Damit die Kasse stimmt Überblick, Ausblick & Live-Demo

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1 Damit die Kasse stimmt Überblick, Ausblick & Live-Demo Referent: Claudio Hauswirth Branchenlösungen für Bäckerei Gastronomie Einzelhandel Dienstleister Hotellerie Kassen Hauswirth Damit die Kasse stimmt

2 Agenda Anforderungen des Bundesministeriums für Finanzen an Registrierkassen Teil 1: GDPdU und GoBD Konformität Kassentypen & Lösungen Fiskalspeicher welche Daten werden gespeichert Schnell-Check Registrierkasse Teil 2: Kassengesetz Was bedeutet ordnungsgemäße Kassenführung / LIVE DEMO Problembereiche bei der Kassenführung Kassen Hauswirth Damit die Kasse stimmt

3 Anforderungen des BMF Teil 1: Schreiben des BMF vom 26.November 2010 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU und GoBD! Welche digitalen Daten muss ich aufbewahren? Welche Änderungen müssen protokolliert werden? Ab wann muss meine Kasse GDPdU-konform sein? Wie müssen die Daten aufgezeichnet werden? Teil 2: Kassengesetz vom 15.Dezember 2016 Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen Verschärfung der Grundsätze Kassennachschau Kassen Hauswirth Damit die Kasse stimmt

4 GDPdU und GoBD Welche digitalen Daten muss ich aufbewahren? Welche Änderungen müssen protokolliert werden? Wie müssen die Daten aufgezeichnet werden? Ab wann muss meine Kasse GDPdU-konform sein? Kassen Hauswirth Damit die Kasse stimmt

5 Kassentypen Typ A Elektronische Registrierkasse Elektr. Journal Daten unveränderlich Speicherung von Umsätzen, Stornos, Berichten, etc. Speichermedium USB/SD Typ B Proprietäre Kasen / PC-Kassen Elektr. Journal Daten unveränderlich Speicherung von Umsätzen, Stornos, Berichten, etc. Speichermedium USB/SD oder zentral auf Server (Kassenvernetzung) Kassen Hauswirth Damit die Kasse stimmt

6 Kassentypen Typ C Tablet Kassensystem Elektr. Journal Daten unveränderlich Speicherung von Umsätzen, Stornos, Berichten, etc. Speichermedium Cloud Typ D offene Ladenkassen Keine Registrierkassenpflicht Generalverdacht Erfahrung zeigt: Voll-statt Teilschätzungen / kein Journal Keine Kontrolle der Mitarbeiter Zählprotokoll jeden Tag Kassen Hauswirth Damit die Kasse stimmt

7 Fiskaldaten Fiskaldaten werden komprimiert und archiviert (in der Kasse) Konvertierung in IDEA-Format (durch Fachhändler oder BP) Export in XML und CSV- Dateien (zum Einlesen der Daten) Kassen Hauswirth Damit die Kasse stimmt

8 Schnellcheck Schnell-Check Ist meine Kasse GDPdU-konform? Werden alle Buchungen 10 Jahre lang in der Kasse bzw. zentral gespeichert? Speichert das Kassensystem 10 Jahre lang jeden Bericht fortlaufend nummeriert und reproduzierbar ab? Sind Programm-und Preisänderungen inhaltlich und zeitlich elektronisch protokolliert? Kann ich dem Prüfer die Daten unverzüglich in digitaler Form zur Verfügung stellen? Kassen Hauswirth Damit die Kasse stimmt

9 Kassengesetz Was beinhaltet das Kassengesetz? Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen technische Durchführungsverordnung zur Unveränderbarkeit keine Registrierkassenpflicht Kassen-Nachschau: (ab ) Auch während der Öffnungszeiten Unangekündigt und teilweise verdeckt Alle Unterlagen müssen zur Verfügung stehen Keine strafmindernde Selbstanzeige Technische Anforderungen an Kassensysteme: (ab ) Technische Sicherheitseinrichtung und Schnittstelle Hersteller werden zertifiziert / Daten manipulationssicher, beständig und verkettet Kassen Hauswirth Damit die Kasse stimmt

10 Ausblick Gesetzesentwurf Was beinhaltet das Kassengesetz? Mitteilungspflichtgegenüber dem Finanzamt (Welche Kasse, wie viele, Seriennummern ) (ab ) Belegausgabepflicht/ Ausnahme: Antrag Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen (Schützenfest, ) (ab ) Sanktionen - unrichtiges Kassensystem - unrichtige Belege - Bußgeldrahmen bis (ab ) Kassen Hauswirth Damit die Kasse stimmt

11 Live-Demo LIVE -DEMO Kassen Hauswirth Damit die Kasse stimmt

12 Live-Demo Kassen Hauswirth Damit die Kasse stimmt

13 Live-Demo Kassen Hauswirth Damit die Kasse stimmt

14 Live-Demo Kassen Hauswirth Damit die Kasse stimmt

15 Live-Demo Kassen Hauswirth Damit die Kasse stimmt

16 Ordnungsgemäße Kassenführung 95% aller Kassen sind nicht ordnungsgemäß ZUSCHÄTZUNG Was muss ich beachten? Einzelaufzeichnungspflicht bei bargeldintensiven Unternehmen Kassenbuch führen! (handschriftlich oder online / Excel = No-Go!!!) Tägliche Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben Wie muss ein ordentlicher Tagesabschluss aussehen? Vollständige Z-Berichte/Tagesabschlüsse Firmierung / Datum + Uhrzeit / Z-Zähler / Umsätze getrennt nach Steuern / Umsätze getrennt nach Finanzwegen / Stornos / Rabatte / kostenlose Artikel Wie muss ich eine ordnungsgemäße Kasse beweisen? Es gilt das Belegprinzip (auch Stornobons) Verfahrensdokumentation, Einrichtungsprotokoll, Anleitungen Unveränderbarkeit (Fiskalspeicher) Aufbewahrungspflicht (10 Jahre) Kassen Hauswirth Damit die Kasse stimmt

17 Problembereiche Kassenführung Problembereiche Kassenführung Verstoß Fiskaldaten (zu später Einsatz, nicht finanzamtkonforme Datenspeicherung) Keine Einzelaufzeichnung Fehlende Z-Berichte Keine Storno bzw. Retourenbons Kassenbuch mit Bleistift oder Excel Finanzwegtrennung BAR / UNBAR Trennung im Haus / außer Haus Diebstahl & Unterschlagung Dokumentation Kundenrabatte (Hausbon, etc.) Gutscheinverwaltung Aufzeichnungspflicht / Aufbewahrungspflicht / Beleg- und Vorlagepflicht Kassen Hauswirth Damit die Kasse stimmt

18 Problembereiche Kassenführung Haben Sie noch Fragen zu Ihrer Kassenführung??? Kassen Hauswirth Damit die Kasse stimmt