Dokumentenmanagement: Dokumente
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- Helmuth Grosser
- vor 7 Jahren
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1 Dokumente Merkmale von Dokumenten: Dokumententyp Dokumentenart: Kodierte Information (CI) Nicht kodierte Information (NCI) Dokumentenformat Arbeitsgruppe Wirtschaftsinformatik Managementinformationssysteme Arndt Folie 86
2 Elemente Elemente eines Dokumentenmanagements: Dokumenten- Management Neue Dokumente Quelle: Götzer 2001, S. 7 ablegen zuordnen indizieren Retrieval Arbeitsgruppe Wirtschaftsinformatik Managementinformationssysteme Arndt Folie 87
3 Einordnung Grad der Integration Wissensmanagement Dokumentenmanagement Recherche Archivierung Quelle: Klingelhöller 2001, S. 50 Anzahl der involvierten Arbeitsplätze Arbeitsgruppe Wirtschaftsinformatik Managementinformationssysteme Arndt Folie 88
4 Archivierungssysteme Aufgaben von Archivierungssystemen: Informationen erfassen Informationen umsetzen Attribute erfassen Daten sicher ablegen Einfaches Auffinden unterstützen Abgerufene Informationen zur Verfügung stellen Arbeitsgruppe Wirtschaftsinformatik Managementinformationssysteme Arndt Folie 89
5 Datenklassen Datenklassen nach Lebensdauer: Kurzzeitdaten Daten mit mittlerer Lebensdauer Langlebige Daten Arbeitsgruppe Wirtschaftsinformatik Managementinformationssysteme Arndt Folie 90
6 Aufgaben Aufgaben des Dokumenten-Managements: Erfassung von Rechner-extern vorliegenden Dokumenten Ablage und Speicherung dieser Daten und Dokumente Suchmöglichkeiten Bildschirmdarstellung, Drucken, Weiterleiten Verteilung von Dokumenten Organisation des Daten- und Verarbeitungsflusses Administration Arbeitsgruppe Wirtschaftsinformatik Managementinformationssysteme Arndt Folie 91
7 Vorteile (1) Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen: Kürzere Zugriffs- und Ablagezeiten Kürzere Transportzeiten Kürzere Suchzeiten Verbesserung der Produktivität Personaleinsparungen Reduzierung der Bürosystemkosten Reduzierung der notwendigen Formulare und Dokumente Reduzierung des Platzbedarfs Arbeitsgruppe Wirtschaftsinformatik Managementinformationssysteme Arndt Folie 92
8 Vorteile (2) Weitere, monetär nur schwer zu beziffernde Vorteile von Dokumenten-Management- Systemen: Dezentraler Zugriff Gleichzeitiger Zugriff durch mehrere Personen Höhere Konsistenz durch zentrale Datenhaltung Einfaches Sichern und Kopieren Möglichkeiten der integrierten Verarbeitung Arbeitsgruppe Wirtschaftsinformatik Managementinformationssysteme Arndt Folie 93
9 Architektur Architektur eines Dokumenten- Management-Systems: Erfassungsmöglichkeit Verbindung zu weiteren Eingangsquellen Attributierungsarbeitsplatz Archivsystem Recherchesystem Volltext-Datenbank Anzeigemodul (Viewer) Arbeitsgruppe Wirtschaftsinformatik Managementinformationssysteme Arndt Folie 94
10 Erfassung Prinzipielle Möglichkeiten: Manuelle Erfassung Erfassung über Scanner Erfassung über Kamera Digitalisierer COLD-Verfahren Abspeicherung direkt aus einer Applikation: Explizit Implizit Arbeitsgruppe Wirtschaftsinformatik Managementinformationssysteme Arndt Folie 95
11 Erfassung über Scanner (1) Merkmale beim Einscannen: Dokumentenprüfung Qualitätskontrolle Scanner-Software Dokumententrennung: Trennen über voreingestellte Seitenzahl Trennung über spezielle Trennseiten Trennung über Barcode Explizites Trennen von Dokumenten Arbeitsgruppe Wirtschaftsinformatik Managementinformationssysteme Arndt Folie 96
12 Erfassung über Scanner (2) Archivierungsszenarien: Frühes Archivieren Zum Zeitpunkt der Bearbeitung Spätes Archivieren Arbeitsgruppe Wirtschaftsinformatik Managementinformationssysteme Arndt Folie 97
13 Attributierungsarbeitsplatz (1) Schema der Attributierung: Quelle: Gulbins/Seyfried/Strack.-Zimmermann, 1999 Arbeitsgruppe Wirtschaftsinformatik Managementinformationssysteme Arndt Folie 98
14 Attributierungsarbeitsplatz (2) Merkmale beim Attributieren: Erfassung der Attribute Manuell Automatisiert Speicherung der Attribute Attributiersoftware Arbeitsgruppe Wirtschaftsinformatik Managementinformationssysteme Arndt Folie 99
15 Nutzungsarbeitplatz Merkmale von Nutzungs- bzw. Recherchearbeitsplätze: Dokumentenanzeige (Viewer) Scale-to-Gray-Darstellung Annotationen Elektronischer Stempel Arbeitsgruppe Wirtschaftsinformatik Managementinformationssysteme Arndt Folie 100
16 Retrievalsystem Merkmale eines Retrievalsystems: Schnittstellen Recherchemasken Volltextsuche Arbeitsgruppe Wirtschaftsinformatik Managementinformationssysteme Arndt Folie 101
17 Archiv-/Ablagesystem Merkmale eines archiv-/ablagesystems: Kurz-/Langzeitspeicherung Caching Logische Archive Pools und Cluster Replikation Sicherungen (Storagemanagement) Arbeitsgruppe Wirtschaftsinformatik Managementinformationssysteme Arndt Folie 102
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