elektronische Rechnung (erechnung)

Transkript

1 elektronische Rechnung (erechnung) (Haushaltsrechtliche Rahmenbedingungen) BMF, ORR Wolfgang Raack

2 Inhalt Grundsatz Rechtliche Grundlagen Bundeshaushaltsordnung (BHO) Allgemeine Verwaltungsvorschriften zur BHO Weitere Verwaltungsvorschriften Voraussetzungen Ausblick

3 Grundsatz Die Bundesverwaltung kann unter Einhaltung der haushaltsrechtlichen Vorschriften erechnungen annehmen, verarbeiten und versenden.

4 Inhalt Grundsatz Rechtliche Grundlagen Bundeshaushaltsordnung (BHO) Allgemeine Verwaltungsvorschriften zur BHO (VV-BHO) Weitere Verwaltungsvorschriften Voraussetzungen Ausblick

5 BHO 7 BHO Wirtschaftlichkeit 34 Abs. 2 BHO Wirtschaftliche und zweckentsprechende Bewirtschaftung der Ausgabeermächtigungen 77 BHO Kassensicherheit

6 Inhalt Grundsatz Rechtliche Grundlagen Bundeshaushaltsordnung (BHO) Allgemeine Verwaltungsvorschriften zur BHO (VV-BHO) Weitere Verwaltungsvorschriften Voraussetzungen Ausblick

7 VV-BHO VV zu 7 BHO Grundsatz der Wirtschaftlichkeit, Wirtschaftlichkeitsberechnungen VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung ( 70 bis 72 und 74 bis 80 BHO) VV-ZBR BHO Verwaltungsverfahren für Zahlungen und Buchführung

8 VV-BHO Verweis auf Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme* (GoBS) Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen* (GDPdU) *Weiter anzuwenden durch Rundschreiben vom 26. November 2014 II A 2 H 1005/13/10014 (2014/ )

9 Inhalt Grundsatz Rechtliche Grundlagen Bundeshaushaltsordnung (BHO) Allgemeine Verwaltungsvorschriften zur BHO (VV-BHO) Weitere Verwaltungsvorschriften Voraussetzungen Ausblick

10 Weitere Verwaltungsvorschriften BestMaVB-HKR (Bestimmungen über die Mindestanforderungen für den Einsatz automatisierter Verfahren im Haushalts-, Kassenund Rechnungswesen des Bundes) ABestB-HKR (Aufbewahrungsbestimmungen für die Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes)

11 Inhalt Grundsatz Rechtliche Grundlagen Bundeshaushaltsordnung (BHO) Allgemeine Verwaltungsvorschriften zur BHO (VV-BHO) Weitere Verwaltungsvorschriften Voraussetzungen Ausblick

12 Voraussetzungen Einsatz eines automatisierten Verfahrens (IT-Verfahren) Übernahme von Daten in IT-Verfahren Aufbewahrung der Unterlagen in elektronischer Form

13 Einsatz eines IT-Verfahrens Anforderungen an das IT-Verfahren VV Nr. 6 ZBR BHO und BestMaVB-HKR Verantwortungsabgrenzung und - Verantwortungszuordnung (Vier-Augen-Prinzip) Förmlichkeit (Verwendung vorgeschriebener elektronischer Schnittstellen) Prüfbarkeit der Verarbeitungsschritte Dokumentation der Verantwortungsbereiche

14 Einsatz eines IT-Verfahrens Unterlagen VV Nr. 6 ZBR BHO und BestMaVB-HKR Risikoanalyse und Sicherheitskonzept für haushaltswirtschaftliche Auswirkungen Verfahrensdokumentation und Verfahrensbeschreibung Dienstanweisung und Berechtigungskonzept (Erklärung über die Einhaltung der Mindestanforderungen)

15 Einsatz eines IT-Verfahrens Allgemeine Einwilligung des BMF zum Einsatz eines IT-Verfahrens Wenn Mindestanforderungen gem. BestMaVB- HKR eingehalten werden und die Erklärung über die Einhaltung der Mindestanforderungen vom zuständigen BfdH unterzeichnet und an die Bundeskasse gesandt wurde

16 Einsatz eines IT-Verfahrens Die Einhaltung der Mindestanforderungen beinhaltet, dass die Anforderungen im IT-Verfahren erfüllt werden und die Unterlagen vorliegen

17 Einsatz eines IT-Verfahrens Einwilligungsverfahren nach VV Nr BestMaVB-HKR wenn im Ausnahmefall Mindestanforderungen gem. BestMaVB-HKR nicht eingehalten werden Einhaltung zu einem nicht vertretbaren Aufwand führt im Einvernehmen des BRH

18 Übernahme von Daten Nr Abs.1 BestMaVB-HKR Schriftliche Unterlagen manuelle Eingabe andere Eingabe (z. B. Scannen) Elektronische Unterlagen Eingabe durch Übernahme der Daten

19 Übernahme von Daten Nr Abs.2 BestMaVB-HKR Nach Übernahme der Daten ist die sachliche und ggf. rechnerischen Richtigkeit festzustellen. Die Feststellung beinhaltet auch die Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung

20 Übernahme von Daten Einer elektronischen Signatur der Rechnung bedarf es nicht Nach Feststellung der Richtigkeit dürfen die übernommenen Daten weiterverarbeitet werden.

21 Aufbewahrung Nr. 8 und 9 ABestB-HKR Aufbewahrung in elektronischer Form mit elektronischer Signatur in einem sicheren Verfahren mit Einwilligung des BMF und Einvernehmen des BRH (aber.)

22 Inhalt Grundsatz Rechtliche Grundlagen Bundeshaushaltsordnung (BHO) Allgemeine Verwaltungsvorschriften zur BHO (VV-BHO) Weitere Verwaltungsvorschriften Voraussetzungen Ausblick

23 Ausblick Novellierung der VV-ZBR BHO Arbeitsgruppe Haushaltsrecht der obersten Bundesbehörden am 7. Juni 2016 Herbeiführen des Einvernehmens mit dem BRH Nach Inkrafttreten der Novellierung Wegfall der GoBS und der GDPdU Wegfall der ABestB-HKR z. B. Aufbewahrung ohne elektronische Signatur Neufassung der BestMaVB-HKR

24 Ausblick Einrichtung einer zentralen Stelle für die Annahme von erechnungen in der Bundesverwaltung

25 Inhalt Grundsatz Rechtliche Grundlagen Bundeshaushaltsordnung (BHO) Allgemeine Verwaltungsvorschriften zur BHO (VV-BHO) Weitere Verwaltungsvorschriften Voraussetzungen Ausblick

26 Ende Fragen??