GoBD und digitale Betriebsprüfung: Was Sie als Unternehmer jetzt dringend wissen müssen, bevor der Prüfer mit dem Laptop kommt.

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1 GoBD und digitale Betriebsprüfung: Was Sie als Unternehmer jetzt dringend wissen müssen, bevor der Prüfer mit dem Laptop kommt. (Lohndaten, Sozialabgaben, Buchführung) DATEV eg; alle Rechte vorbehalten

2 Anzahl der Betriebe in Deutschland Großbetriebe Mittelbetriebe Kleinbetriebe Kleinstbetriebe Summe Die Ermittlung der Betriebszahlen und Einordnung in die Größenklassen erfolgt in der Regel alle drei Jahre. Die letzte Einordnung fand zum 1. Januar 2013 statt. Dabei wurden die Abgrenzungsmerkmale zugrunde gelegt, wie sie mit BMF-Schreiben vom 22. Juni 2012 (BStBl I S. 689) bekannt gegeben wurden. igz Landeskongress 2

3 Zahl der abgeschlossenen Prüfungsfälle in Deutschland Großbetriebe Mittelbetriebe Kleinbetriebe & Kleinstbetriebe igz Landeskongress 3

4 Zahl der Betriebsprüfer & Mehrergebnis in Deutschland Zahl der Betriebsprüfer Mehrsteuern aus Prüfungen in Mio Euro igz Landeskongress 4

5 GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

6 Elektronische Betriebsprüfung Pflichten und Aufgaben von Unternehmen Für die Einhaltung der GoBD (früher GoBS & GDPdU) ist auch bei einer DV-Buchführung allein der Unternehmer verantwortlich. Ziel der GoBD (ehemals GoBS): Ein sachverständiger Dritter muss in angemessener Zeit in die Lage versetzt werden, den Nachweis der Geschäftsvorfälle und deren Verarbeitung nachvollziehen zu können. auch bei fremd erstellten DV-Buchführungssystemen und durch Fremdfirmen/Privatpersonen erstellte DV-Buchführung igz Landeskongress 6

7 Elektronische Betriebsprüfung Pflichten und Aufgaben von Unternehmen Grundsätze der Aufbewahrungspflicht Basis bilden die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen Gemäß 147 Abs. 3 AO. Gesetzliche Aufbewahrungspflicht: Jedes Dokument muss in seiner originären Form aufbewahrt werden. Die Pflicht zur Aufbewahrung liegt grundsätzlich beim Steuerpflichtigen. Unterscheidung zwischen originären Papierdokumenten und originären digitalen Dokumenten. Originäre Papierdokumente dürfen gescannt und archiviert werden. Aufbewahrungspflicht für Dokumente vom Unternehmen (z. B. Buchungsbelege, Steuerbescheide) liegt beim Unternehmen selbst. igz Landeskongress 7

8 Die Taktik der Finanzverwaltung GoBD Zusammenhänge: von der E-Bilanz bis zur Betriebsprüfung E-Bilanz XBRL-Datei Finanzamt automatisierte Veranlagung Steuerberater Daten vermehrt digital ESt-/KSt- Deklaration Abweichungsanalysen auf Basis XBRL-Daten veranlagt Unternehmen risikoorientierte Prüfung häufiger die Richtigen prüfen Betriebsprüfung Die progressive und retrograde Prüfung gilt nicht nur vom Beleg bis zum Jahresabschluss, sondern auch vom Beleg bis zur Steuererklärung und zurück (GoBD Rz. 33). igz Landeskongress 8

9 Kurzüberblick GoBD Die Regelungen gelten sowohl für die doppelte Buchführung als auch explizit für sonstige Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten (insbesondere auch für Einnahmenüberschussrechner). Sie umfassen auch die Vor- und Nebensysteme der Buchführung bzw. Aufzeichnungen (z. B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung). igz Landeskongress 9

10 GoBD betroffene Prozesse und IT-Systeme (GoBD Rz. 16/20) Warenwirtschaft Faktura Rechnungsausgangsbuch Materialwirtschaft Kassen Finanzbuchführung Jahresabschluss A Rechnungseingangsbuch Gewinn P Fahrtenbuch Taxameter Berechnungen von Darlehen, Eigenverbrauch (Steuer)- Rückstellungen, Bestandsveränderungen... (Vor-)Systeme mit Grundaufzeichnungsfunktionen (Haupt-)Systeme mit Journal-/ Kontenfunktionen Zeiterfassung für Lohn/Faktura Lohnabrechnung Anlagenb führung uchführung Anlagenbuch- Archivsysteme igz Landeskongress 10

11 Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend) Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen Grundsätzlich gelten Aufzeichnungen mit Belegcharakter oder in Grundbüchern (z. B. Eingangs- und Ausgangsbücher) mit dem Zeitpunkt der erstmaligen Erfassung (nicht zwingend IT-gestützt) als unveränderbar. Das gilt auch für Vor- und Nebensysteme (z. B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung). Die buchungstechnische Erfassung unter Einsatz eines IT-Systems und deren Unveränderbarkeit (Festschreibung) unterliegt erstmals konkreten Fristen, die sich am Termin der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) orientieren. igz Landeskongress 11

12 Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend) Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen Bestimmte Formate (Microsoft Office) und Aufbewahrungsformen (z. B. Dateisystem) erfüllen ohne weitere Maßnahmen nicht die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen. Stammdaten mit Einfluss auf Buchungen oder IT-gestützte Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar sein (z. B. durch Historisierung, Protokollierung, Verfahrensdokumentation). igz Landeskongress 12

13 Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend) Wie können Aufzeichnungen bzw. Dokumente in elektronischer Form GoBD konform aufbewahrt werden? Die Anforderungen zur Aufbewahrung und Unveränderbarkeit von elektronischen Dokumenten kann über die Ablage in einem revisionssicheren Dokumentenmanagement-System (DMS) erfüllt werden. Erfolgt die Ablage in einem nicht revisionssicheren System müssen zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden (GoBD Rz 110). Kombination aus regelmäßigen Sicherungen Zugriffsschutz auf die Ablageorte auf dem Rechner eine Verfahrensdokumentation mit Erläuterung der Maßnahmen igz Landeskongress 13

14 Noch Fragen, Anmerkungen, Anregungen? igz Landeskongress 14

15 Haben wir Ihr Interesse geweckt? Thomas Biermann DATEV eg Telefon Internet igz Landeskongress