Einführung in die Langzeitarchivierung

Transkript

1 Einführung in die Langzeitarchivierung Dr. Katharina Ernst

2 Erhaltung und Zugänglichkeit auf Dauer Folie 2

3 Digitale Information hält ewig oder fünf Jahre lang, je nachdem, was zuerst kommt (Jeff Rothenberg) Folie 3

4 Digitale Daten sind gefährdet Formate und Systeme veralten fehlende Schnittstellen Datenträger nicht mehr lesbar Hardware nicht mehr vorhanden Tagesaktuelle Systeme ohne Historie Löschungen (obwohl die Anbietung an das zuständige Archiv den datenschutzrechtlichen Löschvorschriften vorgeht 23 Abs. 3 LDSG) Nicht ordnungsgemäß geführte elektronische Akten Folie 4

5 Digitales Langzeitarchiv Eine Organisation (bestehend aus Personen und technischen Systemen), die die Verantwortung für den Langzeiterhalt und die Langzeitverfügbarkeit von Information in digitaler Form sowie die Bereitstellung für eine bestimmte Zielgruppe übernommen hat. Anm.: Dabei bedeutet Langzeit, über Veränderungen in der Technik (Soft- und Hardware) und in der Zielgruppe hinweg. Dies kann bereits ein Zeitraum von Jahren sein, oder aber für künftige Generationen, auf unbegrenzte Zeit. (Definition aus DIN Kriterien für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive) Folie 5

6 Langzeitarchivierung: Ziele Erhaltung der relevanten Inhalte und erhaltenswerten Eigenschaften der Informationsobjekte Erhaltung der Integrität und Authentizität Erhaltung der Verfügbarkeit Erhaltung über Veränderungen in der Technik (Soft- und Hardware) und in der Zielgruppe hinweg Wirtschaftlichkeit Folie 6

7 Arten von Informationsobjekten Elektronische Akten bzw. Vorgänge (Datensätze aus) Datenbanken und Fachverfahren Geoinformationssysteme Elektronische Publikationen Websites Blogs Elektronische Bildobjekte Multimediale Objekte Folie 7

8 Langzeitarchivierung: Strategien Migration Emulation Analogisierung (Computermuseum) Folie 8

9 Migration Auslesen der Informationsobjekte aus erzeugendem System, Konvertierung in archivfähige Formate und regelmäßige Migration in Folgearchivformate Vorteile mit heute vorhandenen technologischen Mitteln machbar Geringes Risiko eines Komplettverlusts Direkter Zugriff Nachteile Verluste an Darstellungsauthentizität Integritätsrisiken bei Migrationsschritten Regelmäßig erneute Migration kumulierter Datenmengen notwendig Folie 9

10 Emulation Auf zukünftiger Hardware wird die Hardware / die Hardware + Betriebssystem / die Hardware + Betriebssystem + komplette Anwendung emuliert. Die Informationsobjekte werden im Original archiviert. Vorteile Original bleibt erhalten Keine kumulierten Datenmengen Nachteile Hohes Risiko eines Komplettverlusts Zweifel, ob originalgetreue Abspielumgebung über grundlegende Architekturveränderungen hinweg möglich Folie 10

11 Analogisierung Ausdruck der Informationsobjekte auf Mikrofilm, qualitativ hochwertigem Papier oder anderem analogen Datenträger Vorteile Bei korrekter Lagerung für lange Zeit keine weiteren bestandserhaltenden Maßnahmen notwendig Direkter Zugriff Nachteile Funktionsverlust Dynamische Anwendungen nicht analogisierbar Folie 11

12 Strategien Migration derzeit die unter Gedächtnisorganisationen verbreitetste Strategie Man kann sich dabei die Möglichkeit der Emulation offenhalten, indem neben den in ein Standardformat migrierten Informationsobjekten die Originale archiviert werden Analogisierung: kann selektiv sinnvoll sein Folie 12

13 Archivformate: Allgemeine Anforderungen offen gelegt Standard anerkannter Standardisierungsinstitution frei von patent- und lizenzrechtlichen Gebühren verbreitete Nutzung des Formats möglichst wenige Formate Validierung Folie 13

14 Bereits vom Stadtarchiv Stuttgart übernommene Formate TIFF PDF/A-1b Text: ASCII / Unicode CSV ( comma-separated-value ) XML WAVE Sonderfall: Websites Zu ergänzen bei kommenden Übernahmen, z.b. Vektorgraphik Folie 14

15 Langzeitarchivierung: Akteure Gedächtnisinstitutionen: Archive, Bibliotheken und Museen Produzenten von Informationsobjekten: Behörden, Vereine, Privatpersonen Dienstleister: IT-Fachstellen, Rechen- und Datenzentren, Firmen Normungsinstitutionen: DIN, ISO, OSCI/KoSIT, verschiedene Gremien (Normen / de-facto-standards) Folie 15

16 Digitale Langzeitarchive können zeitlich unbefristet sein (Archive, Bibliotheken, Museen) können zeitlich befristet sein (30jährige Aufbewahrungsfrist in einer Behörde) können vor Ort betrieben werden können als Dienstleistung betrieben werden Informationsobjekte können aus einem Langzeitarchiv in ein anderes übergehen (z.b. nach 30jähriger Aufbewahrungsfrist in einer Behörde in das zuständige Archiv) Folie 16

17 Informationsobjekte: Lebenszyklus Bearbeitung Aufbewahrung Archivierung z.b. 3 Jahre z.b. 1 Jahr oder 30 Jahre z.b. zda-verfügung (DMS) oder Wegzug (Melderegister) unbegrenzt Aussonderung: Anbietung an zuständiges Archiv, Bewertung durch Archiv Übernahme durch Archiv zur dauerhaften Archivierung oder Vernichtung/Löschung Folie 17

18 OAIS-Modell ISO Open Archival Information System Erhaltungsplanung (Preservation Planning) SIP Übernahme / Aufbereitung (Ingest) AIP Speicherung (Storage) Zugriff (Access) DIP Datenmanagement Datenproduzent (Producer) Endnutzer (Consumer) Steuerung der Prozesse im System (Administration) Folie 18

19 PADUA Produktivsystem zur Archivierung Digitaler Unterlagen im (Stadt-) Archiv Folie 19

20 Abstimmungen Orientierung an nationalen und internationalen Standards Weiterentwicklung: Abstimmung mit anderen Nutzern der HP/SER-Lösung Bundesarchiv Landesarchiv NRW Stadt Köln Westfälisches Archivamt Übernahmen landeseinheitliche Verfahren: AG Archivschnittstellen beim DV-Verbund Folie 20