Qualitätsmanagementsystem der IHK Köln. Überblick 2015

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1 Qualitätsmanagementsystem der IHK Köln Überblick 2015

2 Aktivitäten zur Weiterentwicklung des QM-Systems /1 Nach dem bestandenen Zertifizierungsaudit (November 2014) hat die Dynamik im QM-System nicht nachgelassen. Sowohl mit Blick auf die Geschäftsprozesse als auch die Management- und Supportprozesse haben sich im Verlauf des Jahres kontinuierlich Veränderungen und Anpassungen ergeben. In den Monaten April bis August gab es viel Bewegung im QM-System: Anzahl Gesamtzahl angepasste Prozesse freigegebene Prozesse Aktivitätsquote Januar ,58% Februar ,05% März ,21% April ,74% Mai ,95% Juni ,78% Juli ,95% August ,27% 2

3 Aktivitäten zur Weiterentwicklung des QM-Systems /2 Folgende Aktivitäten haben die Arbeit im QM-System getrieben: Umsetzung der Maßnahmen aus dem Zertifizierungsaudit Umsetzung der Maßnahmen und Vorschläge der internen Audits Umsetzung der Maßnahmen und Vorschläge aus dem Beschwerdemanagementsystem und dem internen Vorschlagswesen Anpassung der Kennzahlen und/oder damit verbundener Produkte und Dienstleistungen Digitalisierung von Prozessen Umsetzung und Maßnahmen aus den Runden der Produktmanager Anpassung des Handbuchs aufgrund angepasster Rahmenbedingungen und Prozesse 3

4 Beispielhaft: Veränderungen in der Qualitätspolitik Leitbild Mit einer Gruppe von Mitarbeitern (interne Arbeitsgruppe) und auch ausgewählten Mitgliedern der neu gewählten Vollversammlung (externe Arbeitsgruppe) wird derzeit das Leitbild der IHK Köln diskutiert und überprüft. Dabei wird auf vorhandenem aufgesetzt, das um Ergebnisse aus IHK Köln 2015 und weiteren Projekten ergänzt wird. Das Ergebnis wird für Januar 2016 erwartet. Der Prozess Leitbild aktualisieren wurde auf das (erstmals) praktizierte Verfahren angepasst. Qualitätsziele und -kennzahlen Die im QM-Handbuch dokumentierten Qualitätsleitlinien, insbesondere die Qualitätsziele mit den Qualitätskennzahlen sind erprobt worden und in Einzelfällen noch einmal korrigiert und angepasst Worden (Bsp. Existenzgründung, Bsp. Weiterbildung) Die aktualisierten Kennzahlen sind im Handbuch und in PICTURE aufrufbar. Prozess: Qualitätsziele planen und kontrollieren, Qualitätspolitik Jahresziele Das Instrument des Themennavigators hat sich nicht bewährt, wurde von den Mitgliedern nicht angenommen und wird aus dem Grund eingestellt. Dieses machte Anpassungen des Handbuchs sowie des Prozesses Jahresziele der IHK Köln planen erforderlich. 4

5 Fazit 2015 Das QM-System der IHK Köln hat sich im Jahr 2015 weiter etabliert und wird von den Mitarbeitern angenommen und genutzt. Nach wie vor übernehmen die QMAPs als Verantwortliche der einzelnen Geschäftsbereiche und Geschäftsstellen eine Informations- und Umsetzungsaufgabe, die sich 1. auf die Weitergabe von QM-Informationen bezieht (bottom-up und top-down) 2. als auch auf konkrete Erstellungs- und Änderungsprozesse. Diese Struktur hat sich maßgeblich bewährt und wird auch 2016 beibehalten. Ziel für 2016 muss sein, die Akzeptanz und den praktischen Einsatz des QM-System weiter zu verstetigen. Zentral ist dabei, die Ergebnisse in der Prozessstabilität nachzuweisen, die Auswertung des Kundenfeedbacks zu bewerten und einzuarbeiten und Beschwerden sowie Vorschläge mit Blick auf Prozessveränderungen zu kommunizieren. Darüber hinaus sollten die Kennzahlen von der Geschäftsführung regelmäßig überprüft, auf Aussagekraft verifiziert und zur Steuerung genutzt werden. Bei Bedarf sollten die Kennzahlen angepasst und korrigiert werden. 5