Mandanteninfo bezüglich Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten der digitalen Grundaufzeichnung (Kasse)

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1 Mandanteninfo bezüglich Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten der digitalen Grundaufzeichnung (Kasse) Sehr geehrte Damen und Herren, ich möchte Sie mit diesem Informationsschreiben über die Neuerungen betreffend der PC-Kassensysteme informieren. Hierbei ist zu beachten, dass nach neuesten Gesichtspunkten der Finanzverwaltung zwischen unterschiedlichen Gewinnermittlungsarten unterschieden werden muss. Ich werde versuchen Ihnen hier einen Überblick über die Grundaufzeichnungen bei einem Bilanzierenden oder einem Einnahmen-Überschuss-Rechner zu verschaffen. Die Erfüllung von Grundaufzeichnungen sei es händisch oder digital, muss von jedem Gewinnermittler, also Bilanzierenden, wie auch Überschussrechner erfüllt werden. Dabei ist der Einsatz von Hilfsmitteln entscheidend. Ordnungsprinzipien Bücher und Aufzeichnungen müssen nach bestimmten Ordnungsprinzipien geführt werden, sodass es einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit möglich ist, einen Überblick zu bekommen. Dies bedarf einer geplanten Sammlung und Aufbewahrung von Belegen, durch die gewährleistet wird, dass die Geschäftsvorfälle leicht und identifizierbar feststellbar und unverlierbar sind. Belegsicherung Die Grundaufzeichnung muss gewährleisten, dass von der Buchung bis zum Beleg zurück zu dem Geschäftsvorfall eine Identifizierung möglich ist. Diese Grundaufzeichnungen müssen die verfahrensrechtlichen Ordnungsvorschriften, insbesondere - Vollständigkeit - Richtigkeit - Zeitgerechtigkeit

2 - Ordnungsmäßigkeit - Unveränderbarkeit - Protokollierte Änderungen erfüllen. Aufzeichnungen bei Bilanzierenden und Einnahme/Überschussrechner Bilanzierender: Der Steuerpflichtige muss die digitalen aufbewahrungspflichtigen Grundaufzeichnungen (s.o.), insbesondere von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gewährleisten. Einzelaufzeichnungspflicht jeder Geschäftsvorfall! Dabei ist die Zumutbarkeitsgrenze zu beachten. Sollte demnach die Einzelaufzeichnungspflicht technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch nicht möglich sein, brauchen die Betriebseinnahmen auch nicht einzeln aufgezeichnet und vorgelegt zu werden (z.b. Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen (Marktstand) mit händischer offener Ladenkasse). Wird eine elektronische Registrierkasse oder ein PC-Kassensystem eingesetzt, rückt diese Zumutbarkeitsgrenze in den Hintergrund, mit der Folge, dass Einzelaufzeichnungen vorzunehmen sind. Grundsatz: Alles was eine Kasse kann, muss genutzt werden!. Folge: Den Bilanzierenden trifft eine doppelte Pflichterfüllung mit Einzelaufzeichnung des Umsatzes durch elektronische Registrierkasse, sowie Führung und Aufbewahrung eines Kassenbuches. Vorlagepflicht bei Betriebsprüfung! Überschussrechner mit Registrierkasse: Der Steuerpflichtige muss die digitalen aufbewahrungspflichtigen Grundaufzeichnungen (s.o.), insbesondere von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gewährleisten. Das Erfassungsprotokoll der elektronischen Registrierkasse ist 10 Jahre aufzubewahren. Aufgrund von ggf. verdichteten Gruppenbuchungen der Betriebseinnahmen, ist ein einmalig durchnummerierter Tagesendsummenbon für die Schnittstelle zwischen digitaler Grundaufzeichnung und Verbuchung der Geschäftsvorfälle aufbewahrungs- und vorlagepflichtig. Die Führung eines Kassenbuchs ist entbehrlich, weil nicht verpflichtend.

3 kein Kassenbuch, kein Kassenmonatsblatt, keine Kassenminusprüfung, kein Kassenbestand Überschussrechner mit Offener Ladenkasse Der Steuerpflichtige muss die aufbewahrungspflichtigen Grundaufzeichnungen (s.o.), insbesondere von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gewährleisten. Kassenbuch /-bericht Nicht buchführungspflichtige sind nicht zur Führung eines Kassenbuches oder eines Kassenberichtes verpflichtet. Hierdurch entfällt die Erstellung eines Kassen-Monatsblatts, die Kassenminusprüfung und die Führung eines Kassenbestands. Das Führen einer offenen Ladenkasse und die sich anschließende rechnerische Ermittlung der Tageseinnahmen kommen nur dann zu einer zulässigen Anwendung, soweit die Voraussetzungen für eine Einzelaufzeichnungspflicht nicht vorliegen. Folge Prüfung Zumutbarkeit von Einzelaufzeichnungen Erforderliche Nachweise sind Quittungsblöcke oder täglicher Kassenbericht! Die erstmalige Anschaffung einer elektronischen Registrierkasse ist zunächst nicht erforderlich! Zusammenfassung: Quintessenz: Es ist zwingend zwischen einer von jedem zu erfüllenden Grundaufzeichnungspflicht und der Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs zu unterscheiden. Wie bereits oben erwähnt trifft den Bilanzierenden eine doppelte Pflichterfüllung. Einem Überschussrechner wird nur die Pflicht für die Grundaufzeichnung - zumindest verfahrensrechtlich - auferlegt. Unsere Empfehlung, Mandanten sollten auch in diesem Falle eine ordnungsgemäße Kasse führen, insbesondere bei relevanten Bareinnahmen (Vermeidung von Folgekosten durch Einspruch oder Klageverfahren). Hinweis: Gemäß der neuen BFH-Rechtsprechung sollte nochmals erwähnt werden, dass der Grundsatz gilt: Alles was eine (PC-)Kasse kann, muss genutzt werden (Aufzeichnung, Archivierung und Vorlage).

4 Die Grundaufzeichnungsfunktion umfasst die Belegsicherung und die Garantie der Unverlierbarkeit von Geschäftsvorfällen. Die Ordnungsmäßigkeit erstreckt sich neben den elektronischen Büchern und sonstigen erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit im Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems. Achtung aktuelle Rechtsprechung! Die Aufbewahrung von Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen ist auch nach der aktuellen Rechtsprechung zwingend erforderlich. Die Entscheidungen betreffen bisher überwiegend elektronische Registrierkassen und Kassensysteme. M.E. sind diese Entscheidungen allerdings sinngemäß auf alle Vor-, Haupt- und Nebensysteme mit aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen anzuwenden. Bei programmierbaren Kassensystemen berechtigt das Fehlen von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, wie Betriebsanleitung, sowie Protokolle nachträglicher Programmänderungen grds. für sich genommen zu einer Hinzuschätzung. Der BFH wertet die Nichtaufbewahrung von Anweisungen zur Kassenprogrammierung, sowie insbesondere der Programmierprotokolle als formellen Mangel mit sachlichem Gewicht, dessen Bedeutung dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse oder dem Fehlen von täglichen Kassenberichten bei einer offenen Ladenkasse gleichsteht. Bitte beachten! Für die Ordnungsmäßigkeit der (elektronischen) Bücher und sonstigen erforderlichen (elektronischen) Aufzeichnungen, einschließlich der eingesetzten Verfahren, ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich.

5 Eine monatliche Kassenbucherstellung in der Steuerkanzlei ist nach heutigem Stand nicht ordnungsgemäß. Das Kassenbuch muss vielmehr im Unternehmen geführt werden! Achtung 1. nicht täglich geführte Kassen sind nicht kassensturzfähig 2. vorwiegend Bargeschäfte + schwerwiegende Mängel der Kassenbuchführung können bedeuten, dass die gesamte Buchführung nicht ordnungsgemäß ist und die Besteuerungsgrundlagen insgesamt geschätzt werden können! Änderungen ab dem Am endet die Übergangsfrist der sogenannten Kassenrichtlinie. Ab dem gelten demnach neue Grundsätze. Soweit Gerät bauartbedingt die neuen Anforderungen nicht erfüllt, gibt es keine Beanstandungen bis bei weiterer Verwendung. Voraussetzung ist, dass es technisch möglich ist Softwareanpassungen und Speichererweiterungen durchzuführen. Ab Anschaffung geeigneter Geräte (=Registrierkassen mit Druck- und Schnittstellenfunktion, Waagen mit Registrierkassenfunktion, PC-Kasse) erforderlich = Geräte mit Speicherzugriff. Offene Ladenkasse ist unverändert zulässig. Unzulässig ab Registrierkassen mit zwei Kassenrollen (ohne Schnittstellenfunktion) Registrierkassen mit nur einer Kassenrolle und Z-Bon-Ausdruck (ohne Schnittstellenfunktion) Unveränderbarkeit der Daten wird regelmäßig immer wieder gefordert. Ist m.e. technisch nicht möglich. Allerdings die Dokumentation der Veränderung von Daten! Sollten Sie hierzu weitere Fragen haben oder Beratungsbedarf verspüren, scheuen Sie sich bitte nicht mit uns Kontakt aufzunehmen. Wir stehen Ihnen selbstverständlich beratend zur Seite! Ihr Steuerberater Daniel Heeb