Dokumentenmanagement mit GNU/Linux

Transkript

1 mit GNU/Linux Edgar Fast Edi Hoffmann Community FreieSoftwareOG 7. Februar 2018

2 Begriffserklärung 2 / 19

3 Begriffserklärung Der Begriff Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. 2 / 19

4 Begriffserklärung Der Begriff Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet. 2 / 19

5 Begriffserklärung 3 / 19

6 Begriffserklärung Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man von Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff elektronisches Dokumentenmanagement (englisch electronic document management, EDM) verwendet. 3 / 19

7 Begriffserklärung Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man von Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff elektronisches Dokumentenmanagement (englisch electronic document management, EDM) verwendet. Als Software werden Dokumentenmanagementsysteme (engl. document management system, DMS) eingesetzt. 3 / 19

8 Die Software 4 / 19

9 Die Software Einige DMS-Systeme sind: 4 / 19

10 Die Software Einige DMS-Systeme sind: Paperwork 4 / 19

11 Die Software Einige DMS-Systeme sind: Paperwork ecodms 4 / 19

12 Die Software Einige DMS-Systeme sind: Paperwork ecodms Alfresco (Community Edition) 4 / 19

13 Die Software Einige DMS-Systeme sind: Paperwork ecodms Alfresco (Community Edition) LogicalDOC (Community Edition) 4 / 19

14 Die Software Einige DMS-Systeme sind: Paperwork ecodms Alfresco (Community Edition) LogicalDOC (Community Edition) Open-Xchange 4 / 19

15 Die Software Einige DMS-Systeme sind: Paperwork ecodms Alfresco (Community Edition) LogicalDOC (Community Edition) Open-Xchange PLMWORX 4 / 19

16 Die Software Einige DMS-Systeme sind: Paperwork ecodms Alfresco (Community Edition) LogicalDOC (Community Edition) Open-Xchange PLMWORX bitfarm-archiv 4 / 19

17 Die Software Einige DMS-Systeme sind: Paperwork ecodms Alfresco (Community Edition) LogicalDOC (Community Edition) Open-Xchange PLMWORX bitfarm-archiv Nuxeo EP 4 / 19

18 Die Software Einige DMS-Systeme sind: Paperwork ecodms Alfresco (Community Edition) LogicalDOC (Community Edition) Open-Xchange PLMWORX bitfarm-archiv Nuxeo EP Main Pyrus DMS 4 / 19

19 Paperwork 5 / 19

20 Paperwork Geschrieben in Python 5 / 19

21 Paperwork Geschrieben in Python Vorlagen werden entweder eingescannt oder vorhandene Bilddateien importiert 5 / 19

22 Paperwork Geschrieben in Python Vorlagen werden entweder eingescannt oder vorhandene Bilddateien importiert Mittels tesseract-ocr werden diese mit einer durchsuchbaren Textebene versehen 5 / 19

23 Paperwork Geschrieben in Python Vorlagen werden entweder eingescannt oder vorhandene Bilddateien importiert Mittels tesseract-ocr werden diese mit einer durchsuchbaren Textebene versehen Schwerpunkt ist laut Entwickler die möglichst vollautomatische Verarbeitung: scan and forget it 5 / 19

24 Paperwork Geschrieben in Python Vorlagen werden entweder eingescannt oder vorhandene Bilddateien importiert Mittels tesseract-ocr werden diese mit einer durchsuchbaren Textebene versehen Schwerpunkt ist laut Entwickler die möglichst vollautomatische Verarbeitung: scan and forget it Installation nicht ganz trivial, da nicht in den Paketquellen enthalten 5 / 19

25 Paperwork Geschrieben in Python Vorlagen werden entweder eingescannt oder vorhandene Bilddateien importiert Mittels tesseract-ocr werden diese mit einer durchsuchbaren Textebene versehen Schwerpunkt ist laut Entwickler die möglichst vollautomatische Verarbeitung: scan and forget it Installation nicht ganz trivial, da nicht in den Paketquellen enthalten Installation durch Flatpack ist am einfachsten 5 / 19

26 Paperwork 6 / 19

27 Paperwork 6 / 19

28 Paperwork 7 / 19

29 Paperwork 7 / 19

30 Paperwork 8 / 19

31 Paperwork 8 / 19

32 Paperwork 9 / 19

33 Paperwork 9 / 19

34 ecodms 10 / 19

35 ecodms Das System ist proprietär, es gibt jedoch eine Free4Three Community-Edition. 10 / 19

36 ecodms Das System ist proprietär, es gibt jedoch eine Free4Three Community-Edition. Das Gesamtprogramm besteht aus drei Teilen: 10 / 19

37 ecodms Das System ist proprietär, es gibt jedoch eine Free4Three Community-Edition. Das Gesamtprogramm besteht aus drei Teilen: Server 10 / 19

38 ecodms Das System ist proprietär, es gibt jedoch eine Free4Three Community-Edition. Das Gesamtprogramm besteht aus drei Teilen: Server Client 10 / 19

39 ecodms Das System ist proprietär, es gibt jedoch eine Free4Three Community-Edition. Das Gesamtprogramm besteht aus drei Teilen: Server Client Druckertreiber 10 / 19

40 ecodms Das System ist proprietär, es gibt jedoch eine Free4Three Community-Edition. Das Gesamtprogramm besteht aus drei Teilen: Server Client Druckertreiber 10 / 19

41 ecodms Das System ist proprietär, es gibt jedoch eine Free4Three Community-Edition. Das Gesamtprogramm besteht aus drei Teilen: Server Client Druckertreiber Und benötigt PostgreSQL, welches mitinstalliert wird. 10 / 19

42 ecodms 11 / 19

43 ecodms 11 / 19

44 Alfresco 12 / 19

45 Alfresco Alfresco stellt ein virtuelles Dateisystem für die Dokumentenablage bereit. Anwender von LibreOffice, Apache OpenOffice oder Microsoft Office können Dokumente wie gewohnt in Verzeichnissen speichern. 12 / 19

46 Alfresco Alfresco stellt ein virtuelles Dateisystem für die Dokumentenablage bereit. Anwender von LibreOffice, Apache OpenOffice oder Microsoft Office können Dokumente wie gewohnt in Verzeichnissen speichern. Die dort abgelegten Daten können automatisch (regelbasiert oder policygesteuert) z. B. in ein XML-Format oder PDF umgewandelt werden. 12 / 19

47 Alfresco Alfresco stellt ein virtuelles Dateisystem für die Dokumentenablage bereit. Anwender von LibreOffice, Apache OpenOffice oder Microsoft Office können Dokumente wie gewohnt in Verzeichnissen speichern. Die dort abgelegten Daten können automatisch (regelbasiert oder policygesteuert) z. B. in ein XML-Format oder PDF umgewandelt werden. Alfresco Content Services basieren auf Open Source und unterstützen offene Standards sowie offene APIs. 12 / 19

48 Alfresco Alfresco stellt ein virtuelles Dateisystem für die Dokumentenablage bereit. Anwender von LibreOffice, Apache OpenOffice oder Microsoft Office können Dokumente wie gewohnt in Verzeichnissen speichern. Die dort abgelegten Daten können automatisch (regelbasiert oder policygesteuert) z. B. in ein XML-Format oder PDF umgewandelt werden. Alfresco Content Services basieren auf Open Source und unterstützen offene Standards sowie offene APIs. Content-Management für unkritische Umgebungen 12 / 19

49 Alfresco Alfresco stellt ein virtuelles Dateisystem für die Dokumentenablage bereit. Anwender von LibreOffice, Apache OpenOffice oder Microsoft Office können Dokumente wie gewohnt in Verzeichnissen speichern. Die dort abgelegten Daten können automatisch (regelbasiert oder policygesteuert) z. B. in ein XML-Format oder PDF umgewandelt werden. Alfresco Content Services basieren auf Open Source und unterstützen offene Standards sowie offene APIs. Content-Management für unkritische Umgebungen Open-Source-Plattform für Weiterentwicklungen und Ergänzungen aus der Community 12 / 19

50 Alfresco Alfresco stellt ein virtuelles Dateisystem für die Dokumentenablage bereit. Anwender von LibreOffice, Apache OpenOffice oder Microsoft Office können Dokumente wie gewohnt in Verzeichnissen speichern. Die dort abgelegten Daten können automatisch (regelbasiert oder policygesteuert) z. B. in ein XML-Format oder PDF umgewandelt werden. Alfresco Content Services basieren auf Open Source und unterstützen offene Standards sowie offene APIs. Content-Management für unkritische Umgebungen Open-Source-Plattform für Weiterentwicklungen und Ergänzungen aus der Community Testfeld für neue Funktionen 12 / 19

51 Alfesco 13 / 19

52 Alfesco 13 / 19

53 LogicalDOC 14 / 19

54 LogicalDOC LogicalDOC ist ein DMS entwickelt in Java. 14 / 19

55 LogicalDOC LogicalDOC ist ein DMS entwickelt in Java aus dem Projekt Contineo entstanden, steht es seit 2008 auf Sourceforge zum Download. 14 / 19

56 LogicalDOC LogicalDOC ist ein DMS entwickelt in Java aus dem Projekt Contineo entstanden, steht es seit 2008 auf Sourceforge zum Download. Archiv-Zugriff via WebDAV und Webservice 14 / 19

57 LogicalDOC LogicalDOC ist ein DMS entwickelt in Java aus dem Projekt Contineo entstanden, steht es seit 2008 auf Sourceforge zum Download. Archiv-Zugriff via WebDAV und Webservice Multi-Plattform-Unterstützung (Windows, GNU/Linux, MacOS X) 14 / 19

58 LogicalDOC LogicalDOC ist ein DMS entwickelt in Java aus dem Projekt Contineo entstanden, steht es seit 2008 auf Sourceforge zum Download. Archiv-Zugriff via WebDAV und Webservice Multi-Plattform-Unterstützung (Windows, GNU/Linux, MacOS X) Browser-basierte GUI (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Safari) 14 / 19

59 LogicalDOC LogicalDOC ist ein DMS entwickelt in Java aus dem Projekt Contineo entstanden, steht es seit 2008 auf Sourceforge zum Download. Archiv-Zugriff via WebDAV und Webservice Multi-Plattform-Unterstützung (Windows, GNU/Linux, MacOS X) Browser-basierte GUI (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Safari) Unterstützung für mehrere Datenbanken: MySQL, PostgreSQL, Oracle, Microsoft SQL Server 14 / 19

60 LogicalDOC LogicalDOC ist ein DMS entwickelt in Java aus dem Projekt Contineo entstanden, steht es seit 2008 auf Sourceforge zum Download. Archiv-Zugriff via WebDAV und Webservice Multi-Plattform-Unterstützung (Windows, GNU/Linux, MacOS X) Browser-basierte GUI (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Safari) Unterstützung für mehrere Datenbanken: MySQL, PostgreSQL, Oracle, Microsoft SQL Server Integrierte OCR- und Barcode-Erkennung 14 / 19

61 LogicalDOC LogicalDOC ist ein DMS entwickelt in Java aus dem Projekt Contineo entstanden, steht es seit 2008 auf Sourceforge zum Download. Archiv-Zugriff via WebDAV und Webservice Multi-Plattform-Unterstützung (Windows, GNU/Linux, MacOS X) Browser-basierte GUI (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Safari) Unterstützung für mehrere Datenbanken: MySQL, PostgreSQL, Oracle, Microsoft SQL Server Integrierte OCR- und Barcode-Erkennung Integrierte TWAIN-Scanner-Unterstützung 14 / 19

62 LogicalDOC 15 / 19

63 LogicalDOC 15 / 19

64 Muss es ein echtes DMS sein? 16 / 19

65 Muss es ein echtes DMS sein? DMS gibt es wie Sand am Meer und auch für Linux ist das Angebot nicht schlecht. Je nach Papieraufkommen und Anzahl der zugreifenden Benutzer/Rechner muss es aber nicht immer ein DMS sein. 16 / 19

66 Muss es ein echtes DMS sein? DMS gibt es wie Sand am Meer und auch für Linux ist das Angebot nicht schlecht. Je nach Papieraufkommen und Anzahl der zugreifenden Benutzer/Rechner muss es aber nicht immer ein DMS sein. Ein funktionierendes DMS ist natürlich erst einmal einer einfachen Ablage via Ordnerstruktur überlegen. Die Entscheidung für ein papierloses Büro ist aber eine Festlegung auf viele Jahre und kaum eine Software wird ewig entwickelt. 16 / 19

67 Muss es ein echtes DMS sein? DMS gibt es wie Sand am Meer und auch für Linux ist das Angebot nicht schlecht. Je nach Papieraufkommen und Anzahl der zugreifenden Benutzer/Rechner muss es aber nicht immer ein DMS sein. Ein funktionierendes DMS ist natürlich erst einmal einer einfachen Ablage via Ordnerstruktur überlegen. Die Entscheidung für ein papierloses Büro ist aber eine Festlegung auf viele Jahre und kaum eine Software wird ewig entwickelt. Die Gefahr am Ende eine Datenbank zu haben, die man nicht mehr ohne weiteres lesen kann oder deren Exportfunktion zumindest verlustbehaftet ist, dürfte immens sein. 16 / 19

68 Muss es ein echtes DMS sein? 17 / 19

69 Muss es ein echtes DMS sein? Hinzu kommt, dass moderne Betriebssysteme und Desktopumgebungen inzwischen sehr gute Suchfunktionen und Dateimanager haben. 17 / 19

70 Muss es ein echtes DMS sein? Hinzu kommt, dass moderne Betriebssysteme und Desktopumgebungen inzwischen sehr gute Suchfunktionen und Dateimanager haben. Eine gute Verschlagwortung der Dateien im Titel und eine wohlüberlegte Ordnerstruktur, kann in Kombination mit einer Suche wie KDE s Baloo ein DMS im Privatbereich durchaus ersetzen. 17 / 19

71 Muss es ein echtes DMS sein? Hinzu kommt, dass moderne Betriebssysteme und Desktopumgebungen inzwischen sehr gute Suchfunktionen und Dateimanager haben. Eine gute Verschlagwortung der Dateien im Titel und eine wohlüberlegte Ordnerstruktur, kann in Kombination mit einer Suche wie KDE s Baloo ein DMS im Privatbereich durchaus ersetzen. Die fehlenden Funktionen kompensiert die Gewissheit, dass die eigene Ordnerstruktur sich notfalls auch mit geringen bzw. keinen Verlusten auf andere Systeme übertragen lässt. 17 / 19

72 Links zur Präsentation / 19

73 Weitere Informationen bekommen Sie hier: und oder kommen Sie doch einfach zu unserem regelmäßigen Treffen, jeden 1. Mittwoch im Monat ab 20:00 Uhr. (Treffpunkt und Thema laut Webseite) 19 / 19