Mailarchivierung als Pflicht

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1 Mailarchivierung als Pflicht

2 90 Sekunden Firmenvorstellung

3 Das Unternehmen Deutscher IT-Security Hersteller mit Hauptsitz in Lüneburg Entwicklungsstandorte Lüneburg Potsdam Mitarbeiter Ca. 130 Fachhändler Ca (D/A/CH) Vertriebsstandorte Stuttgart Nürnberg Kiel Velbert Gründung 1997 Installationen Über

4 IT-Security Made in Germany No Backdoors TeleTrust-Mitglied Keine Backdoors garantiert! Regelmäßige Penetrationstests und ggf. sofortige Reaktion seitens der Entwicklung Entwicklung und Support nur in Deutschland und in deutscher Sprache

5 IT-Security Produkte Securepoint UMA Archivierung -Archivierung als komplette Lösung (inkl. eigenem Linux-Betriebssystem) Rechtskonforme, revisionssichere Mail- und Dokumentenarchivierung Erfüllung der Compliance-Anforderungen nach GoBD, GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) HGB, AO, Basel II Verfügbar als: Appliance Virtuelle Lösung (Hyper-V oder VMWare) Cloudbasierte Lösung Inkl. Eigener Backup-Funktion Inkl. USV-Support GoBD Mißachtung seit 2017 strafbar!!

6 IT-Security Produkte Securepoint UMA Archivierung Unabhängig vom Mailserver! Favorit ist Microsoft Exchange ab 2007! Können aber auch mit Einschränkungen jeden anderen Mailserver bedienen (Tobit, Kerio, Postfix, etc.) Entlastung des Mailserver Webinterface für User und Admin Outlook-Plug-in (ab Office 2010) Integration Mailclient per IMAP Stetige Weiterentwicklung (Dokumentenarchiv, UMA 2.0 etc.)

7 IT-Security Produkte Technische Voraussetzungen: Anbindung an den Mail-Server: Eigener Mailserver (Exchange, Kerio, Tobit, Postfix, Hmail, etc.) Mailserver in der Cloud (immer mit Journaling-Funktion) Office365 Eine Liste von unterstützten Mail-Servern finden Sie in unserem Wiki unter: Wichtig: Bei Nutzung von POP3- bzw. IMAP-Mailbox muss der Provider eine Journaling-Funktion anbieten! Ohne diese Funktion lässt sich die Vollständigkeit des Archivs (empfangene UND gesendete Nachrichten) nicht gewährleisten und damit die BSI-Richtlinie TR einhalten.

8 UMA-Appliances UMA 215 HRR (100 Postfächer. Max Mails pro Tag) UMA 115 Lite/HR (25/50 Postfächer, max /2500 Mails pro Tag) UMA 315 HRR (250 Postfächer max Mails pro Tag)

9 Mailarchivierung als Pflicht Der richtige Umgang mit Alle s automatisch sichern!

10 Mailarchivierung als Pflicht Anforderungen Finden von Informationen Produktivitätssteigerung Aufbewahrung von Verträgen (HGB) Steuerprüfung (AO, GoBd) Risikomanagement (Basel II/III) Wirtschaftsprüfer

11 Mailarchivierung als Pflicht bleibt Nutzerverhalten berücksichtigen Menge berücksichtigen Vollständigkeit

12 Mailarchivierung als Pflicht Richtige Umsetzung Zuverlässige Speicherung Standards Anwenderfreundlichkeit Vorschriften Produktivitätsgewinn

13 Mailarchivierung als Pflicht Vorteile für Unternehmen Höhere Produktivität Wertvolles Wissen im Zugriff Einhaltung von Vorschriften Günstige Ablage

14 GoBD seit Januar 2017 Jedes Unternehmen, dass jetzt keine -Archivierung nutzt, begeht eine Straftat! Entsprechende Hinweise erhalten Sie hier: Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/ GoBD.pdf? blob=publicationfile Insbesondere Rz. 119 ist hier zu beachten (Kurzform: elektronische Dokumente müssen elektronisch Archiviert werden. Eine Archivierung in Papierform ist dann unzulässig. Eine verspätete Einführung erkennt das Finanzamt sofort! Sie ist NICHT heilbar! Jeder Mitarbeiter oder Geschäftspartner kann ggf. eine Anzeige erstatten!

15 GoBD Die GoBD ist eine Verwaltungsvorschrift Artikel 108 Absatz 7 Grundgesetz Die Bundesregierung kann allgemeine Verwaltungsvorschriften erlassen, und zwar mit Zustimmung des Bundesrates, soweit die Verwaltung den Landesfinanzbehörden oder Gemeinden (Gemeindeverbänden) obliegt. Die 5 wichtigsten Vorschriften der GoBD: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Vollständigkeit und Richtigkeit Ordnung, Unverlierbarkeit und Auffindbarkeit Unveränderbarkeit Finanzamt hat Zugriff auf Ihre Daten

16 GoBD Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht müssen alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Der Umgang mit elektronischen Belegen muss in einer Verfahrensdokumentation definiert sein. Diese beschreibt, wie die Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

17 GoBD Vollständigkeit und Richtigkeit Es müssen alle für Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten relevanten Unterlagen aufbewahrt werden. Insbesondere betrifft das auch s und - Anlagen, die geschäftliche Dokumente darstellen, wie z. B. Rechnungen, Aufträge usw.

18 GoBD Ordnung, Unverlierbarkeit und Auffindbarkeit Die geschäftlichen Unterlagen müssen leicht aufzufinden, genügend gekennzeichnet und vor Verlust geschützt sein. Geschäftsvorfälle müssen in der Buchhaltung so verarbeitet werden, dass in sie schnell Überblick über die Vermögens- und Ertragslage geben.

19 GoBD Unveränderbarkeit In IT-Systemen muss die Authentizität der Daten sichergestellt sein. Belege gelten in dem Moment als unveränderbar, in dem sie erfasst werden. Im Sinne der Unveränderbarkeit von Dokumenten sind PDFs und Bilddateien normalerweise unbedenklich, aber Office-Formate nicht.

20 GoBD Finanzamt hat Zugriff auf Ihre Daten Das Finanzamt hat das Recht auf unmittelbaren, nur-lesenden Datenzugriff (Z1) auf Ihr System. Das Finanzamt hat das Recht auf mittelbaren Datenzugriff (Z2). Es kann von Ihnen verlangen, dass Sie Ihre Daten auf eine bestimmte Weise aufbereiten und mit nur-lesendem Datenzugriff zur Verfügung stellen.

21 Anwendersicht - Web

22 Anwendersicht - Web

23 Anwendersicht - Web

24 Anwendersicht - Web

25 Anwendersicht - Outlook Zugriff per Mail-Client (hier Outlook 2013) Einbindung in vorhandene Mailsysteme Zugriff auf empfangene und gesendete s Interne Suchmöglichkeiten Alle s an einem Platz

26 Anwendersicht - Outlook

27 Anwendersicht - Outlook

28 Anwendersicht - Outlook

29 Anwendersicht - Outlook

30 Patrick Reichhold Channel Account Manager Tel /