Projektplan zum Aufbau und zur Zertifizierung eines Qualitätsmanagementsystems in einer Arztpraxis Seite 2 von 5

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1 Projektplan zum Aufbau und zur Zertifizierung eines Qualitätsmanagementsystems in einer Arztpraxis Seite 1 von 5 Phase 0: Entscheidung Festlegen des Zieles: wohin will ich? Bestimmen des Nutzens: was bringt mir das? Abschätzen der Kosten: was muss ich investieren? - interne Investitionen (Ressourcen, Ausbildungskosten) - externe Kosten (Berater, Zertifizierungsgesellschaft) Generelle Vorgehensweise: mit wem arbeite ich zusammen? - alleine oder im Verbund (mehrere Praxen, über KV)? - Welcher Zertifizierer? - Welcher Berater? (Berater, Zertifizierer) (Berater, Zertifizierer) In welchem Zeitrahmen soll das Projekt ablaufen? (üblich: 9-12 Mon.) Mit welchen Anreizen könnte ich mein Team zur Mitgestaltung motivieren? (z.b. 2 freie Tage für alle Mitarbeiter) Bei positiver Entscheidung: Ist-Analyse: - Stärken und Schwächen der Praxis - Kundenorientierung (nach außen wie nach innen) - Prozessorientierung - Beurteilung der Praxis im inblick auf Erfüllung der Normanforderungen Berater

2 Projektplan zum Aufbau und zur Zertifizierung eines Qualitätsmanagementsystems in einer Arztpraxis Seite 2 von 5 Phase 1: Bekanntmachung, Aufbau- und Ablauforganisation Festlegen des Kernteams:, QMB - Wer ist Qualitätsmanagementbeauftragte/r, Projektleiter? 1 - Wer ist Projektcontroller (, Berater) Festlegen der Randbedingungen: - Regelmäßiges Treffen des Kernteams (z.b. 1x/Woche für Min.) - Regelmäßige QM-Schulungen für alle (z.b. 1x/Monat für 90 Minuten (durch den Berater)) - Festlegen des Ausbildungsplanes für den/die QMB Festlegen einer Freistellung und/oder Vertreterregelung für d. QMB Auftaktveranstaltung: Bekanntmachung des Projektes und des Projektzieles; Darlegung des Zieles, Motivation zur Mitgestaltung, Ab hier: ständiges Vorleben, QMB Q-Politik: Ziele und strategische Ausrichtung (1,3,5 Jahre) festlegen und A Q S B bekannt machen Ablauforganisation bestimmen: Kern-, Führungs- und Supportprozesse S M - E R Alle Aufbauorganisation bestimmen: Prozessverantwortliche, Prozessteams B I A L A T Alle Rollen definieren, Rollenmatrix erstellen: Wer füllt welche Rolle aus? L D N D N N QMB, Alle B G G Kernteam um Prozessverantwortliche erweitern N 3 4 G QMB Kernteamsitzungen planen und protokollieren (Projektfortschritte regelmäßig QMB, Kernteam 2 überprüfen) Q Dokumentationsressourcen ermitteln: wer sorgt für eine gleichmäßige M QMB, Beschreibung der Prozesse? (QMB?, Prozessverantwortliche (Schulung!!!)?, B Berater?) 1 Der/die QMB sollte das Projekt leiten 2 Das QM-andbuch wird ständig fortgeschrieben (verantwortlich: QMB) 3 Schulungsveranstaltungen sollten den Prozess ständig begleiten (QMB, Berater, ) 4 mfang und Art der Beratung sind abhängig von den Ressourcen, den Kenntnisständen, den (zeitlichen) Zielsetzungen sowie der Qualifikation des Beraters

3 Projektplan zum Aufbau und zur Zertifizierung eines Qualitätsmanagementsystems in einer Arztpraxis Seite 3 von 5 Phase 2: Erarbeiten des QM-Systems WITIG: alle agieren! Q S B Alle Dokumentenbaum erstellen und bekannt geben M E QMB Formatvorlage für Dokumentationsarten erstellen - R QMB, Berater Prozesse beschreiben A PV 5, Prozessteam - Ziel des Prozesses A L T - Kennzahlen, Messmethoden N - Prozessstruktur (Subprozesse?) D N N - Prozessablauf B G G - Prozessbeteiligte - Schnittstellen Kontinuierlichen Verbesserungsprozess einführen und initial leben QMB, Alle Terminabsprache mit Zertifizierungsstelle QMB, Beschwerdewesen für Patienten einrichten QMB Mitarbeitergespräche führen (Ziel: Beurteilung, Weiterentwicklung) Mitarbeiterbefragung durchführen Berater, QMB Patientenbefragung durchführen Berater, QMB Mystery man 6 einsetzen (Verdeckter Patient) Berater Abgleich des QM-Systems mit den Normforderungen Berater, QMB 5 PV= Prozessverantwortliche 6 Diese Aktion sollte rechtzeitig allen angekündigt werden, da eine externe Überprüfung in dieser Phase die gesamte Praxis auf Trab hält

4 Projektplan zum Aufbau und zur Zertifizierung eines Qualitätsmanagementsystems in einer Arztpraxis Seite 4 von 5 Phase 3: Einführung und Zertifizierung Prozesse einführen Q S B PV, QMB Kennzahlen erheben M E PV Soll/Ist-Vergleich durchführen - R PV Interne Audits durchführen 7 A Berater, QMB Managementbewertung durchführen A L T, Berater, QMB Eingaben können sein: N - Mitarbeiterbefragung D N N - Patientenbefragung B G G - Patientenbeschwerden - Ergebnisse aus Mitarbeitergesprächen - Ergebnisse der internen Audits Zertifizierung planen, abstimmen und vorbereiten Alle Externe Zertifizierung durchführen Zertifizierer Ggf. Abweichungen beseitigen QMB, PV 7 Das 1. interne Audit sollte durch den Berater durchgeführt werden; o-auditor ist der/die QMB

5 Projektplan zum Aufbau und zur Zertifizierung eines Qualitätsmanagementsystems in einer Arztpraxis Seite 5 von 5 Phase 4: Leben des QM-Systems Verbesserungen kontinuierlich durchführen (KVP 8 ) PV, QMB Regelmäßige Audits nach Auditplan durchführen QMB, Beteiligte Regelmäßige Mitarbeitergespräche führen Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen durchführen QMB, Berater Regelmäßige Patientenbefragungen durchführen QMB, Berater Mystery man -Aktion: 2 x jährlich Berater, QMB QM-Schulungen: 2 x jährlich Berater, QMB Gegebenenfalls Vorbereitung auf externes Wiederholungsaudit Berater Wiederholungsaudit: 1 x jährlich, Rezertifizierung im 3. Jahr Zertifizierer 8 KVP=kontinuierlicher Verbesserungsprozess