Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess. Stefan Groß und Jakob Hamburg Peters, Schönberger & Partner

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1 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess Stefan Groß und Jakob Hamburg Peters, Schönberger & Partner

2 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 2 Die E-Rechnung als Digitalisierungstreiber Papier Bilddatei PDF TIF JPG E-Rechnung EDIFACT XML JSON Automatisierte Verarbeitungstiefe

3 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 3 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain

4 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 4 Die E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung 4 Steuerliche Compliance Haushaltsrechtliche Compliance 3 1 Status Quo XRechnungs-Prozess 2

5 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 5 Status Quo E-Rechnungs-Gesetz & E-Rechnungs-Verordnung

6 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 6 Gesetzliche Grundlage

7 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 7 E-Rechnungs-Gesetz und E-Rechnungs-Verordnung 2 3 Verpflichtende Annahme für ober- und unterschwelligen Bereich Definition der elektronischen Rechnung 1 4 E-Rechnungs-Gesetz 5 Fristen: 27. November November 2019 E-Rechnungs-Verordnung 6 Verpflichtende Rechnungsstellung 8 7 XRechnung Zentraler Rechnungseingang

8 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 8 Definition der elektronischen Rechnung 1 2 Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung möglich ist Ausgangspunkt: Europäische Norm ( CEN-Datenmodell ) 3 Nationale Umsetzung über die sog. XRechnung (Datenaustauschformat) 4 Reine Bilddateien (PDF, etc.) sind nicht zulässig 5 Hybridformat (z. B. ZUGFeRD) muss in der Datenrepräsentanz die Legaldefinition erfüllen

9 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 9 Format - XRechnung Semantisches Datenmodell

10 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 10 Inhalte XRechnung

11 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 11 Die XRechnung

12 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 12 Sonderfall Hybridformate ZUGFeRD PDF XML

13 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 13 Der XRechnungs-Prozess basierend auf den Referenzprozessen zur Verarbeitung von elektronischen Rechnungen im Standard XRechnung

14 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 14 Rechnungseingang Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung mit Bestellbezug ohne Bestellbezug

15 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 15 Referenzprozess Rechnungseingang mit Bestellbezug (Zentraler) elektronischer Rechnungseingang Konformität der XRechnung prüfen und Abweichungen bewerten XRechnung weiterleiten Automatische Rechnungsverarbeitung Übernahme Prüfung Anordnung Datenverarbeitung für die Zahlung durchführen Manuelle Rechnungsbearbeitung Wareneingang erfassen Klärung fehlender rechnungsbegründend er Unterlagen Klärung von Abweichungen Sachliche und rechnerische Richtigkeit prüfen Anordnungserfassung Anordnung freigeben

16 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 16 Referenzprozess Rechnungseingang ohne Bestellbezug (Zentraler) elektronischer Rechnungseingang Konformität der XRechnung prüfen und Abweichungen bewerten XRechnung weiterleiten Automatische Rechnungsverarbeitung Übernahme Prüfung Datenverarbeitung für die Zahlung durchführen Manuelle Rechnungsbearbeitung Korrekte Weiterleitung prüfen Rechnungsbegründen de Unterlagen prüfen XRechnung vervollständigen Anordnungserfassung Klärung von Abweichungen Sachliche und rechnerische Richtigkeit prüfen Anordnung freigeben

17 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 17 Compliance Anforderungen

18 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 18 Haushaltsrechtliche Rahmenbedingungen GoBD

19 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 19 Haushaltsrechtliche Compliance Anforderungen

20 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 20 Haushaltsrechtliche Rahmenbedingungen (Bund) BestMaVB- HKR VV-ZBR BHO GoBIT-HKR Beim Einsatz von automatisierten Verfahren im Haushalts-, Kassen und Rechnungswesen des Bundes sind die Regelungen der VV Nr. 6.1 bis Nr. 6.5 für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung ( 70 bis 72 und 74 bis 80 BHO) - VV-ZBR BHO und die nachfolgenden Bestimmungen einzuhalten Bei der Entwicklung und dem Betrieb von automatisierten Verfahren für... sind die GoBIT- HKR und die folgenden allgemeinen Grundsätze bei der Erfassung, Verarbeitung, Ausgabe und Aufbewahrung der buchführungs- und rechnungslegungsrelevanten Daten (Buchungen) einzuhalten

21 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 21 Haushaltsrechtliche Rahmenbedingungen (Bund) - BestMaVB-HKR Programme Es dürfen nur dokumentierte, hinreichend getestete und freigegebene Programme eingesetzt werden Abgrenzung der Verantwortungsbereiche Für jedes automatisierte Verfahren ist eine Dienstanweisung zu erstellen Vier-Augen-Prinzip Wahrnehmung der Verantwortungsbereiche durch zwei unterschiedliche Personen Datenerfassung, Prüfung & Freigabe, Datenverarbeitung Keine Mehrfachzahlungen bzw. Mehrfachbuchungen bei Störungen Datenbestandsänderungen Jede Änderung von Daten muss nachvollziehbar sein Datenübertragung Daten sind richtig und vollständig gesendet und empfangen worden; Empfangsdateien können visuell lesbar gemacht werden

22 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 22 Haushaltsrechtliche Rahmenbedingungen (Bund) - VV-ZBR BHO Allgemeine Anforderungen Zeitgerechtheit Ordnung Nachvollziehbarkeit Unveränderlichkeit Vollständigkeit Gefährdungsanalyse Risiken ermitteln und bewerten Restrisiko dokumentieren Ordnungsmäßigkeitskonzept Abgrenzung der Verantwortlichkeiten (Berechtigungskonzept) Verfahrensdokumentation Für jedes automatisierte Verfahren muss eine übersichtliche gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein.

23 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 23 Haushaltsrechtliche Rahmenbedingungen (Bund) - GoBIT-HKR Allgemeine Anforderungen Vertraulichkeit Integrität Verfügbarkeit Autorisierung Authentizität Verbindlichkeit Belegfunktion Die Belege sind unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern Internes Kontrollsystem (IKS) Zugangs-und Zugriffsberechtigungskontrollen, Einhaltung der Funktionstrennung etc. Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen Eingang, Aufbewahrung und ggf. Konvertierung ist zu protokollieren; Unveränderbare Aufbewahrung etc.

24 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 24 Die GoBD als Framework

25 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 25 Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) GoBS und GDPdU-Nachfolger Allgemeine Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit Anforderungen an die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen Anforderungen an die Aufbewahrung Vorgaben zum Datenzugriff Elektronische Erfassung von Papierdokumenten Verfahrensdokumentation

26 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 26 GoBD Anforderungen im Überblick Allgemeine Anforderungen Vollständigkeit Richtigkeit Zeitgerechtheit Ordnung Unveränderbarkeit Internes Kontrollsystem (IKS) Datensicherheit Belegfunktion Aufbewahrung Datenzugriff Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

27 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 27 Die GoBD als Framework für den XRechnungs-Prozess GoBD =Vorgaben an IT-gestützte Systeme XRechnung Aufbewahrung Dokumentation Hinweis: Soweit Stellen des Bundes einer Steuerpflicht unterliegen und damit direkt unter die Vorgaben der GoBD fallen, geht die aktuelle Verwaltungsauffassung davon aus, dass mit Erfüllung der GoBD-Anforderungen zugleich den Vorgaben der GoBIT-HKR entsprochen wird

28 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 28 Anforderungen an die Aufbewahrung Im DV-System erzeugte Dokumente sind im Ursprungsformat aufzubewahren Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Geschäftsvorfall und Dokument muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein Ein elektronisches Dokument ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen Die Belege in Papierform oder in elektronischer Form sind zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung, gegen Verlust zu sichern

29 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 29 Die Aufbewahrung im Überblick Papierrechnung Original kann digitalisiert werden GoBD Papieraufbewahrung elektronische Aufbewahrung E-Rechnung Originäres Format evtl. Konvertierungen

30 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 30 Anforderungen an die Verfahrensdokumentation Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden (Belegfunktion) Die Beschreibung des Internen Kontrollsystems (IKS) ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation

31 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 31 PSP Template Verfahrensdokumentation Sachlogischer Prozess Anforderungen GoBD Kontrollumfeld Sicherstellung Kontrollziel/Kontrolle Sicherstellung GoBD Compliance

32 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 32 Dokumentation nach Best Practice 0 Präambel Überblick und Zielsetzung (Zielesetzung, steuerliche Vorgaben/GoBD, generischer Aufbau, Überblick sachlogische Prozesse, Mitgeltende Unterlagen ) Aufbauorganisation (Kurzportrait, Organigramm, Internes Kontrollsystem (IKS), Aktivitäten-Split, Cloud-Lösung) Sachlogische Beschreibung je Prozess GoBD-Anforderung Sachlogik GoBD-/UStG-Kontrollumfeld mitgeltende Unterlagen Elektronische Aufbewahrung GoBD-Anforderung Sachlogik GoBD-Kontrollumfeld mitgeltende Unterlagen Bereitstellung (Z1 bis Z3) GoBD-Anforderung Sachlogik GoBD-Kontrollumfeld mitgeltende Unterlagen IT-Umfeld (Überblick, GoBD-Anforderungen, IT-Komponenten, IT-Kontrollumfeld (ITGC), IT-Kontrollumfeld Dienstleister, mitgeltende Unterlagen)

33 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 33 Ein Blick ins Ausland

34 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 34 Elektronische Rechnungstellung in anderen EU-Ländern

35 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 35 Die Blockchain-Idee Mehrwertsteuer 2.0 Leistender Fiskus Leistungsempfänger 5 4 Rechnung Gutschrift Vorsteuer

36 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 36 Weiterführende Informationen und Arbeitshilfen elektronische-rechnung/ gobd/ elektronische-rechnung/ tax-compliance/

37 Compliance-Anforderungen an den XRechnungs-Prozess 37 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ihre Referenten Stefan Groß Jakob Hamburg Peters, Schönberger & Partner Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater Schackstraße München Tel.: Fax: psp@psp.eu Internet: