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Transkript

1 Eine Themenreihe der IT-Dienste360 GmbH, Hannover Ein Leitfaden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Was sind die GoBD und wer ist betroffen? 3 2. Eine Verfahrensdokumentation ist Pflicht! 3 3. Wie muss eine Verfahrensdokumentation aufgebaut sein? 3 4. Was sind die rechtlichen Folgen bei mangelhafter oder fehlerhafter Verfahrensdokumentation? 4 5. Was müssen Sie hinsichtlich Ihrer IT und Ihrer Organisation beachten? 4 6. Eine Verfahrensdokumentation ist unabdingbar! 5 7. Sie haben Fragen? Wir sind für Sie da! 5 Seite 2

3 1. Was sind die GoBD und wer ist betroffen? Die GoBD wurden am 14. November 2014 vom Bundesfinanzministerium mit einem elektronischen Schreiben veröffentlicht. Seit dem 01. Januar 2015 lösen sie die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) in ihrer Funktion ab. Dabei regeln die GoBD die Aufbewahrung handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanter Daten und Dokumente in elektronischer Form. Dies betrifft alle IT-Systeme vom Warenwirtschaftssystem bis hin zum Archiv- und Dokumenten-Management-System. 2. Eine Verfahrensdokumentation ist Pflicht! Seit dem gelten die GoBD ( Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ). Am endete die Übergangsfrist und damit die Schonfrist für Unternehmen. Ab sofort ist für Verstöße gegen die Bestimmungen der GoBD mit empfindlichen Strafen zu rechnen. Trotz der Übergangsfristen sind viele Unternehmen in Bezug auf ihre Organisation und IT auf die Forderungen der GoBD unzureichend vorbereitet. Damit Sie kein böses Erwachen beim nächsten Besuch des Wirtschafts- oder Steuerprüfers erleben müssen, zeigen wir Ihnen, was zu beachten ist. 3. Wie muss eine Verfahrensdokumentation aufgebaut sein? Die Verfahrensdokumenteation besteht nach den GoBD (Rz. 152/153) in der Regel aus folgenden Teilen: Allgemeine Beschreibung Anwenderdokumentation Technische Systemdokumentation Betriebsdokumentation Kontrollen (Einrichtung, Ausübung und Protokollierung) Eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation muss den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entsprechen und darüber hinaus die aktuellen und historischen Verfahrensinhalte für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisen (GoBD Rz. 154). Unser Ratschlag: die Aktualisierung der Verfahrensdokumentation sollte immer mit Versionierung und Änderungshistorie vorgenommen werden. Der typische Aktualisierungs-Zyklus ist: kurz bevor der Prüfer kommt. Ein sinnvoller Zyklus wäre: jährliches Update nach dem Jahresabschluss. Je regelmäßiger und routinierter die Aktualissierung erfolgt, desto weniger Aufwand muss i.d.r. betrieben werden. Seite 3

4 4. Was sind die rechtlichen Folgen bei mangelhafter oder fehlerhafter Verfahrensdokumentation? Allein die mangelhafte Verfahrensdokumentation beeinträchtigt die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht (GoBD Rz. 155) dies führt nicht zum Verwerfen der Buchführung! Werden allerdings Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsgemäß (GoBD Rz. 104). Eine solche, formell ordnungswidrige Buchführung, zieht ernsthafte Zweifel an der sachlichen Richtigkeit nach sich und berechtigt zur Schätzung. Dann ist die Beweiskraft der Buchführung nach 158 AO dahin. Die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen sind dann nicht oder nicht mehr uneingeschränkt der Besteuerung zugrunde zu legen. Der vom Gesetzgeber eingeräumte Vertrauensvorschuss ist verspielt und die Buchführung kann ganz oder teilweise verworfen werden und der Weg zur (Teil-) Schätzung ist dann frei. 5. Was müssen Sie hinsichtlich Ihrer IT und Ihrer Organisation beachten? Um den Vorschriften der GoBD zu genügen, müssen Daten und Dokumente während ihrer gesamten Aufbewahrungszeit abrufbar sein. Darüber hinaus werden folgende Forderungen an die Daten gestellt: Die Daten müssen sein. unveränderbar nachvollziehbar vollständig richtig jederzeit verfügbar maschinell auswertbar Seite 4

5 Um diese Anforderungen technisch umsetzen zu können, ist ein Archiv-System / Dokumenten-Management-System notwendig. Häufig wird in diesem Zuge die Revisionssicherheit der Software gefordert. Allerdings kann die beste Software nicht revisionssicher sein, wenn die Organisation dahinter und die Hardware als Grundlage nicht den Anforderungen entsprechen. Daher muss in der Verfahrensdokumentation auch auf diesen Aspekt eingegangen werden und Änderungen auch an der technischen Umgebung müssen aktuell dokumentiert werden. 6. Eine Verfahrensdokumentation ist unabdingbar! In der Verfahrensdokumentation beschreibt das Unternehmen seine organisatorischen und technischen Pro zesse und weist nach, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und speziell der GoBD erfüllt sind. 7. Sie haben Fragen? Wir sind für Sie da! Wir beraten Sie hinsichtlich Ihrer IT und organisatorischen Prozesse und helfen Ihnen bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation. In Kombination mit Starke-DMS liefern wir zudem ein Archiv- und Dokumenten-Management-System, dessen Rechtskonformität vom TÜV Hessen zertifiziert wurde. Bitte nehmen Sie Kontakt auf: Ihr Ansprechpartner: Sebastian Hoffmann sh@itd360.de Ihr Ansprechpartner: Eike Ehrhardt e.ehrhardt@office360.de Wir sind ein nach ISO 9001 zertifiziertes Unternehmen Seite 5