Das Projektmanagement-Office

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1 Gerhard Ortner Betina Stur Das Projektmanagement-Office Einführung und Nutzen fy Springer

2 1 Einleitung 1 2 Das Projektmanagement-Office (PMO) Das Projektmanagement-Office - eine Begriffsklärung Gute Gründe für ein PMO Professionelles Projektmanagement Vereinheitlichung Unterstützung für die Projektleitung Entlastung der Projektteams Förderung der Kommunikation Einklang der Projekte mit der Unternehmensstrategie Förderung der Projektmanagement-Kultur Wissensdatenbank und Best-Practices Projektmanagement-Tools und Infrastruktur Scheitern verhindern und Effektivität erhöhen Vor der Implementierung - Vorbereitungen Machen kommt von Macht Voraussetzungen für ein erfolgreiches Starten einer PMO-Einführung 15 3 Einteilungsmöglichkeiten für PMO Die Größe Der Schreibtisch der Projektleitung Projektsekretariat und/oder zusätzliche Arbeitskraft Projektmanagement-Team Mehrere Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen im Projektmanagement-Office Bestimmung der Größe eines Projektmanagement-Office Die Bestandsdauer Das temporäre Projektmanagement-Office Das permanente Projektmanagement-Office Die organisatorische Eingliederung Level-1 -Proj ektmanagement-office (Projekt- oder Programmebene) Level-2-Projektmanagement-Office (Abteilungsebene) VII

3 VIII Inhalt Level-3-Projektmanagement-Office (Unternehmensebene) Wahl der geeigneten Variante Die Funktionen Das Supportive-Projektmanagement-Office Das Controlling-Projektmanagement-Office Das Directive-Projektmanagement-Office Wahl der geeigneten Variante Kombination der Unterscheidungsmerkmale 29 4 Richtige Positionierung des PMO Wo findet sich die richtige Stelle im Unternehmen? Wer ist die richtige Frau/der richtige Mann? 33 5 Aufgaben und Verantwortlichkeiten des PMO Funktionen für das Projekt selbst 39.1 Umgehende Hilfe für schlecht laufende Projekte 39.2 Assistenztätigkeiten 39.3 Projektsupport 40.4 Prozesse, Standards und Methodiken für das Projektmanagement 41.5 Scope-Management 43.6 Unterstützung bei der Projektantrags- oder Projektangebotserstellung 43.7 Unterstützung bei der Erstellung von Projektaufträgen Projektinitiierung und -Start 45.9 Unterstützung bei der Durchführung von Kick-off-Meetings Ressourcenmanagement Unterstützung bei der Erstellung von Projektplänen Mitwirkung bei der Kostehschätzung Unterstützung bei der Kostenverfolgung Unterstützung bei der Ermittlung von Ist-Zeiten Unterstützung bei der Projektsteuerung/beim Projektcontrolling Unterstützung im Berichtswesen Unterstützung bei der Standardisierung und Durchführung von Projektreview-Meetings Organisation von Meetings Verwaltung der Projektdokumente Projektmarketing Beschaffungswesen Qualitätsmanagement Benchmarking Risikomanagement Change-Management 57

4 Inhalt IX Problemlösungen fördern Durchfuhrung von Projekt-Audits Projektabschluss Funktionen im Bereich Tools und Infrastruktur Entwicklung von Standards im Software-Bereich Identifizierung von Bedarf an Software Auswahl und Beschaffung der Software Implementierung, Administration und Wartung der Software Unterstützung bei der Anwendung der Software Finanzierung der Software-Tools Schnittstellen zu anderen Systemen Etablierung und Wartung eines Projektraums und einer Projektwebsite Ermittlung der Anforderungen an Arbeitsumgebungen Ermittlung der Anforderungen an diverse Einrichtungen Funktionen für das Projektteam Kommunikation Augmentation Mentoring Consulting und Coaching Training Konfliktmanagement Funktionen für die Projektleitung Einstellung von Projektleiterinnen und -leitern Zuordnung von Projektmanagern und - Projektmanagerinnen zu Projekten Mentoring für unerfahrene Projektmanager und -managerinnen ' Etablierung eines Programms zur gegenseitigen Hilfe Beschreibung von Projektmanagement-Positionen Evaluierung der Projektleitung Projektmanagement-Karrierepfad und Beruf der Projektmanagerin/des Projektmanagers Eskalationspfad für Probleme Linienmanagement für Projektmanagerinnen und -manager Unterstützung für Projektleiterinnen und Projektleiter, die gleichzeitig Teammitglied sind Unterstützung für Personen, die mehrere Projekte gleichzeitig leiten Funktionen für das ganze Unternehmen Wissensmanagement Ausbildungsplan 79

5 X Inhalt Projektportfolio-Management Verbesserung der Projektleistung Unterstützung bei der Bewertung der Projektmanagement-Reife Einführung eines teamorientierten Entlohnungssystems Aufgaben in Verbindung mit Metriken 84 6 Aufgabengebiet finden, PMO einführen und verankern Wie beginnen?.t Wie lange kann/soll die Einführung des PMO dauern? Welche Räumlichkeiten? Wo bestehen Schnittstellen? Was ist das richtige erste Aufgabengebiet? Wie festigt sich die Position des PMO? Was ist das strategische Endziel? Marketing für das PMO - ist das notwendig? PMO Erfolgsfaktoren und Akzeptanz Fallbeispiele Fallbeispiel Portfoliomanagement Fallbeispiel Top-Down Fallbeispiel Directive-PMO Fallbeispiel Bottom-Up Fallbeispiel Level-1-PMO Fallbeispiel Partizipation Fallbeispiel PMO-Team Fallbeispiel Kommunikation Fallbeispiel Marketing Fallbeispiel Level-2-PMO Fallbeispiel verteiltes PMO Fallbeispiel Controlling-PMO Fallbeispiel Akzeptanz Fallbeispiel Standardisierung 122 Literatur 123 Bücher 123 Internetquellen und -dokumente 124 Sachverzeichnis 125