Gesetzliche Anforderungen an Kassensysteme seit dem

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1 30. März 2017 Gesetzliche Anforderungen an Kassensysteme seit dem Beratungsgruppe Alfredstraße 66, Essen, Tel Referent: Andreas Engeln Dipl.-Kfm. Steuerberater Partner der RST-Beratungsgruppe, Essen Wirtschaftsprüfung Steuerberatung Rechtsberatung Unternehmensberatung

2 Ansprechpartner Andreas Engeln Diplom-Kaufmann Steuerberater Partner der RST-Beratungsgruppe

3 Gesetzliche Anforderungen an Kassensysteme ab Einführung 2. Allgemeine gesetzliche Grundlagen zur Kassenbuchführung 3. Änderungen der gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme 4. Ausblick Betriebsprüfung 5. Zusammenfassung 3

4 Einführung Bargeldintensive Unternehmen und deren Kassenführung im Fokus der Finanzverwaltung Gastronomen, Friseure, Einzelhändler, Taxiunternehmen Bundesrechnungshof bemängelt bereits im Jahr 2003 und auch im Jahr 2015 hohe Steuerausfälle durch nicht manipulationssichere Kassen systeme, auch im OECD-Bericht vom Juni 2013 wird die Umsatzverkürzung mittels elektronischer Kassensysteme kritisiert Kassenaufzeichnungen, Elektronische Registrierkassen und Kassensysteme entsprechen nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) Elektronische Registrierkassen sind manipulierbar und hinterlassen keine oder kaum nachweisbare Spuren Schwerpunkt bei Betriebsprüfungen und deshalb Risikopotential, dass unterschätzt wird 4

5 Allgemeine gesetzliche Grundlagen zur Kassenbuchführung Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten Außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten Steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten 238 ff. HGB 91 ff. AktG 41 ff. GmbHG Gewerberechtliche und branchenspezifische Aufzeichnungspflichten z.b. gemäß Eichordnung Fahrlehrergesetz Gewerbeordnung Apothekenbetriebsordnung Außersteuerliche Aufzeichnungspflichten werden über 140 AO in das Steuerrecht übergeleitet 141, 142, 143 AO 90 Abs. 3 AO 22 UStG 4 Abs. 4 a S. 6 EStG 4 Abs. 7 EStG 5

6 Allgemeine gesetzliche Grundlagen zur Kassenbuchführung Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) Stellen die Rechtsgrundlagen an das Führen von Büchern dar Gelten auch für die Führung einer Kasse und eines Kassenbuches Kassenbuch wichtigstes Grundbuch Sowohl für Papieraufzeichnungen und digitale Aufzeichnungen Ergeben sich für alle Kaufleute zunächst aus dem Handelsrecht und wurden in die steuerrechtlichen Vorschriften übernommen Konkretisierung der Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung GoBD mit Wirkung seit (beziehen sich auch auf Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchführung) 6

7 Allgemeine gesetzliche Grundlagen zur Kassenbuchführung Vor- und Nebensysteme Anlagebuchhaltung Kassensystem Archivsystem Hauptbuch Lohnbuchhaltung Anlagevermögen Umlaufvermögen RAP Eigenkapital Rückstellungen Verbindlichkeiten E-Banking Faktura WWS 7

8 Allgemeine gesetzliche Grundlagen zur Kassenbuchführung Anforderungen der GoB Allgemeine Anforderungen Ordnungsvorschriften Grundsatz der Übersichtlichkeit Grundsatz der Wahrheit Grundsatz der Nachvollziehbarkeit (Nachprüfbarkeit) Grundsatz der Klarheit Grundsatz der laufenden Aufzeichnungen Grundsatz der Vollständigkeit 8

9 Allgemeine gesetzliche Grundlagen zur Kassenbuchführung Anforderungen an ordnungsgemäße Kassenbuchführung Grundsatz der Zeitgerechtheit Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden Gilt auch für Privateinlage und Privatentnahmen Kassensturzfähigkeit Übereinstimmung des Soll- und Ist-Bestandes einer Kasse Grundsatz der Unveränderbarkeit Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass ursprünglicher Inhalt nicht mehr feststellbar ist Unzulässig in Papieraufzeichnungen: Radierungen, Löschungen, Weißungen usw. Korrektur nur über Stornierung oder Umbuchung Auch bei Aufzeichnungen in elektronischer Form gilt Radierverbot ursprünglicher Inhalt muss feststellbar bleiben (Excel Kassenbücher) Internes Kontrollsystem und Datensicherheit Grundsatz der Einzelaufzeichnung Jeder Geschäftsvorfall (Einnahmen, Ausgaben, Entnahme, Einlage) ist einzeln zu erfassen Eventuelle Erleichterung durch Einzelhandelsrechtsprechung 9

10 Allgemeine gesetzliche Grundlagen zur Kassenbuchführung Anforderungen an ordnungsgemäße Kassenbuchführung Steuerliche Außersteuerliche Branchenspezifische Aufzeichnungspflichten Aufzeichnungspflichten Aufzeichnungspflichten Geschäftsvorfälle > Pflicht zur Einzelaufzeichnung Registrier- und PC-Kassen Prüfung der Anwendbarkeit der Einzelhandelsrechtsprechung 10

11 Allgemeine gesetzliche Grundlagen zur Kassenbuchführung Anforderungen an ordnungsgemäße Kassenbuchführung Grundsatz der Nachvollziehbarkeit Progressive und retrograde Prüfbarkeit müssen gewährleistet sein Tagesendsummenbons (Z-Bons) müssen Gewissheit über die Vollständigkeit der Einnahmen zulassen Beim Einsatz von IT-Technologie ist eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation notwendig (Bedienungsanleitung/Programmierprotokolle) Z-Bon Grundsatz der Wahrheit Eintragungen müssen vollständig, richtig und lückenlos sein Es dürfen keine Geschäftsvorfälle ausgelassen werden oder hinzugefügt werden (Kassenfehlbeträge) Grundsatz der Klarheit Bare und unbare Vorgänge müssen getrennt gebucht werden Geschäftsvorfälle eindeutig bezeichnen Grundsatz der Vollständigkeit Bei Ermittlung des Kassenbestandes sind Rundungen unzulässig Der Kassenbestand ist zwingend durch Zählen des Bargeld zu ermitteln Zählprotokolle Auch das Kleingeld ist zu zählen! 11

12 Allgemeine gesetzliche Grundlagen zur Kassenbuchführung Anforderungen an ordnungsgemäße Kassenbuchführung Grundsatz der Vollständigkeit: Unabhängig vom eingesetzten Kassensystem besteht die Verpflichtung jeden einzelnen Geschäftsvorfall aufzuzeichnen (aufgrund steuerlicher Vorschriften oder außersteuerlicher Normen) Betriebseinnahmen Betriebsausgaben Entnahmen Einlagen Aufzuzeichnen sind : Inhalt des Geschäftes Gegenleistung (Geld) Name des Vertragspartners Ausreichende Bezeichnung des Geschäftsvorfalls, soweit zumutbar Branchenspezifische Besonderheiten und die Zumutbarkeit sind zu berücksichtigen Kassensystem 12

13 Geltende Verwaltungsvorschriften Änderungen der gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme Gesetzliche Vorgaben, Aufzeichnungspflichten BMF BMF GoBD Z-Bon, Stornos, Bedienungs- u. Programmieranleitung Journaldaten, Datensicherung Stammdatenänderung Belegfunktion, IKS, Datenzugriff, Unveränderbarkeit der Daten Das deutsche Recht kennt keine Registrierkassenpflicht. Offene Ladenkasse Mechanische Registrierkasse EDV-Registrierkasse ohne Einzelaufzeichnungen und Datenexport EDV-Registrierkasse mit Einzelaufzeichnungen und Datenexport PC-Kassensysteme 13

14 Änderungen der gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme Kassentypen Offene Ladenkasse Schublade, Geldkassette oder Ähnliches Merkmale: Fehlende Datenaufzeichnungen Keinerlei technische Ausstattung Ermittlung der Tageseinnahmen durch Kassenbericht je Öffnungstag Zählprotokoll je Öffnungstag (als Nachweis empfehlenswert) Trennung der Entgelte muss nach Steuersätzen erfolgen Einsatz in Kleinbetrieben Geringe oder keine Einzelaufzeichnungspflicht Betriebswirtschaftliche Auswertungen (z.b. Warengruppenberichte) entbehrlich Keine Mitarbeiter beschäftigt Zählprotokoll 14

15 Änderungen der gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme Kassentypen Elektronische Registrierkassen Programmierte Systeme: Registrierkassen Waagen mit Registrierkassenfunktion Taxameter, Wegstreckenzähler Warenwirtschaftssysteme Merkmale: Doppelfunktion für Unternehmer: Kontrollfunktion für betriebliche Abläufe für Finanzamt: Geschäftsvorfälle werden auf einem Speicher erfasst Datenzugriff während einer Außenprüfung Je älter das System desto geringer die Speicherkapazität Sie werden nach der Möglichkeit der Einzelaufzeichnung und Datenexport unterschieden 15

16 Änderungen der gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme Gesetzliche Vorgabe Übergangsregel bis Zum wurde der Finanzverwaltung das Recht eingeräumt, auf die einzelnen Geschäftsvorfälle im Rahmen einer Außenprüfung, elektronisch zuzugreifen (Datenzugriffsrecht) Erhöhte Anforderungen an die Aufzeichnungen (Journaldaten, Stammdaten, aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen) Summenspeicherbasierte Registrierkassen entsprechen nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen Aber: Übergangsregelung bis (BMF-Schreiben zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften vom ) Für die Dauer der Übergangsfrist wurden neue Grundsätze zur Aufbewahrung von Daten normiert Gelten für Altgeräte, die aufgrund ihrer Bauart die gesetzlichen Vorgaben nicht erfüllen können Gilt nicht für PC-Kassensysteme, diese müssen Einzeldaten auf Bonebene seit dem aufzeichnen und aufbewahren 16

17 Änderungen der gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme Gesetzliche Vorgabe - Änderungen ab Nur noch zwei Kassentypen möglich Offene Ladenkasse Kassenbericht/Zählprotokoll Überprüfbarkeit der Vollständigkeit und Richtigkeit der Einnahmen Journaldaten Registrierkasse mit Datenhaltung Programmier- und Stammdaten mit Historie Verfahrensdokumentation Maschinelle Auswertbarkeit der vom Kassensystem erfassten Einzeldaten Einsatz von Registrierkassen ohne Schnittstellenfunktion ist mangels Datenexport nicht mehr erlaubt GoBD konform 17

18 Änderungen der gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme Gesetzliche Vorgabe - Änderungen ab Handlungsbedarf Der Datenexport von Kasseneinzeldaten ist ab dem 1. Januar 2017 zwingend sicherzustellen. Es ist zu klären, ob das eingesetzte Kassensystem die notwendigen technischen Anpassungen zulässt; Umrüstung mit Hersteller prüfen Bei Neuanschaffung einer Kasse sollte im Hinblick auf eine eventuelle Gesetzesänderung auf die Aufrüstbarkeit einer Sicherungsmöglichkeit (Fiskalspeicher) geachtet werden Gegenüber der offenen Ladenkasse bietet die Elektronische Registrierkasse zusätzlich zu den gesetzlichen Erfordernissen folgende Vorteile: Kontrollfunktion für den Arbeitgeber Zeitersparnis durch Wegfall der Kassenberichte Umsatzsteuerliche Vereinfachung, da Trennung der Entgelte möglich Erleichterte Erstellung von Tagesabschlüssen 18

19 Änderungen der gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme Gesetzes zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnung Problem: Der Steuervollzug in Deutschland ist funktional und bislang effektiv und effizient. Jedoch stellen die heute bestehenden technischen Möglichkeiten zur Manipulation von digitalen Grundaufzeichnungen, insbesondere von Kassenaufzeichnungen ein ernstzunehmendes Problem für den gleichmäßigen Steuervollzug dar. Aufgrund der fortschreitenden Technisierung ist es heutzutage möglich, dass digitale Grundaufzeichnungen, z.b. in elektronischen Registrierkassen, unerkannt gelöscht oder geändert werden können. Durch den Einsatz von Manipulationssoftware: Unterdrückung von Bedienereingaben Löschung von Umsatzkategorien Inhaltliches Ersetzen von Datenbanken Ersetzen von hochpreisigen durch preiswertere Waren Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen 19

20 Änderungen der gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnung Ziel und Anforderungen: Sicherstellung der Unveränderbarkeit der digitalen Grundaufzeichnungen (Sicherheitsmodul) Elektronische Aufzeichnungssysteme sollen durch zertifizierte elektronische Sicherheitseinrichtung geschützt werden Digitale Grundaufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen (Schnittstellenerfordernis) Grundaufzeichnungen müssen auf einem Speichermedium gesichert und verfügbar gehalten werden Einführung eine Kassen-Nachschau Als Instrument der Steuerkontrolle Keine Außenprüfung sondern eigenständiges Verfahren Unangekündigte Nachschau während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten 20

21 Änderungen der gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnung Sanktionierung von Verstößen Verschärfung des Bußgeldtatbestandes der Steuergefährdung Ausweitung des Kataloges von typischen Gefährdungshandlungen Ordnungswidrigkeiten können mit einer Geldbuße bis zu geahndet werden Hersteller werden ebenfalls in die Pflicht genommen Eine Registrierkassenpflicht ist jedoch nicht vorgesehen. Eine Bonpflicht ist jedoch nicht vorgesehen. BP 21

22 Ausblick Betriebsprüfungen Entwicklung der digitalen Betriebsprüfung Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung seit 2002 auch auf Vor- und Nebensysteme (z.b. Warenwirtschaftssysteme, Taxameter, DMS-Systeme, Elektr. Waagen, Geldspielgeräte, Archivsysteme) Datenträgerüberlassung (Z3-Zugriff) GoBD Zusammenfassung von Regelungen zur Ordnungsmäßigkeit und gleichzeitig zum Datenzugriff ab (GDPdU) Ab ist der Datenexport von Kasseneinzeldaten sicherzustellen Digitale Betriebsprüfung Völlig neue Qualität der steuerlichen Außenprüfung von Bargeldbetrieben. 22

23 23 Ausblick Betriebsprüfung Prüfungssoftware IDEA Offizielle Prüfsoftware der Finanzverwaltung seit Datenanalyse-Software der Firma AUDICON GmbH Z3-Datenträgerüberlassung Komfortable Datenübernahme aus Basisdatensystemen Mit IDEA können große Datenmengen innerhalb kurzer Zeit analysiert werden und macht diese Datenmengen transparent Daten der Vorerfassungssysteme können nach Selektion und Extraktion mit den verbuchten Daten der Finanzbuchhaltung verglichen werden IDEA bietet zusätzliche Analysefunktionen und ergänzende Statistikmethoden auf Knopfdruck ohne Programmierung Lückenlose Prüfungsdokumentation durch Historie (einzelne Prüfungsschritte werden aufgezeichnet)!!!) IDEA + Analysti n

24 Ausblick Betriebsprüfung Prüfungssoftware IDEA GDPdU- Export Dateien Dateien Dateien Daten der Vorsysteme und Buchhaltung Schritte: Import Datei 2 Datei 1!!!) Verknüpfung/ Anpassung Analyse Datei 3 Ergebnis IDEA + IDEA Analysti + Prüfer n 24

25 Ausblick Betriebsprüfung Prüfung mittels Datenanalyse - IDEA Prüfung der Verkaufsdaten Umsatzverprobungen Daten der Warenwirtschaft oder Registrierkassen werden mit den gebuchten Daten der Finanzbuchhaltung verglichen Umsatzverprobungen durch Nachkalkulation Über einen unterstellten Wareneinsatz bzw. Rohertrag (Richtsatzsammlungen) wird auf einen angenommenen Umsatz geschlussfolgert Warenflussrechnungen Verknüpfungen mehrerer Dateien (Wareneinkaufs-, Warenverkaufs- und Inventur-Datei) über eine Schlüsselgröße z.b. Artikelnummer Lückenanalysen Mehrfachbelegungen (Lieferscheine, Rechnungsnummern etc.) Suche nach bestimmten Texten (Geschenk, Storno) oder nach einem bestimmten Datum (Geburtstage Unternehmer oder Angehörige) Vergleich mit plausiblen Daten z.b. Wetterdaten 25

26 Ausblick Betriebsprüfung Prüfung mittels Datenanalyse - IDEA 26

27 Ausblick Betriebsprüfung Prüfung mittels Datenanalyse - IDEA Beispiel Lückenanalyse fehlende Bon s? 27

28 Ausblick Betriebsprüfung Prüfung mittels Datenanalyse - IDEA Beispiel Lückenanalyse 28

29 Ausblick Betriebsprüfung Prüfung mittels Datenanalyse - IDEA Beispiel Stornos 29

30 Ausblick Betriebsprüfung Prüfung mittels Datenanalyse - IDEA Beispiel Umsatzverprobung Z-Bon Bonuspunkte 30

31 Ausblick Betriebsprüfung Prüfung mittels Datenanalyse - IDEA Verfahrensdokumentation 31

32 Ausblick Betriebsprüfung Prüfung mittels Statistisch-Mathematischer Methoden Grafischer Reihenvergleich Zeitreihenvergleich Jährliche Erlöse und Wareneinkauf des Betriebes werden in kleine Einheiten (z.b. Woche) zerlegt Für jede Einheit wird ein Rohgewinnaufschlagsatz ermittelt Der sich rein rechnerisch für einen bestimmten Zeitraum ergebende Rohgewinnaufschlagsatz wird auf das gesamte Jahr angewendet Erhebliche Differenzen - Hinzuschätzungsgefahr Verteilungsanalyse Chi-Quadrat-Test Ziffernanalyse; Gleichverteilung von Endziffern der einzelnen Tage Benford Analyse Untersuchung der Häufigkeit bestimmter Ziffern in einer Datenmenge Abweichungen gegenüber der Normalverteilung kann Indiz für Manipulationen sein 32

33 Ausblick Betriebsprüfung Summarische Risikoprüfung - SRP Neues zeitgemäßes Prüfungsverfahren - Prüfungsnetz Gesamtbildprüfung: systematische Verknüpfung mehrerer, sich ergänzender Verprobungs- und Prüfungsmaßnahmen Trendanalysen Ziffernanalysen Verteilungs -analysen Makros Strukturvergleiche Vorlagen Zeitreihenvergleich Erlösfunktionen Ergebnis Schneller systematisch ganzheitlicher Überblick Beweiserhärtung durch Indiziengesamtheiten 33

34 Ausblick Betriebsprüfung Summarische Risikoprüfung - SRP Bedeutet aber auch: Gestiegene Anforderung und technisches Verständnis für Betriebsprüfer Ergebnisse der Betriebsprüfer sollten unbedingt hinterfragt werden Rechenweg der einzelnen Verprobungen (Makros) erklären lassen und nachrechnen Ist eine bestimmte Analyse für den speziellen Betrieb überhaupt anwendbar? Preisgestaltung z.b. auf 0 oder 5 endende Einzelpreise können Vorgehen der Prüfer in Frage stellen Nur sehr geringe Anzahl von Vorgängen z.b. weniger als 10 Einzelkäufe pro Tag 34

35 Zusammenfassung Zusammenfassung Ab dürfen nur noch elektronische Registrierkassen verwendet werden die Einzelaufzeichnungen auf Bonebene und Datenhaltung gewährleisten Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen vom GoBD gelten bereits seit dem Ausbildung von Kassensystemprüfern und Branchen-Fachprüfern Bessere Vernetzung der Finanzverwaltung Datenzugriff auf Vorsysteme Haftung der Hersteller von Kassensystemen Sanktionen Digitale Prüfungsmethoden, neu: Summarische Risikoprüfung Ziel der Neuregelungen: - Gleichmäßigkeit der Besteuerung - Periodengerechte Steuerfestsetzung 35

36 Wir bringen die Dinge auf den PUNKT. Wirtschaftsprüfung Steuerberatung Rechtsberatung Unternehmensberatung 36