Begriffe der Informationsverwaltung

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1 Kanton Zürich Direktion der Justiz und des Innern Staatsarchiv Begriffe der Informationsverwaltung Stand: Oktober 2018 Übergabe der als archivwürdig bewerteten Unterlagen ans Archiv. Die Ablieferung erfolgt durch die öffentlichen Organe. Archivwürdige Unterlagen aus Datenbanken, Fileablagen oder Geschäftsverwaltungssystemen müssen losgelöst vom Ursprungssystem und strukturiert an ein Archiv abgeliefert werden. Das Ablieferungspaket enthält die eigentlichen (Primär-)Daten sowie die dazugehörigen Metadaten. Hält die Bewertungsentscheide zum Aktenangebot fest und legitimiert das öffentliche Organ zur Vernichtung der als nicht archivwürdig bezeichneten Unterlagen. Ablieferung Ablieferungspaket Ablieferungsvereinbarung Submission Information Package (SIP) Akten 1 Unterlagen Akten sind schriftliche, elektronische und andere Aufzeichnungen der öffentlichen Organe sowie ergänzende Unterlagen. Akten entstehen aus einem Verwaltungsakt bzw. Geschäftsvorgang und besitzen Geschäftsrelevanz. Aktenangebot Aktenführung Informationsverwaltung, Records Management, Schriftgutverwaltung Auflistung aller Akten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und die das öffentliche Organ deshalb vor der Vernichtung dem Archiv zur Übernahme anbietet. Es enthält mindestens eine Liste der angebotenen Aktengruppen/Serien, deren Laufzeiten (von-bis-daten) und deren Umfang. siehe Informationsverwaltung Aktenplan Ordnungssystem, Regist- siehe Ordnungssystem 1 3 Archivgesetz und 2 Archivverordnung.

2 Seite 2/6 raturplan Anbietepflicht 2 Gesetzliche Pflicht der öffentlichen Organe, nicht mehr benötigte Akten vor der Vernichtung dem Archiv anzubieten. Nicht mehr benötigt bedeutet, dass die interne oder gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Archiv 3 Endarchiv Einrichtung zur dauernden authentischen Überlieferung der Tätigkeit der öffentlichen Organe durch Übernahme, Erschliessung, Bewahrung und Vermittlung archivwürdiger Unterlagen. Archival Information Package (AIP) Archivinformationspaket Archivinformationssystem (AIS) Archivwürdigkeit 4 Aufbewahrungsfrist Archivinformationspaket Archival Information Package (AIP) siehe Archivinformationspaket Ablieferungspakete werden nach dem Ingest in Archivinformationspakete umgewandelt. Diese beinhalten u. a. auch Informationen zur Historie der bisherigen Bearbeitungen bzw. Migrationen im Archiv sowie Attribute, die Integrität und Authentizität gewährleisten können. Software zur Erschliessung (Verzeichnung) von Archivalien, zur Recherche im Archivbestand (auch online) und zur Verwaltung von Ablieferungen. Kriterium für die Übernahme von Unterlagen ins Archiv zur dauernden Aufbewahrung. Archivwürdige Unterlagen sind für die Dokumentation des staatlichen Handelns besonders aussagekräftig und eignen sich als historische Quellen. Frist, während der abgeschlossene Geschäfte beim öffentlichen Organ aufbe- 2 5 Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG), 8 Archivgesetz und 10 Archivverordnung. 3 4 und 5 Archivgesetz. 4 6 Archivverordnung.

3 Seite 3/6 wahrt werden müssen, weil sie für die Aufgabenerfüllung noch benötigt werden. Bestehen keine gesetzlichen oder verwaltungsinternen Vorgaben, muss die Aufbewahrungsfrist pro Aktengruppe intern definiert werden. Auslieferungsinformationspaket Bestandsanalyse und - pflege Bewertung Dissemination Information Package (DIP) Dossier 5 ech-0160 ech-0165 ech-0175 ech-0193 Dissemination Information Package (DIP) Preservation Auslieferungsinformationspaket Paket, das im elektronischen Lesesaal entsprechend der Anfrage und der Zugriffsrechte ausgehändigt wird. Vorgehen zur Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von (elektronischen) Unterlagen. Dies beinhaltet u. a. die Konvertierung in neue Dateiformate. Analyse der Unterlagen bezüglich ihrer Archivwürdigkeit. Führt zur Auswahl der dauernd aufzubewahrenden Teile eines Aktenangebots. siehe Auslieferungsinformationspaket Als Dossier gilt die Gesamtheit der relevanten Akten (Unterlagen) zu einem Geschäft. Grundsätzlich entsteht pro Geschäft ein Dossier. Technischer Standard, der vorgibt, wie Ablieferungspakete strukturiert sein müssen, welche Metadaten sie enthalten und welche Dateiformate erlaubt sind. Technische Spezifikation des SIARD- Dateiformats für die langfristige Erhaltung von relationalen Datenbanken. Modell des elektronischen Ablieferungsprozesses für Dossiers. Technischer Standard, der vorgibt, wie 5 Art. 3 Weisung über die Aktenführung in der Bundesverwaltung.

4 Seite 4/6 Auslieferungsinformationspakete strukturiert sein müssen und wie der Prozess der Auslieferung abläuft. Fachanwendung Fachapplikation Software, die beim öffentlichen Organ der Verwaltung geschäftsrelevanter Daten dient (beispielsweise Stammdatenverwaltung) und über fachspezifische Funktionen verfügt. Federführung Geschäftskontrolle (GeKo) Geschäftsrelevanz Geschäftsverwaltungssystem (GEVER) Informationsverwaltung 6 Records Management System Aktenführung, Records Management, Schriftgutverwaltung Die federführende Stelle bzw. Person ist dafür verantwortlich, dass das Dossier vollständig und nachvollziehbar geführt wird und alle geschäftsrelevanten Unterlagen darin abgelegt sind. Software zur kontrollierten Bearbeitung und Verwaltung der Geschäfte eines öffentlichen Organs. Die Funktionalitäten umfassen normalerweise Fristenkontrolle, Workflow-Überwachung sowie statistische Auswertungen. Früher übernahmen Register oder Karteien diese Funktionen. Geschäftsrelevant sind jene Dokumente und Informationen aus einem Geschäftsvorgang/Verwaltungsakt, die zur Nachvollziehbarkeit des Geschäftsverlaufs unverzichtbar sind. siehe RMS Gesteuertes und geordnetes Erstellen, Bearbeiten, Ablegen, Archivieren, Vernichten, Suchen und Finden von Informationen, die im Laufe der Geschäftstätigkeit entstehen. Das öffentliche Organ verwaltet seine Information so, dass das Verwaltungshandeln nachvollziehbar und die Rechenschaftsfähigkeit gewährleistet ist. 6 5 Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG).

5 Seite 5/6 Ingest Laufende Ablage Lebenszyklus von Unterlagen Metadaten OAIS-Modell (ISO- Standard 14721:2012) Ordnungssystem Pre-Ingest Life Cycle Aktenplan, Registraturplan Prozess in dem die Inhalte eines Ablieferungspakets in ein Archivinformationssystem (Metadaten) und Repository (Primärdaten/Dateien) eingespiesen werden (Bildung eines Ablieferungspakets (AIP)). Dazu wird eine spezifische Software benötigt. Ablage (physisch oder digital), in der die laufenden, noch nicht abgeschlossenen Geschäfte aufbewahrt werden. Zentrales Konzept der rechtskonformen Informationsverwaltung. Unterscheidet drei Lebensphasen von Unterlagen: Die Laufende Ablage, die Ruhende Ablage und das Archiv. Beschreibende Informationen über Akten. Z. B. Titel, Entstehungszeitraum, Signatur usw. Das Open Archival Information System ist ein Referenzmodell für ein dynamisches, erweiterungsfähiges elektronisches Archiv. Systematische Einteilung der anfallenden Unterlagen nach Aufgaben und Prozessen eines öffentlichen Organs. Das Ordnungssystem steuert die Ablage der einzelnen Dossiers. Wird verwendet für die Festlegung von Verantwortlichkeiten, Zugriffsrechten, Aufbewahrungsfristen, Standorten usw. Prozess zur Bildung eines Ablieferungspakets. Dazu wird eine spezifische Software benötigt. Preservation Bestandsanalyse und - pflege siehe Bestandsanalyse und -pflege Records Management Aktenführung, Informationsverwaltung, Schriftsiehe Informationsverwaltung

6 Seite 6/6 gutverwaltung Records Management System (RMS) Registraturplan Repository GEVER Aktenplan, Ordnungssystem Software, die neben den Funktionalitäten einer Geschäftskontrolle auch die Dokumenten- bzw. Dossierverwaltung ermöglicht. Die elektronische Geschäftsverwaltung umfasst somit drei Elemente: Dossierbezogene Aktenführung, Ablaufsteuerung und Geschäftskontrolle. Ein RMS ist Voraussetzung für die rechtskonforme elektronische Informationsverwaltung. siehe Aktenplan Elektronisches Archiv (Serverinfrastruktur) sowie verwaltetes Verzeichnis zur Speicherung und Beschreibung von digitalen Objekten. Für die Verwaltung wird eine spezifische Software benötigt. Ruhende Ablage Vorarchiv Ablage (physisch oder elektronisch), in der die abgeschlossenen Geschäfte während einer bestimmten Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden. Schriftgutverwaltung Submission Information Package (SIP) Aktenführung, Informationsverwaltung, Records Management Ablieferungspaket siehe Informationsverwaltung siehe Ablieferungspaket Unterlagen Akten siehe Akten