Verfahrensdokumentation für elektronische Rechnungsprozesse

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1 INFO-FLYER Verfahrensdokumentation für elektronische Rechnungsprozesse Gesetzliche Anforderungen und effiziente Umsetzung der GoBD-Verwaltungsvorschrift für Unternehmen

2 Wozu eine Verfahrensdokumentation für elektronische Rechnungsprozesse? Technologie als Treiber der Gesetzgebung In Folge der Digitalisierung passen Unternehmen ihre Geschäftsprozesse an und arbeiten verstärkt mit elektronischen Rechnungen. Denn der Versand sowie der Empfang elektronischer Rechnungsbelege bietet den Unternehmen zahlreiche Vorteile in Bezug auf Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen. Digitale Belege können im Vergleich zu papierhaften Unterlagen nicht nur per Augenschein auf Echtheit und Unverfälschtheit geprüft werden. Insofern stellt die Gewährleistung der Unveränderbarkeit und Vollständigkeit digitaler Belege aus der Sicht von Finanzbehörden eine essentielle Komponente im Rahmen der elektronischen Rechnungsabwicklung dar. In diesem Zusammenhang hat der Gesetzgeber mit der Verwaltungsvorschrift GoBD* einen rechtlichen Rahmen vorgegeben, der seit dem 1. Januar 2015 den Umgang mit elektronischen Belegen und Aufzeichnungen umfassend regelt. Darin wird unter anderem vorgeschrieben, dass Unternehmen ihren Umgang mit elektronsichen Rechnungen dokumehtieren. Mit Hilfe dieser Verfahrensdokumentation sollen Steuerprüfer in die Lage versetzt werden, die organischen und technischen Abläufe der Rechnungsverarbeitung sowie die der elektronischen Belegarchivierung innerhalb eines Unternehmens in angemessener Zeit zu verstehen. Insbesondere sollen damit die Zusammenhänge zwischen Geschäftsprozessen und IT-Systemen transparent dokumentiert werden. Im Rahmen einer steuerlichen Prüfung muss ein Unternehmen seine Verfahrensdokumentationen auf Verlangen aushändigen können. *) GoBD-Verwaltungsvorschrift: Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Zudem enthalten die GoBD Regeln zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen. 2

3 Was steht in einer Verfahrensdokumentation? Zusammenhänge von Prozessen, Verfahren und Systemen im Unternehmen müssen verständlich und vollständig dokumentiert sein Anhand einer Verfahrensdokumentation für elektronische Rechnungsprozesse soll der Umgang mit digitalen Belegen für einen sachkundigen Dritten nachvollziehbar sein. Inhaltlich werden sämtliche Prozesse, Vorgehensweisen und Kontrollen dokumentiert, die bei der Durchführung der digitalen Buchführung anfallen. Dabei ist keine bestimmte Form der Dokumentation vorgeschrieben. Allerdings ist es empfehlenswert, Prozessabläufe zusätzlich grafisch zu illustrieren und der Dokumentation ein Inhaltsverzeichnis voranzustellen. Bei besonders umfangreichen Dokumentationen bzw. bei jenen, die eine häufige Anpassung erfordern, kann es vorteilhaft sein, für jeden einzelnen Punkt auf eine eigene Teil-Verfahrensdokumentation zu verweisen. Dies hat den Vorteil, dass bei etwaigen Prozess- bzw. Verfahrensänderungen nicht die komplette Dokumentation angepasst werden muss, sondern nur das entsprechende Teildokument. Ebenso lässt sich die Aktualität der einzelnen Teildokumente einfacher handhaben, da Prozessbeteiligte sich nur auf den Teil konzentrieren müssen, für den sie verantwortlich sind. Eine Versionierung wird demnach durch die Erstellung und Pflege eines Hauptdokuments mit jeweiligen Unterdokumenten, die in einem Inhaltsverzeichnis aufgelistet bzw. verlinkt sind, deutlich erleichtert. Die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die Rechnungsbelege, deren Umgang damit beschrieben wird. 3

4 Die verschiedenen Prozesse, die in der Verfahrensdokumentation beschrieben sein müssen, werden nachfolgend aufgezeigt: Rechnungserstellung Bezüglich der Erstellung von Rechnungen muss festgehalten sein, welche Stellen bzw. Organisationseinheiten Ausgangsrechnungen erfassen, welche IT-Systeme beteiligt sind, wie dann weiter mit den Ausgangsrechnungen bzw. den Dateien verfahren wird und auf welche Weise eine nachträgliche Veränderung verhindert wird, unabhängig davon, ob es sich um papierhafte oder elektronische Rechnungen handelt. Eingangsrechnungen Auch die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist in der Verfahrensdokumentation festzuhalten. Die beteiligten Stellen und IT-Systeme, die elektronische Rechnungen verarbeiten, die Abläufe sowie die Archivierung sind hier besonders herauszustellen. Handelt es sich um papierhafte Eingangsrechnungen, die mittels ersetzendem Scannen zur Weiterverarbeitung digitalisiert werden, sind auch hier alle involvierten Stellen/Organisationseinheiten sowie Prozessschritte in der Verfahrensdokumentation festzuhalten. Auch die Auflösungen und Dateiformate etc. müssen näher beschrieben sein. Werden die papierhaften Eingangsrechnungen nicht digitalisiert, sondern im papierhaften Original weiterverarbeitet und archiviert, sind analog dazu Beteiligte und Verfahren zu dokumentieren. Im Kontext des Rechnungseingangs spielt das sogenannte innerbetriebliche Kontrollverfahren (IKS) eine tragende Rolle. Es soll sicherstellen, dass die Vorschriften einer ordnungsgemäßen Buchführung im Unternehmen auch tatsächlich eingehalten werden. Dazu zählen u. a. Plausibilitätsprüfungen, anhand derer unvollständige bzw. fehlerhafte Angaben in Eingangsrechnungen identifiziert werden. Wie mit derartigen Rechnungen im Unternehmen umgegangen wird, ist ebenfalls in der Verfahrensdokumentation näher zu beschreiben. 4

5 Bargeldkassen bzw. Kassensystemen Neben den genannten Verfahren in der Rechnungsabwicklung muss auch der Umgang mit Bargeldkassen bzw. Kassensystemen, wie Registrierkassen oder Taxameter, innerhalb einer solchen Dokumentation erläutert sein. Dies betrifft insbesondere beteiligte Stellen, Methoden und Systeme zur Ermittlung der Kassenbestände. Archivierung steuerrelevanter Daten und Dokumente Darüber hinaus ist die Archivierung steuerrelevanter Daten und Dokumente innerhalb dieses Dokuments von zentraler Bedeutung. Neben den jeweiligen Organisationseinheiten bzw. Stellen, Abläufen und IT-Systemen ist ein besonderes Augenmerk darauf zu legen, wie sichergestellt wird, dass diese Daten und Dokumente nicht verändert werden können. Dabei sind insbesondere hardware- und softwaretechnische sowie organisatorische Maßnahmen, wie auch die Methoden zur Datensicherung näher zu erläutern.

6 Wie kann die Struktur einer Verfahrensdokumentation aussehen? Übersichtliches Hauptdokument mit Verweis auf Teildokumente Deckblatt Inhaltsverzeichnis Einleitung Zielsetzung des Dokuments Kurzinformation zum Unternehmen Geltungsbereich der Verfahrensdokumentation Organisatorisches/Rahmenbedingungen Eingesetzte Hard- und Software Verantwortlichkeiten/Ansprechpartner Internes Kontrollsystem (IKS) Umsetzung der Informationssicherheit Verfahren und Prozesse Kurzüberblick: Prozesse der Rechnungsabwicklung Verarbeitung und Archivierung papierhafter Rechnungen Ersetzendes Scannen papierhafter Rechnungsbelege Verarbeitung und Archivierung digitaler Rechnungsbelege Umgang und Archivierung von Belegen aus Kassen/-systemen Mitgeltende Unterlagen Anwender- und Systemdokumentationen Bedienungsanleitungen Schnittstellenspezifikationen Zugriffsberechtigungskonzepte Verträge mit Dritten/Dienstleistern Änderungshistorie zum Dokument Glossar 6

7 Wo finde ich weiterführende Informationen? Informationen zu GoBD, Muster- und Praxisbeispiel einer Verfahrensdokumentation, Interview mit Steuerberater & Co. GoBD-Verwaltungsvorschrift vom Bundesministerium der Finanzen (BMF): Leitfaden Die GoBD in der Praxis von PSP München: Muster-Verfahrensdokumentation der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.v. (AWV): Interview mit Steuerberater und vereidigtem Buchprüfer, Peter tom Suden: Anonymisierte Verfahrensdokumentation und Fallstudien, entstanden aus dem Forschungsprojekt Effiziente Gestaltung der Rechnungsabwicklung im Zeitalter der Digitalisierung in Zusammenarbeit mit Praxisunternehmen: Fallbeispiele und Studien zur E-Rechnung vom ebusiness-lotsen Ostbayern: Impressum Herausgeber und Redaktion: ibi research an der Universität Regensburg GmbH Galgenbergstraße Regensburg Gestaltung und Produktion: Michael Diener, Sabine Pur Mittelstand 4.0-Agentur Handel Bildnachweis: eschmidt2717/fotolia (Titel), ictor/fotolia (Seite 5) Stand: November

8 Über Mittelstand-Digital Mittelstand-Digital informiert kleine und mittlere Unternehmen über die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung. Regionale Kompetenzzentren helfen vor Ort dem kleinen Einzelhändler genauso wie dem größeren Produktionsbetrieb mit Expertenwissen, Demonstrationszentren, Netzwerken zum Erfahrungsaustausch und praktischen Beispielen. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie ermöglicht die kostenlose Nutzung aller Angebote von Mittelstand-Digital. Weitere Informationen finden Sie unter Über die Mittelstand 4.0-Agentur Handel Die Mittelstand 4.0-Agentur Handel ist Teil der Förderinitiative Mittelstand 4.0 Digitale Produktionsund Arbeitsprozesse, die im Rahmen des Förderschwerpunkts Mittelstand-Digital Strategien zur digitalen Transformation der Unternehmensprozesse vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) gefördert wird.hinter der Agentur stehen ibi research und das IFH Köln, die mit ihrer langjährigen Expertise in Fragen rund um Handel und E-Commerce im Rahmen von Mittelstand 4.0 dazu beitragen, kleine und mittlere Unternehmen für das digitale Zeitalter fit zu machen. Weitere Informationen finden Sie unter Rostock Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Rostock Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg Hamburg Oldenburg Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Lingen Kompetenzzentrum Digitales Handwerk Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hannover Lingen Hannover Magdeburg Berlin Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Berlin Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Textil-vernetzt Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum IT-Wirtschaft Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg Cottbus Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Cottbus Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Dortmund Mittelstand 4.0-Agentur Prozesse Dortmund Dresden Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum estandards Köln Siegen Ilmenau Chemnitz Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Chemnitz Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Siegen Koblenz Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Ilmenau Darmstadt Bayreuth Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Darmstadt Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserlautern Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Saarbrücken Saarbrücken Kaiserslautern Mittelstand 4.0-Agentur Cloud Stuttgart Regensburg Mittelstand 4.0-Agentur Handel Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Stuttgart Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Usability Augsburg Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg Valley Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Planen und Bauen Kompetenzzentren der Förderinitiative Mittelstand 4.0 Digitale Produktions- und Arbeitsprozesse Agenturen der Förderinitiative Mittelstand 4.0 Digitale Produktions- und Arbeitsprozesse Kompetenzzentrum Digitales Handwerk Regionale Schaufenster Digitales Handwerk