Digitale Archivierung mit DocuWare und DocuMatic Archiv

Transkript

1 Digitale Archivierung mit DocuWare und DocuMatic Archiv Zeit gewinnen & Transparenz schaffen Digitale Archivierung Lösungsinfo

2 Digitale Archivierung Lösungsinfo Erfassen & archivieren schneller wiederfinden Effiziente Dokumentenverwaltung dank digitaler Archivierungssoftware Schnellen Zugriff auf wichtige Informationen als Vorteil im Wettbewerb nutzen dies ermöglicht ein modernes Dokumenten-Management-System. Ausgangsbasis hierfür ist die Archivierung von Dokumenten mithilfe einer entsprechenden Archivierungssoftware. So kann Wissen langfristig gespeichert werden und jedem Mitarbeiter die für ihn relevanten Dokumente zugänglich gemacht werden. Wie wichtig Wissensmanagement ist, verdeutlichen folgende Zahlen: 67% der Büroangestellten müssen im Umgang mit Dokumenten die meiste Zeit für die Suche nach Informationen aufwenden Für 27% nimmt auch die Suche nach Dokumentenvorlagen täglich viel Zeit in Anspruch 24% der Befragten stellen sich sehr häufig die Frage, wo die letzte Version abgelegt ist Wie wird eine revisionssichere Archivierung gewährleistet? Archivierungsvorschriften und -fristen werden in einer Vielzahl von Gesetzen wie z.b. AO/HGB oder GoBD geregelt. Eine allgemeingültige Vorgehensweise gibt es dabei nicht, da viele Faktoren eine Rolle spielen. Wörtlich übersetzt bedeutet revisionssicher vor einer Abänderung geschützt. Dazu gehört, dass die archivierten Dokumente originalgetreu, unveränderlich sowie richtig und vollständig erfasst werden. Darüber hinaus müssen sie für die Zeit der Archivierungspflicht sicher vor Löschung sein und alle Aktionen im Archiv sind zu protokollieren. Zu guter Letzt müssen die Dokumente jederzeit wieder auffindbar und in ihrer ursprünglichen Form dargestellt werden können. Ein Dokumenten-Management-System ist so konfiguriert, dass alle diese Anforderungen erfüllt werden. Außerdem unterstützt es Sie bei der der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen, indem es automatisch die Aufbewahrungsund Löschfristen für Dokumente überwacht. Die Vorteile auf einen Blick Abbau Papierarchiv reduzierte Such- und Bearbeitungszeiten Vertraulichkeit durch Rechtemanagement Arbeitserleichterung dank Automatisierung Umfangreiche Protokollierung Transparenz beim Bearbeitungsstatus revisionssichere Archivierung

3 Digitale Archivierung mit DocuWare - das spricht dafür: Informationen bequem wiederfinden Durch Nutzung der Suchmaske können Sie das digitale Archiv nach Ihnen freistehenden Begriffen durchsuchen. Mit Hilfe automatischer Vorschläge kann eine Liste erstellt und durch die Volltextsuche die Inhalte aller Daten durchforscht werden. Das passende Dokument wird geöffnet und die relevanten Textstellen farblich hervorgehoben. Zusätzlich ist auch die Darstellung des Archivs als hierarchische Baumstruktur im Windows-Explorer möglich. Digitalisierung von Dokumenten Bei elektronischer Archivierung werden Ihre Papierunterlagen über einen Scanner erfasst und zunächst in einen elektronischen Briefkorb transferiert. Inhalte können während des Scannens sofort automatisch übernommen werden. Anschließend werden die Dokumente mit Schlagworten versehen und in digitalen Archiven abgelegt. Externer und mobiler Zugriff Über DocuWare ist der Zugang per Internet und sogar mit Smartphones möglich. So haben Externe oder Mitarbeiter auf Geschäftsreise jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente. Zudem können Home-Offices oder extern arbeitende Anwender in jeden Workflow integriert werden und durch die automatische Versendung von s über dessen aktuellen Status benachrichtigt werden. Gewährleistung von Vertraulichkeit Der Zugriff auf die Dokumente kann durch ein detailliertes Berechtigungskonzept zuverlässig gesteuert werden. Protokollfunktionen bieten jederzeit den Nachweis darüber, welcher Nutzer wann auf ein Dokument zugegriffen hat. s rechtskonform ablegen Aufgrund ihrer Inhalte müssen Dokumente wie Geschäfts- s oft ebenfalls digital archiviert werden. Mit Hilfe von DocuWare/DocuMatic Archiv kann die elektronische Archivierung von s entweder vollautomatisch oder manuell durch den Anwender erfolgen. Durch die Hinterlegung von Suchbegriffen wie beispielsweise Absender, Empfänger, Datum oder Betreff der s können diese automatisch indexiert werden. Automatisierung großer Dokumentenmengen Bei gleichartigen Dokumenten, wie z.b. eingehenden Rechnungen, können die oben erwähnten Suchbegriffe auch automatisch aus deren Inhalt erstellt werden. Selbstverfasste Ausgangsrechnungen, Briefe oder Formulare werden außerdem in das System übernommen, sobald sie als Datei oder Druck zur Verfügung stehen. Elektronische Bearbeitung Durch das Dokumenten-Management-System können Sie Dokumente prüfen und bearbeiten. Dies wird mit Hilfe eines entsprechenden digitalen Stempelaufdrucks, Aufgabenlisten oder durch Formulare, die mit Siegeln verbunden sind bewerkstelligt. Diese Funktionen sind für jeden berechtigten Anwender nutzbar. Einbindung in Workflows Mit Hilfe eines DMS können Unterschriften und Freigabeprozesse mittels vordefinierter Prozesse gesteuert werden. Durch die automatische Versendung von s über den aktuellen Status wird maximale Transparenz gewährleistet. Digitale Archivierung Lösungsinfo

4 Digitale Archivierung Lösungsinfo Die Effizienz steigern mit sinnvollen Erweiterungen zu DocuWare DocuMatic Archiv als Pool an Erweiterungen Ein intelligentes Dokumenten-Management-System muss sich erfolgreich in das bestehende IT-Umfeld eines Unternehmens integrieren lassen. Zahlreiche Schnittstellen von DocuMatic Archiv machen den Austausch mit anderen Software-Systemen mit minimalem Administrationsaufwand möglich, während eine Vielzahl von Modulen es erlaubt, das System jederzeit an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen. Consulting für optimale Erweiterungen Jedes Unternehmen ist einzigartig und deshalb sind die Anforderungen an das Dokumenten-Management-System sehr spezifisch. Unsere Spezialisten wählen für Sie Software-Zusammenstellungen aus, die praxiserprobt und genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind, denn für ein effizientes Dokumenten-Management sind neben der Software und fundierten Sachkenntnissen auch die passenden Schnittstellen ausschlaggebend. Effiziente Zusatzmodule von DocuWare (1): Intelligent Indexing Connect to Mail Connect to Outlook Connect to SAP Connect to SharePoint Connect to Ricoh, Toshiba, Sharp, Xerox, OKI DocuWare Autoindex DocuWare Barcode & Forms DocuWare Import DocuWare Mobile DocuWare SDK DocuWare Smart Connect DocuWare Task Manager DocuWare Workflow-Manager DocuMatic AddOns von Steigauf (2): Connect2Axapta: Verbindungen von DocuWare zu Microsoft Dynamics AX (Axapta) Connect2NAV: Verknüpfungen von DocuWare zu der Software Microsoft Dynamics NAV (Navision) Connect2FibuNet: Vollständige Integration in FibuNet (auch für WebIC) Connect2Syska: Verknüpfung von DocuWare zu der Software Syska Connect2Datev: Verknüpfung von DocuWare zu der Software Datev Connect2rona: Verknüpfung von DocuWare zu der Entsorger Software rona InnoScan: Hocheffizientes Scannen inkl. Barcode- Erkennung InnoLink-Service AddOn IMAP/POP3:/EWS Vollautomatische Abholung von Mails aus dem Mail-Server InnoLink-Service AddOn Edifact Konverter: Konvertierung von Edifact zu Inhouse-Systemen und zur Erzeugung von visualisierbaren Dokumenten

5 Die Module und AddOns des DocuMatic Archivs DocuWare als Basis- Software DocuMatic AddOns (2) von Steigauf erstellte Tools für DocuWare Zusatz- Module (1) zusätzliche Module von DocuWare DocuMatic Module (3) von Steigauf erstellte Module für DocuWare InnoLink-Service AddOn PDF-Cold: Zerlegung und Konvertierung von PDF s in einzelne Dokumente und vollautomatische Lesung des Inhaltes zum Zweck der Ablage InnoLink-Service AddOn PDF/A Validator/Konverter: Validierung, z.b. von Eingangsrechnungen, sowie Konvertierung von PDF in den PDF/A Standard InnoLink-Service AddOn Exchange: Abholen von s aus einem oder mehreren Exchange-Postfächern sowie Setzen von -Status im Postfach, Kopieren, Löschen oder Verschieben von s InnoLink-Service AddOn Report Generator: Erzeugen von Reports in mehreren Dateiformaten (z.b. PDF, DOC, XLS) aus beliebigen Datenquellen Modul Barcode InnoLink Service DocuMatic Module von Steigauf (3) InnoLink-Service: Auslesen, Ergänzen und Steuern von Dokumenten sowie Import & Export Modul Barcode: Automatisiertes Archivieren der Dokumente mithilfe von Barcodes Digitale Archivierung Lösungsinfo

6 Digitale Archivierung Lösungsinfo Steigauf Daten Systeme GmbH Otto-Hahn-Str. 13 a Riemerling Tel (089) Fax (089) service@steigauf.de Steigauf Daten Systeme GmbH führt die Kooperation von IT-Unternehmen weiter, die im Jahr 1998 von UnITeK GmbH gegründet wurde. Durch diesen Kompetenz-Verbund ist es möglich, einen flächendeckenden Service für Dokumenten-Management-Systeme bereitzustellen. Profitieren auch Sie von unserem Know-How und lassen Sie sich unter der Nummer (089) beraten.