PROJECT MANAGEMENT OFFICE (PMO)

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Sabine Althaus
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1 PROJECT MANAGEMENT OFFICE (PMO) Leistungsumfang makeit information systems GmbH Seite 1 von 7

2 In den letzten Jahren waren Unternehmen verstärkt darin gefordert, Produkte und Dienstleistungen rascher am Markt zu positionieren. Viele Organisationen sind diesen Anforderungen mit einer sehr starken Projektorientierung begegnet und setzen dazu zunehmend Projektbüros (häufig auch Project Office, Project Management Office oder auch Programm Office PMO genannt) ein. PMO s sind in der Regel zentral organisierte Dienstleistungseinheiten, die den Projektteams bestimmte Dienstleistungen, Methoden und Werkzeuge zur Verfügung stellen. In vielen Fällen bilden die PMO s auch die Schnittstelle zwischen Projektmanagement und Unternehmensleitung bzw. wesentlichen Linienvorgesetzten, indem dort das projektbezogene Berichtswesen und Controlling verankert wird. Bei größeren Organisationen und häufig im Falle von Firmenzusammenführungen (Mergers & Acquisitions) wird auch das Programm- und Portfoliomanagement in PMO s installiert. makeit bietet neben Management- und Organisationsberatung die Unterstützung beim Aufbau von in den Organisationen integrierten PMO s an. Zu unseren Dienstleistungen zählen die Unterstützung beim organisatorischen Aufbau, effizientes Ressourcenmanagement, Einführung von Methoden und Werkzeugen sowie die Implementierung von modernen Projektmanagement Systemen/Tools. Bei großen organisatorischen Herausforderungen, wie etwa dem Gewinn einiger Großprojekte oder dem Zukauf eines anderen Unternehmens, welches in die Organisation zu integrieren ist, resultiert die Notwendigkeit für eine oft zeitlich begrenzte Projektinfrastruktur. Neben der Projektmanagement Infrastruktur werden häufig besonders qualifizierte Ressourcen und erfahrene Führungskräfte benötigt, die rasch und unkompliziert für eine zeitlich begrenzte Periode der Organisation zur Verfügung stehen sollen. Typische Beispiele dazu sind der Gewinn mehrerer Großprojekte, der Aufbau von neuen Geschäftsfeldern, Firmenübernahmen (Mergers & Acquisitions) sowie umfangreiche IT bzw. Reorganisations- und Restrukturierungsprojekte. Aus diesen Gründen und aufgrund vermehrter Anfragen aus Organisationen hat sich makeit entschlossen, schlüsselfertige Infrastrukturen für ein PMO im Outsourcing bereit zu stellen. Durch diese Vorgangsweise wird von makeit sichergestellt, dass für die angeforderte Zeitspanne Management und Ressourcen sowie geeignete Methoden, Werkzeuge und die zugehörige Infrastruktur zur Verfügung stehen. Damit stehen abhängig vom tatsächlichen Bedarf erfahrene Projektmanager und Projekt Assistenten für ein vom Management gefordertes Berichtswesen, laufendes Risikomanagement und den gesicherten Betrieb eines modernen Projektmanagement Systems zur Verfügung. Das PMO ist unabhängig von der Branche und Unternehmensgröße einsetzbar, wodurch es sich einfach vom öffentlichen Sektor, über national bis hin zu international strukturierten Unternehmen einsetzen lässt. Seite 2 von 7

3 Die Vorteile in Ihrem Unternehmen sind: makeit information systems GmbH Volle Konzentration auf die Inhalte der Projekte und die Projektsteuerung einfach möglich Bedarfsgerechte Skalierung des Projektmanagement Systems durch makeit (werden zusätzliche Lizenzen benötigt, so können diese kurzfristig bereitgestellt werden) Klar kalkulierbare Projektkosten Hohe Flexibilität, da die im Management erfahrenen Ressourcen nach Projektende nicht in der Organisation integriert werden müssen Kurzfristig (binnen 2-4 Wochen) verfügbare Infrastruktur mit Basisreporting und erfahrenen Projektmanagern durch makeit sichergestellt makeit hält eine Ausfalls- Infrastruktur bereit, die binnen 1 Werktag mit dem Datenbestand des Vortages in der Organisation verfügbar gemacht werden kann (im Falle eines Crashes des Gesamtsystems, wobei dafür von Beginn an die Datensicherungsmechanismen klar etabliert werden müssen). Typische Bausteine des makeit PMO bestehen aus: Projekt-, Multiprojekt- und Programm-Management Projektmanagement Methoden und Werkzeuge Qualitätssicherung in Projekten Unterstützung der Projektplanung und deren laufende Aktualisierung Planung und Organisation von Projektsitzungen und Lenkungsausschüssen (Steering Committees, etc.) und deren Protokollierung Kommunikations- und Informationsmanagement an die Stakeholder bzw. Projektumwelten Unterstützung der Projekt- bzw. Programm-Manager bei Marketingmaßnahmen (z.b. Beiträge im Newsletter, Updates im Intranet, etc.) Bereitstellung einer geeigneten und mit dem Kunden abgestimmten Projekt- bzw. Programm-Infrastruktur (Hardware, Software, ggf entsprechende Templates für Seite 3 von 7

Management erfahrenen Ressourcen nach Projektende nicht in der Organisation integriert werden müssen Kurzfristig (binnen 2-4 Wochen) verfügbare Infrastruktur mit Basisreporting und erfahrenen

4 Projekt-Auftrag, Fortschrittsbericht, etc.) makeit information systems GmbH Bereitstellung geeigneter externer Ressourcen (erfahrene Projektmanager, Projektassistenten, Mitarbeiter für Projektsekretariate, Manager auf Zeit, etc.) Qualifizierung und Coaching/Support von internen Projektmitarbeitern Unterstützung der Projektmanager bei übergreifender Ressourcenplanung, Steuerung und Zeiterfassung der Projektmitarbeiter Unterstützung bei der Budgetplanung sowie laufenden Kostenüberwachungen und Soll-Ist-Vergleichen Unterstützung beim Aufbau eines geeigneten Berichtwesens (ggf in Abstimmung mit Controlling Funktionen) Durchführung von Risikoanalysen und laufendes Risikomonitoring Dokumentenverwaltung, Dokumenten-Versionierung und geeignete Ablage (Archivierung) von Projektergebnissen Seite 4 von 7

) Qualifizierung und Coaching/Support von internen Projektmitarbeitern Unterstützung der Projektmanager bei übergreifender Ressourcenplanung, Steuerung und Zeiterfassung der Projektmitarbeiter

5 PROJECT OFFICE MEDIUM EINSATZGEBIET: Projekte mit einer Laufzeit von ca. 6 Monaten Aufwand bis zu 500 Personentagen Der/die Projektleiter ist/sind nicht ausschließlich für diese/s Projekt/e eingesetzt Es arbeiten bis zu 10 Personen im Projekt LEISTUNGEN: Bereitstellung des Systems innerhalb von 10 Werktagen Das System wird pauschal auf >100 Anwender eingerichtet Der von makeit bereitgestellte Projektassistent ist im Durchschnitt einen Tag pro Woche vor Ort Voller Hotline-Support während der gesamten Projektlaufzeit Die Übernahme ggf. vorhandener Pläne aus MS-Project wird durch makeit durchgeführt Der Systembetrieb wird bereitgestellt (Datensicherung, Ersatzserver, etc.), wobei dafür ein gesicherter Remote Zugang Voraussetzung ist Die Ist-Zeit-Erfassung wird manuell geführt Anbindungen an fremde Systeme (wie SAP, etc.) sind nicht notwendig KONDITIONEN: Mindestmietdauer 3 Monate Keine Mietzeitbegrenzung Update auf größere Modelle jederzeit möglich Preis: auf Anfrage Seite 5 von 7

des Systems innerhalb von 10 Werktagen Das System wird pauschal auf >100 Anwender eingerichtet Der von makeit bereitgestellte Projektassistent ist im Durchschnitt einen Tag pro Woche vor Ort Voller

6 PROJECT OFFICE LARGE EINSATZGEBIET: Projekte mit einer Laufzeit von ca Monaten Aufwand bis zu Personentagen Der/die Projektleiter ist/sind ausschließlich für diese/s Projekt/e eingesetzt Es arbeiten bis zu 50 Personen im Projekt LEISTUNGEN: Bereitstellung des Systems innerhalb von 10 Werktagen Das System wird pauschal auf >250 Anwender eingerichtet Der von makeit bereitgestellte Projektassistent ist im Durchschnitt 2,5 Tage pro Woche vor Ort Voller Hotline-Support während der gesamten Projektlaufzeit Die Übernahme ggf. vorhandener Pläne aus MS-Project wird durch makeit durchgeführt Der Systembetrieb wird bereitgestellt (Datensicherung, Ersatzserver, etc.), wobei dafür ein gesicherter Remote Zugang Voraussetzung ist Die Ist-Zeit-Erfassung wird automatisiert Anbindungen an fremde Systeme (wie SAP, etc.) werden durchgeführt KONDITIONEN: Mindestmietdauer 6 Monate Keine Mietzeitbegrenzung Update auf größere Modelle jederzeit möglich Preis: auf Anfrage Seite 6 von 7

Werktagen Das System wird pauschal auf >250 Anwender eingerichtet Der von makeit bereitgestellte Projektassistent ist im Durchschnitt 2,5 Tage pro Woche vor Ort Voller Hotline-Support während der

7 PROJECT OFFICE X-LARGE EINSATZGEBIET: Projekte mit einer Laufzeit ab ca. 15 Monaten Aufwand ab ca. 500 Personentagen Der/die Projektleiter ist/sind ausschließlich für diese/s Projekt/e eingesetzt Es arbeiten mehr als 25 Personen im Projekt LEISTUNGEN: Bereitstellung des Systems innerhalb von 20 Werktagen Das System wird pauschal auf >500 Anwender eingerichtet Der von makeit bereitgestellte Projektassistent ist ständig vor Ort Voller Hotline-Support während der gesamten Projektlaufzeit Die Übernahme ggf. vorhandener Pläne aus MS-Project wird durch makeit durchgeführt Der Systembetrieb wird bereitgestellt (Datensicherung, Ersatzserver, etc.) Die ggf vorhandene Ist-Zeit-Erfassung wird angebunden bzw. automatisiert Anbindungen an fremde Systeme (wie SAP, etc.) werden durchgeführt KONDITIONEN: Mindestmietdauer 6 Monate Keine Mietzeitbegrenzung Preis: auf Anfrage Seite 7 von 7

Werktagen Das System wird pauschal auf >500 Anwender eingerichtet Der von makeit bereitgestellte Projektassistent ist ständig vor Ort Voller Hotline-Support während der gesamten Projektlaufzeit Die

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