Dokumenten-Management

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1 Dokumenten-Management Informationen im Unternehmen effizient nutzen von Klaus Götzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier, Torsten Komke 3., vollst. überarb. u. erw. Aufl. Dokumenten-Management Götzer / Schneiderath / Maier / et al. schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG dpunkt.verlag 2004 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN

2 vii Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Begriffe zum Dokumenten-Management Die Entwicklung des Dokumenten-Managements Grundstruktur eines Dokumenten-Management-Systems Dokumente und Dokumenten-Management Der Zweck des Dokumentes Erscheinungsformen von elektronischen Dokumenten Dokumentenlebenszyklus Daten und Dokumente Die Beschreibung des Dokuments Die Funktionen eines Dokumenten-Management-Systems Der Funktionsbereich Eingabe Die Funktion Dokumenteneingang Die Funktion Indizieren Der Funktionsbereich Ablage Die Funktion Verwaltung Die Funktion Archivierung Der Funktionsbereich Ausgabe Die Funktion Recherche Die Funktion Reproduktion Der Funktionsbereich Administration Weitere Komponenten

3 viii Inhaltsverzeichnis 3 Anwendungsgebiete Funktionale Begrenzungen beim Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen Nutzung von bestimmten Funktionen eines Dokumenten-Management-Systems Branchen und Größe als bestimmende Faktoren Rechtsanwaltskanzlei archiviert Altakten Die elektronische Bauakte Das Leergutmanagement einer Brauerei mittels Barcode optimieren Betriebliches Vorschlagswesen in der Industrie Das Zusammenwirken von mehreren Funktionen Kaufmännische Prozesse unterstützen Die technische Dokumentation folgt dem Produkt Postbearbeitung in Behörden Abwicklung eines Bausparvertrages bei einer Bausparkasse Elektronische Probandenakte Automatische Versorgung mit der richtigen Produktdokumentation E-Commerce und Dokumenten-Management-Systeme Resümee Das Umfeld von Dokumenten-Management-Systemen Nutzung der Dokumenten-Management-Systeme Direkte Nutzung durch den Anwender Groupware Standardsoftware Portale Unterstützende Komponenten für Dokumenten- Management-Systeme Archiv Datenbanken Optical Character Recognition (OCR) Elektronische Unterschrift und E-Commerce Viewer Editoren Volltext-Retrieval und Text-Mining Ein erweiterter Dokumentenbegriff Das Zusammenwirken der Komponenten

4 Inhaltsverzeichnis ix 4.5 Workflow-Systeme Grundlagen von Workflow-Systemen Komponenten von Workflow-Systemen Workflow und Dokumenten-Management Aufbauorganisation Wissensmanagement Content Management Was leistet Content Management? CMS und DMS Vorgehensweise zur Einführung von Dokumenten-Management-Systemen Was unterscheidet Dokumenten-Management-Systeme von anderen Applikationen? Geschäftsprozesse analysieren und optimieren Wer initiiert das Thema? Die Ebene der Sachbearbeiter Die Aufgabe der IT Die Geschäftsführung haftet für den Gesamterfolg Definitionsphase Voruntersuchung Methodische Messung des Dokumenten-Management- System-Nutzens Die Entscheidungsvorlage Initialisierung des Kernprojektes Projektplanung Projektstruktur-Detailpläne Das Planungsfeld Die Projektorganisation Budgetplanung Analysephase Dokumentenanalyse Analyse der Vorgangs- und Ablagestruktur Analyse der Ablauforganisation (Informationsfluss) Analyse der Schnittstellen Analyse der Aufbauorganisation

5 x Inhaltsverzeichnis 5.7 Konzeption Der Funktionsbereich Eingabe Der Funktionsbereich Ablage Der Funktionsbereich Ausgabe Der Funktionsbereich Administration Erstellung des Kriterienkatalogs Erstellung des Pflichtenheftes Ausschreibung und Systemauswahl Systeme evaluieren Realisation Betrieb und Betreuung Stufenkonzepte zur Einführung Wirtschaftliche Aspekte Bedeutung von Dokumentenverwaltung und Archivierung Potenziale erkennen und erschließen Wirtschaftlichkeit bewerten Relevante wirtschaftliche Kenngrößen ermitteln Veränderung der Prozesskostenstruktur Wichtige Erfolgsmerkmale Dokumentenaufbereitung Dokumenten-Management-Organisation Werkzeuge Technische Umsetzung Aufbau eines Dokumenten-Management-Systems Eingabemodul Archivierung und Verwaltungsmodul Ausgabemodul Einsatz und Aufbau von Datenbanksystemen Relationale Datenbanken Volltextdatenbank XML-Datenbanken DMS-Hardwarekomponenten Eingabemodul Archivierungs-Verwaltungsmodul Ausgabemodule

6 Inhaltsverzeichnis xi 7.5 Relevante Standards im DMS-Umfeld Allgemeine Standards Datenformate Integration und Migration Zeitpunkt für einen Systemwechsel Migration des Altbestandes Migrationsdurchführung Content Management Datenproduzent Datenhaltung Aufbereitung und Präsentationsform Umsetzungsbeispiel Rechtliche Aspekte Ordnungsmäßigkeit, Integrität, Authentizität Schutz vor Verlust (Datensicherheit) Schutz vor unberechtigtem Zugriff (Datenschutz) Ermittlung und Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Sicherstellung des gesetzlichen Zugriffs Sicherstellung der Beweiskraft Beteiligungsrechte der Mitarbeiter Schutz vor Verletzung des Urheberrechts Fachgebietsspezifische Regelungen im Personalwesen Verfahrensdokumentation Beschreibung der sachlogischen Lösung Beschreibung der programmtechnischen Lösung Beschreibung der Maßnahmen zur Gewährleistung der Programmidentität Beschreibung der Maßnahmen zur Gewährleistung der Datenintegrität Arbeitsanweisungen Zertifizierung von Systemen und Lösungen Gesetze, Verordnungen, Richtlinien, Normen Deutschland Gesetze, Verordnungen, Richtlinien, Normen Schweiz

7 xii Inhaltsverzeichnis 9 Die Zukunft der Dokumenten-Management-Systeme Dokumenten-Management als integraler Bestandteil der IT-Welt Mobile Computing Informationsflut und Informationsmangel DMS, Internet und Kundenorientierung Dokumenten-Management für alle Anwenderberichte Energieversorger setzen auf DMS Automatische Erfassung und Archivierung von Eingangsrechnungen Schneller Zugriff auf die Kundendaten Herausforderung Hausanschlussakten Optimaler Kunden-Service mit intelligenter Document-Input-Technologie Über den Tellerrand hinausblicken Papierakten sind mehr als nur ein Platzproblem Das BP-Projekt»Papierloses Büro« Mit»Spätem Erfassen«zur vollständigen Kundenakte Automatische Indizierung vereinfacht Aktenführung Digitale Erfassung der gesamten Kundenakten Geringer Nachbearbeitungsaufwand Fazit BP Plus Card BP AG Deutschland Integriertes Informationsmanagement in einer Brauerei Ausgangssituation Lösungsweg Zusammenfassung/Technische Details Ein universelles System für den gesamten gemischten Posteingang Vielfalt differenziert bearbeiten Komplex für den Anbieter, nutzbringend für die Bank Große Rationalisierungspotenziale bei der HypoVereinsbank durch FrontCollect

8 Inhaltsverzeichnis xiii 10.5 Erfahrungsbericht»Migration eines DMS/Archivsystems« Einleitung Ausgangssituation Problemstellung Projektdurchführung Ergebnis Kosten und Nutzen Archivierung mit digitalen Signaturen Die Schweizer Gesetzgebung Die Zentralregulierung der Syntrade AG Die Projekte Anhang 307 Glossar Literaturverzeichnis Produktübersicht Autoren Dank Index 335