Sicher durch die GoBD Auswirkungen auf die Arbeitsprozesse rund um die DATEV- Programme. Januar 2015

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1 Sicher durch die GoBD Auswirkungen auf die Arbeitsprozesse rund um die DATEV- Programme Januar 2015

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /01-02

3 Inhaltsübersicht Sicher durch die GoBD Auswirkungen auf die Arbeitsprozesse rund um die DATEV-Programme Seite 1. Einleitung 4 2. Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD 8 3. Was sind die praxisrelevanten Wirkungen der GoBD? Zusammenfassung, Checkliste mit Handlungsempfehlungen Informationsquellen und weitere Fortbildungsangebote 98 1

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5 Ihr Referent Sicher durch die GoBD Auswirkungen auf die Arbeitsprozesse rund um die DATEV-Programme Christian Neuser Teamleiter DATEV eg Inhalte 1. Einleitung 2. Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD 3. Was sind die praxisrelevanten Wirkungen der GoBD? 4. Zusammenfassung, Checkliste mit Handlungsempfehlungen 5. Informationsquellen und weitere Fortbildungsangebote 2015/01-02 DATEV eg; alle Rechte vorbehalten 3

6 Sicher durch die GoBD Auswirkungen auf die Arbeitsprozesse rund um die DATEV-Programme Inhalt 1. Einleitung 2. Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD 3. Was sind die praxisrelevanten Wirkungen der GoBD? 4. Zusammenfassung, Checkliste mit Handlungsempfehlungen 5. Informationsquellen und weitere Fortbildungsangebote 4

7 Einleitung Mit der Veröffentlichung des BMF-Schreibens am hat die Finanzverwaltung Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vorgelegt. Sie ersetzen mit Wirkung zum die jahrelang geltenden GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Sie sind von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen zu beachten. Die Quellenangaben in der nachfolgenden Unterlage beziehen sich auf dieses Schreiben. 5

8 Einleitung DATEV hat sich in enger Abstimmung mit den steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufsorganisationen und weiteren Wirtschaftsverbänden in Form von konstruktiver Kritik und zahlreichen praxisrelevanten Verbesserungsvorschlägen in die Entstehung der neuen Grundsatznormen eingebracht. Dennoch konnten nur bei einzelnen vorgebrachten Kritikpunkten Verbesserungen erzielt werden. Mit den bestehenden DATEV-Anwendungen kann (auch weiterhin) ordnungsgemäß gearbeitet werden und die GoBD eingehalten werden. In einigen Punkten können die originären Programmfunktionen alleine die Erfüllung der GoBD-Anforderungen nicht durchgängig und per se garantieren. Deshalb sind in der Praxis begleitende organisatorische Maßnahmen von Bedeutung, um das Risiko im Falle einer Außenprüfung zu reduzieren. Neben laufenden Informationen, Unterstützungsmaterialien und Schulungen passt DATEV die relevanten Produkte an einzelnen Stellen im Laufe des Jahres 2015 (mit Schwerpunkt Jahreswechsel 2015/2016) an, um ein GoBD-konformes Arbeiten bestmöglich zu unterstützen. In welchen Bereichen der täglichen Praxis der DATEV-Software-Nutzung die GoBD wirken, erfahren Sie in diesem Seminar. 6

9 Einleitung Nach diesem Seminar kennen Sie die Auswirkungen der GoBD auf die Software-gestützten Prozesse im betrieblichen Rechnungswesen und angrenzenden Prozessen Ihrer Kanzlei. können Sie entsprechende Maßnahmen für die Erstellungsprozesse in Ihrer Kanzlei ableiten. können Sie Ihre Mandanten diesbezüglich informieren und beraten. Hinweis Die GoBD stellen über das BMF-Schreiben die Sichtweise der Finanzverwaltung dar. Im Gegensatz zu den GoBS sind sie keine gemeinsame Sicht von Wirtschaft und Finanzverwaltung im Sinne einer Klammer um die handels- und steuerrechtlichen Ordnungsmäßigkeitsnormen. Die damit verbundenen rechtlichen Fragestellungen sind nicht Gegenstand dieses Seminars. Es werden ausschließlich die praktischen Fragestellungen in Verbindung mit dem Einsatz der DATEV- Software behandelt. 7

10 Sicher durch die GoBD Auswirkungen auf die Arbeitsprozesse rund um die DATEV-Programme Inhalt 1. Einleitung 2. Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD 3. Was sind die praxisrelevanten Wirkungen der GoBD? 4. Zusammenfassung, Checkliste mit Handlungsempfehlungen 5. Informationsquellen und weitere Fortbildungsangebote 8

11 Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD Überblick über die IT-Systeme, die in den GoBD als relevant angesehen werden (Rz 20 GoBD). Kassen Rechnungseingangsbuch = IT-Systeme mit steuerrelevanten Daten, die steuerliche Ergebnisse belegen oder verändern. Warenwirtschaft Faktura Rechnungsausgangsbuch Materialwirtschaft Finanzbuchführung Jahresabschluss A Bilanz P Gewinn USt-Verbindlichkeiten Fahrtenbuch Taxameter Berechnungen von Darlehen, Eigenverbrauch (Steuer)-Rückstellungen, Bestandsveränderungen... Systeme zur Steuerdeklaration Zeiterfassung für Lohn o. Faktura Lohnabrechnung Anlagenbuchführung Archivsysteme (u. a. DMS) 9

12 Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD Überblick über die Themen, die in den GoBD abgehandelt werden, mit Sicht auf den IT-Verarbeitungsprozess. Belegfunktion Journal, Konten(funktion) Aufbewahrung und maschinelle Auswertbarkeit Jeder Geschäftsvorfall muss belegt werden. Beispiele: Rechnung, Schnittstellen- Datei aus Faktura, Steuerbescheid Grundaufzeichnungsfunktion Beispiele: Kassenbuch, Rechnungseingangsbuch, Rechnungsausgangsbuch in Faktura-System Deklaration Finanzbuchführung mit Nebenbüchern Anlagen-, Offene Posten- Lohn u. Gehaltsbuchführung Umsatzsteuervoranmeldung Jahres-Steuererklärung, E-Bilanz Von digitalen Belegen, steuerrelevanten Dokumenten, Grundaufzeichnungen und Buchungen Tipp Beachten Sie auch Info-Datenbank-Dokument mit übergreifenden Informationen zu den GoBD! 10

13 Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD Die GoBD-Regelungen gelten auch für entsprechende Aufzeichnungspflichten von Nichtkaufleuten, also insbesondere der Gewinnermittlung nach 4 Abs. 3 EStG (u. a. Rz 50 vergleichbare Aufzeichnungen ). Der Grundsatz der Unveränderbarkeit gilt für Grund(buch)-Aufzeichnungen insbesondere in Vorsystemen grundsätzlich mit dem Zeitpunkt der Erfassung bzw. Autorisierung (Rz 58/59/108). Die Erfassung (als Grundaufzeichnung oder ggf. bereits als Buchungssatz) von unbaren Geschäftsvorfällen hat innerhalb von 10 Tagen zu erfolgen (Rz 47). Erfassung bedeutet in diesem Zusammenhang aber trotz sofort einsetzender Unveränderbarkeit nicht zwingend IT-gestützte Erfassung ( geordnete Belegablage). Werden bei der Erstellung der Bücher Geschäftsvorfälle nicht laufend, sondern nur periodenweise gebucht, dann kann eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen eines Monats bis zum Ablauf des folgenden Monats erfolgen (Rz 50). Erfassung in den Büchern bedeutet in diesem Zusammenhang Buchung mit Festschreibung. 11

14 Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD Es wird nicht beanstandet, wenn Waren- und Kostenrechnungen (Eingangsrechnungen), die innerhalb von acht Tagen nach Rechnungseingang oder innerhalb der ihrem gewöhnlichen Durchlauf durch den Betrieb entsprechenden Zeit beglichen werden, kontokorrentmäßig (z. B. Personenkonten) nicht erfasst werden (Rz 49). Umkehrschluss daraus ist die Pflicht zur kontokorrentmäßigen Erfassung von solchen Geschäftsvorfällen, die nicht innerhalb von acht Tagen beglichen werden. Die progressive und retrograde Prüfung gilt nicht nur vom Beleg bis zum Jahresabschluss, sondern auch vom Beleg bis zur Steuererklärung und zurück (Rz 33). Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (Rz 119). 12

15 Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD Die Funktion der Grund(buch)-Aufzeichnungen kann auf Dauer auch durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage erfüllt werden (Rz 46). Die Kontierung auf dem Beleg kann unter bestimmten Umständen wegfallen (Rz 64). Möglichkeit des ersetzenden Scannens (elektronische Archivierung i.v.m. Vernichtung von Papier) wird auf der Ebene der GoBD akzeptiert und konkretisiert (Rz 136ff). ZUGFeRD-Standard (Format für elektronische PDF-Rechnung) wird explizit unter Ordnungsmäßigkeitsgesichtspunkten akzeptiert (Rz 125). Erfüllung der Belegfunktion bei Dauersachverhalten : Bei (monatlichen) AfA-Buchungen nach Anschaffung eines abnutzbaren Wirtschaftsguts sei nach Auffassung der Finanzverwaltung der Anschaffungsbeleg mit der AfA-Bemessungsgrundlage und weiteren Parametern (z. B. Nutzungsdauer) aufbewahrungspflichtig. Aus der Verfahrensdokumentation und der ordnungsmäßigen Anwendung des Verfahrens muss der automatische Buchungsvorgang nachvollziehbar sein (Rz. 81 GoBD). Leider stellt die Finanzverwaltung nicht klar, dass Anschaffungsbelege nur für 10 Jahre aufbewahrungspflichtig sind, sodass zur Sicherheit eine Aufbewahrung über die gesamte Nutzungsdauer eines Wirtschaftsguts zu empfehlen ist. 13

16 Sicher durch die GoBD Auswirkungen auf die Arbeitsprozesse rund um die DATEV-Programme Inhalt 1. Einleitung 2. Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD 3. Was sind die praxisrelevanten Wirkungen der GoBD? 3.1 Im Prozess von der Rechnungsschreibung bis zur Umsatzsteuervoranmeldung in der internen Kanzlei-Buchführung 3.2 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten 3.3 In Unternehmen, die die Buchführung selbst erstellen 3.4 In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration 3.5 In der Personalwirtschaft 4. Zusammenfassung, Checkliste mit Handlungsempfehlungen 5. Informationsquellen und weitere Fortbildungsangebote 14

17 Im Prozess von der Rechnungsschreibung bis zur Umsatzsteuervoranmeldung in der internen Kanzlei-Buchführung Beispiel von der Rechnung bis zur UStVA in einer Kanzlei mit DATEV Eigenorganisation Unveränderbarkeit tritt ein Tätigkeit Zeiterfassung Auftrag/ Tätigkeit Zeiten übergeben als Vorschlag Rechnung vorläufig bearbeiten Zeiten Rechnung zuordnen Rechnung abschließen System DATEV Eigenorganisation classic Zeiten und Kostenmanagement DATEV Eigenorganisation classic Rechnungsschreibung Die Zeiterfassung in der Eigenorganisation stellt einen Teilprozess der Fakturierung bzw. Rechnungsschreibung dar. Sie ist in dem Sinne der GoBD relevant, sofern einzelne Aufwandsbuchungen als Grundlage für eine Rechnungserstellung dienen. Die Aufwandserfassung kann daher laut GoBD als ein Vorsystem für Grund(buch)-Aufzeichnungen verstanden werden. Das Datum der endgültigen Fakturierung einer Rechnung ist hierbei gleichzusetzen mit dem einer Festschreibung. Ab dem Zeitpunkt der Fakturierung dürfen zugeordnete Positionen aus der Zeiterfassung (Aufwandsbuchungen) bzw. die Rechnung als Ganzes nicht mehr erfasst, geändert oder gelöscht werden. (Unveränderbarkeit RZ 58/59 GoBD und Info-Datenbank-Dokument , , zu EO compact/classic/comfort pro). 15

18 Im Prozess von der Rechnungsschreibung bis zur Umsatzsteuervoranmeldung in der internen Kanzlei-Buchführung Beispiel von der Rechnung bis zur UStVA in einer Kanzlei mit DATEV Eigenorganisation Unveränderbarkeit tritt ein Tätigkeit Stapelverarbeitung der Rechnungen aus der Eigenorganisation Festschreibung Abgabe UStVA/ ZM System Finanzbuchführungs-System (Hauptbuch) Kanzlei-Rechnungswesen pro Empfehlung In der Finanzbuchführung sollte die endgültige Autorisierung (= Buchung bzw. Festschreibung) der erfassten Buchungssätze spätestens zum Zeitpunkt vor der Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung erfolgen (Rz 50 GoBD). Mehr dazu erfahren Sie im nächsten Kapitel. 16

19 Im Prozess von der Rechnungsschreibung bis zur Umsatzsteuervoranmeldung in der internen Kanzlei-Buchführung Empfehlung Um in Eigenorganisation compact/classic pro nach den Regeln der GoBD arbeiten zu können, bedarf es Einstellungen in der Nutzungskontrolle im Bereich der Rechnungsschreibung. Über diese Einstellungen kann sichergestellt werden, dass Aufwandsbuchungen, die einer Rechnung zugeordnet wurden, nach endgültiger Rechnungstellung (oder Abrechnung des Teil-/Auftrags) nicht mehr selektiert und daher nicht mehr geändert werden können oder die Zuordnung gelöst werden kann. Dadurch ist eine Unveränderbarkeit von abgerechneten und damit festgeschriebenen Aufwandsbuchungen gewährleistet. Wird eine Rechnung storniert, können die Zeiten wieder neu zugeordnet werden. Hintergrundinformationen finden Sie in den Dokumenten der Info-Datenbank-Dokument und

20 Im Prozess von der Rechnungsschreibung bis zur Umsatzsteuervoranmeldung in der internen Kanzlei-Buchführung Eigenorganisation compact/classic pro GoBD relevanter Strukturbaum der Nutzungskontrolle 18

21 Im Prozess von der Rechnungsschreibung bis zur Umsatzsteuervoranmeldung in der internen Kanzlei-Buchführung Empfehlung In Eigenorganisation comfort pro kann in der Anwendung selbst (also nicht in der Nutzungskontrolle) geregelt werden, ob Aufwandsbuchungen nach der Fakturierung verändert werden können. Hintergrundinformationen finden Sie im Info-Dokument Eigenorganisation comfort pro Auftragseinstellung zur Zulässigkeit der Aufwandserfassung 19

22 Im Prozess von der Rechnungsschreibung bis zur Umsatzsteuervoranmeldung in der internen Kanzlei-Buchführung Empfehlung Wollen Sie die Einstellmöglichkeit in der Anwendung für bestimmte Nutzer sperren, dann regeln Sie dies entsprechend der nachfolgenden Darstellung in der Nutzungskontrolle. Eigenorganisation comfort pro GoBD relevanter Strukturbaum in der Nutzungskontrolle 20

23 Im Prozess von der Rechnungsschreibung bis zur Umsatzsteuervoranmeldung in der internen Kanzlei-Buchführung Empfehlung Mit Fakturierung eines (Teil-)Auftrags oder einer Rechnung werden die kalkulierten Gebühren sowie die zu Grunde liegenden Gegenstandswerte unveränderbar im System gespeichert. Ausschließlich das Stornieren einer Rechnung lässt die Änderung der Daten wieder zu. Das Stornieren wird dabei gleichzeitig unveränderbar im System gespeichert. In Eigenorganisation classic können Sie verarbeitete Rechnungen automatisch im Dokumentenmanagementsystem ablegen. Stornierte Rechnungen können einzeln über die Druckausgabe in PDF abgelegt werden. Eigenorganisation compact/classic pro Rechnungen automatisch ablegen 21

24 Im Prozess von der Rechnungsschreibung bis zur Umsatzsteuervoranmeldung in der internen Kanzlei-Buchführung Empfehlung Die fakturierten und stornierten Rechnungen können in Eigenorganisation comfort automatisch in einem Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden, was eine Nachvollziehbarkeit der gedruckten Rechnungen gewährleistet. Eigenorganisation comfort pro Rechnungen automatisch ablegen 22

25 Im Prozess von der Rechnungsschreibung bis zur Umsatzsteuervoranmeldung in der internen Kanzlei-Buchführung Hinweis Je nach Organisationsform der Kanzlei und je nach Strenge der Regelauslegung des GoBD-BMF- Schreibens kann es gewünscht sein, weitere Zugriffsregeln zu definieren. Zusätzlich existieren über die Nutzungskontrolle Möglichkeiten, Teilbereiche innerhalb der Fakturierung, oder aber die Fakturierung in Gänze, zu sperren. Hiermit kann bspw. sowohl die Nachbearbeitung einer gedruckten Rechnung, als auch die Stornierung einer Rechnung unterbunden werden. Gleichzeitig kann der grundsätzliche Abrechnungsprozess auf den berechtigten Personenkreis eingeschränkt werden. Unter Berücksichtigung dieser Tatsachen kann programmseitig und organisatorisch sichergestellt werden, dass eine Unveränderbarkeit aller Rechnungsdaten gewährleistet ist. Details dazu und zur Festschreibung von Posteingängen und Postausgängen finden Sie in: Info-Datenbank-Dokument zu GoBD Nummer Eigenorganisation compact Eigenorganisation classic Eigenorganisation comfort

26 Im Prozess von der Rechnungsschreibung bis zur Umsatzsteuervoranmeldung in der internen Kanzlei-Buchführung Zentrale Stammdaten (Info-Datenbank-Dokument ) Änderungen in den Zentralen Stammdaten sind anhand der Änderungshistorie (vgl. Info- Datenbank-Dokument ) nachvollziehbar. Die Dokumentation dieser Änderungen ist unveränderbar und somit GoBD-konform. 24

27 Im Prozess von der Rechnungsschreibung bis zur Umsatzsteuervoranmeldung in der internen Kanzlei-Buchführung Zentrale Stammdaten (Info-Datenbank-Dokument ) Beispiel: der Umzug eines Mandanten. 25

28 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 1: Mandant praktiziert eine geordnete Belegablage, der Pendelordner geht mit Papierbelegen in die Kanzlei. Fall 2: Mandant digitalisiert Belege in DATEV Unternehmen online. Fall 3: Mandant nutzt die Geschäftsbücher in DATEV Unternehmen online mit/ohne digitale(n) Belege(n). Fall 4: Mandant führt Grundaufzeichnungen über Kassen- und Warenerfassung für Office von DATEV. Fall 5: Mandant erfasst in einem DATEV-Rechnungswesen-Programm vor, die Kanzlei bucht. Fall 6: Mandant übergibt die Ausgangsrechnungen aus seinem Fakturierungs- System monatlich in Dateiform der Kanzlei. Die restlichen Belege werden in Papierform eingereicht. 26

29 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 1: Mandant praktiziert eine geordnete Belegablage, der Pendelordner geht mit Papierbelegen in die Kanzlei. Hinweis Ein periodischer Belegaustausch (monatlich, vierteljährlich, jährlich) ist somit weiterhin möglich UStVA/ZM Mandant Geordnete Belegablage in Papierform Kanzlei Finanzbuchführung Sofern die Belege nicht innerhalb der angegebenen Fristen in einem IT-System erfasst werden, können nach Rz 46 GoBD die Anforderungen an die Einhaltung der so genannten Grund(buch)-Aufzeichnungen auch durch eine geordnete, fortlaufende, übersichtliche und zeitlich unmittelbare Belegablage erfüllt werden. Eine kurze Verfahrensbeschreibung unterstützt die Beweiskraft der geordneten Belegablage. 27

30 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 1: Mandant praktiziert eine geordnete Belegablage, der Pendelordner geht mit Papierbelegen in die Kanzlei. Welche Punkte sind für den Mandanten bei der Belegsicherung und -ordnung wichtig, müssen die Belege alle 10 Tage in einem System erfasst werden? Hinweis Die GoBD konkretisieren, dass Belege binnen 10 Tagen erfasst werden sollen. Erfassen bedeutet in diesem Zusammenhang, dass durch den Mandanten mindestens eine Belegidentifikation, -sichtung, -sicherung und geordnete Ablage erfolgt, die auch z. B. in einem Ordner vorgenommen werden kann. Es ist nicht die Erfassung im IT-System Buchführung gemeint. Sofern eine solche Ablage vorliegt, werden die Anforderungen an eine so genannte Grund(buch)- Aufzeichnung erfüllt und eine IT-technische Erfassung (z. B. in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro) kann auch zu einem späteren Zeitpunkt z. B. in der Kanzlei erfolgen. 28

31 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 1: Mandant praktiziert eine geordnete Belegablage, der Pendelordner geht mit Papierbelegen in die Kanzlei. Was sollte beachtet werden, wenn die geordnete Ablage von Belegen die Einhaltung der Grundaufzeichnungsfunktion erfüllen sollen? Empfehlung Es sollte ein klar geregelter und dokumentierter Prozess vorliegen, in dem vor allem folgende Punkte dargestellt werden: Wie ist der Belegeingang und die Belegidentifikation organisiert? Wie wird die Vollständigkeit der gesammelten Belege sichergestellt? Nach welchem Ordnungssystem erfolgt die Ablage der Belege und an welchem Ort? Wie ist der Ablageort (z. B. Ordner) vor Zugriffen Unbefugter und Verlust geschützt? Wer darf Zugriff auf den Ordner nehmen und Belege einsortieren? In welchen Abständen und auf welchem Weg erhält die Kanzlei die Belege? Wie wird abgesichert, dass die oben genannten Aspekte allen relevanten Personen bekannt sind und regelmäßig beachtet werden? 29

32 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 1: Mandant praktiziert eine geordnete Belegablage, der Pendelordner geht mit Papierbelegen in die Kanzlei. Was sollte beachtet werden, wenn Belege insbesondere Eingangsrechnungen nicht in Papierform, sondern in elektronischer Form eingehen? Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form (GoBD Rz 119) Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege). Die Anforderungen zur Aufbewahrung und Unveränderbarkeit von elektronischen Dokumenten kann über die Ablage in einem revisionssicheren Dokumentenmanagement-System erfüllt werden. Erfolgt die Ablage in einem nicht revisionssicheren System, müssen zusätzliche organisatorische Maßnahmen ergriffen werden. 30

33 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 1: Mandant praktiziert eine geordnete Belegablage, der Pendelordner geht mit Papierbelegen in die Kanzlei. Können Belege in elektronischer Form auch weiterhin auf Dateisystemebene (z. B. Datenpfade im Windows-Dateisystem) abgelegt und aufbewahrt werden? Hinweis Grundsätzlich ja, auch wenn dies in den GoBD (Rz 110) problematisiert wird. Eine Ablage auf Dateisystemebene sollte aber nur dann erfolgen, wenn ergänzende Maßnahmen zum Zugriffsschutz der Daten und zu ihrer Unveränderbarkeit ergriffen und dokumentiert werden. Dies kann z. B. durch eine Kombination aus regelmäßigen Sicherungen, Zugriffsschutz auf die Ablageorte auf dem Rechner und eine Verfahrensdokumentation mit Erläuterung der Maßnahmen erfolgen. Bei größerem Belegvolumen sollte aber geprüft werden, ob die Beweiskraft eines Archivsystems, das den Nachweis der Unveränderbarkeit bzw. den Nachvollzug von Änderungen unterstützt (z. B. DATEV Unternehmen online, DMS), zweckmäßig ist. Es ist zu entscheiden und zu dokumentieren, ob der Mandant oder die Kanzlei die elektronische Aufbewahrung besorgt. 31

34 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 2: Mandant digitalisiert Belege in DATEV Unternehmen online. DATEV Unternehmen online Digitalisieren DATEV Belege online für eine geordnete Belegablage i.s.d. GoBD-Grundaufzeichnungsfunktion Zahlungen Mandant Bank Mandant Belegablage in Papierform für die Aufbewahrung Kanzlei DATEV Belegtransfer Finanzbuchführung UStVA/ZM Finanzamt Eine geordnete Belegablage kann nicht nur in Papierform, sondern auch in DATEV Unternehmen online dargestellt werden. Sofern die Belegablage dort erfolgt, kann die ITtechnische Erfassung der Buchungssätze (z. B. in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro) auch zu einem späteren Zeitpunkt (z. B. in der Kanzlei) erfolgen. Auch hier sind die Anforderungen an die Belegsicherung durch eine geordnete Ablage zu beachten (siehe die Ausführungen zu Fall 1) die durch die Verwendung des Systems aber leichter fällt. Im Rahmen des Digitalisierungsvorgangs ist die Vollständigkeit der Belege sicherzustellen. 32

35 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 3: Mandant nutzt die Geschäftsbücher in DATEV Unternehmen online mit/ohne digitale(n) Belege(n). DATEV Unternehmen online DATEV Belegtransfer DATEV Belege online für eine geordnete Belegablage i.s.d. GoBD-Grundaufzeichnungsfunktion DATEV Rechnungsbücher zur Generierung von Zahlungen und Lastschriften Mandant Bank Digitalisieren Kanzlei Mandant Finanzbuchführung (Hauptbuch) UStVA/ZM Finanzamt Belegablage in Papierform für die Aufbewahrung Das Unternehmen legt die Rechnungen mit Unterstützung der OCR- Erkennung in DATEV Unternehmen online für die Generierung von Zahlungen ab. Die Kanzlei nutzt diese Vorerfassung für die anschließende Erfassung/Buchung in der Finanzbuchführung. 33

36 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 3: Mandant nutzt die Geschäftsbücher in DATEV Unternehmen online mit/ohne digitale(n) Belege(n). Grundsätzlich gelten Aufzeichnungen mit Belegcharakter oder in Grundbüchern (z. B. Eingangsund Ausgangsbücher) laut GoBD mit dem Zeitpunkt der Erfassung (egal, ob auf dem Papier oder in einem IT-System) als unveränderbar. Bei Buchungssätzen lassen die GoBD aber weiterhin eine Vor- oder Stapelerfassung zu, die eine Kontrolle, ggf. Korrektur und Autorisierung durch die dafür vorgesehene Person (z. B. in der Kanzlei) ermöglicht. Dadurch kommt der qualitätssichernden Rolle des steuerlichen Beraters im Buchführungsprozess weiterhin eine unveränderte Bedeutung zu. Empfehlung Eine auf den konkreten Fall abgestellte Verfahrensdokumentation, in der die Aufgabenteilung zwischen Kanzlei und Unternehmen beschrieben wird, ist zu empfehlen. Darin sollte u. a. festgehalten werden, in welchen Zeitabständen der Mandant in den Rechnungsbüchern Belege erfasst und festschreibt. Eine Orientierung an den 10 Tagen wird empfohlen. 34

37 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 1: Mandant praktiziert eine geordnete Belegablage, der Pendelordner geht mit Papierbelegen in die Kanzlei. Fall 2: Mandant digitalisiert Belege in DATEV Unternehmen online. Fall 3: Mandant nutzt die Geschäftsbücher in DATEV Unternehmen online mit/ohne digitale(n) Belege(n). Fall 4: Fall 5: Mandant führt Grundaufzeichnungen Wenn Unternehmen über ihre Kassen-, Papierbelege Warenerfassung per Scanner Office von DATEV. digitalisieren, können die Papier-Originale dann vernichtet werden? Mandant erfasst in einem DATEV-Rechnungswesen-Programm vor, die Kanzlei bucht. Fall 6: Mandant übergibt die Ausgangsrechnungen aus seinem Fakturierungs- System monatlich in Dateiform der Kanzlei. Die restlichen Belege werden in Papierform eingereicht. 35

38 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Exkurs: Ersetzendes Scannen Voraussetzungen und rechtliches Umfeld Handels- und Steuerrecht: Die Vernichtung von Papieroriginalen ist bei Buchungsbelegen und Handelsbriefen zulässig, sofern sie in digitalisierter Form in einem revisionssicheren Archiv aufbewahrt werden. Beweiskraft vor Gericht: Gescannte Dokumente unterliegen der freien richterlichen Beweiswürdigung und haben damit denselben Beweiswert wie nicht unterschriebene papierhafte Dokumente. Diese Auffassung wurde in einer Simulationsstudie von Richtern bestätigt. Bei Dokumenten mit einer Originalunterschrift geht beim Scannen die Eigenschaft der Urkunde verloren, weshalb hier eine Risiko-Abwägung stattfinden muss. Unterlagen, bei denen die gesetzliche Schriftform verlangt wird (z. B. notarielle Urkunden, Mietverträge mit über einem Jahr Laufzeit, Arbeitsverträge), sollten nicht ersetzend gescannt werden (d. h. zusätzlich im Papieroriginal aufbewahrt werden). Sonstige rechtliche Anforderungen können für einzelne Dokumente einschlägig sein und müssen im Einzelfall geprüft werden. 36

39 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Exkurs: Ersetzendes Scannen Voraussetzungen und rechtliches Umfeld 1. Geeignete Software DATEV Unternehmen online DATEV DMS classic pro 2. Verfahrensdokumentation Mustervorlage der BStBK und DStV Arbeitshilfe der DATEV? Zertifizierung Möglich, aber optional und für die Finanzverwaltung und das Gericht nicht bindend. Entscheidend sind die oberen Kriterien! 37

40 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Exkurs: Ersetzendes Scannen Voraussetzungen und rechtliches Umfeld Mehr Informationen unter: 38

41 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Exkurs: Ersetzendes Scannen Voraussetzungen und rechtliches Umfeld Besteht die Möglichkeit, das vorhandene oder geplante IT-Buchführungssystem (Gesamtheit aus Hardware/Software/Organisation) von der Finanzverwaltung als GoBD-konform zertifizieren zu lassen? Nein. Insbesondere die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination der DV-Systeme sowie deren individueller praktischer Einsatz lassen keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzverwaltung zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software zu. Zertifikate Dritter entfalten gegenüber der Finanzverwaltung keine Bindungswirkung (GoBD Rz 179). Im Übrigen hängt die Ordnungsmäßigkeit eines im Rechnungswesen eingesetzten Verfahrens letztlich von mehreren Kriterien ab (z. B. auch von der Richtigkeit und Vollständigkeit der eingegebenen Daten und der ordnungsgemäßen Anwendung). Weitere Informationen zum Thema ersetzendes Scannen erhalten Sie unter: 39

42 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 4: Mandant führt Grundaufzeichnungen über Kassen-, Warenerfassung Office von DATEV. Mandant Geordnete Belegablage in Papierform DATEV Kassen- und Warenerfassung für Office Ausgabe Erfassungsstapel Versand per -Anhang Finanzbuchführung Kanzlei UStVA/ ZM Finanzamt Die DATEV plant GoBD-bedingte Anpassungen in dieser Lösung zum Februar 2015 (angepasste Hinweis zum ordnungsgemäßen Einsatz) und zum Jahreswechsel 2015/16 (mehr Protokollierungen). Aber auch für eine Office-basierende Anwendung mit umfangreichen Protokollierungen gilt, dass sie von der Finanzverwaltung bezüglich der Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen angezweifelt wird. Empfehlung Somit kann nur eine stringente Arbeitsweise verbunden mit einer entsprechenden auf den konkreten Fall abgestellten Verfahrensdokumentation diese System-bedingten Angriffspunkte entschärfen. Bewahren Sie die Importdatei auf. Alternativ kann das Kassenbuch in DATEV Unternehmen online genutzt werden, in dem eine tägliche Festschreibung möglich ist. 40

43 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 5: Mandant erfasst in einem DATEV-Rechnungswesen-Programm vor, die Kanzlei bucht. Mandant Geordnete Belegablage in Papierform Vorerfassung für die Kanzlei DATEV Rechnungswesen (häufig compact) Vorerfassung Ausgabe Erfassungsstapel Versand z. B. per -Anhang Kanzlei Finanzbuchführung UStVA/ ZM Finanzamt Hinweis Ihr Mandant erfasst die Geschäftsvorfälle in einem Rechnungswesen-Programm vor und übergibt diese zur weiteren Bearbeitung (Durchsicht, ggf. Korrektur und Ergänzung) und Erstellung einer Umsatzsteuer-Voranmeldung an die Kanzlei (im DATEV- bzw. ASCII-Format). In diesen Fällen liegt der Buchungszeitpunkt (finale Autorisierung) in der Kanzlei. Auch hier sind die Anforderungen an die Belegsicherung durch eine geordnete Ablage zu beachten (siehe die Ausführungen zu Fall 1). Eine Verfahrensbeschreibung sollte die Aufgabenteilung zwischen Kanzlei und Mandant dokumentieren und regeln, wie die in den GoBD konkretisierte Frist für die Festschreibung im Anschluss an die Erfassung ( bis zum Ablauf des Folgemonats ) eingehalten werden kann. 41

44 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 6: Mandant übergibt die Ausgangsrechnungen aus seinem Fakturierungs- System monatlich in Dateiform der Kanzlei. Die restlichen Belege werden in Papierform eingereicht. Eingangsrechnungen und Kassenbelege Mandant Geordnete Belegablage in Papierform Import über Stapelverarbeitung Waren- wirtschaft- Faktura- System Ausgangsrechng. Buchungsstapel Finanzbuchführung Kanzlei UStVA/ ZM Finanzamt = Grundaufzeichnungen nach GoBD Datei per -Anhang Empfehlung Aufbewahrung der Schnittstellen-Datei unveränderbar und in maschinell auswertbarer Form, wenn dies im Vorsystem nicht möglich oder gewährleistet ist. der Fehlerprotokolle der Stapelverarbeitung Protokollierung von manuellen Anpassungen in der Finanzbuchführung 42

45 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 6: Mandant übergibt die Ausgangsrechnungen aus seinem Fakturierungs- System monatlich in Dateiform der Kanzlei. Die restlichen Belege werden in Papierform eingereicht. Beispiel Die Steuerfachangestellte K der Musterkanzlei übernimmt monatlich ca. 500 Ausgangsrechnungen eines Mandanten über den ASCII-Import in die Stapelverarbeitung. Es werden Umsätze zu 7% und 19% getätigt. Seit einigen Wochen arbeitet ein neuer Mitarbeiter M an der Bereitstellung der Daten im Mandanten-Unternehmen. Er parametrisiert das Rechnungsschreibungsprogramm. Beim Import der Buchungen des aktuellen Monats März kommt es nun zum ersten Mal zu einer Fehlermeldung. Was kann Frau K in der Kanzlei nun tun? 43

46 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 6: Mandant übergibt die Ausgangsrechnungen aus seinem Fakturierungs- System monatlich in Dateiform der Kanzlei. Die restlichen Belege werden in Papierform eingereicht. Fortsetzung Beispiel Es wird ein von der DATEV im Standard gesperrtes Erlöskonto angesprochen. Frau K ist verunsichert und ruft bei dem Unternehmen an. Sie erfährt dabei, dass zusätzlich zu diesem Fehler zahlreiche Rechnungen auf das falsche Erlöskonto abgestellt wurden. Sie hätten eigentlich statt auf 8300/4300 ff. mit dem 7% ermäßigten Steuersatz auf 8400/4400 ff. mit dem Regelsatz 19% gebucht werden müssen. Die USt- Differenz hätte monatlich ca EUR betragen. Für diese Datensätze kam keine Fehlermeldung, da das Finanzbuchführungs-System solche Daten ja verarbeiten können muss. Das Wissen über den Steuersachverhalt liegt im Vorsystem also beim Mandanten. Was kann Frau K in der Kanzlei nun tun? 44

47 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 6 Generell zu häufigen Fehlern beim Datenimport aus Vorsystemen: Fehlermöglichkeit 1: Es wird ein gesperrtes Konto angesprochen. Durch die Buchungssperre in den Stammdaten wird ein Fehlerhinweis ausgegeben. Fehlermöglichkeit 2: Es wird ein Konto mit einem falschen Kontenzweck angesprochen (sonstige betriebliche Erträge anstatt Umsatzerlöse). Fehlermöglichkeit 3: Es wird aus Versehen ein Konto mit einer Steuerfunktion angesprochen, die nicht dem steuerlichen Inhalt des Belegs entspricht. 45

48 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 6 * 4400 Praktiker-Lösung Frau K hat eine DATEV-Schulung besucht, in der sie wertvolle Hinweise für das effiziente Arbeiten mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen bekommen hat. Sie drückt im geöffneten Buchungsstapel die Tasten STRG+E, um die Buchungen bereichsweise zu ändern. So werden in wenigen Augenblicken die richtigen Erlöskonten angesprochen und somit eine korrekte UStVA erstellt. Wie bewerten Sie diesen Lösungsweg aus Sicht der Ordnungsmäßigkeitsregeln? 46

49 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 6: Mandant übergibt die Ausgangsrechnungen aus seinem Fakturierungs- System monatlich in Dateiform der Kanzlei. Die restlichen Belege werden in Papierform eingereicht. Hinweis Das Rechnungsausgangsbuch eines Fakturierungssystems stellt eine Grundaufzeichnung dar. Die Datensätze des Rechnungsausgangsbuchs und die Exportdatei haben eine Belegfunktion. Bei zeitlichem und organisatorischem Auseinanderfallen von Grund(buch)- Aufzeichnungen und der Verbuchung im Journal ist eine nicht protokollierte Änderung nach den GoBD Rz 84 in Verbindung mit Rz 58 und 59 nicht mehr zulässig. 47

50 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 6: Mandant übergibt die Ausgangsrechnungen aus seinem Fakturierungs- System monatlich in Dateiform der Kanzlei. Die restlichen Belege werden in Papierform eingereicht. Empfehlung In dem zuvor dargestellten Beispiel wäre die bessere Lösung im Sinne der GoBD gewesen, den Mandanten zu bitten, die Änderungen in dem Vorsystem vorzunehmen und eine neue Schnittstellendatei zu erstellen. Alternativ könnte man den manuellen Eingriff und die daraus erfolgten Wertänderungen dokumentieren. Wird in einer Jahre später stattfindenden Betriebsprüfung das Rechnungsausgangsbuch des Vorsystems mit den Ergebnissen der Finanzbuchführung abgeglichen, dann müssen die in der zuvor vorgestellten Praktikerlösung manuell vorgenommenen Änderungen und somit entstehenden Differenzen in angemessener Zeit erklärt werden können. Wichtig: Bewahren Sie im Zweifel die Schnittstellendateien auf, wenn Sie nicht sicher sind, dass diese im Vorsystem GoBD-konform archiviert werden können. Die Dateien erfüllen nach Rz 76 GoBD Belegfunktion, wenn keine bildhaften Urschriften empfangen werden. 48

51 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Exkurs: Festschreiben im Kontext der Finanzbuchführung, gültig für alle zuvor genannten Falltypen. Welche Regelungen gelten laut GoBD (Rz50)? Werden bei der Erstellung der Bücher Geschäftsvorfälle nicht laufend, sondern nur periodenweise gebucht, dann ist dies unter folgenden Voraussetzungen nicht zu beanstanden: Die Erfassung* der unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats erfolgt bis zum Ablauf des folgenden Monats in den Büchern bzw. den Büchern vergleichbaren Aufzeichnungen der Nichtbuchführungspflichtigen und durch organisatorische Vorkehrungen ist sichergestellt, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen, z. B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen, durch Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische Grund(buch)-Aufzeichnungen in Kassensystemen, Warenwirtschaftssystemen, Fakturierungssystemen etc. * Erfassung ist hier im Sinne einer autorisierten und somit unveränderbaren Buchung zu verstehen, nicht als Vorerfassung. 49

52 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Exkurs: Festschreiben im Kontext der Finanzbuchführung Welche Regelungen gelten laut GoBD (Rz50)? Der Zeitpunkt der Autorisierung (Buchungszeitpunkt) wird in den DATEV-Rechnungswesen- Programmen als Festschreibung bezeichnet. Ab diesem Zeitpunkt sind alle Änderungen lückenlos nachvollziehbar zu gestalten. Durch die GoBD werden die Anforderungen an zeitnahe und unveränderbare Buchungen konkretisiert und verschärft. Die genannte Frist ( bis zum Ablauf des Folgemonats ) führt bei zweckorientierter Auslegung im Regelfall zu einer Orientierung am Termin der UStVA als spätestem Moment, in dem die eingesetzte Software das Vorliegen festgeschriebener Buchungssätze im Ganzen überprüfen und sicherstellen kann. 50

53 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Exkurs: Festschreiben im Kontext der Finanzbuchführung Empfehlung Die Übermittlung der UStVA ist deshalb relevant, weil in diesem Zuge die Daten erstmals für Deklarationszwecke an Dritte (Finanzverwaltung) weitergegeben werden und der Nachweis von Änderungen und/oder Löschungen ab diesem Zeitpunkt besonderen Anforderungen unterliegt (Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit). Insofern sollten in der Kanzlei und ggf. auch zusammen mit dem Mandanten (insbesondere bei vorerfassenden oder selbstbuchenden Mandanten) der Umgang mit dieser Forderung im Prozess der Vorerfassung bis hin zur UStVA besprochen und festgelegt werden. Dabei sind auch Vor- und Nebensysteme zu beachten, in denen Buchungssätze verarbeitet werden. 51

54 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Festschreibung in der Praxis, mögliche Arbeitsweise, monatliche Erstellung Tätigkeit Belegeingang (laufend) Geord. Belegablage (10 Tage nach Eingang lfd.) Erfassung der Buchung Festschreibung (Dauerfristverlängerung) Abgabe Umsatzsteuervoranmeldung System Papierordner oder DATEV Belege online Finanzbuchführungs-/Jahresabschluss-System GoBD Grundaufzeichnungen i.s.v. Belegablage Buchungen (Journal, Hauptbuch, Konten) Der Unternehmer legt spätestens 10 Tage nach Entstehung des Geschäftsvorfalls seine Belege in einer geordneten Belegablage ab, das heißt die Belege sind zeitnah erfasst (Grundaufzeichnung). Die Erfassung/Buchung und Festschreibung im IT-Buchführungssystem erfolgt zeitversetzt im Folgemonat bzw. vor dem Umsatzsteuertermin. 52

55 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Festschreibung in der Praxis, mögliche Arbeitsweise, quartalsweise Erstellung Tätigkeit Belegeingang (laufend) Geord. Belegablage (10 Tage nach Eingang lfd.) Erfassung der Buchung Festschreibung Mandant unterliegt nicht der USt System Papierordner oder DATEV Belege online Finanzbuchführungs-/Jahresabschluss-System GoBD Grundaufzeichnungen i.s.v. Belegablage Buchungen (Journal, Hauptbuch, Konten) Der Unternehmer legt zeitnah alle 10 Tage seine Belege geordnet ab, das heißt die Belege sind zeitnah erfasst (Grundaufzeichnung). Wegen der branchenspezifischen Besonderheiten (z. B. Quartalsabrechnung von Leistungen bei Freiberuflern) erfolgt die Erstellung der Finanzbuchführung bzw. 4/3-Rechnung" quartalsweise. In diesen Fällen erfolgt die Erfassung und Festschreibung im IT-Buchführungssystem zeitversetzt spätestens zum Ende des Folgemonats nach buchungstechnischer Erfassung. 53

56 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Empfehlung Die Festschreibung erfolgt automatisch im Rahmen des Sendevorgangs an das Rechenzentrum; = empfohlene Vorgehensweise zum Umsatzsteuer-Termin. Über diesen Weg erfüllen Sie die Anforderungen der GoBD bezüglich der Unveränderbarkeit und der Archivierung (im Rechenzentrum) in einem Arbeitsgang. 54

57 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Buchungsstapel können auch unabhängig vom Sendevorgang festgeschrieben werden. Übertragen Sie die UStVA mit dem Telemodul und nicht über das Rechenzentrum, ist dies besonders zu beachten. 55

58 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Prüfen Sie, ob der Stapel OPOS-EB-Werte markiert wurde und ob Sie diesen tatsächlich festschreiben möchten. Wenn dieser Stapel festgeschrieben wird, wird die Übernahme veränderter OPOS-Salden aus dem Vorjahr nicht mehr automatisch durchgeführt. Die Salden müssen Sie in diesem Fall über Bestand Jahresübernahme Daten in das Folgejahr übergeben bzw. Daten aus dem Vorjahr übernehmen OPOS-Salden übernehmen. Empfehlung: Schreiben Sie den Stapel OPOS-EB-Werte fest, wenn die Offenen Posten des Vorjahres endgültig abgestimmt sind. 56

59 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Mögliche Einstellungen beim Festschreiben Empfehlung Um Lücken in den laufenden Buchungsnummern zu vermeiden, hinterlegen Sie hier die neue Durchnummerierung der Buchungen vor dem Festschreiben. 57

60 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Mögliche Einstellungen beim Festschreiben Aktivieren Sie diese Einstellung, dann werden die Beleginformationen der Bankkontoauszüge (elektronisches Bankbuchen) gelöscht. Das Gleiche gilt für die Belegtexte der vorerfassten Kassen und Rechnungsbücher. 58

61 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Mögliche Einstellungen beim Festschreiben Aktivieren Sie diese Einstellung, dann werden Protokollierungen Primanota (letzte Änderungen) beim Festschreiben gelöscht. Diese Protokollierung ist nur in den Rechnungswesen-Programmen verfügbar. Sie wird aktuell nicht auf die Rechnungswesen- Archiv-DVD übernommen. 59

62 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Wie kann übergreifend kontrolliert werden, ob eine Festschreibung erfolgt ist? Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang je nach Mengengerüst (Anzahl der Mandanten) mehrere Minuten in Anspruch nehmen kann. 60

63 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Wie kann übergreifend kontrolliert werden, ob eine Festschreibung erfolgt ist? 61

64 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Wie kann übergreifend kontrolliert werden, ob die UStVA/ZM übertragen wurde? Die Geschäftsfeldübersicht Buchführung im Arbeitsplatz zeigt die über das DATEV Rechenzentrum übertragenen (RZ-Dienstleistungen) Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Zusammenfassenden Meldungen. 62

65 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Ausblick: Programmanpassungen in den Rechnungswesen-Programmen zum Jahreswechsel 2015/2016 Festschreiben von Buchungsstapeln Mit der Jahreswechsel-Version 2015/2016 der DATEV pro-rechnungswesen-programme wird die Option Buchungsstapel festschreiben automatisch vorbelegt (gültig für Buchungsjahre ab dem , um keine Umstellung in laufenden Buchungsperioden zu erzwingen). Die Option Übermitteln ohne Festschreibung wird im Standard nicht mehr zur Verfügung stehen. Falls es dennoch erforderlich ist (in begründeten Ausnahmefällen), die Umsatzsteuer- Voranmeldung ohne Festschreibung zu übermitteln, können Sie die Funktion Übermitteln ohne Festschreibung manuell aktivieren. Dieser Vorgang wird im Programm protokolliert. 63

66 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Ausblick: Programmanpassungen in den Rechnungswesen-Programmen zum Jahreswechsel 2015/2016 Datenaustausch festgeschriebener Buchungsstapel im DATEV-/ASCII-Format Bislang können bereits festgeschriebene Buchungsstapel, die zwischen Kanzlei und Unternehmen im DATEV- bzw. ASCII-Format ausgetauscht wurden, nachträglich bearbeitet werden. Ab der Jahreswechsel-Version 2015/2016 ist eine nachträgliche Bearbeitung von im Unternehmen festgeschriebenen Buchungsstapeln in der Kanzlei nicht mehr möglich. Änderungen bzw. Stornierungen von Buchungen bereits festgeschriebener Buchungsstapel sind dann nur noch im Rahmen einer Generalumkehrbuchung möglich. Weitere Informationen zur Generalumkehrbuchung siehe Dok.-Nr Es besteht allerdings die Möglichkeit, in begründeten Ausnahmefällen die Festschreibung beim Import der Buchungsstapel manuell aufzuheben. Dieser Vorgang wird vom Programm dokumentiert. 64

67 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Festschreibung von Belegen in DATEV Unternehmen online Der Verzicht auf einen physischen Originalbeleg (z. B. bei gescannten Dokumenten) darf die Nachvollziehbarkeit des Geschäftsvorfalls sowie des betreffenden Buchungsvorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht beeinträchtigen. Die Verknüpfung zwischen Geschäftsvorfall und Dokument muss daher während der gesamten Aufbewahrungsfrist bestehen bleiben. DATEV stellt in Belege online/belegverwaltung online eine dauerhafte Verbindung zwischen Buchungssatz und digitalem Beleg sicher, indem die eindeutige Beleg-ID aus Belege online/belegverwaltung online mit dem Buchungssatz verknüpft wird. Es ist sicherzustellen, dass eine einmal getätigte Verknüpfung nicht versehentlich oder bewusst wieder aufgelöst wird. Dies muss zum einen durch geeignete Zugriffskontrollen und -berechtigungen und zum anderen durch zeitgerechtes und aufeinander abgestimmtes Festschreiben von gebuchten Belegen in Belege online/belegverwaltung online und Buchungssätzen in den DATEV pro-rechnungswesen-programmen erfolgen. 65

68 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Festschreibung von Belegen in Belege online Durch die Festschreibung wird der Beleg unveränderbar analog zu den Buchungen in Kanzlei- Rechnungswesen pro. 66

69 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Festschreibung von Belegen in Belegverwaltung online

70 In Unternehmen, die die Buchführung selbst erstellen Überblick über die IT-Systeme, die in einem Unternehmen als GoBD relevant angesehen werden können (Rz 20 GoBD). Kassen Rechnungseingangsbuch = IT-Systeme mit steuerrelevanten Daten, die steuerliche Ergebnisse belegen oder verändern. Warenwirtschaft Faktura Rechnungsausgangsbuch Materialwirtschaft Finanzbuchführung Jahresabschluss A Bilanz P Gewinn USt-Verbindlichkeiten Fahrtenbuch Taxameter Berechnungen von Darlehen, Eigenverbrauch (Steuer)-Rückstellungen, Bestandsveränderungen... Systeme zur Steuerdeklaration Zeiterfassung für Lohn o. Faktura Lohnabrechnung Anlagenbuchführung Archivsysteme (u. a. DMS) 68

71 In Unternehmen, die die Buchführung selbst erstellen Mandant erstellt die Finanzbuchführung und steuert sein Unternehmen über die Kostenrechnung. Was sollten selbstbuchende Mandanten, die auch die UStVA übermitteln, und deren Kanzleien beachten? Empfehlungen Informieren Sie Ihre Mandanten über die Regelungen der GoBD insbesondere im Hinblick auf 1. die Fristigkeiten für die Erfassung der Geschäftsvorfälle und deren endgültige Festschreibung (Unveränderbarkeit), 2. die eventuelle GoBD-Relevanz von Daten und Dokumenten in den verschiedenen IT-Systemen, 3. die Anforderungen an Schnittstellen zwischen den verschiedenen IT-Systemen und deren Transferdaten mit Belegcharakter, 4. die Anforderungen zur Unveränderbarkeit und Aufbewahrung von Daten und elektronischen Dokumenten. 5. Beim Einsatz von Software von anderen Anbietern sollte sich der Mandant informieren, in wie weit diese dem Regelwerk der GoBD entspricht. 69

72 In Unternehmen, die die Buchführung selbst erstellen Mandant erstellt die Finanzbuchführung und steuert sein Unternehmen über die Kostenrechnung. Hinweis Erstellt Ihr Mandant mit dem Modul DATEV Mittelstand Faktura pro/auftragswesen Rechnungen, dann sollte Info-Datenbank-Dokument beachtet werden. Was ist beim Einsatz eines Kostenrechnungssystems zu beachten? Die Daten der Kostenrechnung sind aufbewahrungspflichtig und steuerrelevant, wenn sie Belegfunktion erfüllen, z. B. zur Bewertung von Bilanzansätzen (halbfertige Arbeiten) oder als Grundlage für die Bemessung von Verrechnungspreisen. In diesen Fällen muss die Wertermittlung nachvollziehbar sein. Hierfür müssen (nur) die relevanten Daten bzw. Berechnungen in ein speicherbares Format überführt und entsprechend archiviert werden (GoBD Rz 5). Auswertungen der Kostenrechnung, die ausschließlich der betrieblichen Steuerung dienen, sind grundsätzlich nicht steuerrelevant. 70

73 In Unternehmen, die die Buchführung selbst erstellen Mandant erstellt die Finanzbuchführung und steuert sein Unternehmen über die Kostenrechnung. Empfehlungen Eine vordefinierte Trennung steuerrelevanter und nicht steuerrelevanter Daten in einem Kostenrechnungssystem ist praktisch nur schwer darstellbar. Aus diesem Grunde wird empfohlen, eventuelle relevante Auswertungen zu selektieren und für eine Aufbewahrung außerhalb des Kostenrechnungssystems zu exportieren. Details dazu finden Sie in dem Info-Datenbank- Dokument

74 In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Datenflüsse bei der Jahresabschluss-Erstellung im DATEV-System mit GoBD-Relevanz bezüglich Belegfunktion, Unveränderbarkeit und Aufbewahrung. Anlagenbuchführung Abschreibungen/Zuschr. Bewegungen wie Zugänge/Abgänge Umbuchungen etc. Arbeitspapiere in Office-Anwendungen mit steuerrelevanten Inhalten (= Belegfunktion) Finanzanalyse pro Kreditbuchungen wie Aufteilung von Zins/Tilgung/Gebühren Disagio-Verteilung Restlaufzeitvermerke Zinsabgrenzung Lohnabrechnung z. B. Urlaubsrückstellung Kostenrechnung Bewertung von Halbfertigen Arbeiten/Erzeugnissen, Selbst erstellten Anlagen, Verrechnungspreisen Jahresabschluss Kanzlei-Rechnungswesen pro Bilanzbericht/ Abschlussprüfung Anhang, Lagebericht Erläuterungsberichte mit Berechnungen mit Belegfunktion wie Rückstellungsberechnungen, Pauschal-Wertberichtigungen etc. KSt/GewSt/UStE Berechnung und Buchung der Rückstellungen Schnellberechnungen der Wirtschaftsberatung mit Belegfunktion, wie z. B. Rückstellungsberechnungen für Aufbewahrung, Abzinsung von Forderungen, Verbindlichkeiten o. Rückstellungen Manuelle Buchung des Ergebnisses des Vorsystems Digitale Buchung des Ergebnisses des Vorsystems möglich 72

75 In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Unveränderbarkeit Beispiel von der Rückstellungsberechnung bis zur E-Bilanz Tätigkeit Berechnung Urlaubsrückstellung Erfassung der Buchung oder Übernahme aus DATEV- Lohnprogramm Festschreibung Abgabe E-Bilanz System Arbeitspapier Excel oder Schnellberechnung Wirtschaftsberatung oder DATEV-Lohnprogramm Finanzbuchführungs-/Jahresabschluss-System Grundaufzeichnungen Buchungen (Journal, Hauptbuch, Konten) GoBD Zeitpunkt, zu dem die Unveränderbarkeit der Grundaufzeichnungen/Buchungen und der ihnen zu Grunde liegenden elektronischen Dokumente ( z. B. Arbeitspapiere) eintritt. 73

76 In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Regelungen der GoBD, die in der Jahresabschlusserstellung von Bedeutung sind, da in diesem Prozess viele Buchungen durch elektronische Dokumente (Arbeitspapiere) belegt werden, die Eigenbeleg-Charakter haben. Belegfunktion Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. [ ] Auf die Bezeichnung als Beleg kommt es nicht an.(rz 61). Unveränderbarkeit Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen kann sowohl hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) als auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleistet werden. Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten (GoBD Rz 110). 74

77 In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Regelungen der GoBD, die in der Jahresabschlusserstellung von Bedeutung sind, da in diesem Prozess viele Buchungen durch elektronische Dokumente (Arbeitspapiere) belegt werden, die Eigenbeleg-Charakter haben. Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form (GoBD Rz 119) Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege). 75

78 In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Wie können Aufzeichnungen bzw. Dokumente in elektronischer Form GoBD-konform aufbewahrt werden? Die Anforderungen zur Aufbewahrung und Unveränderbarkeit von elektronischen Dokumenten kann über die Ablage in einem revisionssicheren Dokumentenmanagement-System erfüllt werden. Erfolgt die Ablage in einem nicht revisionssicheren System müssen zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden. Im DATEV-System können zwei Lösungen zur Dokumentenablage/Aufbewahrung genutzt werden, zum einen die Digitale Dokumentenablage (revisionssicher in Verbindung mit organisatorischen Maßnahmen) und zum anderen DATEV DMS classic pro (revisionssicher als System). 76

79 In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Wie können Aufzeichnungen bzw. Dokumente in elektronischer Form GoBD-konform aufbewahrt werden? (keine abschließende Aufzählung) Kanzlei- Rechnungswesen pro u. a. Vorschau für E-Bilanz/e-Bundesanzeiger Arbeitspapiere in Office-Anwendungen mit steuerrelevanten Inhalten Kostenrechnung Bewertung von Halbfertigen Arbeiten/Erzeugnissen, Selbst erstellten Anlagen, Verrechnungspreisen KSt/GewSt/UStE Berechnungsergebnisse, individuelle Anlagen Dokumentenablage DATEV DMS pro Bilanzbericht/ Abschlussprüfung Vorschau für E-Bilanz/e-Bundesanzeiger Anhang, Lagebericht Erläuterungsberichte mit Arbeitspapiere aus Vorlagen mit Belegfunktion wie Rückstellungsberechnungen, Pauschal-Wertberichtigungen etc. Finanzanalyse pro Kreditbuchungen wie Aufteilung von Zins/Tilgung/Gebühren Disagio-Verteilung Restlaufzeitvermerke Zinsabgrenzung Schnellberechnungen der Wirtschaftsberatung mit Belegfunktion, wie z. B. Rückstellungsberechnungen für Aufbewahrung, Abzinsung von Forderungen, Verbindlichkeiten o. Rückstellungen 77

80 In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Berührungspunkte der GoBD in DATEV DMS classic pro (Info-Datenbank-Dokument ) DATEV DMS classic pro ist ein digitales zentrales Archiv für alle Arten von Dokumenten. Darüber hinaus stehen workflowunterstützende Funktionen zur Verfügung, mit welchen neben der reinen Archivierung auch Aufgaben, Genehmigungsprozesse und Wiedervorlagen abgebildet werden können. In DATEV DMS classic pro können unter anderem auch Dokumente und Belege archiviert werden, die bei einer vorangegangenen bzw. anschließenden Verarbeitung in leistungserstellenden Anwendungen (z. B. Auswertungen der Finanzbuchführung, des Jahresabschlusses, der Wirtschaftsberatung, der Steuerdeklaration) GoBD-relevant sind. Durch eine entsprechende technische Architektur (z. B. der zugriffsgeschützten und verschlüsselten Speicherung der Daten in virtuellen Speichermedien) als auch auf funktionaler Ebene wird (u. a. durch die Dokumenthistorie) in DATEV DMS classic pro sichergestellt, dass einzelne Bearbeitungsschritte, Dokumentversionen und -status jederzeit nachvollziehbar sind. Jede Änderung an einem archivierten Dokument wird in der Dokumenthistorie protokolliert, so dass jeder in DATEV DMS classic pro gespeicherte Zustand eines Dokuments wiederherstellbar ist. 78

81 In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Bei Aktualisierung eines Dokuments in der Steuerdeklaration und anschließender Übergabe nach DMS wird dort ein zweites Dokument angelegt. Anhand der Dokument-Nr. und dem Erstelldatum ist die Historie nachvollziehbar. Zudem lässt sich auch ein entsprechender Vermerk im Betreff hinterlegen. Die Löschung der (veralteten) Version ist zwar möglich, aber mit Blick auf die GoBD nicht zu empfehlen, da eine Wiederherstellung nur durch die DATEV-Entwicklungsabteilung möglich ist. 79

82 In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration 1 Beispiel für die Ausgabe einer Rückstellungsberechnung aus den Schnellberechnungen der Wirtschaftsberatung in ein Ablagesystem 2 80

83 In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration 1 Beispiel für die Ausgabe einer Rückstellungsberechnung aus den Schnellberechnungen der Wirtschaftsberatung in ein Ablagesystem 2 81

84 In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Berührungspunkte der GoBD in Dokumentenablage (Info-Datenbank-Dokument ) Empfehlungen In der Dokumentenablage können ebenfalls potentiell GoBD-relevante Dokumente und Belege gespeichert werden. Die Dokumentenablage bietet keine Möglichkeit, Änderungen an Dokumenten und deren Verschlagwortung vollständig nachzuvollziehen (z. B. keine Rekonstruktion der inhaltlichen Änderungen möglich), da in der Anwendung keine Historisierung und Versionierung erfolgt. Bei Auswertungen oder Dokumenten, die aus anderen DATEV-Programmen an die Dokumentenablage übergeben und gespeichert werden, empfehlen wir das Dateiformat PDF und das Attribut Schreibschutz bei Übergabe. Werden leicht änderbare Dateiformate (Office) für Dokumente mit Belegfunktion verwendet, sollte neben der Ablage des (auswertbaren) Originaldokuments eine Kopie in PDF abgelegt werden. Sofern potentiell GoBD-relevante Dokumente und Belege nachträglich bearbeitet werden, ist ein erneutes Ablegen zu empfehlen. 82

85 In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Um mit der Dokumentenablage GoBD-konform zu arbeiten, müssen ein ordnungsgemäßes Arbeiten sichergestellt und ergänzende Maßnahmen umgesetzt werden. Diese ergänzenden Maßnahmen beziehen sich auf Dokumentationsanforderungen und sicherheitssteigernde Maßnahmen am DV-System. Dokumentationsanforderungen Erstellen einer Organisationsanweisung zur Verhinderung von Dokumentänderungen an GoBDrelevanten Dokumenten bzw. zur Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit von Änderungen. Erstellen einer Organisationsanweisung für den Scanvorgang Erstellen einer Verfahrensdokumentation für die durchgeführten Maßnahmen Sicherheitssteigernde Maßnahmen am DV-System Sperre der endgültigen Löschung von Dokumenten auf DATEV-Anwendungsebene über die Nutzungskontrolle, weiteres in Info-Datenbank-Dokument

86 In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Sperre der endgültigen Löschung von Dokumenten Konfigurationseinstellungen und programmseitige Mechanismen auf DATEV-Anwendungsebene können Sie bei der Umsetzung der Maßnahmen unterstützen. Das endgültige Löschen von Dokumenten in der Dokumentenablage kann über die DATEV Nutzungskontrolle verhindert werden. Dafür muss folgende Einstellung erfolgen: Programme Eigenorganisation Dokumentenablage Dokumente Löschen Endgültig löschen 84

87 In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Empfehlungen zur Nutzung der Bilanzberichts-/Abschlussprüfungsprogramme zur Erfüllung der GoBD (Info-Datenbank-Dokument / ) Nach der Bearbeitung eines Dokumentes wie z. B. die Übermittlung der Abschlussdaten über den Assistenten zur Offenlegung beim Bundesanzeiger bzw. nach der elektronischen Übermittlung der Abschlussdaten an das Finanzamt möchten Sie dieses mit einem Schreibschutz versehen und für die Archivierung als PDF-Datei speichern. Zusätzlich soll der Status des Dokuments auf Fertiggestellt geändert werden. Empfehlung: Verwenden Sie dafür die Funktion Bearbeitung abschließen. So schließen Sie die Bearbeitung ab: 1. Wählen Sie im geöffneten Dokument Datei Bearbeitung abschließen. Das Fenster Bearbeitung abschließen wird geöffnet. 2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen bei folgenden Funktionen: Dokumentstatus auf und wählen Sie den Status Fertiggestellt Schreibschutz aktivieren Dokument an Dokumentenmanagement weitergeben Dokument speichern und schließen 85

88 In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Empfehlungen zur Nutzung der Bilanzberichts-/Abschlussprüfungsprogramme zur Erfüllung der GoBD (Info-Datenbank-Dokument / ) Empfehlungen zu Buchungen bei der Erstellung von handelsrechtlichen Jahresabschlüssen, E-Bilanzen und Meldungen an den Bundesanzeiger. Wenn Sie die Abschlussprüfungsprogramme für die o.g. Aufgabenstellungen verwenden, sollten Sie die erfassten Abschlussbuchungen zeitnah festschreiben (spätestens zum Zeitpunkt der Deklaration/Übertragung). Liegen die Buchungen in Kanzlei-Rechnungswesen pro, sind diese dort festzuschreiben. Liegen die Abschlussbuchungen in Abschlussprüfung classic/comfort (Fremdbuchführungsdaten bzw. importierte Summen und Salden) vor, dann muss die Festschreibung in dieser Anwendung erfolgen. Im geöffneten Dokument gehen Sie Registerkarte Buchungen, Multifunktionsleiste in der Gruppe Bearbeiten auf die Schaltfläche Buchungen festschreiben. 86

89 In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Empfehlungen zur Nutzung der Steuerdeklarationsprogramme zur Erfüllung der GoBD (Details in Info-Datenbank-Dokument / ) Die GoBD gelten entsprechend Rz. 183 für Veranlagungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen. Auswirkungen auf die DATEV-Steuerprogramme können erst mit den Versionen der Steuerprogramme für den Veranlagungszeitraum (VZ) 2015 entstehen, die Sie zum Jahreswechsel 2015/2016 erhalten werden. In Info-Datenbank-Dokument werden Sie rechtzeitig über die Anpassungen informiert. Zur Vorgehensweise bei der Ablage von individuellen Anlagen in DATEV DMS oder der DATEV Dokumentenablage konsultieren Sie das Info-Datenbank-Dokument

90 In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Möglichkeiten zum Schutz von Bearbeitungsständen im Jahresabschluss von Kanzlei-Rechnungswesen pro Sie können über das Menü Bestand komplette Wirtschaftsjahre vor einer weiteren Bearbeitung schützen und freigeben. In dieser Registerkarte wird die Sperrung der Bearbeitung für ein oder mehrere Wirtschaftsjahre vorgenommen. Dies bedeutet, dass Sie keine Änderungen mehr vornehmen können. Sie haben weiterhin einen lesenden Zugriff auf geschützte Wirtschaftsjahre. Sie können Bestände öffnen oder auch Auswertungen ausgeben. 88

91 In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Möglichkeiten zum Schutz von Bearbeitungsständen im Jahresabschluss von Kanzlei-Rechnungswesen pro Bitte beachten Sie, dass die Anforderungen der GoBD in Kanzlei-Rechnungswesen pro über das Festschreiben von Buchungsstapeln erfüllt werden. Diese Funktion kann nur eine zusätzliche organisatorische Maßnahme sein, um Bearbeitungsstände einzufrieren. So werden zum Beispiel die Inventare des Anlagevermögens vor Veränderungen geschützt. Der Zugriff auf den Menüpunkt kann über die Nutzungskontrolle nur insgesamt beschränkt werden. 89

92 In der Personalwirtschaft LODAS compact/classic/comfort Die Protokollierung der Stamm- und Bewegungsdaten ermöglichen eine Nachvollziehbarkeit und sind somit GoBD konform. Lohn und Gehalt compact/classic/comfort Eine Dokumentation aller Stammdaten und Stammdaten-Änderungen ist für die Nachvollziehbarkeit aller GoBD-relevanten Daten gefordert. Aktuell gibt es keine automatische Protokollierung. Diese aktivieren Sie in Lohn und Gehalt auf der Mandantenebene über Extras Einstellungen Stammdatenänderungsprotokoll in der Gruppe Einstellungen zur Protokollierung im Feld Protokollierung aktivieren. Auswertungen aus Wiederholabrechnungen ersetzen die zuvor erstellt Abrechnung. Ein durchgängiger Nachvollzug der Auswertungen ist somit erschwert. Empfehlung ist, nach jedem Monatsabschluss eine Sicherung im Rechenzentrum vorzunehmen oder vor jedem Monatsabschluss alle Auswertungen, die nicht per Datenübermittlung an Institutionen weitergegeben werden, als Sicherung in einem Dokumenten-Management- System abzulegen. 90

93 In der Personalwirtschaft Generelle Empfehlung bei Datenimports in alle Personalwirtschafts-Systeme, wie u. a. auch Reisekosten classic, Fahrtenbuch Werden Daten aus Vorsystemen importiert, so sind die Schnittstelldateien in unveränderbarer Form und vor Zugriffen geschützt aufzubewahren (z. B. in einem Dokumentenmanagementsystem, siehe dazu Ausführungen in Kapitel Finanzbuchführung) Weitere Informationen, u. a. zu Personal-Managementsystem classic, können Sie laufend in Info-Datenbank-Dokument nachlesen. Aufzeichnungen mit Belegcharakter gelten zum Zeitpunkt der Erfassung als unveränderbar. Stellen Sie sicher, dass die aufgezeichneten Fahrten des Fahrtenbuchs zeitnah fixiert werden. 91

94 Sicher durch die GoBD Auswirkungen auf die Arbeitsprozesse rund um die DATEV-Programme Inhalt 1. Einleitung 2. Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD 3. Was sind die praxisrelevanten Wirkungen der GoBD? 4. Zusammenfassung, Checkliste mit Handlungsempfehlungen 5. Informationsquellen und weitere Fortbildungsangebote 92

95 Zusammenfassung, Checkliste mit Handlungsempfehlungen Zusammenfassung Die GoBD konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen. Sie sind von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen zu beachten und ersetzen ab dem Zeitpunkt ihrer Gültigkeit die bisher geltenden Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Die Regelungen gelten sowohl für die doppelte Buchführung als auch explizit für sonstige Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten (insbesondere auch für Einnahmenüberschussrechner). Sie umfassen auch die Vor- und Nebensysteme der Buchführung bzw. Aufzeichnungen (z. B. Materialund Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung). Für die Einhaltung der GoBD ist der Steuerpflichtige verantwortlich. Der steuerliche Berater ist gefordert, seine Mandanten diesbezüglich aufzuklären und zu unterstützen. 93

96 Zusammenfassung, Checkliste mit Handlungsempfehlungen Handlungsempfehlungen zu den GoBD Wer?/Wann? 1 Information und Qualifikation der Mitarbeiter der Kanzlei 2 Überprüfen Sie, welche Prozesse in Ihrer Kanzlei durch die Änderungen der GoBD betroffen sind, z. B. Zeiterfassung, Honorarabrechnung Buchführung, Lohnabrechnung Jahresabschlusserstellung, Steuererklärung Aufbewahrung Vorbereitung von Außenprüfungen 3 Honorarabrechnung Sind die Einstellungen bezüglich der Änderbarkeit von zugeordneten Aufwandsbuchungen und Rechnungen in der EO-Rechnungsschreibung entsprechend den Empfehlungen von den Info-Datenbank-Dokumenten (compact), (classic), (comfort) vorgenommen? 4 Belegeingang in der Auftragsbuchführung Wenn Rechnungen in elektronischer Form vom Mandanten zur Verfügung gestellt werden, wie werden diese in der Kanzlei und beim Unternehmen aufbewahrt? 94

97 Zusammenfassung, Checkliste mit Handlungsempfehlungen Handlungsempfehlungen zu den GoBD Wer?/Wann? 5 Arbeitsteilung mit Mandanten Gibt es eine schriftliche Prozessvereinbarung (Verfahrensdokumentation) für Mandanten, die über DATEV Unternehmen online Belege digitalisieren und Kassen, Rechnungsein-/ausgangsbücher führen, DATEV Kassen-, Warenerfassung Office, Rechnungswesen-Programme zur Vorerfassung nutzen? 6 Schnittstellen zu Vorsystemen Werden Buchungen oder Stammdaten (Personenkonten) in Dateiform aus Vorsystemen von Mandanten übernommen? Wie werden die Dateien in der Kanzlei bzw. im Vorsystem des Unternehmens aufbewahrt Wie werden Verarbeitungsfehler in der Stapelverarbeitung von Kanzlei- Rechnungswesen pro behandelt (manuelle Korrektur, Protokollierung der Korrekturen, Rückmeldung an den Mandanten)? 7 Festschreibung Wann erfolgt die Festschreibung bei Mandanten mit Abgabe einer UStVA monatlich, vierteljährlich? bei USt-freien Mandaten? bei nicht monatlich erfassten Buchführungen? 95

98 Zusammenfassung, Checkliste mit Handlungsempfehlungen Handlungsempfehlungen zu den GoBD Wer?/Wann? 7 Festschreibung Wann sollen OPOS-EB-Werte festgeschrieben werden? Welche Informationen sollen beim Festschreiben erhalten bleiben (Einstellungen Festschreibung)? Wann sollen digitale Belege in DATEV Unternehmen online festgeschrieben werden? 8 Unveränderbarkeit, Aufbewahrung Wie wird die Unveränderbarkeit und Aufbewahrung von steuerrelevanten elektronischen Dokumenten wie Rechnungen, Rechnungsausgangsbüchern, Schnittstellendateien, Arbeitspapieren mit Belegfunktion (z. B. Rückstellungsberechnung), Berechnungsergebnisse aus DATEV-Programmen wie Steuern, Wirtschaftsberatung, Jahresabschluss, Bilanzbericht/Abschlussprüfung in der Kanzlei sichergestellt? 9 Personalwirtschaft Beachten Sie die Hinweise insbesondere bei der Nutzung von Lohn und Gehalt in der Kanzlei in Info-Datenbank-Dokument ? Werden in die Programme LODAS, Lohn und Gehalt, Reisekosten, Fahrtenbuch Daten importiert, sind die Regelungen zur Unveränderbarkeit und Aufbewahrung (Checklistenpunkt 10) zu beachten. 96

99 Zusammenfassung, Checkliste mit Handlungsempfehlungen Handlungsempfehlungen zu den GoBD Wer?/Wann? 10 Informieren Sie Ihre Mandanten bezüglich den Regelungen der GoBD. Neben den generellen Regelungen sollten die Themenkreise wie der Umfang der steuerrelevanten IT-Systeme die zeitgerechte Erfassung von Aufzeichnungen und Buchungen die Bedeutung von Schnittstellen zwischen IT-Systemen und deren Dokumentation und Protokollierungen die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen und Buchungen in den steuerrelevanten Systemen die Regelungen zur Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten und Daten besprochen werden. 97

100 Sicher durch die GoBD Auswirkungen auf die Arbeitsprozesse rund um die DATEV-Programme Inhalt 1. Einleitung 2. Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD 3. Was sind die praxisrelevanten Wirkungen der GoBD? 4. Zusammenfassung, Checkliste mit Handlungsempfehlungen 5. Informationsquellen und weitere Fortbildungsangebote 98