E Mail Archivierung mit Exchange 2010 und die komplementäre Rolle von Drittanbieterlösungen.

Transkript

1 E Mail Archivierung mit Exchange 2010 und die komplementäre Rolle von Drittanbieterlösungen. H&S Software AG Stephan Gehling

2 Warum Archivierung? E Mails werden aus drei Gründen archiviert: MS Exchange Server entlasten: Mehr Rechtssicherheit: Dokumenten Management: Langzeitaufbewahrung auf wirtschaftlichen Medien und einfachere Administration bei Backup und Restore. Rechtskonforme Aufbewahrung aufbewahrungspflichtiger E Mails auf revisionssicheren Medien Erhaltung und Zusammenführung von Unternehmensinformationen

3 Neu in MS-EXCHANGE 2010 Die Archivfunktion in Exchange 2010 Für jeden Anwender kann ein untergeordnetes Archiv Postfach eingerichtet werden. Der Archivzugriff erfolgt über Outlook 2010 oder Outlook Web Access (Outlook Web App).

4 Neu in MS-EXCHANGE 2010 Die wichtigsten Eigenschaften der Archivfunktion Anwender können PST Inhalte in ihre Archivpostfächer verschieben. Somit entfallen lokale PST Dateien. Elementare E Discovery Dienste. Vorhaltesperre auf bestimmte Anwender Postfächer. Suchfreigabe für Auditoren über definierte Postfächer.

5 Neu in MS-EXCHANGE 2010 Für die Archivierung benötigen Sie: Exchange Enterprise CAL Outlook 2010 Professional Plus/Enterprise OWA 2010 (WebApp) Zugriff auf MS Exchange Archiv mit Outlook 2007 soll im Laufe des Jahres ermöglicht werden. (Servicepack/Hotfix) Unterstützung von früheren Outlook Versionen derzeit nicht geplant.

6 Neu in MS-EXCHANGE 2010 Inhalte können auf zwei verschiedene Arten archiviert werden. Anwendergetrieben: Der Anwender kann Inhalte per Drag&Drop aus seinem primären Postfach oder PST Dateien in das Archivpostfach ziehen. Servergetrieben: Automatisches Verschieben nach Ablauf vorgegebener Zeiträume (z.b. nach 30 Tagen) in das Archivpostfach und löschen im Quellpostfach.

7 Neu in MS-EXCHANGE 2010 Aufbewahrung Funktion und Richtlinien Die IT Abteilung definiert Aufbewahrungsregeln, mit denen Inhalte nach einem festgelegten Zeitraum automatisch entfernt werden (z.b. Aufbewahrungsfrist 2 Jahre) Die IT Abteilung kann mit der Aufbewahrungspflicht verbundene Sperren für ein gesamtes Postfach festlegen, um zu verhindern, dass der Inhalt vernichtet wird. Die Sperre gilt immer für das gesamte Postfach.

8 MS-EXCHANGE 2010 Unterschiede zu Archivlösungen von Drittherstellern Storage in Exchange Die Inhalte der Archivmailbox liegen wieder in einer Exchange Datenbank. Keine Single Instance Archivierung. Keine Dearchivierung Wird die Archiv Mailbox des Anwenders deaktiviert, steht diese dem Anwender nicht mehr zur Verfügung. Nach 30 Tagen wird die Archiv Mailbox sogar gelöscht. Dies bedeutet den Totalverlust der E Mails.

9 MS-EXCHANGE 2010 Unterschiede zu Archivlösungen von Drittherstellern Archiv ist nicht offline verfügbar Business Nomaden sehen im Fehlen der offline Funktion eine eklatante Schwäche. Outlook Pro Plus erforderlich Um Archivmailboxen anzeigen zu können, muss mindestens Outlook 2010 Pro Plus installiert sein. Enterprise CAL für Personal Archive Eine Zusatzoption, dafür müssen Unternehmen pro Anwender für Enterprise CAL Lizenzen zusätzlich in die Tasche greifen.

10 MS-EXCHANGE 2010 Unterschiede zu Archivlösungen von Drittherstellern Doppeltes Postfach / doppelte Strukturen Die Archivierung in Form eines zusätzlich eingebundenen Postfaches, in welchem Exchange die Verzeichnisstruktur 1:1 nachzeichnet und eine Umbenennung nicht zulässt, sondern den Ordner neu anlegt, wirkt nicht überzeugend. Insel Lösung Die Archivlösung wurde von Microsoft explizit nur für Exchange implementiert. Wer jedoch ein zentrales Archiv, bzw. ECM System aufbauen will, sollte auf Drittanbieter zurückgreifen.

11 FAZIT Die Archivfunktion von MS EXCHANGE 2010 Ein übersichtliches und funktionelles Feature für E Mail Archivierung in kleinen und mittleren Unternehmen mit einfachen Anforderungen. Dritthersteller Sie bieten HSM Archivsysteme mit deutlich mehr Möglichkeiten in der Gestaltung transparenter Archivprozesse. Das Einbetten in ECM Systeme und umfangreiche E Discovery Methoden erlauben einfaches E Mail Management. Einfache Recovery Funktionen erhöhen die Verfügbarkeit eines der wichtigsten Kommunikationswerkzeuge unserer Zeit.

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