Elektronische Rechnungsstellung

Transkript

1 Elektronische Rechnungsstellung Übersichtlichkeit und Rechtssicherheit in Ihrem Betrieb 1 Dipl.-Betriebswirt (FH) Alexander Spickenreuther, Designierter Leiter Steuern und Betriebswirtschaft, Landesverband der Bayerischen Bauinnungen

2 Andere Zeiten, andere Rechnungen Rechnung der Witwe des Zimmermanns Wolfsheimer an den Hammermüller Heilhecker, 1895; Quelle: 2 Quelle: Quelle: Quelle:

3 Elektronische Rechnungen Was sind elektronische Rechnungen? Als elektronische Rechnungen ( erechnungen ) werden Rechnungen bezeichnet, die der Rechnungsabsender 1. in einem elektronischen Format erstellt, 2. elektronisch an den Rechnungsempfänger übersendet und 1. die von diesem Empfänger auch elektronisch empfangen werden. 3

4 Elektronische Rechnungen Umsatzsteuerrecht Umsatzsteuerrechtlich werden alle Rechnungen, die - als (auch als Anhang), - per Computer-Fax oder Fax-Server, - per Web-Download, - per D bzw. E-Post oder - per Datenträgeraustausch übermittelt werden, anerkannt. 4

5 Vorteile von E-Rechnungen Die einschlägigen Vorteile von E-Rechnungen sind: - alle Rechnungsdaten werden nur 1mal erfasst - schnelleres Handling der Rechnungen - keine Kosten für Papier und Porto - entfallender Postweg: Die Rechnung ist Sekunden nach dem Absenden direkt beim Bauherrn - durchgängig elektronische Weiterverarbeitung - keine manuelle Ablage - Archivierung erfolgt automatisch 5

6 Vorteile von E-Rechnungen - mehr Liquidität aufgrund schnellerer Verarbeitung - tagesaktuelle Buchhaltung - bessere Liquiditätsplanung - Online-Zugriff für mehrere Personen gleichzeitig - Transparenz und Kontrolle - mit IT-gestützten Suchabfragen lassen sich Rechnungen deutlich schneller finden als mit der Suche nach dem Papierbeleg im Aktenordner - mehr Datensicherheit 6

7 Rechtliche Vorgaben Gleichstellung der e-rechnung mit der Papierrechnung keine Verpflichtung zur qualifizierten elektronischen Signatur keine ausdrückliche Zustimmung erforderlich Achtung: Bei ausländischem Rechnungsempfänger sind die Vorschriften des ausländischen Staates zu berücksichtigen!!! 7

8 Rechtliche Vorgaben - IKS Innerbetriebliches Kontrollsystem (IKS): Echtheit der Herkunft sowie die Lesbarkeit und Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung sind zu gewährleisten. - Authentizität - Integrität - Lesbarkeit 8 Verfahren muss schriftlich dokumentiert sein und angewendet werden kein Unterschied zu bisheriger, papiergebundener Praxis

9 Rechtliche Vorgaben - GoB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) gelten (natürlich) auch für E-Rechnungen Aufbewahrungspflichtige Belege, wie z. B. Papierrechnungen oder erechnungen, müssen zeitnah, vollständig, richtig, nachvollziehbar und geordnet, im Ursprungsformat (aber dennoch unveränderbar!) erfasst, gebucht und über die 10- jährige Aufbewahrungsdauer archiviert werden. Dabei sind sie jederzeit lesbar und maschinell auswertbar vorzuhalten. 9

10 Rechtliche Vorgaben Wenn dann doch mal eine Papierrechnung kommt.. Ersetzendes Scannen: Papierbelege dürfen digitalisiert werden. Sie haben dann denselben Beweiswert wie das Papierdokument Original-Papierbelege dürfen nach dem Scannen grundsätzlich weggeworfen werden 10 Aber: Formvorschriften beachten!!!

11 Einführung der E-Rechnung im Betrieb Die Einführung der elektronischen Rechnungsabwicklung ist kein IT-Projekt, sondern betrifft alle Abteilungen und verändert die Arbeitsweise der Mitarbeiter. Bei solchen Projekten ist der Chef in der Pflicht: Er muss das Umsetzungsprojekt leiten. 11 Als Vorgehen empfiehlt sich:

12 Einführung der E-Rechnung im Betrieb Zieldefinition Einführung E-Rechnungen Analyse der IST-Situation Skizze des Soll-Konzeptes Ermittlung der Anforderungen Pflichtenheft Auswahl der Lösung Planung der Einführung Dokumentation der neuen Abläufe Test, Inbetriebnahme und Erfolgskontrolle 12

13 Exkurs: DMS Intelligente Dokumentenmanagementsoftware (DMS) - versieht jedes Eingangsdokument sowie jedes selbsterstellte Dokument automatisch mit einem eindeutigen Index (z. B. Barcode), - erkennt die eingescannten Daten/Inhalte: Handelt es sich um ein LV oder eine Eingangsrechnung? Welches Projekt/Kostenstelle ist betroffen?, - macht darauf basierend Vorschläge für die Verschlagwortung des Dokuments, - schiebt das Dokument den Schlagworten gemäß ins richtige Verzeichnis, 13

14 Exkurs: DMS - schiebt eine Kopie revisionssicher und unveränderbar ins Archiv (GoB!), - startet den internen Bearbeitungsprozess per Mail an den zuständigen Bearbeiter, - erlaubt Prüfvermerke und Kommentare auf dem digitalen Beleg und - protokolliert alle Änderungen am digitalen Dokument (Versionsverwaltung). Grundsätzlich muss die IT-Strategie zur Unternehmensstrategie passen. Kleine Unternehmen mit weniger Mitarbeitern brauchen ein einfacheres DMS. 14

15 Exkurs: Förderprogramme Die Einführung eines individuell angepassten DMS oder auch anderer Digitalisierungsmaßnahmen kann mit Zuschüssen gefördert werden In Bayern z.b. mit dem Digitalbonus Bayern Darüber hinaus gibt es noch zahlreiche Förderkreditangebote Auch Beratung zu Digitalisierungsprojekten bzw. Vorhaben können bezuschusst werden Bitte wenden Sie sich an Ihre LBB-Geschäftsstelle oder mich, wenn Sie Fragen dazu haben 15

16 Verfahrensdokumentation Gesetzliche Lage: Ein sachverständiger Dritter muss innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über Geschäftsvorfälle und Lage des Unternehmens bekommen können. Der Gesetzgeber hat dabei die Betriebsprüfer der Finanzverwaltung im Blick Das eingesetzte IT-System sowie die organisatorisch-technischen Abläufe zur Einhaltung der GoB bei der Verarbeitung steuerrelevanter Daten müssen vollständig und aussagekräftig dokumentiert werden 16

17 Verfahrensdokumentation Daraus ergibt sich die Pflicht zu einer Verfahrensdokumentation. Diese besteht aus 1. einer allgemeinen Beschreibung jeder (steuerrelevanten) IT-Anwendung 2. einer Anwenderdokumentation 3. einer technischen Systemdokumentation und 4. einer Betriebsdokumentation. 17

18 E-Rechnungsstellung an die öffentliche Hand E-Rechnungspflicht für Auftragnehmer der öffentlichen Hand ab 27. November 2020 Grundsätzlich muss die Rechnungsstellung im Standardformat XRechnung erfolgen Neben den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben, müssen zusätzlich Leitweg-Identifikationsnummer, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, D - Adresse bzw. -adresse des Absenders angegeben werden. Format ZUGFeRD (in der Version 2.0) wird auch als erechnungsformat vom Bund zugelassen PDFs sind für die öffentliche Hand keine elektronischen Rechnungen!!!! 18

19 E-Rechnungsstellung an die öffentliche Hand Auf der Zentralen Rechnungseingangsplattform (ZRE), können die fertigen Rechnungen hochgeladen werden. Die Rechnungen werden dabei auch auf Konformität geprüft. Unter gibt es einen kostenfreien Xrechnungsgenerator. Alternativ wird es ein Webformular geben, in dem die Rechnungsdaten direkt eingegeben werden können. 19

20 Das Wichtigste in Kürze E-Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile. Die Einführung erfordert genaues Hinschauen, Zeit und das Aufstellen eines Pflichtenheftes. Die Einhaltung der GoB ist und bleibt Pflicht! Ein individuell angepasstes DMS macht Sinn! Eine schriftliche Verfahrensdokumentation muss erstellt werden. Die öffentliche Hand führt die E-Rechnung obligatorisch zum November 2020 ein. 20

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22 Mit dem größten Vergnügen Alexander Spickenreuther LBB Bayern Bavariaring München Tel: 089/