Deep Dive Verfahrensdokumentation

Transkript

1 Deep Dive Verfahrensdokumentation Die GoBD auf den Punkt gebracht Stefan Groß Peters, Schönberger & Partner

2 Deep Dive Verfahrensdokumentation 2 Disclaimer Die vorliegenden Ausführungen geben die persönliche Meinung des Autors zur derzeitigen Rechtslage wieder und enthalten lediglich einen Überblick über einzelne Themenkomplexe. Spezielle Umstände einzelner Fallkonstellationen wurden nicht berücksichtigt; diese können durchaus zu abweichenden Betrachtungsweisen und/oder Ergebnissen führen. Die dargestellten Ausführungen können daher keine rechtliche oder steuerliche Beratung ersetzen; bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände zugeschnittene, weitere Entwicklungen berücksichtigende Empfehlung Ihres Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers ein, bevor Sie Entscheidungen über die in diesen Ausführungen besprochenen Themen treffen. Die Finanzverwaltung und/oder Gerichte können abweichende Auffassungen zu den hier behandelten Themen haben oder entwickeln.

3 Deep Dive Verfahrensdokumentation 3 Tax Compliance wird zur Pflichtaufgabe

4 Deep Dive Verfahrensdokumentation 4 Wir sprechen über ein IKS für Steuern UNTERNEHMEN Steuerliche Pflichten Aufgabe der vollständigen und fristgerechten Erfüllung steuerlicher Pflichten Steuerverantwortliche Personen Tax Compliance Management System

5 Deep Dive Verfahrensdokumentation 5 Elemente eines Tax CMS Tax Compliance Management System Tax CMS Leitbild Risikomatrix Dokumentation Deep Dive Tax CMS am 12. Februar 2019

6 Deep Dive Verfahrensdokumentation 6 Die GoBD als Framework

7 Deep Dive Verfahrensdokumentation 7 Die GoBD im Überblick GoBS und GDPdU-Nachfolger Allgemeine Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit Anforderungen an die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen Anforderungen an die Aufbewahrung Vorgaben zum Datenzugriff Elektronische Erfassung von Papierdokumenten Verfahrensdokumentation

8 Deep Dive Verfahrensdokumentation 8 Im Fokus: Anforderungen an die Verfahrensdokumentation Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden Die Beschreibung des Internen Kontrollsystems (IKS) ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation

9 Deep Dive Verfahrensdokumentation 9 Grundverständnis Wir sprechen über eine steuerliche Verfahrensdokumentation!

10 Deep Dive Verfahrensdokumentation 10 Verfahrensdokumentation als Must-have Steuerliches IKS, Tax CMS, Scannen, bildliche Erfassung, Mobiles Scannen, (Elektronischer) Belegeingang und Belegausgang Elektronische Aufbewahrung und Datenzugriff

11 Deep Dive Verfahrensdokumentation 11 2 Wege führen zum Ziel Nach Dokumentationstyp Prozessorientiert

12 Deep Dive Verfahrensdokumentation 12 Nach Dokumentationstyp Allgemeine Beschreibung Anwenderdokumentation Technisches Systemdokumentation Betriebsdokumentation

13 Deep Dive Verfahrensdokumentation 13 Prozessorientiert Beispiel: E-Rechnung Eingang XML XRechnung, ZUGFeRD, Prüfung a Aufbewahrung Datenzugriff

14 Deep Dive Verfahrensdokumentation 14 Prozessorientiert Beispiel: E-Rechnung Prüfung Eingang Aufbewahrung Datenzugriff

15 Deep Dive Verfahrensdokumentation 15 PSP Template Verfahrensdokumentation Sachlogischer Prozess Anforderungen GoBD Kontrollumfeld Sicherstellung Kontrollziel/Kontrolle Sicherstellung GoBD Compliance

16 Deep Dive Verfahrensdokumentation 16 Dokumentation nach Best Practice 0 Präambel Überblick und Zielsetzung (Zielsetzung, steuerliche Vorgaben/GoBD, generischer Aufbau, Überblick sachlogische Prozesse, Mitgeltende Unterlagen ) Aufbauorganisation (Kurzportrait, Organigramm, Internes Kontrollsystem (IKS), Aktivitäten-Split, Cloud-Lösung) Sachlogische Beschreibung je Prozess GoBD-Anforderung Sachlogik GoBD-/UStG-Kontrollumfeld Mitgeltende Unterlagen Elektronische Aufbewahrung GoBD-Anforderung Sachlogik GoBD-Kontrollumfeld Mitgeltende Unterlagen Bereitstellung (Z1 bis Z3) GoBD-Anforderung Sachlogik GoBD-Kontrollumfeld Mitgeltende Unterlagen IT-Umfeld (Überblick, GoBD-Anforderungen, IT-Komponenten, IT-Kontrollumfeld (ITGC), IT-Kontrollumfeld Dienstleister, Mitgeltende Unterlagen)

17 Deep Dive Verfahrensdokumentation 17 Mitgeltende Unterlagen und Sekundärdokumente Verfahrensbeschreibungen im Detail Arbeitsanweisungen, Technische Unterlagen, Handbücher, Hauptdokument mit im Wesentlichen unveränderten Inhalten + Referenzen auf die Unterdokumente Verträge, Protokolle, Versionierung und Aufbewahrung beachten: Alle Bestandteile einer Verfahrensdokumentation sind aktuell zu halten und über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) aufzubewahren.

18 Deep Dive Verfahrensdokumentation 18 Masterdokument in der Umsetzung

19 Deep Dive Verfahrensdokumentation 19 Versionsverwaltung in der praktischen Umsetzung Nur die aktuelle Version ist veränderbar!

20 Deep Dive Verfahrensdokumentation 20 Orchestrierung der Dokumente Zugehörige Mitgeltende Unterlagen Aktuelles Dokument

21 Deep Dive Verfahrensdokumentation 21 Orchestrierung der Dokumente

22 Deep Dive Verfahrensdokumentation 22 Workflow Eine neu angelegte Version muss freigegeben werden

23 Deep Dive Verfahrensdokumentation 23 FAQ s

24 Deep Dive Verfahrensdokumentation 24 Häufig gestellte Fragen Wer ist verantwortlich für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation? Wie gehe ich bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation sinnvollerweise vor? Was sind die Elemente einer Verfahrensdokumentation? Was passiert, wenn ich keine Verfahrensdokumentation habe?

25 Deep Dive Verfahrensdokumentation 25 Weiterführende Informationen und Arbeitshilfen gobd elektronischerechnung tax-compliance elektronischerechnung

26 Deep Dive Verfahrensdokumentation 26 Der PSP GoBD-Alert Sie können sich kostenlos registrieren unter:

27 Deep Dive Verfahrensdokumentation 27 Webinare im Landeanflug 11. Dezember :00 11:00 Uhr 18. Januar :30 11:15 Uhr 29. Januar :30 11:15 Uhr 12. Februar :30 11:30 Uhr 15. März :30 11:30 Uhr Deep Dive Verfahrensdokumentation Deep Dive XRechung Deep Dive Mobiles Scannen Deep Dive Tax CMS Ohne GoBD keine Tax Compliance Anmeldung zu den PSP-Webinaren unter:

28 Deep Dive Verfahrensdokumentation 28 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Pilot Co-Pilot Stefan Groß Jakob Hamburg Peters, Schönberger & Partner Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater Schackstraße München Tel.: Fax: psp@psp.eu Internet: