Projektvorbereitung und Durchführung

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1 Projektvorbereitung und Durchführung Gründe für für das Scheitern vieler Reformprojekte in in Unternehmen und im im öffentlichen Bereich liegen oftmals in in der Missachtung grundlegender Prinzipien des Projektmanagements.

2 Was bedeutet Projektmanagement? Projektmanagement ist ist ein systematischer Prozess zur Führung komplexer Vorhaben. Es Es umfasst die Organisation, Planung, Steuerung und Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind, um die Projektziele zu zu erreichen. Projektmanagement ist ist damit eine Führungsaufgabe, die von den Ausführungsaufgaben der operativen Projektarbeit abzugrenzen ist.

3 Projektorganisation Lenkungsausschuss/ Steuerungsgruppe Projektkoordinator Projektteams

4 Projektorganisation Das Das Projektteam ist ist für für die die operative Abwicklung der der Projektarbeit zuständig. Die Die Projektmitarbeiter berichten dem dem Projektleiter über über den den Fortgang des des Projektes im im allgemeinen und und informieren ihn ihn im im besonderen möglichst umgehend über über Probleme und und drohende Terminverzögerungen. Auf Auf das das Projektteam kommt kommt es es an an!! Sicherung Sicherung hochkarätiger hochkarätiger Unterstützung Unterstützung für für das das Projekt Projekt (Verwaltungsleitung) (Verwaltungsleitung) Auswahl Auswahl der der richtigen richtigen Mitarbeiter Mitarbeiter Für Für die die Infrastruktur- Infrastruktur-,, Grundstücks- Grundstücks-und und Gebäudebewertung Gebäudebewertung Mitarbeiter Mitarbeiter der der entsprechenden entsprechenden Fachämter Fachämterin in das das Projektteam Projektteam einbeziehen einbeziehen Zumindest Zumindest teilweise teilweise Befreiung Befreiung der der leitenden leitenden Projektmitarbeiter Projektmitarbeiter vom vom Tagesgeschäft Tagesgeschäft In In allen allen Fachbereichen Fachbereichen Ernennung Ernennung von von für für die die Erfassung Erfassung verantwortlichen verantwortlichen Mitarbeiten Mitarbeiten Einbeziehung Einbeziehung der der Personalvertretung Personalvertretung

5 Projektvorbereitung und Durchführung Hinsichtlich des Nutzens zu hinterfragen. Projektziele zu zu Beginn Beginn des des Projektes klar klar definieren und und kommunizieren. Alle Aktivitäten sind auf das Projektziel auszurichten und immer wieder

6 Projektplanung Die Die Projektplanung gehört zu zu den den ersten und und wichtigsten Aufgaben, die die ein ein Projektleiter nach Auftragserteilung mit mit seinem Projektteam abstimmt. Erst Erst nachdem ein ein Projekt geplant ist, ist, bekommt man man einen Überblick, welche Schritte sinnvollerweise als als nächste zu zu tun tun sind. Die Die Projektplanung gibt gibt also also Sicherheit, das das Richtige zur zur richtigen Zeit Zeit zu zu tun. tun. Der Der Projektplan ist ist lebendig und und muss vom vom Projektleiter kontinuierlich aktualisiert/verfeinert werden. Planen Planen Sie Sie angemessen!! Systematische Systematische Planungsstruktur Planungsstruktur und und kein kein Drei Drei bis bis Viertausend-Zeilen-Projektplan Operationalisierung Operationalisierungder der Vorgehensweise Vorgehensweise damit damit alle alle Projektbeteiligten Projektbeteiligten wissen, wissen, was was sie sie wann wann warum warum zu zu tun tun haben haben und und welche welche Ergebnisse Ergebnisse (Zielstellung (Zielstellung!!)!!) erwartet erwartet werden werden (Festlegung (Festlegung von von Meilensteinen) Meilensteinen)

7 Ablauf- und Zeitplan Planen Planen Sie Sie angemessen!! Projektplan Projektschritte Dauer Anfang Ende Verantwortung Fortschritt Wochen Gesamtprojektplanung Phase 1 Definition der Ziele des Gesamtprojektes Phase 2 Benennung der beteiligten Personen und Abteilungen Festlegung von Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen (Steuerungsgruppe und Arbeitsgruppen) Phase 3 Ressourcenplanung; Projektplanung, Kostenplanung, Zeitplanung Festlegung Kommunikationsfluß und Projektkoordinator Information Stadtrat und interne Kommunikation mit den Mitarbeitern Teilprojekte Bilanz - Erfassung und Bewertung des Vermögens (Arbeitskreis I) Einrichtung der Anlagenrechnung Dauer Anfang Ende Verantwortung Fortschritt Planung Phase 1 Definition der Ziele der Vermögenserfassung Phase 2 Festlegung der Aufgaben in der Arbeitsgruppe und Schulung Phase 3 Zeitplanung Vorbereitung Installation der Software und Konfiguration Festlegung des Anlagekontenrahmens Festlegung des Aufbaus der Inventarnummer Auswahl einer einheitlichen Bewertungsrichtlinie Festlegung von Bewertungsvereinfachungsverfahren Bereitstellung benötigter Rechnungen usw. Bereitstellung standardisierter und auf die jeweiligen Anlagegruppen abgestimmter Erfassungsformulare Erarbeitung der Dienstanweisungen und Schulungen

8 Projektvorbereitung und Durchführung Information und und Kommunikation (Changemanagement) rechtzeitige Information und und Kommunikation mit mit der der Belegschaft über über Ursachen und und Inhalte Inhalte der der geplanten Maßnahmen Ziele Ziele und und Nutzen Nutzen kommunizieren aktive aktive Einbeziehung der der Mitarbeiter in in den den Prozess Abbau von Widerständen und Erhöhung der Akzeptanz

9 Information und Kommunikation (Changemanagement) Eine Eine Geschichte aus aus dem dem christlichen Mittelalter: Ein Reisender kommt an einer Baustelle vorbei, an der zwei Arbeiter Steine schleppen. Er fragt den ersten Arbeiter: Was machst Du da? Ich schleppe Steine, ist die Antwort. Und was machst Du? fragt er den zweiten Arbeiter. Ich baue eine Kathedrale.