Fortbildungsveranstaltung des Gewerbevereins Illingen:

Transkript

1 Fortbildungsveranstaltung des Gewerbevereins Illingen: Anforderungen an die Kassenführung ab Referent: Steuerberater Dipl. Kfm. Marcus Müller Im Gröner Knittlingen

2 Kassenführung Wer muß eine Kasse führen?

3 Verpflichtet, eine Kasse zu führen sind: Alle buchführungspflichtigen Unternehmen Alle freiwillig buchführenden Unternehmen soweit sie nicht unerhebliche Bargeschäfte betreiben Alle bargeldintensiven Unternehmen wie: Einzelhandel, Gastronomie, Taxibetriebe

4 Kassenführung Arten von Kassen

5 Offene Ladenkasse Mit manuellem Kassenbuch handschriftlich geführt Mit elektronischem Kassenbuch z.b. Excel Liste

6 Offene Ladenkasse Auch als Schubladenkasse bezeichnet Kennzeichen/Pflichten: Es erfolgen keine Datenaufzeichnungen Alle Einlagen sowie Ausgaben und Entnahmen sind einzeln aufzuzeichnen Arbeitstäglicher Kassensturz

7 Offene Ladenkasse sehr manipulationsanfällig Nicht nur durch Unternehmer, sondern auch durch Personal

8 Offene Ladenkasse Ermittlung der rechnerischen Tageseinnahmen Kassenendbestand des Tages - Kassenendbestand des Vortages + Betriebsausgaben + Privatentnahmen - Privateinlagen + Einzahlungen auf die Bank - Auszahlungen von Bank in die Kasse = Tageseinnahmen des jeweiligen Tages

9 Elektronische Kasse Elektronische Kassen mit Drucklaufwerken mit zwei Drucklaufwerken mit einem Drucklaufwerk PC-Kasse mit Betriebssystem und Kassensoftware oftmals Anbindung an weitere Komponenten wie Buchhaltung, Warenwirtschaftssystem

10 Kassenführung Anforderungen an ELEKTRONSICHE Kassen

11 Kassenführung Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)

12 Die GoBD vom betreffen ALLE elektronischen Systeme, die irgendwie buchführungsrelevante Daten liefern neben der EDV auch alle Neben- und Vorsysteme, die Daten erfassen erzeugen empfangen übernehmen verarbeiten speichern oder übermitteln

13 Die GoBD vom Beispiele: Taxameter, Waagen (mit Kassenfunktion), Zeiterfassungssysteme Elektronische Kassen, PC-Kassen Diese Pflichten gelten bereits seit 2015!

14 Die GoBD vom Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Die Buchführung muß es ermöglichen, sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle zu verschaffen Keine Buchung ohne Beleg: Verarbeitungskette vom eingehenden Beleg über die Buchhaltung bis in den Abschluß muß lückenlos nachvollzogen werden können Alte- oder Vorgängersoftware sind mit Datenbeständen 10 Jahre aufzubewahren, Speicherung in anderem Format ist unzulässig

15 Die GoBD vom Vollständigkeit Alle relevanten Informationen eines Geschäftsvorfalls sind aufzubewahren wie Namen der Beteiligten, Leistungsbeschreibung, Datum Verdichtungen sind nur zulässig, wenn die Zusammensetzung und einzelnen Vorgänge kenntlich gemacht werden Keine Unterdrückung von Geschäftsvorfällen Kassensysteme, die einen Beleg ohne Verbuchung erstellen, sind unzulässig Stornobuchungen und Löschungen müssen nachvollziehbar sein

16 Die GoBD vom Vollständigkeit Nicht aufgezeichnet werden müssen Kunden- Namen im Einzelhandel und Taxigewerbe, außer bei Aufzeichnungspflicht aufgrund anderer Vorschriften, wie z.b. Bargeschäfte über ,- Aber: Liefert das Kassensystem derartige Einzel-Aufzeichnungen, sind diese ebenfalls aufzubewahren und herauszugeben

17 Die GoBD vom Richtige und zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung Richtigkeit: Aufzeichnung/Beleg und tatsächlicher Vorfall müssen übereinstimmen Zeitnahe Erfassung Unbare Vorgänge bis Ablauf des Folgemonats; Sicherstellung durch laufende Nummerierung einund ausgehender Rechnungen, Ablage in Vorordnern, elektronische Aufzeichnung in PC- Kassen, WaWi- oder Fakturierungssystemen Bare Vorgänge (Kasse) täglich

18 Die GoBD vom Ordnung Ordnung und Unveränderbarkeit Systematische Erfassung der Belege Übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen Planmäßige Belegsammlung Getrennte Verbuchung barer und unbarer Vorfälle Änderungen in der Buchführung sind klar zu dokumentieren (hierauf ist bei der verwendeten Software zu achten)

19 Die GoBD vom Ordnung und Unveränderbarkeit Formattreue Belege sind so aufzubewahren, wie diese eingegangen sind Papierbelege als Papier s, pdf- oder andere Dateien als solche

20 Die GoBD vom Verfahrensdokumentation Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des EDV- Verfahrens sind vollständig und schlüssig zu dokumentieren durch: Prozeßbeschreibung (kurzes, kommentiertes Ablaufdiagramm) Gebrauchsanweisung für Anwender (Gebrauchsanleitung) Technische Systemdokumentation (eingesetzte Versionen) und deren Historie

21 Die GoBD vom Verfahrensdokumentation Betriebsdokumentation (Umfeld, Branche, Kennzahlen) Beschreibung des internen Kontrollsystems (s.u.) Datensicherungskonzept (verwendete Datenträger und Back-up-Systeme)

22 Die GoBD vom Das interne Kontrollsystem (IKS) Eingerichtete Kontrollen zur Einhaltung der GoBD und deren tatsächliche Umsetzung Regelmäßige Prüfung der Zugangs- und Zugriffsberechtigungen Funktionstrennung (Vier-Augen-Prinzip ) Erfassungskontrolle bei System-Fehlerhinweisen, Plausibilitätsprüfungen und Abstimmungskontrollen Zutreffende technische Verarbeitung Schutzmaßnahmen gegen (un)beabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten

23 Kassenführung BMF-Schreiben vom

24 Das BMF-Schreiben vom Ab dem müssen Daten von Registrierkassen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar zur Verfügung gestellt werden Alle Geschäftsvorfälle einzeln aufgezeichnet werden Alle elektronischen Kassenaufzeichnungen 10 Jahre aufbewahrt werden gilt nur für elektronische Kassensysteme Aber: bei Excel-Kassenbuch tägliche unveränderbare Absicherung, ggf. per pdf

25 Das BMF-Schreiben vom Ab dem müssen Daten von Registrierkassen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar zur Verfügung gestellt werden Alle Geschäftsvorfälle einzeln aufgezeichnet werden Alle elektronischen Kassenaufzeichnungen 10 Jahre aufbewahrt werden gilt nur für elektronische Kassensysteme Aber: bei Excel-Kassenbuch tägliche unveränderbare Absicherung, ggf. per pdf

26 Das BMF-Schreiben vom Anwendungsregelung: kann eine Kasse bauartbedingt diese Anforderungen nicht oder nur teilweise erfüllen, dann darf diese noch bis zum eingesetzt werden Ist eine Anpassung, z.b. per Erweiterung oder Update möglich, hat diese schon vor dem zu erfolgen der Termin ist nur für nicht aufrüstbare Kassen wichtig, bei den anderen liegt bereits ein Verstoß gegen Buchführungsvorschriften vor mit entsprechenden Folgen

27 Das BMF-Schreiben vom Zusammenfassende Voraussetzungen an eine Kasse (GoBD und BMF ): Einzelaufzeichnung: Alle Daten des Kassensystems wie Rechnungen und Belege sind unveränderbar abzuspeichern und vollständig aufzubewahren Sämtliche Journal-, Auswertungs- und Programmierdaten und Stammdatenänderungen sind aufzuzeichnen Keine Bon- oder Rechnungserstellung ohne Verbuchung des Geschäftsvorfalles

28 Das BMF-Schreiben vom Zusammenfassende Voraussetzungen an eine Kasse (GoBD und BMF ): Verlustfreie Speicherung der Daten, Aufbewahrung der Bedienungsanleitungen und Handbücher für 10 Jahre Alle relevanten Daten müssen für einen Finanzamtszugriff jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können

29 Das BMF-Schreiben vom Das Schreiben wie auch die GoBD sind Äußerungen der Finanzverwaltung Gesetzlich sind diese Anforderungen bei weitem nicht so konkret Bundesfinanzhof (BFH): Eine Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle ist nicht erforderlich (Apothekenfall) bei Abgabe von Waren mit geringem Wert an eine Vielzahl von Personen Aber auch BFH: Besitzt das Kassensystem die Möglichkeit der Einzelaufzeichnung, dann ist diese zu nutzen, es besteht kein Wahlrecht

30 Kassenführung Handlungsempfehlungen

31 Handlungsempfehlungen Offene Ladenkasse Nicht betroffen von diesen Anforderungen Aber: Bei elektronischem Kassenbuch tägliche, unveränderliche Abspeicherung, ggf. als pdf

32 Handlungsempfehlungen Registrierkassen mit Drucklaufwerken Zwei Laufwerke: Wohl nicht aufrüstbar Neuanschaffung ins Auge fassen Ein Laufwerk Wenn z.b. durch externes Laufwerk oder Erweiterung internen Speichers aufrüstbar, dann hätte dies eigentlich schon erfolgen sollen Wenn nicht aufrüstbar, ebenfalls Neuanschaffung erwägen

33 Handlungsempfehlungen PC-Kassen Einzelaufzeichnung meist kein Problem Bei Speicherkapazitätsproblemen gut nachrüstbar

34 Handlungsempfehlungen Keine allgemeingültige Lösung angebbar Suche nach individueller Lösung, die den betrieblichen Anforderungen entspricht kostenschonend und praktikabel ist

35 Handlungsempfehlungen An die Zukunft denken Erfüllung der Anforderungen des BMF- Schreibens, der GoBD und des Gesetzesentwurfs (vgl. Folgekapitel) Wachsendes Unternehmen: Ggf. Anschaffung eines Systems, das derzeitige Anforderungen erfüllt und Kapazitätsreserven hat Billige Lösung Modifikation veralteter Systeme oft unsinnig Wenn, dann Testläufe und Bestätigung der Erfüllung der Vorgaben

36 Handlungsempfehlungen Kosten Neue elektronische Registrierkasse liegt im dreistelligen Bereich Bestätigung der Erfüllung der GoBD verlangen Umrüstung auf ein PC-Kassensystem liegt mit entsprechendem Programmieraufwand schnell im Tausender-Bereich Hier sind Vor- und Nachteile abzuwägen

37 Handlungsempfehlungen Nicht umrüsten? Aussagen des BFH zwar gewichtig, aber müssen auch passen Zudem ist Streit vorprogrammiert Rückkehr zur offenen Ladenkasse Eigentlich nicht sinnvoll, da diese vom Finanzamt unter starken Zweifeln an die Richtigkeit geprüft wird die Anforderungen wie tägliche Speicherung, Dokumentation von Änderungen recht hoch sind

38 Kassenführung Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen Regierungsentwurf vom

39 Regierungsentwurf Einzelaufzeichnung soll gesetzlich verankert werden Ausbau der Protokollierung ein zertifiziertes Sicherheitsmodul speichert alles (Black-Box) Einführung einer Kassennachschau Unangekündigte Prüfung der Kassensysteme und -nutzung auf Ordnungsmäßigkeit

40 Regierungsentwurf Übergangsregelung Achtung: Diese verlängert nicht die des BMF- Schreibens vom Kassen, die nach dem und vor dem angeschafft wurden und die Anforderungen des BMF-Schreibens vom erfüllen und nicht aufrüstbar sind dürfen noch bis eingesetzt werden

41 Kassenführung Fazit

42 Fazit Grds. Regelungen der Finanzverwaltung Die Termine vor dem sind ebenso wichtig Anforderungen umfassen nicht nur Kassen, sondern auch Vor- und Nebensysteme Intensität von Prüfungen dürfte eher gering oder ergänzend sein (um eine Verwerfung einer Buchhaltung abschließend zu begründen) Wenn neues Gesetz kommt, ist mit Intensivierung zu rechnen, da Einzelaufzeichnungspflicht verankert wird sowie der Kassennachschau

43 Bonbons Ein paar steuerliche Tipps

44 Krankenversicherung von Kindern Steuerlich zu berücksichtigende Kinder Freiwillige oder private Basis-Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge Auch von diesen über eine Beschäftigung bezahlte Pflichtbeiträge zu Kranken- und Pflegeversicherung bei den Eltern abzugsfähig Nur einmal zu berücksichtigen (Eltern oder Kind) Steuerlich bei Eltern wegen höherem Steuersatz sinnvoller

45 Krankenversicherungen von Kindern Hat Kind schon Erklärung angegeben bei Kind Antrag auf schlichte Änderung (zu ungunsten bis zur Verjährung möglich) bei Eltern diese Basis-Beiträge ansetzen Vorteil: Steuersatzunterschied

46 Umsatzsteuer auf Verpflegung Auf Reisen oder Montage sind Kosten für Verpflegung einkommensteuerlich nicht abzugsfähig (dafür ggf. Verpflegungsmehraufwendungen) Umsatzsteuerlich gibt es diese Beschränkung nicht, daher die Vorsteuer aus entsprechenden Rechnungen ist abzugsfähig

47 Umsatzsteuer: Rechnungsberichtigung Finanzamt bemängelt nicht vollständige Rechnung Rechnung wird berichtigt Ansicht der Finanzverwaltung: Vorsteuerabzug erst ab Berichtigung möglich, da diese jedoch früher angemeldet wurde: Zinsen 6% p.a. Entscheidung des EuGH: Rechnungsberichtigung wirkt zurück somit keine Verzinsung mehr

48 Investitionsabzugsbetrag (IAB) Bis 2015 konkrete Bezeichnung des anzuschaffen geplanten Wirtschaftsgutes Ab 2016 keine Bezeichnung mehr nötig Zum Ausgleich von Mehrergebnissen bei Betriebsprüfungen darf kein IAB gebildet werden (so Ansicht bislang Finanzverwaltung) BFH: Mit einem IAB darf ein Mehrergebnis ausgeglichen oder reduziert werden