Dokumenten- Management

Transkript

1 Klaus Götzer Ralf Schmale Berthold Maier Torsten Komke Dokumenten- Management Informationen im Unternehmen effizient nutzen 4., vollständig überarbeitete und erweiterte Auflage dpunkt.verläg

2 1 Einführung Begriffe zum Dokumenten-Management Der Begriff des»dokuments«t Dokumenten-Management Archivierung Die Entwicklung des Dokumenten-Managements Leistungen eines Dokumenten-Management-Systems Vorteile des Dokumenten-Managements Dokumenten-Management als strategische Infrastruktur 12 2 Dokumenten-Management-Organisation Organisatorische und administrative Aspekte Regelung der Ablauforganisation Regelungen zur Kennzeichnung und Beschreibung von Dokumenten Regelungen zur Dokumentationsstruktur Regelungen zum Nachweis von Änderungen Regelungen zur Struktur von Ablagen/Archiven Regelung der Verantwortlichkeiten Regelungen zur Kompetenzvermittlung Vorgehen Gesetze, Normen und Standards 24

3 xii Inhaltsverzeichnis Wichtige allgemeine Standards ; Beispiele fachspezifischer Standards 26 3 Dokumenten-Management-System Grundstruktur eines Dokumenten-Management-Systems Dokumente und Dokumenten-Management Die Funktionen eines Dokumenten-Management-Systems Der Funktionsbereich Eingabe Der Funktionsbereich Ablage Der Funktionsbereich Ausgabe Der Funktionsbereich Administration Weitere Komponenten Anwendungsgebiete Nutzung von bestimmten Funktionen eines Dokumenten-Management- Systems Das Zusammenwirken von mehreren Funktionen Das Umfeld von Dokumenten-Management-Systemen Nutzung der Dokumenten-Management-Systeme Unterstützende Komponenten für Dokumenten-Management-Systeme Das Zusammenwirken der Komponenten Workflow-Systeme Workflow und Dokumenten-Management Records-Management Wissensmanagement Content-Management Enterprise-Content-Management Technische Umsetzung Aufbau eines Dokumenten-Management-Systems Software: Eingabemodule Scanmodul 123

4 4.2.2 Grundlagen der Indizierung Manuelle Indizierung Automatische Indizierung Indizierung durch ODMA-Schnittstelle Indizierung von Cl-und NCI-Dokumenten Hardware: Eingabemodule Scanner Kamera Video PACS Software: Archivierung und Verwaltungsmodule Optische Archivierung : Sicherung durch Cartridge-Spiegelung Hybridsysteme durch Mikrofilmarchivierung Die Cache-Verwaltung Verteilte Archivsysteme Hardware: Archivierung und Verwaltungsmodule Jukeboxen CAS-magnetplattenbasiertes WORM-Medium WORM-Tape Blu-ray Disc HD-DVD RAID N AS SAN Tape Librarys Hybridsysteme Software: Ausgabemodule Recherche Viewen 159

5 xiv Inhaltsverzeichnis Internet : Export Drucken Fax Hardware: Ausgabemodule.< Monitor Drucker Einsatz und Aufbau von Datenbanksystemen Relationale Datenbanken Volltextdatenbank XML-Datenbanken = Relevante Standards im DMS-Umfeld Allgemeine Standards Datenformate Integration und Migration Zeitpunkt für einen Systemwechsel Migration des Altbestandes Migration elektronischer Archivdaten Migration von konventionellen Archivdaten Teilmigration Migrationsdurchführung Content Repository Integration und SOA Business-Process-Management - BPM SOA & Sicherheit SOA-Technologie 198

6 xv 5 Einführung von Dokumenten-Management-Lösungen Dokumentenaufbereitung Wichtige Aspekte Maßnahmen Rechtliche Aspekte Ordnungsmäßigkeit, Integrität, Authentizität Schutz vor Verlust (Datensicherheit) : Schutz vor unberechtigtem Zugriff (Datenschutz) Ermittlung und Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Sicherstellung des gesetzlichen Zugriffs Sicherstellung der Beweiskraft vor Gericht Beteiligungsrechte der Mitarbeiter Schutz vor Verletzung des Urheberrechts Weitere Grundlagen zur Gestaltung rechtssicherer Lösungen Verfahrensdokumentation Zertifizierung von Systemen und Lösungen Wirtschaftliche Aspekte Bedeutung von Dokumentenverwaltung und Archivierung Potenziale erkennen und erschließen Wirtschaftlichkeit bewerten Relevante wirtschaftliche Kenngrößen ermitteln Veränderung der Prozesskostenstruktur Wichtige Erfolgsmerkmale Vorgehensweise zur Einführung von Dokumenten-Management-Systemen Herausforderungen bei der Einführungen von Dokumenten-Management-Systemen Das Projekt planen Voruntersuchung Analyse der Ist-Situation 263

7 5.4.5 Anforderungsdefinition Entwicklung des Soll-Konzepts Ausschreibung und Auswahl der Systeme Implementierung der Lösung Einführung der Lösung Betrieb der Lösung ' Die Zukunft des Dokumenten-Managements Technologische Entwicklung Dokumenten-Management als Teil einer Applikation Enterprise-Content-Management Dokumenten-Management als ein Service Durchdringung des Unternehmens...' Anwendungsfelder für Dokumenten-Management Rechtliche Aspekte Mobile Computing Mehrwert für den Kunden Anwenderberichte Neue Standards in der Kreditorenbuchhaltung Integrierte Lösung aus Rechnungsverarbeitung und E-Procurement Hohe Erkennungsqualität optimiert kompletten Buchungsprozess in SAP Zusätzlicher Einsatz bei Auslands-Gesellschaft Vitaler Dokumenten-Pool im Landeskrankenhaus Feldkirch Die elektronische Patientenakte.! Planung ist Pflicht Durchlaufzeit von Rechnungen deutlich reduziert Keine Angst vor Datenbergen KIS und DMS - gebündelte Informationsintelligenz Auch morgen noch alles im (Zu)Griff 325

8 7.2.7 Vernetztes Ärztewissen hebt das Versorgungsniveau Effizienter Service mit Workflow-Unterstützung Steigende Transaktionsdaten, Hohe Integrationsfähigkeit und Flexibilität Mehr Produktivität und mehr Kontrolle über Informationen Prozesse im Griff- Schmerz im Griff Wachsender Kostendruck im Gesundheitssektor SAPERION als Basis für effizientere Geschäftsprozesse Jeden Tag 42 Arbeitsstunden gespart Keine Lagerhaltung bei Arztpraxen und Krankenhäusern Krankenkassen profitieren von schnellen Prozessen 334 Anhang 337 Glossar 337 Literaturverzeichnis 361 Literaturverzeichnis für rechtliche Aspekte 362 Leserforum 365 Autoren 365 Dank 366 Index 367