Accantum - ein erster Überblick. Archivierung Digitale Rechnung

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1 Accantum - ein erster Überblick Archivierung Digitale Rechnung

2 Dokumenten Management & Archivierung Mit [accantum] DMS in das Büro der Zukunft starten, Effizienz für Ihre Dokumente und Geschäftsprozesse! Accantum GmbH Hauptsitz im oberbayerischen Rosenheim Vertreten in D/A/CH 350 Kunden mit ca Arbeitsplätzen Einfache Bedienung Schnelle Einführung Vollständig programmierbare Lösung Preiswerte webbasierte Lösung

3 Unsere Kunden Unternehmen die Ihre Dokumentenprozesse optimieren, Kosten und Aufwände in der Dokumentenbearbeitung senken und jederzeit sicheren Zugriff auf Ihre Dokumente benötigen. Ausgewählte Referenzen, weitere finden Sie auf unserer Website

4 Rechnung Eingangsverarbeitung Klafs Saunabau mit ca. 800 Mitarbeitern stellt in Schwäbisch Hall die IT für die Länder D/A/CH und deren Töchter zur Verfügung. Rechnungseingangsverarbeitung, ca. 200 Belege / Tag Rechnungserkennung und prüfung mit Accantum => Übergabe SAP Archivierung (Lotus Notes), ca s / Monat Mit [accantum] konnten wir die rechtlichen Grundlagen legen um auf einen automatisierten Rechnungseingangsprozess umzustellen. Oliver Schmidt Leiter Organisation & Auftragszentrum

5 Auftragsbearbeitung Die Franz Aircraft Engines Vertriebs GmbH übernimmt den Vertrieb und die Wartung von ROTAX Flugmotoren. Die FRANZ Gruppe besteht aus zwei Firmen mit ca. 35 Mitarbeitern, die in einem gemeinsamen DMS System verwaltet werden. Archivierung auftragsbezogener Belege wie Arbeitsberichts-Mappen etc. Automatische Archivierung sämtlicher Eingangs- und Ausgangsbelege. Archivierung (Exchange) Durch den Einsatz dieser Lösung hat sich die Produktivität wesentlich verbessert, da nun alle Dokumente zentral elektronisch vorliegen. Im Vergleich zur früheren Arbeitsweise mit langen Wegen und viel Arbeitszeit für Belegbearbeitung, -ablage sowie Recherche erzielen wir Einsparungen an direkten und indirekten Kosten. Auch die Steuerprüfung war mit [accantum] zufrieden. Aida Franz Geschäftsführerin

6 Verwaltung Die Residenz Bad Vöslau (Wüstenrot) ist eine moderne und staatlich ausgezeichnete Seniorenwohneinrichtung für Bewohner mit gehobenen Ansprüchen. Um die knapp 90 Mitarbeiter von den täglichen Dokumentations- und Verwaltungsarbeiten zu entlasten wurde Folgendes mit [accantum] umgesetzt: Automatische Erkennung der Dokumente Kontrollierte Bearbeitung der Dokumente mittels Workflow Elektronische Ablage aller Dokumente im revisionssichern Archivsystem. Minimierung des Zeitaufwandes für die Suche nach den passenden Dokumenten. Ein System, dass die MitarbeiterInnen, die Wirtschaftsprüfer wie auch die Unternehmensleitung, gleichermaßen begeistert. Direktor Franz Münzker, Leiter der Residenz

7 Alle Dokumente in einem zentralen Dokumentenpool => earchiv Rechtskonforme Archivierung (Erfüllung gesetzlicher Anforderungen) Revisionssicherheit (Nachvollziehbarkeit) Dokumente / im Langzeitformat > 10 Jahre lesbar/verfügbar Aktualisierte Dokumente können sofort mobile per Browser eingesehen werden. Protokollierter Dokumentenversand direkt aus dem DMS per Partner können Dokumente direkt über [accantum] austauschen Vertrieb Buchhaltung Gemeinsame Dokumente Partner Sofort Auskunftsfähig Service Kunde bekommt Zugriff auf seine Belege Kunde BackOffice Dokumente liegen zentral im DMS vor. Keine Mehrfachablage mehr im Filesystem

8 V6.1 Weboberfläche HTML5 Erfassung Bearbeitung Workflow - Verwaltung

9 Dokumenten Indexierung Informationen zu Dokumenten (individuelle Attribute), integrierte OCR Volltexterkennung für Dokumente = komplette Verschlagwortung der Belege

10 Dokumenten Bearbeitung Bearbeitung von Dokument, zusätzliche Daten/Informationen: Aufgaben, Notizen, Stempel, Anhänge, Text, Verknüpfungen & Beziehungen, Historie (Protokoll der Bearbeitung), Eigenschaften

11 Dokumenten Recherche Dokumentenordner Dokumente im Ordner / Suchergebnis Definierte Suchfilter Freies Suchfeld

12 Individualisierung Masken/Listen sowie verfügbare Funktionen für Benutzer / Abteilungen individuell konfigurierbar Anzeige der relevanten Informationen (Dokumentliste - Spalten) Anpinnen, häufig besuchter Dokumentenordner

13 Workflow Dokumentenprozesse im Unternehmen Archivierung Digitale Rechnung

14 Management Automatische Archivierung von s Exchange / POP3 Automatisiert / regelbasiert Direkt aus Microsoft Outlook ab Outlook 2007 oder höher Journalarchivierung / Regelwerk Einzelne Postfachordner Archivierung POP3 Archivierung 1. Archivieren einzelner oder mehrerer s 2. Archivieren ganzer Ordnerstrukturen 3. Stubben von s 4. Wiederherstellung gestubbter* s 5. Suche in Accantum über Suchfeld

15 [accantum] Editionen Für jede Unternehmensgröße die passende Version Server Small Business Professional Enterprise SaaS Für Unternehmen zur Archivierung von bis zu Postfächer Für kleine Unternehmen für bis zu 35 Anwender und Archivierung Mittelstandsunternehmen für bis zu 100 Anwender und Archivierung Für große Unternehmen mit beliebig viel zu lizenzierenden User [accantum] mieten als gehostete Lösung Software as a Service Voll Usern steht die gesamte Funktionalität uneingeschränkt zur Verfügung. Die preiswerteren Light User sind bei der Dokumenten Erfassung funktional eingeschränkt, zumeist recherchieren und arbeiten diese mit bereits im DMS vorhanden Dokumenten.

16 Kompakte [accantum] Archivlösung [accantum] inklusive Hardwarelösung Archive Cube 16GB, 1TB netto Storage ILS RAID (2*1TB gespiegelt) Archivserver V6 inkl. -Archivierung für MS Outlook/Exchange ab 2007 [accantum] Lizenzen 3 VollUser + 5 LightUser MS-Office Integration & Storage Manager Archive Appliance 19 1HE, 32GB, 4TB netto ILS RAID (RAID mit 3*2TB RAID + 2TB HotSpare) Archivserver V6 inkl. -Archivierung für MS Outlook/Exchange ab 2007 [accantum] Lizenzen 3 VollUser + 10 LightUser MS-Office Integration & Storage Manager

17 Stärken des Produkts Gutes Preis-/Leistungsverhältnis Skalierbar - für unterschiedliche Unternehmensgröße die passende Version Branchenneutral, für fast jede Branche geeignet Einfache Bedienung / effektiver Umgang Management: MS-Outlook/Exchangen, Notes, DAVID Tobit Automatisierung von Dokumentenprozessen Moderne Webtechnologie Programmierbarkeit: API Webservices / WCF Mehrsprachenfähigkeit (DE/EN) Schnittstellen zu Drittprodukten (SAP, MS-Dynamics NAV, SAGE ) [accantum] ist als Software as a Service verfügbar