PDF/A Document Lifecycle. Der ISO Standard und Projekte in der Praxis Ulrich Altorfer, Head of Sales EMEA, PDF Tools AG

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1 PDF/A Document Lifecycle Der ISO Standard und Projekte in der Praxis Ulrich Altorfer, Head of Sales EMEA, PDF Tools AG

2 PDF Tools AG Facts Sheet Gründung Marktleistung Positionierun g Kunden ISO PDF/A Competence Center 2002 als Spin-off der GLANCE AG Software Engineering Seit 1994 im Markt für PDF Werkzeuge Hersteller von Software-Komponenten und Lösungen rund um das PDF-Format, aber auch TIFF, JPEG und weitere Fokussiert auf High-Performance, High-Volume und High-Quality Software (3-Heights ) für Serveranwendungen insbesondere Konversion von Dateiformaten, Anzeige und Druck, Verarbeitung, Prüfung uvm. OEM, Integratoren, IT-Abteilungen über 4000 in 70 Ländern Die Experten der PDF Tools AG sind Delegierte der Schweizerischen Normenvereinigung (SNV), stimmberechtigtes Mitglied in der ISO Working Group 171 (PDF/A, PDF/UA, PDF/VT und PDF 1.7, PDF 2.0) Mit-Initiantin und Gründungsmitglied des PDF/A Competence Centers mit heute über 100 Mitgliedern wie Adobe, Kofax, Nuance, T-Systems 2

3 Inhalt Anforderungen zur Aufbewahrung digitaler Dokumente Warum spielt das Dokumentenformat eine Rolle? Anforderungen an das Dokumentenformat für die Archivierung Die PDF Standards im Überblick PDF 1.7 PDF/A PDF Validator als Qualitätssicherung Was ist ein gültiges PDF Funktionen und Eigenschaften eines PDF PDF Tools Blog Anwendungsszenarien Integartion mit teamraum Projekterfahrungen 3

4 Was ist hier falsch gelaufen? 4

5 Fall 1: Nicht eingebettete Schriften 5

6 Fall 2: Unterschiede in der Darstellung 6

7 Fall 3: Nicht durchsuchbarer Text 7

8 Das Dokumentenformat spielt doch eine Rolle! Archivsysteme speichern Objekte Relationen Metadaten Kommentare Möglichst viele Informationen sollten im Dokument gespeichert sein Der Lebenszyklus der Systeme ist deutlich kürzer als der Lebenszyklus der aufzubewahrenden Dokumente Eingebettete Metadaten und Signaturen Zusammenführen von Dokumenten zu Akten (Dossiers) Archivsysteme sollen Prozesse unterstützen Das Finden von Akten Den Schutz vor unberechtigtem Zugriff Protokollierung der Zugriffe 8

9 PDF/A Das Standard Archivformat PDF/A ist ein ISO Standard Die ISO Norm definiert ein Dateiformat basierend auf PDF, genannt PDF/A. Das Format bietet einen Mechanismus, der elektronische Dokumente auf solche Weise darstellt, dass das visuelle Erscheinungsbild über lange Zeit erhalten bleibt, unabhängig von Werkzeugen und Systemen zur Herstellung, Speicherung und Reproduktion. Der Standard wird in Teilen veröffentlicht: PDF/A-1 (2005) basiert auf PDF 1.4 (Adobe) PDF/A-2 (2011) basiert auf PDF 1.7 (ISO 32000) PDF/A-3 (2012) basiert auf PDF 1.7 (ISO 32000) PDF/A Whitepaper: 9

10 Aufbau der PDF-Standards 10

11 Was ist ein gültiges PDF? PDF Validator 11

12 Was heisst PDF/A Konformität? 12

13 Funktionen und Eigenschaften eines PDF 13

14 PDF Tools Blog Splitting and merging pages of PDF documents The PDF Forms Babylon - AcroForms and XFA Is the PDF version information a neglectable detail? Can linearization be combined with digtial signatures and PDF/A conformance? Why is the extraction of text from a PDF document such a hassle A good PDF printer tool can be amazingly versatile How to process device specific colors in PDF How to create tagged PDF/A from Microsoft Word documents with decent quality 14

15 Integartion mit teamraum

16 Archivierung Artikel: Die Langzeitaufbewahrung von s, DOK Magazin vom 13. Dezember 2011) 16

17 Projekterfahrungen 7 Jahre PDF/A Projekterfahrung Viele Branchen: Banken, Versicherungen, ÖV, Industrie Breite Anwendungen: Scanning und Digital Born Documents Typische Fragen Wo brauche ich PDF/A? An welcher Stelle im Prozess wandle ich nach PDF/A um? Wie stelle ich sicher, dass nur PDF/A konforme Dokumente ins Archiv gelangen? Wie passe ich digitale Signaturen in den Arbeitsprozess ein? Welche rechtlichen Rahmenbedingungen bezüglich Nachvollziehbarkeit und Beweiskraft muss ich beachten? Empfehlung Bei Einführungsprojekten genügend Budget für Beratungsdienste bereitstellen. Die Erfahrung zeigt, dass damit in den Umsetzungsphasen einige Kosten vermieden werden. 20

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ihre Ansprechperson für Fragen: Ulrich Altorfer Head of Sales EMEA Tel.: