Dokumenten- Management

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1 Beck EDV-Berater Dokumenten- Management Wissen, Informationen und Medien digital verwalten von Wolfgang Limper 2008 AGI-Information Management Consultants May be used for personal purporses only or by libraries associated to dandelon.com network. Deutscher Taschenbuch Verlag

2 Vorwort 11 Einleitung Grundlagen und Strategien Einordnung in die größere Struktur..., Digitale Archivierung Der Begriff Dokument - echtes und falsches Englisch Herkömmliche Ablage von Dokumenten Größe der Dateien und Platzbedarf Vorteile der digitalen Archivierung Vor- und Nachteile des digitalen Dokumenten- Managements Elektronische Literatur und Digital Publishing Geschichte der elektronischen Literatur SGML als universeller Standard für elektronische Literatur Workflow und Groupware Workflow Groupware Wissensmanagement/Knowledge Management Multimediadaten Verschiedene Aspekte des Wissensmanagements Anforderungen an das Wissensmanagement Die Firma Xerox Data Warehouse und Data Mining Grundmodelle der Datenbanken : Relationale Datenbanken Strukturierte Daten: eine Welt der Schablonen Unstrukturierte Daten: die neue multimediale Welt... 56

3 1.7 Volltextdatenbanken Document Clustering Aufnahme der Dokumente in das DMS Vorhandene Dateien/Digitale Dokumente Arbeitsablauf beim Archivieren Dokumente einlesen und bearbeiten: Imaging Image-(Faksimile-) Archivierung Non-coded Information (NCI) und Coded Information (CI) Vor-und Nachteile der Image-Archivierung Vor-und Nachteile der Textdateien-Archivierung NCI und CI verknüpfen : Dokumente ablegen und kennzeichnen: Capturing Verschlagwortung, Automatische Verschlagwortung : Volltextrecherche Indizierung Dateiprofil - Dateiname DMS-Strategien Aufgaben des DMS Zeitpunkt der Archivierung Softwaremodule: der DMS-Baukasten Scanmodul Bildbearbeitung für Scans OCR intern oder extern Importmodule Konvertierung Attribuierung Viewer: Ansichtsmodul Webmodule Workflow Stand-alone oder Verknüpfung von Modulen Arbeitsschritte Scannen OCR Verschieben bzw. endgültiges Abspeichern Capturing: Attribuierung 109

4 Protokolldateien Makros und Skriptsprachen - Automatisierung von Vorgängen Such-und Abfragestrategien Index Sucheingabe Dokumentinfo-Felder, Verschachtelung der Anfrage Nachträgliche Einengung der Suche Trunkierung Lautähnlichkeit Ungenaue Suche Umgangssprachliche Recherchen Relevanzgrad 120 o 2. Hardware Computer und Betriebssystem Arbeitsspeicher und Schnittstellen Parallele Schnittstelle ' SCSI USB FireWire Proprietäre Scannerkarten Kofax-Karte Speichermedien Archivierung und Backup-Strategie Haltbarkeit und Sicherheit der Daten Zwischenspeicher (Caching) und Archivserver Jukeboxen Scanner Spezialist für Kulturschätze/Beispiele Unbekanntes Peripheriegerät: Widersprüche und Irrtümer Urheberrecht und Treiber Verschiedene Bedeutungen Funktionsweise des Scanners Kriterien für die Anschaffung des Scanners 150

5 Inhalt Auflösung - dpi oder ppi?, Scannertypen Handscanner: alt und neu Pen-Scanner Einzugscanner Flachbettscanner Dokumentenscanner mit Vorlageneinzug : Aufsichtsscanner, Overhead-Scanner, Buchscanner Digitale Kameras Dia-und Filmscanner Großformat-Scanner: DINA2 und größer Scanner im Netz: Verteilung von digitalisierten Vorlagen Grafikkarte und Bildschirm TFT-Monitore Der ideale Bildschirm Kostenfaktor Software für das DMS Software für die Arbeit mit dem Scanner Scannertreiber Twain-Treiber ISIS-Treiber DpuScan SilverFast und Art-Scan Am oberen Ende: LinoColor Elite und Binuscan ColorPro Am unteren Ende: sonstige Sannertreiber Scan-und Bildbearbeitung v Versionskontrolle durch Dateinamenprofile Bildbearbeitung: zwei oder mehr Programme gleichzeitig Programmeigenschaften für die Bildbearbeitung OCR-Software Entwicklung von OCR OCR-Techniken OCR - Vorstufe zur Verarbeitung von Sprache 235

6 K Die praktische Seite: OCR-Durchführung Eigenschaften und Kosten der OCR-Programme Schwierige Vorlagen und Tipps für die Bearbeitung Was es sonst noch zu erkennen gibt: Bild und Ton DMS-Programme im Detail Szenario für ein Dokumenten-Management Zugriff über Profildaten: Masken und Felder Zugriff über Volltext Fernsehen als Informationslieferant: Screenshots und Videos Videodateien und DVD mit dem Media Player Zeitungs- und Zeitschriften-CD-ROMs Dateiformate Dokumenten-Management-Programme allgemein Das Programm asksam Data Mining mit asksam asksam-versionen Fuzzy-Suche Zusatzmodule Praktische Erfahrungen mit asksam asksam ELO - der digitale Aktenschrank ELOoffice....' ELOprofessional Die ELO-Bilanz Was am neuen ELO gefällt Was weniger an ELO gefällt: OCR und Volltext Acrobat und PDF WasistPDF? PDF-Publishing Acrobat Reader Acrobat für das Dokumenten-Management Lotus Notes Notes für alle! Notes und Domino 339

7 Inhalt Eigenschaften von Lotus Notes Volltext-Datenbank: Dokumentbibliothek Erstellen von Dokumenten Suche nach Dokumenten Soft-DMS PageKeeper PagisPro PaperPort Deluxe Presto! PageManager 98 V Soft-DMS - eine kurze Bilanz 371 Sachverzeichnis 372