Buchführung für Gründer

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1 Buchführung für Gründer Hamburger Gründertag Mareike Holst Commerz Kontor GmbH Steuerberatungsgesellschaft Christine Thoma DATEV eg Seite 1

2 Ihre Referenten Mareike Holst COMMERZ KONTOR GMBH Steuerberatungsgesellschaft Telefon Mönckebergstraße 5 holst@commerz-kontor.de Hamburg Internet commerz-kontor.de, facebook.com/commerzkontor Seite 2

3 Gliederung 1. Buchführung Abgrenzung Einfache Buchführung/Doppelte Buchführung 2. Was bedeutet Einfache Buchführung? 3. Was bedeutet Ordnungsgemäßer Buchführung? 4. Wie kann ich digital mit einer einfachen Lösung starten am Beispiel Unternehmen online 5. Den Überblick über die Zahlen haben Seite 3

4 1. Buchführung DIE wichtigste Informationsquelle für den Unternehmer, denn sie schafft die Basis für: die Vermögens-, Ertrags- und Liquiditätssituation des Unternehmens Forderungen /Verbindlichkeiten Geschäftsentwicklung Umsätze/Gewinne Einnahmen./. Ausgaben = Deckung Liquidität Kunden / Lieferanten Zahlungseingang Bildet die Grundlage für die tägliche Planungs- u. Entscheidungsarbeit Basis für Preiskalkulation Planung des Angebotssortiments Seite 4

5 1. Buchführung WICHTIG: Entscheidungsgrundlage für Kreditinstitute und Finanzamt Kredite / Finanzierungen Steuern Umsatzsteuer, Gewerbesteuer Einkommensteuer und Körperschaftssteuer Seite 5

6 1. Buchführung Buchungen und Belege bilden die Datengrundlage für die Erfüllung folgender Pflichten Umsatzsteuervoranmeldungen, Steuererklärungen: ESt, USt, GewSt, KöSt Bei der Einfachen Buchführung: Einnahmen- Überschussrechnung Bei der Buchführungspflicht mit doppelter Buchführung: Gewinn- und Verlustrechnung: Ergebnis der Unternehmung Bilanz: Ermittlung des Vermögens und der Schulden Folgen bei Pflichtverletzung: hohe Steuerschätzungen Säumniszuschläge Steuernachzahlungen plus Zinsen schlimmstenfalls droht Strafverfolgung Seite 6

7 1. Buchführung Der Gesetzgeber unterscheidet Einfache Buchführung Doppelte Buchführung Seite 7

8 1.1 Einfache Buchführung Aufzeichnungspflicht der Einnahmen und Ausgaben. Freiberufler Nicht-Kaufleute = Handelsgewerbe mit einfach strukturierten, überschaubaren und transparenten Geschäftsbeziehungen, nicht im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmer und Gesellschaften, ebenso Kleingewerbe Einzelkaufleute, die zwei Geschäftsjahre hintereinander nicht mehr als Umsatzerlöse oder Jahresüberschuss erzielt haben Land- und Forstwirte, die nicht als Kaufleute gelten Gegenüberstellung der betrieblichen Einnahmen und Ausgaben auf dem Formular EÜR Sehr detaillierte Angaben Sorgfalt bringt mehr! Bei Umsätzen unter : Formlose Gewinnermittlung aber: alle anderen gesetzlichen Vorschriften und Aufzeichnungspflichten bleiben bestehen. Seite 8

9 1.2 Doppelte Buchführung für Kaufleute (im Handelsregister eingetragen) alle Unternehmer, die ein selbständiges Handelsgewerbe betreiben: Einzelunternehmer, OHG, KG und alle Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) Für Nicht-Kaufleute (z. B. Handwerker) wenn der Gewinn aus Gewerbebetrieb im Wirtschaftsjahr übersteigt wenn die Umsätze im Kalenderjahr übersteigen wenn sich Personengesellschaften oder Einzelunternehmer freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen Jahresabschluss: Gewinn- u. Verlust-Rechnung: errechnet das Ergebnis des Geschäftsbetrieb Bilanz: gibt Auskunft über das Vermögen des Unternehmens Seite 9

10 2. Was bedeutet Einfache Buchführung? Seite 10

11 2. Was bedeutet Einfache Buchführung? Seite 11

12 3. Ordnungsgemäße Buchführung Allgemeine Anforderungen Rechtsgrundlagen (HGB, AO und aktuell GoBD) Einzeln Verpflichtung Bücher zu führen und Aufzeichnungen zu erstellen! Sowohl in elektronischer, als auch in Papierform Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und der laufenden Aufzeichnung 146 AO n.f. Geordnet Vollständig Zeitgerecht Unveränderbar Richtig Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Unbare Geschäftsvorfälle müssen innerhalb von 10 Tagen erfasst werden (z. B. RE/RA, Fahrtenbuch) Seite 13

13 3. Was bedeutet Ordnungsgemäße Buchführung Allgemeine Anforderungen WICHTIG: Rechnungen fortlaufend nummerieren eingehende Rechnungen kontrollieren Kein Vorsteuerabzug bei nicht Ordnungsgemäßer Rechnungsstellung Seite 14

14 3. Was bedeutet Ordnungsgemäße Buchführung Allgemeine Anforderungen Geschenke an Geschäftsfreunde: Bis 10 Streuartikel Bis 35 Präsent Aufzeichnungspflicht: Name, Betrag Freigrenze Geschenke an Mitarbeiter Unbegrenzt als Betriebsausgabe absetzbar bis 60 lohnsteuer-u. sozialversicherungsfrei Betriebsfeiern 2 x jährlich jeweils bis 110 lohnsteuer- u. sozialversicherungsfrei Seite 15

15 3. Was bedeutet Ordnungsgemäße Buchführung Allgemeine Anforderungen Dienstreisen je exotischer das Reiseziel, desto eher unterstellt der Fiskus ein privates Motiv Dokumentieren: Korrespondenz, Termine, Geschäftspartner, Anlass, Zweck, Ablauf, Dauer, Tagungs- bzw. Seminarprogramm. Bei fehlender Dokumentation keine Anerkennung. Verlängerte Dienstreise über das Wochenende (z. B. nur ein Geschäftstermin): Kostenaufteilung in privat und betrieblich Seite 16

16 3. Was bedeutet Ordnungsgemäße Buchführung Allgemeine Anforderungen Bewirtungskosten: 70 % absetzbar, VSt voll maschinelle Rechnung Speisen und Getränke einzeln USt muss ausgewiesen sein Geschäftlicher Anlass Bewirtete Personen, Gastgeber muss aufgeführt sein, sowie der Anlass Unterschrift und Datum Seite 17

17 3. Was bedeutet Ordnungsgemäße Buchführung Allgemeine Anforderungen Betriebe mit Bargeldumsätzen sind aus Sicht des Finanzamtes Hochrisikobetriebe. Hotel, Einzelhandel, Bäcker, Fleischer Tankstellen, Gastronomie, Friseur, Apotheken, Taxibetriebe Der Bundesrechnungshof schätzt die Steuerausfälle jährlich. Handel auf ca. 5 Mrd., Gastronomie auf ca. 10 Mrd.. Branchen mit Bargeldumsätzen geraten immer stärker ins Visier der Steuerkontrolle - Kassen- Nachschau unangekündigte Prüfung Seite 18

18 Ordnungsgemäße Kassenführung Grundsätze ordnungsgemäßer Kassenführung Grundsatz: Einzelaufzeichnung Kassenbuch Kassenbestandsrechnung Handschriftliche Listen (bei 4 Abs. 3 EStG) Ausnahme: Offene Ladenkasse Kassenberichte Mischformen Täglich, vollständig, chronologisch, Unveränderbar Ziel: Kassensturzfähigkeit! Seite 19

19 3. Was bedeutet Ordnungsgemäße Buchführung Allgemeine Anforderungen Kassenführung: Unternehmen mit nicht unbedeutenden Barumsätzen sind verpflichtet ihre Einnahmen und Ausgaben täglich festzuhalten. Excel-Tabellen sind manipulierbar Kassenführung auch bei Einnahmenüberschussrechner? Keine Pflicht zur Kassenbuchführung Es sind allerdings dem Besteuerungszweck entsprechende Aufzeichnungen erforderlich. Belege und Nachwiese sind aufzubewahren (Überprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit). Aber: Es besteht Einzelaufzeichnungspflicht Kasseneinnahmen- und Ausgaben sind nachvollziehbar aufzuzeichnen Aufzeichnungen müssen über bloße Belegsammlung hinausgehen Empfehlung: Kassenführung auch bei Einfacher Buchführung Seite 20

20 Kassenführung Manuelle Einzelaufzeichnung Grundsätzlich besteht Einzelaufzeichnungspflicht: Identität des Verkäufers (Name, Firma, Anschrift) Identität des Käufers (Name, Firma, Anschrift) Inhalt des Geschäfts (Liefergegenstand, Art der Dienstleistung) Zahlungsbetrag (Gegenleistung) Steuersätze in % (7% oder 19% Umsatzsteuer) Steuerbetrag in Euro Gesamtbetrag z.b. in Form von Quittungen oder Rechnungen Seite 22 vivjanna13 / fotolia.com

21 Anforderungen bei der Offenen Ladenkasse Grundsatz: Einzelaufzeichnung Geldkassette Zumutbarkeit Einzelaufzeichnung? Ausnahme: Summarische Ermittlung z.b. Quittung oder Rechnung Name und Anschrift des Käufers! Kassenbuch Kassenbestandsrechnung Handschriftliche Listen (bei 4 Abs. 3 EStG) Empfohlen: Zählprotokoll (täglich) vivjanna13 / fotolia.com Aber: Ausgabenbelege Entnahmebelege Einlagenbelege Zwingend: BFH Urteil v (X R 20/13), RZ 27 BFH Beschluss v (X B 41/16), RZ 26 Nur Kreis der Berechtigten Waren von geringem Wert Vielzahl von unbekannten Personen Feststellung der Identität zumutbar? BFH vom IV 472/60 Keine Einzelbelege (Einnahme) Kassenbericht (täglich) Empfohlen: Zählprotokoll (täglich) Seite (Buchführungspflichtige zusätzlich Kassenbuch!!!)

22 Kassenbericht bei der Offenen Ladenkasse Inhalt des Kassenberichts: gezählter Kassenbestand bei Geschäftsschluss + Wareneinkäufe + Betriebsausgaben + Barentnahmen + sonstige Ausgaben (z.b. Geldtransit) - Kassenbestand des Vortages = Kasseneingang - Bareinlagen - Sonstige Einnahmen (z.b. Kunden-RG) = Tageseinnahmen (Tageslosung) Der Kassenbestand muss durch Zählen ermittelt werden. Rundungen, Schätzungen oder durch Berechnung sind nicht zulässig! Seite

23 3. Was bedeutet Ordnungsgemäße Buchführung Allgemeine Anforderungen Kassenbuch bei offener Ladenkasse Mit Einzelaufzeichnungspflicht Seite 25

24 Welche Daten und Unterlagen sind bei Einsatz von Registrierkassen aufzubewahren*? Elektronische Daten alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht!) Elektronisch erzeugte Rechnungen (u.a. Bewirtungsrechnung, Taxirechnung, Einkaufsrechnung Einzelhandel etc.) Journaldaten Strukturinformationen (u.a. Datensatzbeschreibung) in auswertbarem Datenformat Organisationsunterlagen Bedienungsanleitung Programmieranleitung Programmabrufe nach jeder Änderung Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u. ä. Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.b. Einstellungen zum Bon-Druck, Unterdrückung von Ausgaben im Druck etc.) Daten in Papierform Aufzeichnungen (z.b. Kassenbuch) Auswertungen und Berichte auf Papier Belege/Buchungsbelege - keine Buchung ohne Beleg! Organisationsunterlagen haben besondere Bedeutung, da sich Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-gestützten Verfahrens ersehen lassen. * Gilt ebenfalls für Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter Seite 26

25 3. Was bedeutet Ordnungsgemäße Buchführung Allgemeine Anforderungen Schwerpunkt der Betriebsprüfung ist die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Häufig können Prüfer Hinzuschätzungen gem. 162 AO vornehmen, da der Steuerpflichtige Bücher und Aufzeichnungen, zu deren Führung er verpflichtet ist, unvollständig, falsch oder mangelhaft führt. Seite 28

26 4. Wie kann ich digital starten? Ob Sie nun der einfachen oder der doppelten Buchführungspflicht unterliegen. Haben Sie die Zeit und das erforderliche Wissen? Bedeutet die Buchführung für Sie Aufwand und lästige Pflicht? Sie verstehen nur Bahnhof? Sie möchten Ihren Pflichten der Finanzverwaltung gegenüber ordentlich nachkommen und möchten den Überblick über Ihr Geschäfte haben. Dann empfehlen wir Ihnen die Fachfrau bzw. den Fachmann Seite 29

27 Flexible Arbeitsteilung mit dem Steuerberater Die Organisationslösung für intelligente Prozesse. Und das DATEV-Rechenzentrum verbindet. Unternehmen DATEV-Rechenzentrum Kanzlei Belege senden DATEV Unternehmen online Buchführung Beleg Buchung Datensicherheit Auswertungen Zahlungsvorschläge Seite

28 Kurzfristige Instrumente zur Sicherung der Zahlungsfähigkeit OPOS Fälligkeit bessere Sicht durch Steigerung der Transparenz Mahnwesen Seite 31

29 Die Offenen Posten in einer aktuellen Übersicht Transparenz über alle offenen Forderungen und Verbindlichkeiten (Wann sollte der Kunde eigentlich bezahlen?) Die offenen Posten jedes Kunden sofort in einer Übersicht. Der erste Schritt zum effizienten Mahnwesen. Seite 32

30 Fälligkeitsliste Beispiel Seite 33

31 5. Den Überblick über die Unternehmenszahlen haben Einnahmen Ausgaben Umsatz Gewinn Rohertrag BWA Seite 34

32 5. Den Überblick haben Einnahmen, Wareneinkauf, Rohertrag, Kosten, Aufwand Gewinn/Verlust = Betriebsergebnis Betriebswirtschaftlicher Kurzbericht (BKB), Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) Forderungen/Verbindlichkeiten (offene Posten-Listen) Umsatzrentabilität: Stimmt der Gewinn im Verhältnis zum Umsatz: 2,07 % = an jeden umgesetzten 1 wurden 0,02 verdient Handelsspanne: 52,24 %: Stimmt der Wareneinkauf im Verhältnis zum Umsatz? Richtwerte/Branchenvergleiche Seite 35

33 5. Den Überblick haben mit der DATEV-BWA auf Basis der Buchführung Umsatzerlöse ,77 Vorläufiges Ergebnis ,35 Seite 36

34 5. Den Überblick haben- Wie haben sich die vergangenen 2 Jahre entwickelt? Der 2-Jahresvergleich zeigt die Entwicklung der Geschäftszahlen im Zeitverlauf an. Das gibt mehr Sicherheit bei der Interpretation. Seite 37

35 Was wir Ihnen ans Herz legen möchten Die chronologisch Belegablage von Beginn an sorgfältig pflegen. Fortlaufende Rechnungsnummern. Eingangsrechnungen kontrollieren Das Kassenbuch/ den Kassenbericht ordnungsgemäß führen. Umsatzsteuervoranmeldung, Vorauszahlungen und Erklärungen und Abschlüsse pünktlich Abgeben/Zahlen Hochrechnung mit Abgleich: passt Ihre Steuervorauszahlungen zu Ihrem Jahresergebnis? Überblick über Ihre Unternehmenszahlen. Wägen Sie gut ab: Buchhalter/Steuerberater/selber buchen Seite 38

36 Vielen Dank! Nehmen Sie bitte auch an unserer Online- Befragung zum Hamburger Gründertag teil. Schnell und einfach via Tablet oder Smartphone. Seite