Kassenführung Was Sie wissen sollten!

Transkript

1 Teil 1 - elektronische Kassenführung für Unternehmen - Auswirkung der Änderungen ab Frage 1 Antwort Sind Sie verpflichtet, eine kaufmännische Buchführung, Bilanzen und Jahresabschlüsse nach 5, 1 EStG zu führen? Ja, dann sind alle Spatzen gefangen, Sie haben diese Regeln unabdingbar anzuwenden! Frage 2 Antwort Ermitteln Sie Ihren Gewinn im Rahmen einer Einnahmen-/ Ausgabenrechnung nach 4, 3 EStG? Wenn ja, dann sind Sie nicht verpflichtet, die neuen Regeln der elektronischen Kassenführung zu beachten. Aber es gelten ergänzende neue Regeln für die offene Ladenkasse! Sie kommen nicht ungeschoren davon. Wenn ja, aber Sie hatten bislang eine elektronische Registrierkasse, erfassten über PC oder ein anderes elektronisches Medium, dann gelten die Regeln der elektronischen Kassenführung auch für Sie. Sie müssen die Umstellung bis durchgeführt haben.

2 Teil 2 -Regeln für eine offene Ladenkasse 1. Tägliche Führung und Erstellung des Kassenberichts und des Kassenbuches handschriftlich 2. Durchführung täglicher Kassenbestandsaufnahmen mit Zählprotokoll (Kassensturz) 3. Belege über Barausgaben 4. Laufende tägliche Eintragung der Privatentnahmen und Privateinlagen mit Eigenbeleg 5. Sonstige Einnahmen bzw. Ausgaben durch Geldtransit Anmerkung: Die Missachtung dieser Regeln kann bei einer Prüfung durch die Finanzbehörde zur Verwerfung der Kassenführung und zur Schätzung der Umsätze führen. Offene Ladenkasse - was ist darunter zu verstehen? "Schublade, Schuhkarton, Rechenmaschine ohne Speicher"

3 Teil 3 - Anforderungen neue elektronische Kassenführung - Aufzubewahrende Unterlagen - 1. Ausführliche Bedienungsanleitung 2. Programmieranleitung 3. Grundprogrammierung 4. Protokolle über nachträgliche Programmieränderungen 5. Protokolle über die Einrichtung von Kellner-, Trainings-und Managerschlüsseln und alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung Anmerkung: Alle Geschäftsvorfälle müssen sich im Einzelnen über das System nachvollziehen lassen.

4 Teil 4 Dokumentationsverfügbarkeit bei einer elektronischen Registrierkasse 1. Sie muss unveränderbar sein 2. Sie muss in fortlaufender Form abrufbar und nachweisbar sein 3. Sie muss 10 Jahre aufbewahrt werden 4. Inhalte - Tagessummen-Bons (Z-80ns) - Name des Geschäfts - Datum und Uhrzeit - Tagesendsumme getrennt nach Steuersätzen und E bzw. Kreditkartenumsätzen - Nullstellungszähler mit fortlaufender und lückenloser Nummerierung - Stornobuchungen - Retouren - Einnahmen - Zahlungswege und alle Speicher

5 Teil 5 - Elektronische Kassensysteme - was ist darunter zu verstehen? 1. EDV-Registrierkassen 2. PC-Kassensysteme 3. PC mit Betriebssystem 4. Kostengünstige Registrierkassen mit meist fixer Programmierung 5. Proprietäre Kassen 6. Herstellerspezifische Kassen -zwingend erforderlich auslesbarer elektronischer Speicher 7. Mischformen, z. B. Waagen mit Registrierfunktion, Taxameter

6 Teil Schätzungen und Verstöße Schätzungen können vom Finanzamt unter anderem bei folgenden Mängeln vorgenommen werden: 1. Unvollständigkeit der Tagessummen-Bons 2. Fehlen der Programmierprotokolle 3. Fehlen von Kassenberichten 4. Fehlende Aufzeichnungen über den Kassensturz Empfehlung: Wenn Sie täglich Bareinnahmen haben, prüfen Sie Ihre Kassenbestände genau, um Fehlbeträge zu vermeiden.

7 Teil Schätzungen und Verstöße Verletzungen der ordnungsgemäßen Kassenführung können neben den Hinzuschätzungen noch mit Geldstrafen geahndet werden: Echte Kassenfehlbeträge: 1. Nicht zeitgerechte Aufzeichnungen 2. Inhaltlich falsche Aufzeichnungen 3. Buchungsfehler 4. Buchung überhöhter oder fingierter Betriebsausgaben 5. Unvollständige Erfassung der Betriebseinnahmen 6. Unzureichende Trennung von betrieblicher und privater Sphäre 7. Falsche Entnahmen- und Einlagenaufzeichnungen 8. Vorausgegangene Kassenfehlbeträge

8 Teil Schätzungen und Verstöße Verletzungen der ordnungsgemäßen Kassenführung können neben den Hinzuschätzungen noch mit Geldstrafen geahndet werden: Unechte Kassenfehlbeträge: 1. Einlagen mit ungeklärter Herkunft 2. Einlagen, die erst nachträglich eingetragen werden 3. Geschätzte Entnahmen und Einlagen 4. Einlagen und Entnahmen in unverstädnlich raschem Wandel 5. Fragwürdige Darlehen von nahen Angehörigen 6. Sogenannte Luftbuchungen (buchungenfingierter Einlagen zur Vermeidung von Kassenfehlbeträgen, ohne dass tatsächlich Geld geflossen ist Merksatz: "Eine Kasse kann nicht negativ sein!"

9 Teil 7 - Abgrenzung Buchführungspflicht zur Einnahmen-/Ausgabenrechnung 4, 3 EStG ab 2016 Jahresumsatz bis ,00 Jahresgewinn bis ,00 bis Ende 2015 Jahresumsatz bis ,00 Jahresgewinn bis ,00 Vorteil der Einnahmen-/Ausgabenrechnung: Keine besonderen Formvorschriften für die Belegsammlung und die internen Aufzeichnungen. Allerdings gilt: Wer seine Aufzeichnungen in elektronischer Form vornimmt, muss die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff beachten. Die GoBDverlangen insbesondere das Festschreiben von Buchungen und den Schutz gegen nachträgliches Korrigieren oder Löschen von Aufzeichnungen. Änderungen sind nur nach vorherigen Stornobuchungen zulässig.