Digitale Archivierung im BAR Ein Blick hinter die Kulissen
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- Silke Anna Bretz
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1 Federal Department of Home Affairs FDHA Swiss Federal Archives SFA Digitale Archivierung im BAR Ein Blick hinter die Kulissen 21. Tagung des Arbeitskreises «Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen» Dr. Krystyna W. Ohnesorge Basel,
2 Archivierung im BAR Kennzahlen Die Bestände des BAR umfassen über Laufmeter archivierte Dokumente im konventionellen Format 2
3 Archivierung im BAR Kennzahlen Im digitalen Magazin des BAR findet man 18 TB an digitalen Unterlagen (digitally born) 32GB X 500 3
4 Wandel in der Archivierung im BAR Das BAR erwartet in den nächsten Jahren aufgrund der Einführung von GEVER eine ausserordentliche Zunahme in den Beständen! 4
5 Digitale Archivierung im BAR SIARD Format 1.0 & SIARD Suite Digital Information Repository, DIR 1.0 Package Handler, PH 2008 & SIP 1.0 DIR 2.0 Transfer Platform & IAM PH 2013 PH SIARD Format 2.0 & SIARD Suite 2016 Realisierung (ARELDA) Einführung Betrieb Digitale Archivierung Projekt ARELDA 2 nd Phase, Heute 5
6 Digitale Archivierung Applikationslandschaft 6
7 Digitale Archivierung kontinuierliche Weiterentwicklung Erweiterung Archivtaugliche Formate; jährlich (Aktualisierung per Ende 1. Quartal 2017) Erweiterung von Authentifizierungsmethoden (eiam per 2. Quartal 2017) Erweiterung von Schnittstellen Zusätzliche Verschlüsselungs-Dienstleistung für den Transfer von vertraulichen Daten Konzeption einer mandatenspezifischen Cloud-Anbindung für die Datenbewirtschaftung 7
8 Weiterentwicklung Archivtaugliche Formate Anwendungsfall Reiner Text Formatierter Text, und druckbare Dokumente Archivtaugliche Formate TXT, XML / XSD PDF/A-1 und PDF/A-2 Kleine Tabellen und Tabellenkalkulation Umfangreiche Tabellen (relationale Datenbanken) PDF/A-1 und PDF/A-2, ODS, CSV XML/XSD, SIARD, RDF/XML Bilder (Rastergrafiken) TIFF, JPEG 2000, PDF/A-1 und PDF/A-2 Bilder (Vektorgrafiken) Geodaten Audio Video SVG INTERLIS, TIFF+EWF.XML WAVE MPEG-4, FFV1 8
9 Archivierungsprozess in der Bundesverwaltung Beratung & Schulung Bewertung Ablieferung / Übernahme Daten Bewirtschaftung (Sicherung, Datenmigration) Vermittlung Primäredaten Datenbanken (SIARD) Fileablagen ERMS records (GEVER) Geo-Daten Archivtaugliche Formate 9
10 Digitale Archivierung für Dritte Beratung & Schulung Bewertung Übernahme Daten Bewirtschaftung (Sicherung, Datenmigration) Vermittlung Primäredaten Datenbanken (SIARD) Fileablagen ERMS records (GEVER) Geo-Daten Archivtaugliche Formate 10
11 Digitale Archivierung für Dritte Das BAR als Full Service Provider Speicherung und Datenmanagement beim zentralen IT-Leitungsanbieter der BV an drei Standorten im dedizierten Perimeter-Netzwerk Archivierung von Daten in beliebigen Formaten und Erhaltung von digitalen Unterlagen bei archivtauglichen Formaten gemäss BAR-Vorgaben Kontinuierliche Sicherung des digitalen Archivguts und Überwachung / Anpassung der Sicherheitsanforderungen Kontinuierliche Weiterentwicklung der Lösung unter Nutzung von Synergien auf nationaler und internationaler Ebene Kompetentes Applikationsmanagement Unterstützung der Archive durch erfahrene BAR-Mitarbeiter 11
12 Digitale Archivierung für Dritte Vorteile auf einen Blick Etabliertes und auf internationalen Standards basierendes Archivsystem Kosteneinsparung durch die Nutzung von Synergien Langjährige Erfahrung des Bundesarchivs bei der Bearbeitung und Erhaltung von digitalen Unterlagen (Migrationsstrategie) Separate Datenhaltung für alle Kunden mit exklusivem und autonomem Zugang zu den eigenen Daten rund um die Uhr Bequeme und sichere Übermittlung der Daten an das Archivsystem des Bundesarchivs durch eine Web-Applikation (Transferplattform) Sicherung an drei Standorten und im mehrfach geschützten Bundesnetz Dies alles bei transparenten Pauschal-Kosten! 12
13 Digitale Archivierung für Dritte unser Kostenmodell Systemkosten Direkte Systemkosten 1 TB Speicher (Initialmenge) Indirekte Systemkosten Speicherkosten (einmalig: 1 TB / Jahr) Investitionskosten & 1 TB Speicher Speicherkosten Betriebskosten 13
14 Digitale Archivierung für Dritte unser Kostenmodell Kosten bei 1 TB Initialmenge Investitionskosten System Investitionskosten 1 TB Speicher Total Investitionskosten (einmalig) Direkte Betriebskosten System Indirekte Betriebskosten System Betriebskosten 1 TB Speicher Total Betriebskosten (jährlich) CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF Kosten bei einem jährlichen Wachstum um 1 TB Total Investitionskosten (einmalig) Total Betriebskosten (jährlich) CHF CHF 14
15 Digitale Archivierung für Dritte Perspektive der Kostenentwicklung Kontinuierliche Weiterentwicklung des Archivsystems Pauschal angebotene Archivierung von Daten an drei Standorten und Erhaltungsmassnahmen Vollkostenrechnung: Alle variablen Kosten sind ausgewiesen! 15
16 Unsere Strategie bis
17 Federal Department of Home Affairs FDHA Swiss Federal Archives SFA Danke sehr für Ihre Aufmerksamkeit Merci! Kontakt und Fragen: Abteilung Informationsüberlieferung
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