-Archivierung in der Netmail Cloud

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1 -Archivierung in der Netmail Cloud Die Enterprise -Archivierung "as a Service" in der Netmail Cloud sorgt für gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung von s und Anhängen. Unsere Lösungen berücksichtigen sowohl die Anforderungen der EU-DSGVO, der GOBD und die separate Archivierung privater s gemäß Telekommunikationsgesetz. Netmail unterstützt Sie rund um das Thema Wir verfügen über jahrzehntelange IT-Erfahrung und sind spezialisiert auf - und Datenmanagement. Sie möchten, dass Ihr Unternehmen zukunftsfähig ist? Dann sind Sie bei uns richtig. Konzeption Wir planen und strukturieren gemeinsam mit Ihnen den Aufbau Ihres zukünftigen -Archivs. Migration Wir sind Experten für Migration und übernehmen für Sie bestehende s von verschiedenen Systemen. Inbetriebnahme Wir setzen das besprochene Konzept in die Realität um und begleiten Sie bei allen neuen Aspekten. Speicherplatz Unbegrenzter Speicherplatz in unserem deutschen Rechenzentrum ist für jeden Benutzer inklusive. Monitoring Wir sorgen permanent für einen reibungslosen Betrieb Ihres Netmail Cloud Archivs. Wartung Wir halten die Systeme stets auf dem aktuellsten Stand und führen proaktiv Health Checks durch. 1

2 Warum s in der Netmail Cloud archivieren? EU-DSGVO & GoBD Datenschutzkonforme -Archivierung nach EU-DSGVO & GoBD, auch bei privater Nutzung des -Accounts am Arbeitsplatz. Profitieren Sie von revisionssicherer -Archivierung "as a Service" mit Langzeitspeicherung für 10 Jahre. Qualität aus Deutschland Profitieren Sie von unserem hochverfügbaren Data Center zentral in Deutschland. Stets nach deutschem Vertragsrecht für volle IT-Compliance. Massive Entlastung der eigenen Infrastruktur Die -Archivierung in der Netmail Cloud reduziert die Kosten ihrer eigenen Infrastruktur erheblich. Weitere Lösungen, wie das intelligente Verwalten von Anhängen durch DETACH entlasten zudem ihren Mailserver schon vor der Archivierung. Transparente monatliche Kosten Flexibel buchbare Lizenzen und unbegrenzter Speicherplatz für alle Postfächer sorgen für volle Kostenkontrolle. Schnelles Suchen und Abrufen archivierter s Effiziente E-Discovery über alle archivierten s durch Zugriff auf das persönliche Cloud-E- Mail-Archiv von überall und auf jedem Gerät. Welche gesetzlichen Grundlagen existieren zur - Archivierung? Die Pflicht zur revisionssicheren -Archivierung ergibt sich aus den seit 1. Januar 2017 geltenden Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Kurz GoBD, welche die GDPdU, die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen aus dem Jahr 2001 ablöste. 2

3 Digitale Geschäftsunterlagen müssen seitdem für sechs bis zehn Jahre digital archiviert werden. In der seit 25. Mai 2018 in Kraft getretenen EU-DSGVO ist die -Archivierung ein wichtiger Baustein, um die Compliance Anforderungen zu erfüllen. Unternehmen haben mit technischen und organisatorischen Maßnahmen der Pflicht zur Ordnung und Transparenz beim Umgang mit personenbezogenen Daten nachzukommen. Ein revisionssicheres -Archiv sorgt dafür, dass mögliche Datenschutzverstöße oder Nicht-Beachten von Compliance-Anforderungen im Schriftverkehr aufgedeckt werden. Welcher Geschäftsverkehr muss archiviert werden? Die gesetzliche Aufbewahrungs- und Archivierungspflicht durch die GoBD betrifft jeglichen digitalen Geschäftsverkehr, wie z.b. Angebote, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen oder Handelsbriefe. Für steuerlich relevante Daten muss sichergestellt sein, dass diese manipulationssicher abgelegt sind. Sie dürfen also nicht nachträglich durch den User veränderbar sein. In Bezug auf die EU-DSGVO sollte die gesamte -Kommunikation der Mitarbeiter archiviert werden, damit die Data Governance Regeln eingehalten werden können. Welche Herausforderung birgt private Nutzung? Häufig wird darauf verwiesen, den privaten -Verkehr in Unternehmen zu untersagen. Wenn dennoch privat kommuniziert wird und diese s dann archiviert werden, verstößt man gegen geltendes Recht. Netmail bietet als eines der wenigen -Archivierungslösungen die Möglichkeit private s automatisch von der Archivierung auszuschließen. Was geschieht mit s von Bewerbern? Die datenschutzrechtlichen Anforderungen und die EU-DSGVO verpflichten Unternehmen dazu, die Unterlagen von Bewerbern nach einer Frist zu löschen. In der Regel betragen die Aufbewahrungsfristen maximal 6 Monate. Daher müssen Prozesse geschaffen werden, die eine Archivierung von Bewerberdaten verhindern bzw. diese einer automatischen Löschung bei Ablauf der Frist unterziehen. Netmail bietet regelbasierte Lösungen für genau diese Anwendungsfälle. 3

4 Warum s revisionssicher archivieren? Eine revisionssichere -Archivierung schützt die Daten vor einer Manipulation durch den Benutzer, wie beispielsweise dem Löschen von s. Netmail bietet Lösungen um s revisionssicher zu archivieren und vor Manipulation zu schützen. Die Rechtsgrundlage dazu sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Demnach müssen aufbewahrungspflichtige elektronische Daten im Original, unverlierbar, unveränderbar, jederzeit sofort und lückenlos, verfügbar und maschinell auswertbar zur Verfügung stehen. Daher ist z.b. Archivierungsfunktion von Microsoft Outlook keine revisionssichere Form der Archivierung, da s beliebig gelöscht und geändert werden können, bevor sie archiviert werden. Im Gegensatz dazu werden die rechtlichen Anforderungen bei der Archivierung in der Netmail Cloud eingehalten. Das Unternehmen hinter der Netmail Cloud Wir als Netmail EMEA GmbH entwickeln unsere Lösungen in enger Zusammenarbeit mit der kanadischen Netgovern Inc. und können so auf ein breites Erfahrungspektrum setzen. Über 3000 zufriedene Kunden in Deutschland, Österreich, der Schweiz und den Niederlanden, sowie weiteren Ländern des Wirtschaftsraums EMEA und Nord-Amerika sprechen für uns. Mit unserem zertifizierten Rechenzentrum im hessischen Idstein bieten wir eine zuverlässige Basis für unsere Kunden. Als deutsches Unternehmen sorgen wir außerdem für volle IT- Compliance. Wir sind nicht nur als Unternehmen zertifiziert, sondern legen auch großen Wert auf die Zertifizierungen unserer Mitarbeiter, die stetig weitergebildet werden. Denn gute Qualität setzt kompetente Mitarbeiter voraus. 4

5 Ihre Vorteile durch Netmail auf einen Blick Revisionssichere und gesetzeskonforme -Archivierung "as a Service" in der Netmail Cloud, gehostet im hochverfügbaren Data Center zentral in Deutschland. Flexibel einsetzbar mit Microsoft Exchange, Office 365 und weiteren Mail-Systemen wie z.b. Amazon Workmail oder der T-Systems Business Connect Services Plattform. Netmail bietet maximale Sicherheit durch individuelle Berechtigungen, die unbefugten Datenzugriff während der Aufbewahrungsfrist verhindern. Die Aufbewahrungsdauer von s kann individuell konfiguriert werden, um datenschutzrechtliche Anforderungen zu erfüllen. Die Cloud -Archivierung bei Netmail bietet unlimitierten Speicherplatz für Ihre Postfächer. Netmail bietet komfortable Datenexportmöglichkeiten und Werkzeuge für E-Discovery-Anfragen und Audits. Einfacher Zugriff auf das Archiv für Ihre Benutzer über Outlook Plug-in, Mobile App und Webportal. S-MIME Verschlüsselung von s direkt am Gateway ohne Zutun des Endanwenders. Sichere -Kommunikation mit dem Anti-Virus und Anti-Spam Inbound Filter, sowie richtlinienbasierten Inhaltsfiltern zum Schutz vertrauenswürdiger Inhalte. Das Cloud Archiv in Verbindung mit DETACH entlastet Ihren Server und minimiert Ihre Speicherkosten ohne Änderungen für den Endanwender. 5

6 Unsere Cloud Archiv Pakete - immer mit unlimitiertem Speicherplatz Cloud Archiv, ab 1,75 / Postfach E-Discovery & Export, Anwenderzugriff via Outlook Plug-in, Mobile App & Web Cloud Archiv Plus, ab 2,10 / Postfach E-Discovery & Export, Anwenderzugriff via Outlook Plug-in, Mobile App & Web, Optimierte Verwaltung von Anhängen mit DETACH Cloud Archiv Secure, ab 3,15 / Postfach E-Discovery & Export, Anwenderzugriff via Outlook Plug-in, Mobile App & Web, Optimierte Verwaltung von Anhängen mit DETACH, Anti-Virus & Anti-Spam Inbound Filter, Richtlinienbasierte Inhaltsfilter & Data Leak Prevention, -Verschlüsselung mit S-MIME Vereinbaren Sie Ihre persönliche Beratung Profitieren Sie von unserer jahrzehntelangen Erfahrung im Bereich Management. Wir sind Experten für Migration, -Archivierung und Security. Gerne präsentieren wir Ihnen in einem persönlichen Webinar die Vorteile unserer Netmail Lösungen und stehen Ihnen als zertifizierter Ansprechpartner für Datenschutz mit Rat und Tat zur Seite. Kontakt aufnehmen 6