Langzeitarchivierungsaspekte. im Dokumentenlebenszyklus

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1 Document Engineering Langzeitarchivierungsaspekte im enlebenszyklus Motivation Disziplin der Computer Wissenschaft, welche Systeme für e aller Formen und Medien erforscht. enlebenszyklus en Management (System) Metadaten NCI / CI stark an körperliches Medium gebunden im näheren Sinne vorhanden als physisches im weiteren Sinne semantisch zusammenhängende Informationen NCI / CI NCI => Non-Coded photographisches Bild CI => Coded Information komplexes Objekt Wir unterscheiden 3 Stufen: Struktur Layout Inhalt

2 enlebenszyklus en Management (System) e sind nicht statisch DIN ISO 15226: Zeitabschnitt von der ersten Idee bis zur endgültigen Entsorgung des Produktes (technisch) 5 Phasen Entstehung Bearbeitung Verwaltung Archivierung Löschung Verwaltung und Verarbeitung von en engerer Sinn überwinden die Restriktionen herkömmlicher hierarchischerer Ablagesysteme weiterer Sinn Sammelbegriff Branchenbezeichnung Metadaten Daten über Daten strukturierte Daten die Informationsressource beschreiben Grundinformationen werden geliefert XML Format wählen keine Unterscheidung zwischen Objekt- und Metaebene wir erwarten: Metadaten untrennbar mit System verbunden einfacher Ansatz DMS ECM ILM einfacher Ansatz DMS Erstellung zwei Wege Bearbeitung zwischen NCI- und CI- unterscheiden Verwaltung e indizieren Archivierung Datenbanken Löschung Datensicherheit Computersystem aus Hard- und Software Was passiert davor und was danach? drei Gruppen von Systemen Ablage- und Archivierungs-Systeme Retrieval- oder Recherche-Systeme Vorgangsunterstützungs-Systeme papierreiches Büro wird in ein papierarmes Büro überführt Wert von Information steigt mit Verfügbarkeit

3 ECM ILM alle Informationen liegen auf einer integrativen Plattform verbindet traditionelle Informationstechnologien mit Portalen und anderen Internettechnologien Datenredundanz soll verhindert werden Basistechnologie für ebusiness Idee: Lösungen, die Internettechnologien enthalten, verbinden dient dem Management von Informationen Verwaltung von Informationen orientiert an Lebenszyklus jedoch nicht zur Archivierung über Jahrzehnte gedacht Komponenten bilden Rahmenwerk keine Einengung auf bestimmte Typen überlappt sich mit traditionellen Funktionen des en Management Standardisierung Konstruktion von Metadaten Weiterverarbeitung: CI- Kritisch: archiviertes aufrufen Emulation aktuelle Maschine emulierte Maschine originale Software Weiterverarbeitung: CI- Kritisch: Archiviertes aufrufen zeitintensiv abhängig von Software

4 Migration Weiterverarbeitung: CI- ursprüngliches Migrationsprozess neues Struktur und Inhalt werden erfasst und neu gespeichert. PDF oder XML Format Kritisch: Archiviertes aufrufen Formale Kriterien Standardisierung Datenformat sollte: öffentlich sein Syntax und Semantik standardisiert sein folgt später häufig verwendet werden stellt Verwendung in der Zukunft sicher frei von Lizenzgebühren und Patenten sein Beispiel: JPEG Wartungskosten werden minimiert Verringerung von Abhängigkeiten weniger Migrationsschritte notwendig von anerkannten Standardisierungsinstitutionen (ISO, ANSI, W3C) kein muss, verhindert aber ausufern herstellerspezifischer Änderungen Anlegen von Metadaten Anlegen von Metadaten dienen dem Zweck e schnell zu finden nur bei entsprechender Wahl sinnvoll Erstellung automatisch oder manuell automatisch sollte bevorzugt werden Erstellung und strukturierte Speicherung von technischen Metadaten ist für automatisches Management unverzichtbar. für Austausch wird einfaches Schema benötigt Schema muss erweiterbar sein. Verschiedene Initiativen beschäftigen sich mit der Entwicklung. einige Beispiele: DC TEI RDF

5 Dublin Core Standard Text Encoding Initiative DC => Dublin Core Standard umfasst 15 Elemente Titel Creator Subject Description hat Leitfaden für Analyse von elektronischen en herausgegeben e werden in XML gespeichert (TEI DTD) Markup im eigentlichen Text besser als DC einfach gehalten Viele digitale Bibliotheken nutzen diesen Standard. Resource Description Framework Zusammenfassung von W3C herausgegeben macht Information maschinenverstehbar beschreibt Semantik baumartig kann als XML Datei gespeichert werden Unternehmen brauchen ein kontrolliertes Datenmanagement. Wert der Information noch immer nicht richtig aufgefasst. ILM ist die Technologie der Zukunft. Standards müssen eingehalten werden. Jeder hat an diesem Prozess teilzunehmen.