Infotag Digitale Verwaltung

Transkript

1 Infotag Digitale Verwaltung softgate gmbh Revisionssicherheit nach GoBD Rechtliche Aspekte, Richtlinien und Lösungen im DMS Umfeld

2 Haftungsausschluss Diese Präsentation liefert lediglich einen ersten Einblick in das Thema Revisionssicherheit nach GoBD Es wurde nach bestem Wissen und Gewissen erstellt und stellt teilweise die Meinung des Referenten dar. Die Präsentation ersetzt auf keinen Fall die weitergehende Beratung bzw. eine individuelle Prüfung des Sachverhaltes durch entsprechende Organisationen und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Der Referent übernimmt keine Haftung. 2

3 Für die Archivierung relevante Gesetze und Grundsätze GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme Zivil- und Strafrecht BGB, ZPO, StGB, StPO AO Abgabenordnung 140, SigG Signaturgesetz UStG 14 Umsatzsteuergesetz HGB Handelsgesetzbuch 238, 239, 257, 261 BDSG Bundesdatenschutzgesetz 3

4 Revisionssicherheit und digitale Archivierung I Revisionssicherheit betrifft nicht nur das digitale Archiv als solches, sondern das gesamte Archivierungsverfahren: Unveränderlichkeit der Daten Richtige, vollständige und zeitgerechte Erfassung Nachvollziehbarkeit des Verfahrens (Verfahrensdokumentation) Zeitnahe Reproduzierbarkeit der Dokumente in der erforderlichen Reihenfolge über den gesamten Zeitraum der Nachweispflicht Keine Vorgabe für das Speicherverfahren oder die zu verwendenden Datenträger (WORM, UDO, Blu-ray, aber eingeschränkt auch Soft-WORM Verfahren) 4

5 Revisionssicherheit und digitale Archivierung II Eine revisionssichere Archivierung in den Unternehmen ist erforderlich für: steuerrelevante Informationen Urkunden oder urkundenähnliche Dokumente (z. B. Verträge) Das Archivierungsverfahren muss gewährleisten: eine bildliche Übereinstimmung des digitalen Dokumentes mit dem Original bei Eingangsbelegen bei anderen Unterlagen genügt die rein inhaltliche Übereinstimmung. 5

6 Digitales Langzeitformat - TIFF Das Format TIFF (Tagged Image File Format) wird zur Speicherung gerasterter Bilder verwendet. Datei besteht aus Datei-Header und der Bildinformation. Header enthält sogenannten Tags, in denen Eigenschaften des aufgenommenen Bildes gespeichert werden, wie z.b. Auflösung oder verwendete Kompressionsverfahren. Durch seine Standardisierung sind TIFF-Dateien auf allen gängigen Computersystemen ohne besondere Zusatzsoftware darstellbar. Wird auch von Archiv-und Workflow-Systeme unterstützt. TIFF ist in komprimierter Form (z.b. CCITT G4, JBIG) als Format für die Langzeitarchivierung von Bildern und Bildpräsentationen von Dokumenten geeignet. Nachteil: Im Bild keine Volltextsuche möglich OCR-Maschine. 6

7 PDF/A-Standard zur Langzeitarchivierung Ziel: Das visuelle Erscheinungsbild eines Dokuments bleibt über die Zeit erhalten, unabhängig von den Werkzeugen und Systemen zur Herstellung, Speicherung und Reproduktion Methode: Notwendigen Informationen sind im Dokument selbst enthalten (sichtbare Inhalte wie Texte, Vektorgraphiken, Rasterbilder, Schriftarten, Farbräume, etc.) Konformitätsebenen: PDF/A-1b, PDF/A-1a PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-2u PDF/A-3 PDF/A-3: Container: Beliebige Dateitypen können in PDF/A-3 eingebettet werden ZUGFeRD-Standard: Archivtaugliche PDF-Datei enthält maschinenlesbaren Daten im XML-Format Resümee: PDF/A hat sich als neuer Standard für die Archivierung von elektronischen Dokumenten etablieren 7

8 10 Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung 1. Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. ( Verfahrensdokumentation: Alle technischen Eigenschaften, alle organisatorischen Strukturen, alle Prozesse innerhalb des Gesamtsystems und der Lebenszyklus der Dokumente sind zu beschreiben, keine Teilsysteme) 2. Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. (Um Geschäftsprozesse lückenlos nachvollziehen zu können, müssen alle zugehörigen Dokumente archiviert werden. Benutzerrechte: Wer hat was wann gemacht? Vollständigkeit der Dokumente) 3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren. (Entsprechenden Prozesse und ihre technische Realisierung sowie die beteiligten Organisationsstrukturen sind in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben) 4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden. ( Beweissicherheit der gespeicherten Dokumente, Qualität der des Scans, WORM-Medium, qualifizierte elektronische Signatur) 5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden. (Benutzerrechte, Zugriff bis auf Dokumententypen durch Zugriffsklassen, nur benannte Benutzer) 8

9 10 Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung 6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können. (Leistungsfähige Suche nach Dokumententypen und Indexwerten, nur für die Langzeitarchivierung zertifizierte Formate verwenden TIFF, PDF) 7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden. (gesetzliche Regelungen für Aufbewahrungszeiträume beachten, (teilweise) Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sicher aus dem Archiv entfernen EU-DSGVO) 8. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden. (Logging-Funktion automatisch alle Änderungen an Dokumenten protokollieren, benannte Benutzer, keine Gruppen-Logins) 9. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden. (Verfahrensdokumentation, Nachweis durch Systemprotokolle, dass das System dauerhaft revisionssicher betrieben wird) 10. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein. (Bei jeder Änderung neue Version der Verfahrensdokumentation mit beschriebener Migration) Quelle: VOI 9

10 Verfahrensdokumentation (Auszug) 1. Zielsetzung und Überblick 1.1 Zielsetzung und Anwendungsbereich 1.2 Unternehmen und organisatorisches Umfeld 1.3 Rechtliche Grundlagen 1.4 Relevante Dokumente 1.5 Einweisung in die Digitalisierungsverfahren 1.6 Abgrenzung der Bearbeitungsbereiche 2. Organisation und Sicherheit des IT-gestützten Verfahrens 2.1 Eingesetzte Hard- und Software 2.2 Zuständigkeiten 2.3 Organisation und internes Kontrollsystem 2.4 Datenschutz 3. Verfahren und Maßnahmen 3.1 Posteingang und Vorsortierung mit Prüfung auf Echtheit 3.2 Identifikation der zu scannenden Belege (rechtliche bzw. faktische Prüfung) 3.3 Vorbereitung der zu digitalisierenden Dokumente (technische Prüfung) 3.4 Digitalisierung 3.5 Vollständigkeits-/Lesbarkeits- und Plausibilitätskontrolle 3.6 Nachverarbeitung und Archivierung mit Integritätssicherung 3.7 Vernichtung der digitalisierten Papierbelege 3.8 Löschung der digitalen Archivbestände nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist 4. Mitgeltende Unterlagen 5. Änderungshistorie 10

11 Vielen Dank fürs Zuhören! Ihr Ansprechpartner: Jürgen Schmalzl sales & consulting document capture & management tel +49 (0) mobil +49 (0) fax +49 (0) mail xing softgate gmbh allee am röthelheimpark erlangen tel mail contact@soft-gate.de web softgate gmbh