Das Projektmanagement-Office

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1 Das Projektmanagement-Office Einführung und Nutzen von Gerhard Ortner, Betina Stur 1. Auflage Springer 2011 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN Zu Leseprobe schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG

2 Inhalt 1 Einleitung Das Projektmanagement-Office (PMO) Das Projektmanagement-Office eine Begriffsklärung Gute Gründe für ein PMO Professionelles Projektmanagement Vereinheitlichung Unterstützung für die Projektleitung Entlastung der Projektteams Förderung der Kommunikation Einklang der Projekte mit der Unternehmensstrategie Förderung der Projektmanagement-Kultur Wissensdatenbank und Best-Practices Projektmanagement-Tools und Infrastruktur Scheitern verhindern und Effektivität erhöhen Vor der Implementierung Vorbereitungen Machen kommt von Macht Voraussetzungen für ein erfolgreiches Starten einer PMO-Einführung Einteilungsmöglichkeiten für PMO Die Größe Der Schreibtisch der Projektleitung Projektsekretariat und/oder zusätzliche Arbeitskraft Projektmanagement-Team Mehrere Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen im Projektmanagement-Office Bestimmung der Größe eines Projektmanagement-Office Die Bestandsdauer Das temporäre Projektmanagement-Office Das permanente Projektmanagement-Office Die organisatorische Eingliederung Level-1-Projektmanagement-Office (Projekt- oder Programmebene) Level-2-Projektmanagement-Office (Abteilungsebene) VII

3 VIII Inhalt Level-3-Projektmanagement-Office (Unternehmensebene) Wahl der geeigneten Variante Die Funktionen Das Supportive-Projektmanagement-Office Das Controlling-Projektmanagement-Office Das Directive-Projektmanagement-Office Wahl der geeigneten Variante Kombination der Unterscheidungsmerkmale Richtige Positionierung des PMO Wo findet sich die richtige Stelle im Unternehmen? Wer ist die richtige Frau/der richtige Mann? Aufgaben und Verantwortlichkeiten des PMO Funktionen für das Projekt selbst Umgehende Hilfe für schlecht laufende Projekte Assistenztätigkeiten Projektsupport Prozesse, Standards und Methodiken für das Projektmanagement Scope-Management Unterstützung bei der Projektantrags- oder Projektangebotserstellung Unterstützung bei der Erstellung von Projektaufträgen Projektinitiierung und -start Unterstützung bei der Durchführung von Kick-off-Meetings Ressourcenmanagement Unterstützung bei der Erstellung von Projektplänen Mitwirkung bei der Kostenschätzung Unterstützung bei der Kostenverfolgung Unterstützung bei der Ermittlung von Ist-Zeiten Unterstützung bei der Projektsteuerung/beim Projektcontrolling Unterstützung im Berichtswesen Unterstützung bei der Standardisierung und Durchführung von Projektreview-Meetings Organisation von Meetings Verwaltung der Projektdokumente Projektmarketing Beschaffungswesen Qualitätsmanagement Benchmarking Risikomanagement Change-Management

4 Inhalt IX Problemlösungen fördern Durchführung von Projekt-Audits Projektabschluss Funktionen im Bereich Tools und Infrastruktur Entwicklung von Standards im Software-Bereich Identifizierung von Bedarf an Software Auswahl und Beschaffung der Software Implementierung, Administration und Wartung der Software Unterstützung bei der Anwendung der Software Finanzierung der Software-Tools Schnittstellen zu anderen Systemen Etablierung und Wartung eines Projektraums und einer Projektwebsite Ermittlung der Anforderungen an Arbeitsumgebungen Ermittlung der Anforderungen an diverse Einrichtungen Funktionen für das Projektteam Kommunikation Augmentation Mentoring Consulting und Coaching Training Konfliktmanagement Funktionen für die Projektleitung Einstellung von Projektleiterinnen und -leitern Zuordnung von Projektmanagern und Projektmanagerinnen zu Projekten Mentoring für unerfahrene Projektmanager und -managerinnen Etablierung eines Programms zur gegenseitigen Hilfe Beschreibung von Projektmanagement-Positionen Evaluierung der Projektleitung Projektmanagement-Karrierepfad und Beruf der Projektmanagerin/des Projektmanagers Eskalationspfad für Probleme Linienmanagement für Projektmanagerinnen und -manager Unterstützung für Projektleiterinnen und Projektleiter, die gleichzeitig Teammitglied sind Unterstützung für Personen, die mehrere Projekte gleichzeitig leiten Funktionen für das ganze Unternehmen Wissensmanagement Ausbildungsplan

5 X Inhalt Projektportfolio-Management Verbesserung der Projektleistung Unterstützung bei der Bewertung der Projektmanagement-Reife Einführung eines teamorientierten Entlohnungssystems Aufgaben in Verbindung mit Metriken Aufgabengebiet finden, PMO einführen und verankern Wie beginnen? Wie lange kann/soll die Einführung des PMO dauern? Welche Räumlichkeiten? Wo bestehen Schnittstellen? Was ist das richtige erste Aufgabengebiet? Wie festigt sich die Position des PMO? Was ist das strategische Endziel? Marketing für das PMO ist das notwendig? PMO Erfolgsfaktoren und Akzeptanz Fallbeispiele Fallbeispiel Portfoliomanagement Fallbeispiel Top-Down Fallbeispiel Directive-PMO Fallbeispiel Bottom-Up Fallbeispiel Level-1-PMO Fallbeispiel Partizipation Fallbeispiel PMO-Team Fallbeispiel Kommunikation Fallbeispiel Marketing Fallbeispiel Level-2-PMO Fallbeispiel verteiltes PMO Fallbeispiel Controlling-PMO Fallbeispiel Akzeptanz Fallbeispiel Standardisierung Literatur Bücher Internetquellen und -dokumente Sachverzeichnis

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