Die Hinterlegung einer internen Verfahrensbeschreibung unterstützt die Beweiskraft der geordneten Belegablage, wenn der Betriebsprüfer Zweifel anmeldet. Folgende Punkte sollten in Ihrem Unternehmen schriftlich geregelt sein: Wie sind der Belegeingang und die Belegidentifikation organisiert? Wie wird die Vollständigkeit der gesammelten Belege sichergestellt? Nach welchem Ordnungssystem erfolgt die Ablage der Belege und an welchem Ort? Wie ist der Ablageort vor Zugriffen Unbefugter und Verlust geschützt? Wer darf Zugriff auf den Ordner nehmen und Belege einsortieren? In welchen Abständen und auf welchem Weg erhält das Steuerbüro die Belege? Wie wird abgesichert, dass die o. g. Aspekte allen relevanten Personen bekannt sind und regelmäßig beachtet werden?

3 2. Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen Grundsätzlich dürfen Aufzeichnungen mit Belegcharakter ab dem Zeitpunkt der Erfassung nicht mehr verändert werden. Das bedeutet, dass bei Verwendung bestimmter Formate (z.b. Excel-Kassenbuch, Rechnungsschreibung mit Word, Schnittstellendateien etc..) die Unveränderbarkeit gewährleistet werden muss. Dabei sind ergänzende Maßnahmen wie z.b. speichern in einem revisionssicheren Dokumentenmanagement-System oder zusätzliches Speichern als pdf-datei zu ergreifen. 3. Aufbewahrungspflicht von Belegen Belege des Anlagevermögens (z.b. Pkw-Rechnung, Maschinen, Baurechnungen) müssen mindestens über die volle Nutzungsdauer aufbewahrt werden. Bei Häusern entsteht dadurch eine teilweise lebenslange Aufbewahrungspflicht. Digitale Daten sind unverändert aufzubewahren. Eine Rechnung per ist daher genauso elektronisch aufzubewahren wie eine digital erstellte Rechnung. Sie dürfen nicht vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Die Vernichtung von Papieroriginalen ist unter Voraussetzungen zulässig, sofern sie in digitalisierter Form in einem revisionssicheren Archiv aufbewahrt werden. Als Lösung empfehlen wir Unternehmen-online. Sprechen Sie uns darauf an! 4. Schnittstellen zwischen IT-Systemen. Dokumentation von Änderungen Wenn Sie uns ein Excel-Kassenbuch oder Ihre Ausgangsrechnungen aus Ihrem Fakturierungs-System schicken, handelt es sich bei den Datensätzen um Transferdaten mit Belegcharakter. Änderungen zwischen Ihren Grundaufzeichnungen und dem Verbuchen im Journal müssen protokolliert werden.

4 Alternativ dazu ist es ebenfalls zulässig Änderungen im Vorsystem (Excel- Kassenbuch) zu erfassen und neue Schnittstellendateien zu erstellen. Wir bitten um Verständnis für vermehrte Rückmeldungen. 5. Umfang der steuerrelevanten IT-Systeme Nicht nur Kassen, Rechnungseingangsbücher oder Lohnabrechnungen sind in den GoBD relevant, sondern z.b. auch Fahrtenbücher, Darlehen und ermittelte Bestandsveränderungen. Wie GoBD nah möchten Sie werden? Die Neuregelungen der GoBD haben weitreichende Folgen auf das ordnungsgemäße Führen und Aufbewahren von Büchern. Wir wissen, dass nicht jeder bereit ist, die strengen Anforderungen komplett zu befolgen. Wie viel Sicherheit wollen Sie haben bzw. wie viel Risiko sind Sie bereit einzugehen? Wir beraten Sie gerne. Freundliche Grüße Ihr Kanzleiteam Weiterführende Informationen:

5 Schäftner, Englert, Grünewald Poststraße Wertheim Kanzlei Schäftner, Englert, Grünewald Partnerschaftsgesellschaft mbb Steuerberatungsgesellschaft Antwortschreiben zu den GoBD Name: Ich wünsche zu diesem Thema ein persönliches Gespräch ein Online-Seminar zu dem Thema GoBD ein Mandantenseminar

6 Selbsttest: Wie GoBD nah sind Sie? 1. Sie bekommen eine Rechnung über die bestellte Ware per Post. Sie überweisen den Rechnungsbetrag eine Woche später. Wie gehen Sie nun mit der Rechnung um? Sie heften den Beleg sofort in den Ordner Eingangsrechnungen entsprechend des Rechnungsdatums bzw. des Geldflusses ab. Dabei versehen Sie den Beleg auch gleich mit einer Nummer, um die vollständige und lückenlose Aufzeichnung zu gewähren. Sie heften den Beleg, so wie jede Rechnung, im Ordner diverse Rechnungen oben auf. Der Steuerberater findet sich ja zurecht. Sie legen den Beleg vorerst zu den anderen auf Ihren Schreibtisch. Gott sei Dank dauert es schließlich noch drei Wochen bis zur Abgabe der Finanzbuchhaltungsunterlagen. 2. Sie schreiben eine Rechnung mit Word. Was tun Sie nach dem Drucken? Sie speichern als Word-Datei ab. Zusätzlich dazu speichern Sie eine Kopie davon als pdf-datei ab und versehen sie mit einem Passwort. Änderungen an der Rechnung würden Sie nach der Erfassung in der Finanzbuchhaltung umgehend protokollieren. Sie speichern als Word-Datei ab. Zusätzlich dazu speichern Sie eine Kopie davon als pdf-datei ab. Bei Änderungen würden Sie die pdf-rechnung löschen und in der Word-Datei korrigieren. Sie speichern als Word-Datei ab.

7 3. Sie wollen Belege ausmisten. Sie entdecken eine 35 Jahre alte Dachdeckerrechnung. Sie bewahren den Beleg auf, da die Nutzungsdauer des Hauses plus die gesetzliche Aufbewahrungsfrist noch nicht verstrichen ist. Alternativ dazu nutzen Sie Unternehmen online. Sie digitalisieren den Beleg und speichern ihn auf Ihrer Festplatte. Den Beleg schmeißen Sie weg. Die Rechnung kann weg. 4. Ihr Steuerberater macht Sie darauf aufmerksam, dass Sie einen Betrag im Excel-Kassenbuch falsch erfasst haben. Sie korrigieren den Fehler und schicken ihm die korrigierte Kasse zu, obwohl der Steuerberater den Fehler in der Buchhaltung bereits selbst korrigiert hat. Sie notieren sich den neuen Kassensaldo und gleichen Ihr Kassenbuch daran an. Sie tun nichts. Schließlich ist Ihr Excel-Kassenbuch nur eine Vorerfassung. 8 Punkte: Sie leben äußerst gefährlich. Bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf. 6 Punkte: Ihr Verhalten ist nicht GoBD-konform. Bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf. 4 Punkte: Sie erfüllen nicht alle Anforderungen der GoBD. Das kann unter Umständen zu Problemen führen. 2 Punkte: Sie erfüllen weitestgehend die GoBD. 0 Punkte: Vorbildlich!